Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Сложившаяся в российской экономике ситуация такова, что торговля по рентабельности, по доле в ВВП, по количеству вовлеченных средств и занятых в данной сфере людей занимает совершенно особое место. А торговля - это такая отрасль, где учет и контроль, с одной стороны, исключительно важны, а с другой - чрезвычайно сложны. Поэтому проблема адекватной автоматизации торгового учета (особенно, если она интегрирована в общий процесс автоматизации финансово-хозяйственной деятельности) является одной из первоочередных задач, которые рынок ставит перед фирмами-разработчиками программного обеспечения.

Система комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности RS-Balance - не новичок на рынке программных продуктов. Она была создана в начале 1994 г., и ее первым пользователем стала группа компаний "R-Style", с успехом эксплуатирующая систему и по сей день. Программный комплекс быстро завоевал популярность среди серьезных фирм, специализирующихся на оптовой и оптово-розничной торговле. В настоящее время RS-Balance приобрели уже свыше 1500 клиентов, среди которых концерн "Белый ветер", группа предприятий "Бауфлекс", Торговые дома "Илион", "Негас", "Тракт", заводы "Славич" и Московский трубный, Сибирская сотовая связь и многие другие.

Но дело не в количестве (в конце концов, даже у примитивных и, естественно, очень дешевых программ бухгалтерского учета покупателей всегда много), а в том, что RS-Balance - это инструмент для тех, кто настроен на серьезную работу. Таких пользователей привлекает не только сама программа, но и название и репутация фирмы, которая стоит за ней. Имя холдинга "R-Style" не нуждается в дополнительном представлении, оно говорит само за себя. Став его клиентом, фирма получает гарантии того, что купленный ею продукт будет не только непрерывно обновляться в соответствии с требованиями часто меняющегося законодательства, но и будет совершенствоваться в архитектуре, быстродействии, функциональной насыщенности. Обновленные версии предоставляются компаниям-клиентам бесплатно, а переход на следующую версию осуществляется по льготной схеме "upgrade". "R-Style"- это также гарантии поддержки системы, причем не только в Москве: он имеет 7 филиалов (Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Ростов-на-Дону, Екатеринбург, Новосибирск, Хабаровск и Киев) и широкую сеть дилеров по России и СНГ.

Разумеется, количество программных продуктов в области торговли достаточно велико. Вопрос в другом: в какой степени они отвечают насущным потребностям потенциального покупателя и каковы эти потребности?

Во-первых, в торговом процессе одновременно задействовано большое число людей, а это значит, что программа должна обеспечивать корректную работу с базой данных в сети, которая в основном определяется СУБД. Программа RS-Balance использует СУБД Btrieve, полностью удовлетворяющую все требования к сетевой базе данных.

Во вторых, программа торгового учета должна быть удобна для рядового пользователя. RS-Balance соответствует этому требованию, предоставляя пользователю интуитивно понятный интерфейс и возможность создания индивидуального рабочего места для каждого конкретного операциониста. Настройка индивидуальных рабочих мест решает, кроме того, задачу разграничения прав доступа. Пользовательские меню рабочего места операциониста содержат лишь те модули, которые необходимы для работы. Кроме того, существует возможность настройки прав в пределах каждого модуля: например, разрешить просмотр, но запретить редактирование документа; ограничить срок давности редактируемых документов; задать другие ограничения, скажем, список доступных для работы складов и т.д.

Параллельно решается задача контроля за действиями пользователей со стороны руководства или системного администратора - ведется журнал контроля, в который заносятся все произведенные операции (в соответствии со списком операций, подлежащих регистрации, или по выбору системного администратора). Помимо этого, большинство документов содержат информацию о создавшем или редактировавшем их операционисте.

К числу важнейших достоинств программы RS-Balance можно отнести наличие интегрированного языка высокого уровня. Благодаря этому становится возможным не только создавать запросы к базе данных, генерировать произвольные отчеты и изменять выходные формы, но и разрабатывать собственные модули, работающие совместно с программой RS-Balance. Это значительно расширяет область применения программы, делая ее пригодной практически для любых технологий торгового учета.

Система предусматривает возможность работы с удаленными филиалами и складами. Существуют два способа организации такой работы: в режиме реального времени и в режиме периодической выгрузки изменений в базе данных. При использовании режима реального времени необходимо наличие выделенных или коммутируемых каналов связи, тогда как при использовании второго способа работы достаточно электронной почты или даже просто передачи данных на дискете. Для удобства организации учета при наличии нескольких территориально удаленных отделений используется двойная нумерация документов по принципу "номер филиала-номер документа".

