Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

За последние годы в динамичном и стремительно меняющемся мире резко возросла необходимость полной автоматизации процесса ведения финансовой отчётности и получения данных по анализу деятельности компании. Для международных компаний использование программного обеспечения значительно облегчает процесс управления бизнесом и ведения бухгалтерского учёта.

Главная Книга, которая не является самой заметной частью системы, тем не менее представляет собой своеобразный фокус всей информации о проводках и является основой для составления отчетности (как внешней, так и внутренней). Подобно любому модулю системы Scala, Главная Книга обладает широко развитой системой параметров, позволяющей перераспределять функциональные ресурсы системы Scala в соответствии с требованиями клиента. Система позволяет работать в нескольких информационных измерениях одновременно. В пределах подобной параметрической среды можно легко моделировать иерархические структуры (например, структуры компаний).

Система Scala легко может быть настроена в соответствии с любым планом счетов, полностью отвечая требованиям GAAP и FASB-52. На специальных валютных счетах непрерывно отражаются остатки в иностранной валюте, в то время как текущие записи ведутся в базовой.

Scala предлагает исключительно мощную и одновременно легко адаптируемую систему ввода проводок. Конечно же, в ней присутствуют функции автоматического распределения по признаку любого из информационных измерений, которое может осуществляться как непрерывно, так и периодически. Генератор отчетов Scala позволяет получить широкий спектр отчетных форм, от анализа кассового оборота и отклонений от сметы и вплоть до генерации полностью готовых форм отчетности. Получаемые формы могут быть распечатаны, переведены в формат текстового редактора или электронной таблицы, а также выведены в графической форме на экран.

Пользователи, которым необходимо предоставлять отчетность в соответствии с различными учетными стандартами (особенно, для иностранного учредителя), весьма высоко оценивают функции системы Scala по консолидации учетных данных.

Модуль Книга Продаж разработан с целью обеспечения более эффективного управления доходами компании. Даже взятая отдельно, Книга Продаж поддерживает работу со многими компаниями, а объединенная с Базой Данных Рынка, обеспечивает исключительную гибкость в обработке информации по клиентам, способствуя эффективной маркетинговой деятельности. В Книге Продаж используется общая для всех модулей системы концепция множественности информационных измерений. Книга имеет многоуровневую систему контроля кредита и определяемых пользователем форм и методов платежей и поставки. Книга Продаж системы Scala полностью многовалютна и даже позволяет использовать несколько валют для одного и того же покупателя, а также осуществлять форвардное покрытие контрактов.

Для компаний, имеющих дело с зарубежными партнерами, в системе Scala предусмотрена возможность распечатывать напоминания, выписки, счета и многие другие документы на нескольких разных языках.

Scala позволяет также автоматически взимать штрафные проценты, осуществлять вообще любые частичные платежи, поставки в кредит и отражать согласованные с покупателем изменения в условиях платежа.

Для целей планирования кассового оборота, Scala может учитывать платежные ситуации с покупателями и анализировать их, формируя соответствующий отчет.

Даже небольшие и средние компании могут получать ощутимую выгоду, умело используя отношения с кредиторами как источник финансирования. Книга Закупок системы Scala контролирует весь процесс взаимоотношений с кредитором, от получения счета и до осуществления платежа.

При желании, счета могут вводиться и как неподтвержденные. В этом случае, предварительные коды именного учета могут быть заданы еще до принятия решения об оплате. Scala будет постоянно предоставлять информацию об их местонахождении, чтобы можно было быть уверенным в том, что счета вовремя акцептуются.

Программа совместима с большинством автоматических платежных систем. Основываясь на задаваемом пользователем критерии отбора, Scala автоматически создает предложение о поставке. Этим критерием может быть, например, максимальная сумма, которая может быть выплачена, в соответствии с которой Scala формирует наиболее выгодное при данных условиях предложение.

Для учета еще не подтвержденных счетов, равно как и будущих платежей, приказы об осуществлении которых уже отданы, но еще не выполнены банком, в Книге Закупок системы может быть составлен Прогноз Платежей.

В Книге Закупок предусмотрены также широкие возможности по формированию отчетов.

От работы этого модуля во многом зависит образ компании. Большое значение может иметь даже формат и содержание исходящих документов, формируемых в нем. В этом модуле аккумулируется информация, служащая основой для принятия многих решений в отношении предстоящих закупок и маркетинговой деятельности.

