Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Программное средство СЧЕТ-ФАКТУРА предназначено для хранения и печати счетов-фактур покупок и продаж, а также для формирования и печати книги покупки и книги продажи.

Для облегчения ввода информации по документам в ПС предусмотрены справочники:

• сторонние организации,
• единицы измерения,
• ставки НДС,
• товары и услуги,
• реквизиты предприятия,
• дополнительные условия.

Для работы с ПС СЧЕТ-ФАКТУРА необходимо, чтобы ваши технические средства удовлетворяли следующим требованиям:

• запросить подсказку по работе с ПС,
• включить или выключить отображение времени и даты,
• изменить цвет фона экрана,
• осуществить временный выход в операционную систему с последующим возвратом в программу,
• использовать встроенный калькулятор.

Прежде чем начать работу с ПС СЧЕТ-ФАКТУРА, необходимо его настроить под вашу организацию. Для этого выберите пункт главного меню "Настройка". Откроется окно, изображенное на рис. 2. В нем вы можете указать процентную ставку НДС, принимаемую по умолчанию, а также настроить программу на определенную учетную политику по отгрузке товара или по его оплате.

Чтобы работать со счетами-фактурами, выберите пункт главного меню "Ввод данных". Откроется подменю, состоящее из пунктов:

• "Счета-фактуpы продаж";
• "Счета-фактуpы покупок".

После выбора пункта главного меню "Ввод данных", подпункта "Счета-фактуpы продаж" на экране откроется таблица "Счета-фактуры продаж", форма "бланк" которой изображена на рис. 3. В этой таблице вы регистрируете все счета-фактуры продаж. При необходимости каждый зарегистрированный счет можно распечатать на принтере.

• регистрация нового документа,
• редактирование существующего документа,
• поиск документа в таблице,
• удаление документов.

"Номер счета-фактуры". Для номера счета-фактуры предусмотрено два поля: основной номер и дополнительный. При добавлении новой записи в таблицу программа автоматически заполняет поле основного номера следующим по порядку значением ("1" для первой записи). Вы можете его отредактировать нужным образом.

Поле дополнительного номера предусмотрено для нумерации счетов-фактур, заводимых в случае частичной отгрузки товара в счет аванса. Поле дополнительного номера недоступно для ручного ввода и коррекции и заполняется автоматически следующим по порядку значением для данного основного номера счета-фактуры.

• Программа не требует, чтобы основной номер счета-фактуры был уникальным.

• Если программа настроена на учетную политику "По отгрузке", то поле "Оплачен" будет недоступно в режиме редактирования записи.

Программа не допускает ввод в поле произвольного значения (не из справочника). Также вы не можете оставить поле пустым.

"Грузоотправитель". Вы можете указать в этом поле название поставщика (его также можно выбрать из справочника) или ввести произвольный текст (обычно в этом поле пишут "Он же", если грузоотправитель совпадает с поставщиком). Программа не позволяет оставить поле пустым.

"Грузополучатель". Поле заполняется из справочника сторонних организаций, который можно пополнить, выбрав пункт главного меню "Справочники", подпункт "Сторонние организации". Программа не позволяет вводить в поле произвольное значение (не из справочника), а также оставлять поле пустым.

"Реквизиты платежного документа". В следующие два поля вносятся номер и дата платежно-расчетного документа, к которому прилагается данный счет-фактура. Если вы не знаете этих реквизитов, оставьте поля пустыми.

"Плательщик" и его реквизиты. Заполнение поля "Плательщик" и полей его реквизитов имеет те же особенности, что и заполнение полей с наименованием и реквизитами поставщика. При заполнении поля вызывается справочник сторонних организаций.

"Дополнение". При заполнении этого поля вы можете выбрать значение из справочника, который заполняется через пункт главного меню Справочники", подпункт "Дополнительные условия". Если никаких дополнительных условий для счета-фактуры нет, оставьте поле пустым.

Колонки "Количество" и "В т.ч. акциз" заполняются по необходимости. Если вы заполнили поля "Количество" и "Цена", то поле "Сумма" можно не заполнять; его значение программа рассчитает автоматически после ввода НДС. Если же Вам известна только сумма, то укажите ее в поле "Сумма"; при этом поля "Количество" и "Цена" должны быть пустыми.