Комплекс RS-Balance v. 2.51 состоит из нескольких модулей, каждый из которых имеет собственную задачу и может работать независимо от других, однако максимальный эффект комплексной автоматизации достигается при одновременном использовании всех. Это модули "Торговый дом", "Касса", "Центральная бухгалтерия", "Зарплата", "Основные средства", "Системный сервис", "POS-терминал" и "Макроязык RSL".

Поскольку в этой статье мы остановимся в основном на автоматизации торгового процесса, то наибольшее внимание уделим модулю "Торговый дом" (ТД).

Комплекс не разделен на торговую и складскую часть - ведь выдача товара клиенту и получение оплаты за него тесно взаимосвязаны. Получение клиентом товара равносильно его уходу со склада, а если на складе, например, ведется учет по партиям (партионный учет), то при выписке расходной накладной иногда надо выбрать товар из определенной партии.

К удобствам программы следует отнести ее ориентацию на документы. Это означает, что любая производимая операция порождает соответствующий документ. При этом удаление документа влечет за собой "откат" связанной с ним операции. Кроме того, логическая целостность базы данных может быть проверена (и восстановлена) по первичным документам.

Для всех документов (счетов, накладных и т.д.) в программе предусмотрена возможность сортировки и фильтрации по выбранному параметру, а также возможность поиска. Это значительно облегчает работу со списками документов, позволяя, например, просмотреть счета, выписанные на определенного клиента, при желании с учетом необходимого диапазона дат, сумм или выписавшего счет операциониста.

Для максимально гибкого учета в программе предусмотрены широкие возможности "отката" операций - будь то оприходование товара на складе, расчет себестоимости или списание товара. Это дает определенную свободу действий в организации учета, принимая во внимание постоянно меняющиеся условия хозяйственной деятельности.

Программа поддерживает широкий диапазон справочников, основным из которых в "Торговом доме" является Каталог товаров. Это "древообразная" структура с произвольным уровнем вложенности, которая вызывается для просмотра и выбора из множества пунктов меню системы (составление контракта; выписка счета; формирование резервов; пересчет единиц измерения; отчеты и т.д.). Используя Каталог товаров, можно просмотреть остатки по складам и резервы по данному товару; вывести продажные цены в нужных валютах (система позволяет вести любое количество продажных цен, при необходимости пересчитывая их друг в друга); учитывать товар не только в собственной кодировке, но и в кодах различных поставщиков, а также в штрих-кодах, причем как по всем этим кодам, так и по наименованию (в том числе и по подстроке) осуществляется поиск. Там же могут учитываться цены поставщиков на этот товар, которые при оформлении контракта автоматически подставятся в качестве исходных, что не мешает корректировать их в случае необходимости. В Каталоге товаров ведется и учет комплектов: набор из различных или одинаковых товаров учитывается сам по себе, а кроме того, идет параллельный учет входящих в него комплектующих. Ведется история цены товара, учет единиц измерения и многое другое.

Важно отметить, что во всех пунктах меню, кроме одного, Каталог товаров открыт только для просмотра и выбора и лишь в специальном пункте "Редактирование Каталога товаров" можно производить его корректировку. Это позволяет допускать к организации номенклатурного учета определенный круг лиц и служит своего рода гарантией того, что структура Каталога товаров будет адекватной (в частности, один товар не будет занесен несколько раз), а вводимая информация - правильной.

Система RS-Balance является многовалютной в полном смысле этого слова: оплата поставщику может производиться в одной валюте, оплата накладных расходов - в другой, а себестоимость товара, по которой он будет потом списываться, может рассчитываться в третьей - все определяется требованиями удобства и принятой в данной фирме технологией.

При работе с приходом независимо от конкретной схемы можно оприходовать и даже продать товар, не вводя цену поставщика (вводить или корректировать ее допустимо позже), и уже затем, когда в систему будет введена достоверная информация, проводить списание проданного товара. Это достигается как возможностью корректировки документов "задним числом", так и разделением процедур продажи и списания проданного товара.

Обратимся к автоматизации основного направления торгового процесса - собственно продаж. Процесс розничных продаж выделен в программе в отдельный модуль и будет описан ниже. А пока подробно рассмотрим организацию оптовой торговли. Программой предусмотрены две основные технологии продаж: с выпиской счета-проформы или без нее.