Доставка средствами модуля Заказы на Продажу/Выписка Счетов может быть оформлена на любой адрес или даже на другого клиента. Одновременно программа обеспечивает подробный контроль кредита. В процессе ввода заказов предусмотрено большое количество возможностей. Спецификации товара могут создаваться путем непосредственного вызова на экран информации о структурных товарах, полуфабрикатах и комплектах. Возможна работа с бартером.

Scala поддерживает работу с несколькими прейскурантами, широким спектром методов предоставления скидок и позволяет обрабатывать заказы в любой валюте.

Для повседневного контроля за заказами на продажу предусмотрены подробные отчетные формы, информация в которых может быть рассортирована в разрезе покупателей, дат доставки, продавцов и т.п.

Всем известно, насколько дорого обходится поддержание запасов и как трудно определить тот минимальный уровень, который необходим для удовлетворения поступающих заказов. Модуль Управление Запасами представляет собой программное средство, позволяющее поддерживать уровень запасов на оптимальном уровне, даже если он рассредоточен по разным складам.

Файл запасов системы способен хранить огромный объем информации. Система позволяет вести гибкую ценовую политику с учетом большого количества скидок на количество по каждому пункту учета, как в форме процентных ставок, так и в форме фиксированных сумм, а также поддерживает несколько других методов предоставления скидки.

Scala позволяет одновременно использовать четыре метода оценки запасов: по стандартной стоимости, по средневзвешенной стоимости, FIFO и LIFO.

Система серийных номеров и нумерации партий объединена с соответствующими системами модулей Заказы на Продажу/Выписка Счетов и Управление Закупками. Можно также пользоваться заложенной в данном модуле возможностью отслеживания обязательств по гарантиям. Данная функция обеспечивает полный доступ к информации о гарантийных обязательствах, что является существенным для организаций, рассчитывающих на сертификацию ISO 9000.

С помощью этого модуля производится постоянная проверка уровня запасов и выявление недостатка в них. На основании сметных показателей, существующих заказов на продажу и информации о повторных заказах из файла запасов, Scala создает предложения о закупке (оферты) и самостоятельно вычисляет время поставки.

Программа учитывает также заказы на закупку и напоминает поставщикам о времени поставки. Это чрезвычайно важно при больших сроках транспортировки, а также при поставках по жесткому графику. Предложения о закупке могут использоваться при подготовке приглашений на торги, которые могут быть разосланы сразу 10 поставщикам.

В целях каждодневного контроля заказов, Scala предусматривает многочисленные формы отчетов, включая отчеты об обязательствах по заказам.

При создании модуля Статистика в системе Scala была принята концепция, согласно которой пользователю предоставляется возможность самому определить, как лучше составить оптимальный для своих целей статистический отчет. Ввиду этого, в том же модуле предусмотрен полный генератор отчетов. Наряду с ведением учетной статистики и статистики счетов, модуль позволяет проводить анализ заказов.

Модуль позволяет получать информацию в любом требуемом сочетании. Используя генератор отчетов, можно получать ответы на весьма сложные вопросы типа: Каковы индивидуальные показатели по каждому заказу? Каков объем продаж в разрезе отдельно взятой товарной группы? Что было продано тому или иному покупателю в течение месяца? Какой доход приносит каждый торговый агент?

Помимо отслеживания заказов, модуль позволяет контролировать также и закупки. Где закупаются те или иные товары? Какие товары от какого поставщика поступают и по каким ценам?

Имея в виду, что современные компании склонны сокращать уровень запасов, полагаясь на точное соблюдение сроков поставщиками, эта программа поможет определить показатели по поставкам для каждого поставщика. Добавить сюда данные об объемах закупок - и появляется возможность располагать прекрасной информацией для ведения переговоров с поставщиками.

База Данных Рынка представляет собой неоценимое средство, расширяющее возможности Книги Закупок и Книги Продаж, системы обработки заказов на продажу.. Модуль предоставляет в распоряжение мощный механизм по контролю в процессе маркетинговой деятельности. Это разносторонняя программа, имеющая ряд возможных приложений, от телефонных продаж и маркетинговых компаний и до непосредственного управления.

Модуль Прогнозирование был разработан для удовлетворения потребности в тонкой системе составления смет по отдельным пунктам запасов в отношении различных сегментов рынка. Существенной частью процесса составления смет является планирование движения товаров в количественном выражении и оптимизация вложения средств в запасы.