Первая, наиболее распространенная в оптовой торговле технология, является более удобной и потому, что в Списке счетов для любого счета можно сразу выделить связанные с ним накладные (любое количество) и документы оплаты. Кроме того, в общем списке выписанных счетов рядом с каждым стоят пометки, показывающие, оплачен ли счет (частично, полностью, переплачен), а также выдан ли товар по счету (частично или полностью). Исходной точкой процесса продажи является выписка счета-проформы с использованием каталогов товаров и клиентов. Справочник клиентов предусматривает учет по нескольким параметрам, которые берутся из дополнительных справочников: тип клиента, тип предприятия, город (по всем этим параметрам может проводиться фильтрация, сортировка, поиск). Также может вестись учет таких данных, как ИНН, ОКОНХ, ОКПО; адрес; список персоналий, связанных с данным клиентом; список любого количества банковских счетов данного клиента со всеми реквизитами. Справочник клиентов является общим для подсистем "Торговый дом", "Касса" и "Центральная бухгалтерия", обеспечивая их интеграцию.

Вернемся к выписке счета. Итак, из Справочника клиентов выбирается клиент (если он новый, то сразу же заносится в справочник), а в Каталоге товаров выбирается товар (если мы работаем с разными продажными ценами, то надо указать, по какой цене будет выписан данный счет в целом или по каждой позиции спецификации). В этот момент, если в системе задано автоматическое резервирование товара (всевозможные функциональные настройки, как и настройки рабочих мест, производятся в специальном модуле "Системный сервис"), параллельно производится резервирование выписанного товара на складах фирмы с указанием срока, на который такое резервирование производится и по истечении которого происходит снятие резерва.

А что делать, если счет выписывается на товар, которого нет на складе в достаточном количестве? Тогда резервируется имеющаяся часть, а на остальное формируется специальный запрос, который превращается в реальный резерв при поступлении товара на склад. Если настройка не предусматривает автоматического резервирования по выписанному счету, то операционист в пределах своих прав (например, резервирование на определенных складах и на строго ограниченный срок) на основании счета может произвести резервирование конкретных позиций его спецификации. И в том, и в другом случае операционист впоследствии может снять или продлить резервирование. Если резерв не связан с конкретным счетом, то программа позволяет из специального пункта меню производить не только резервирование по счету или по факту оплаты (т.е. по оплаченному счету), но и по собственным видам резерва, вводимым самим пользователем в соответствующий Справочник видов резервов.

Для более гибкого формирования цены предусмотрен не только выбор вида цены, но и система скидок - номинальные или процентные скидки на конкретную позицию спецификации счета и/или на весь счет в целом. Кроме того, имеется возможность в автоматическом режиме устанавливать аналитические скидки на счет. При этом величина скидки может зависеть от объема предыдущих закупок данного клиента за определенный период, от суммы счета (чем больше сумма, тем выше скидка и т.п.). При соответствующих правах доступа цену можно менять и вручную. Специальное поле в экранной форме выписки счета показывает операционисту общую сумму скидок по данному счету. Все это помогает при выписке счета быстро и правильно формировать продажную цену в соответствии с технологией работы фирмы. В счете есть и ряд дополнительных полей: сроки поставки; количество дней, в течение которых счет должен быть оплачен, и т. д.

После выставления счета происходит решение вопроса об оплате. Со счетом может быть связано любое число документов оплаты - как наличных (вводятся в модуле "Касса"), так и безналичных (вводятся в специальном пункте меню "Торгового дома"). Если при этом указать номер счета, то программа по умолчанию поставит в качестве суммы к оплате сумму счета, которую можно изменить в случае его частичной оплаты. Если номера счета мы не помним, то в том же пункте меню возможно вызвать Список счетов - общий или конкретного клиента (по умолчанию система ставит в качестве счета к оплате последний неоплаченный или, если уже введен плательщик, последний неоплаченный счет данного клиента). В этом же пункте меню производится оплата договоров на реализацию и накладных, не связанных со счетом.

Проанализируем ситуацию, когда нужно выдать товар без оплаты или при частичной оплате. Для этого используется специальная операция ввода лимита для конкретного клиента. Пользователь, имеющий право на такую операцию, указывает лимит и срок его действия, после чего клиент может получать товар по неоплаченным счетам на сумму, не превышающую введенный лимит. При выписке расходной накладной программа автоматически проверяет как наличие товара на складе, так и состояние оплаты. Если товара нет, система выдаст сообщение и не будет включать в расходную накладную данную товарную позицию. Если же счет не оплачен (или внесена меньшая сумма, чем стоимость товара, указанного в расходной накладной), то будет выдано сообщение "Счет не оплачен. Выдавать товар?". В случае получения от пользователя положительного ответа система проверит общий неиспользованный кредит клиента - сумму его сальдо (так как у него могут быть оплаченные счета, по которым не было выдачи, а также могла производиться оплата, не связанная ни с какими счетами) и лимита. Если этих денег достаточно для выдачи внесенного в расходную накладную товара, то накладная будет выписана, в противном случае система выдаст сообщение "У клиента не хватает средств", и тогда выдача товара будет невозможна без введения соответствующей оплаты или увеличения лимита.

Иногда выписка расходной накладной не означает безусловной выдачи товара (предположим, имеется отдельно расположенный некомпьютизированный склад, накладные выписываются в офисе, затем клиент едет на склад за товаром, которого в принципе может и не получить). Для этого в системе предусмотрен специальный режим пометки расходных накладных. Выписанная накладная может закрываться при введении специальных паролей теми операционистами, которые в соответствии с введенными в "Системном сервисе" настройками имеют на это право. В зависимости от установленных параметров для закрытия накладной необходимо ввести от одной до трех пометок. Если в течение срока, указанного в "Системном сервисе", накладная закрыта не будет, она автоматически удаляется, а товар возвращается на склад.

В программе отдельно предусмотрена выдача товара на реализацию. Ее основное отличие от простой продажи с отсрочкой платежа (консигнации) состоит в том, что отслеживается не только выданный клиенту товар, но и его собственные продажи этого товара, поскольку он может вернуть его в любой момент. Таким образом с накладной выдачи на реализацию связывается любое число как расходных накладных, свидетельствующих о том, что товар продан, так и возвратных, когда непроданный товар возвращается обратно. Конечно, и с обычной расходной накладной могут быть связаны возвратные накладные в случае, например, возврата некачественного товара, но с коммерческой и с бухгалтерской точек зрения, это совершенно иная ситуация, чем возврат товара, взятого на реализацию.

С точки зрения бухгалтера, при выдаче на реализацию товар переводится на специальный счет, с которого затем либо попадает на счет реализации, либо возвращается на счет "Остатки товара на складах" в зависимости от того, был ли он продан или его вернули. Аналогом счета при выдаче на реализацию служит договор реализации, которого, однако, может и не быть. Соответственно оплата вводится либо по договору реализации, либо по накладной выдачи на реализацию, из которой видно, сколько данного товара выдано, сколько продано и сколько возвращено. Для выдачи товара на реализацию без предоплаты необходимо введение соответствующего лимита "Платежный лимит по реализации". Он также может отличаться от обычного платежного лимита для данного клиента, что вполне соответствует существующей практике, так как товар берут на реализацию и консигнацию на различных условиях.

После продажи происходит списание товара, для чего в системе предусмотрено несколько возможностей. Списание можно производить при выписке каждой расходной накладной по средневзвешенной цене или отдельной операцией за определенный период по одному из методов: FIFO; LIFO; самый дорогой; самый дешевый; по средней за период или по средневзвешенной цене.

Рассматривая технологию торгового процесса, мы не касались тех отчетов (складских, аналитических, менеджерских), которые формирует программа. Среди них есть и очень простые: отчеты по реализации, остаткам и оборотам по складам, зарезервированным товарам, запрошенным и неотоваренным резервам. Есть и сложные, например "Отчет по клиентам", выдающий всю имеющуюся в системе информацию по данному клиенту: выписанные ему счета и накладные; полученные от него суммы (с датами, номерами соответствующих документов и т.д.); какую номенклатуру он брал; какую поставлял и многое другое. Или, скажем, "Анализ продаж за период", где анализируются доход, себестоимость, прибыль, рентабельность и оборачиваемость в разрезе всех товаров или определенной номенклатуры как для всех клиентов, так и для какого-то конкретного лица.

Мы намеренно не будем останавливаться на отчетах. Во-первых, это один из тех вопросов, где лучше один раз увидеть, чем сто раз прочитать. Во-вторых, с помощью языка RSL пользователь может легко создать любое количество своих собственных отчетов. Дело в том, что в каждой серьезной фирме есть свои параметры анализа торгово-коммерческой деятельности, и создать единую всеобъемлющую отчетность в этой области практически невозможно.

Конечно, в одной статье нам не удалось раскрыть всех возможностей торгового учета, и совсем не смогли мы остановиться на автоматизации бухгалтерии, организации удаленного доступа, настройке рабочих мест и многом другом. Часть этих вопросов мы надеемся осветить в дальнейших публикациях. Однако, на наш взгляд, с программным комплексом такого уровня очень сложно в достаточной мере ознакомиться только лишь на основании материала статьи. Его можно всерьез узнать и по достоинству оценить, сначала увидев воочию, а затем непосредственно эксплуатируя.

Контактный телефон: (095) 903-6980 (5 линий).