Составление смет может производиться с детализацией вплоть до отдельных каналов продаж, таких как центры затрат, продукты или покупатели, именуемых разделами сметы.

Ещё один модуль и его функции о которых хотелось бы рассказать отдельно. Это модуль Управление Производством и Планирование (УПП)

Модуль Управление Производством и Планирование (УПП) является системой планирования производственных ресурсов (MRP II), удовлетворяющей потребности в информации самых взыскательных пользователей. Этот модуль полностью интегрирован (объединен) с другими модулями системы Scala, такими, как Главная книга, Управление запасами и Управление закупками. С помощью этой интеграции достигается построение мощной логически завершенной системы, управляющей всем производственным циклом: от закупки сырья до поставки готовой продукции. Он также обладает богатством функциональных возможностей и высокой степенью гибкости, позволяя создавать на его основе системы планирования и управления производственным процессом, отвечающие индивидуальным особенностям и потребностям организации-заказчика. Модуль УПП может осуществлять управление как массовым (на склад), так и единичным (на заказ) производством. Модуль УПП поддерживает стандарты JIT (Just-in-Time, Система нулевых запасов), CIM, EDI (Electronic Data Interchange, Обмен электронными данными) и ISO 9000.

Спецификация изделия является основой системы MRP II. С помощью этой структуры пользователь указывает входящие в изделие компоненты, образующиеся при их производстве отходы, побочные продукты и фантомные (составные) позиции для каждого уровня производственного процесса. Также указываются даты действия технологических изменений, вносимых в процесс производства изделия, и все возможные варианты изделия, которые могут быть использованы для покупателей или наряд-заказов.

Система преобразует сводный прогноз потребностей по компании в подробное Общее Расписание Планирования (ОРП). Это дает руководству компании возможность контролировать и управлять количеством работающих, инвестициями в складские запасы, загрузкой критических ресурсов и движением денежных средств. При этом улучшается уровень обслуживания клиентов, повышается прибыльность и эффективность капиталовложений.

ОРП используется также в подмодуле Планирование Потребностей в Материалах (ППМ) и включает в себя бизнес-план и оперативные планы, составляемые на каждый день.

Планирование Потребностей в Материалах

ППМ преобразует ОРП в производственные и закупочные планы. При преобразовании учитываются такие факторы, как продолжительность производственных процессов, способ определения размера партии, календарь работ цехов, запланированные технологические изменения и состояние складских запасов. Программа создает полный отчет по всему производственному циклу.

В модуле УПП имеются все функции, которые требуются для калькуляции затрат на производство продукции. Можно производить калькуляцию для нового вида продукции или для вариантов уже производимых изделий.

Эта функция использует значения плановой загрузки, полученные в результате планирования потребности в материалах и данные о запущенных в производство наряд-заказах. С ее помощью можно сравнить потребности в производственных мощностях с доступными (не зарезервированными) величинами этих мощностей. Сравнение может проводиться по центрам работ на основе дневных или недельных данных.

Модуль УПП позволяет управлять процессом выполнения наряд-заказов от их создания и до завершения работ. Можно вносить изменения в расширенную спецификацию изделий и в маршрутно-технологические карты наряд-заказов. Также можно осуществлять как прямое (от даты начала работ), так и обратное (от даты окончания) планирование с использованием как конечных, так и неограниченных значений производственных мощностей.

Система предоставляет возможности по анализу мощностей и загрузки в реальном времени; также имеется функция переноса дат наряд-заказов.

Главными функциями Управления Цехом являются назначение приоритетов каждому наряд-заказу, их размещение, создание документации по наряд-заказам и предоставление информации по незавершенной работе и сообщения о состоянии работ. Данные можно вводить вручную или с использованием штриховых кодов. Сотрудники предприятия, работающие непосредственно в цехах, могут использовать свой терминал системы Scala в режиме реального времени для запроса данных по календарю работ цехов и по особым инструкциям оператора.

Все введенные операции сохраняются и анализируются с помощью функции "Статистика". Информация может быть представлена в виде обычных списков и отчетов или в графическом виде. Можно запросить информацию по закрытым центрам работ, а также по различным показателям, характеризующим центры работ (таким, как эффективность работы или данные по простоям с указанием причин).

Эта функция может использоваться для получения различных видов информации по производству. Полученную таким образом информацию можно использовать при планировании будущих работ или для анализа уже произведенных работ.