В случае обнаружения противоречия в данных (например, указаны количество и сумма, а цена не указана), программа не позволит курсору пройти дальше поля "НДС". Для перемещения курсора в предыдущие поля для исправления несоответствия в данных используйте клавишу перемещения вверх.

Поле "НДС" заполняется программой автоматически значением, установленным при настройке программы. Однако вы можете исправить это значение. При вводе нового значения НДС можно воспользоваться справочником "Ставки НДС".

"ИТОГО". Значения этих полей программа рассчитывает автоматически и пользователю их редактирование недоступно.

Для печати текущего документа используется текстовый редактор, с помощью которого можно не только осуществлять печать, а также его просматривать и редактировать.

Если товар по данному счету-фактуре отправляется на экспорт, то для правильного формирования книги продаж в программе предусмотрена возможность пометить этот документ специальным образом. Программа позволяет пометить на экспорт только те документы, в которых для всех товаров в списке НДС имеет значение 0.

Для документов, помеченных на экспорт, внизу бланка (слева) будет гореть надпись "ЭКСПОРТ", а при просмотре в форме "таблица" записи таких документов будут зелеными.

При отгрузке товаров (работ, услуг) в счет аванса рекомендуется следующий порядок работы.

При поступлении авансового платежа в таблицу "Счета-фактуры продаж" добавляется одна запись, в которой указывается полная сумма аванса и дата оплаты, соответствующая дате перечисления аванса. В наименовании товара указывается фиктивный товар (например, пишется просто "Предоплата" или "Аванс").

В день отгрузки товара заводится новый счет-фактура с очередным номером и с датой, совпадающей с датой отгрузки. В нем перечисляются истинные товары или услуги.

Для заведения такого счета осуществляется поиск в таблице "Счета-фактуры продаж" записи соответствующего авансового счета-фактуры. После чего программа перейдет в режим добавления новой записи, некоторые поля которой (поставщик, плательщик и пр.) будут заполнены информацией из записи авансового счета. В поле "ИТОГО" выводится неиспользованная сумма авансового платежа (с учетом НДС).

В таблице в нижней части бланка перечислите товары, отгружаемые по счету-фактуре, и соответствующие им суммы. При выходе из поля "НДС" программа проверяет, не превысила ли суммарная стоимость товаров неиспользованную сумму авансового платежа. Если сумма превышена, то в нижней строке экрана выводится сообщение: "Сумма счета превысила остаток аванса". Дальнейший ввод информации будет невозможен до тех пор, пока вы не исправите сумму в текущей строке.

В таблице списка товаров присутствует только одна строка "Сторно к счету", в которой содержится полная сумма счета-фактуры отгрузки с отрицательным знаком.

Сторнирующие записи в режиме просмотра в форме "таблица" выделяются желтым цветом. Если вы отредактируете запись счета-фактуры отгрузки, то все изменения автоматически отразятся и в записи соответствующего сторнирующего счета. Удаление записи счета-фактуры отгрузки приведет к удалению соответствующего сторнирующего счета. Попытка отредактировать или удалить запись сторнирующего счета приведет к появлению предупреждающего сообщения в нижней строке экрана.

Находясь на записи счета-фактуры отгрузки, Вы можете перейти на соответствующую ему запись сторнирующего счета. Переход с записи сторнирующего счета на запись счета-фактуры отгрузки выполняется аналогично.

Пример:

При поступлении 15.03.97 авансового платежа в размере 5400000 руб. в таблицу "Счета-фактуры продаж" вы добавляете одну запись со следующими данными:

ИТОГО 5400000 6480000

При сохранении этой записи автоматически добавится запись сторнирующего счета со следующими данными:

При сохранении этой записи автоматически добавится запись сторнирующего счета со следующими данными:

Тем самым, в таблице "Счета-фактуры продаж" будут присутствовать следующие записи:

• Согласно инструкции, документ попадет в книгу покупок только в том случае, если в нем указана как дата оплаты счета-фактуры, так и дата оприходования товара.

Если в поступившем от поставщика счете-фактуре продажи указаны товары с разным значением НДС, то вы должны завести несколько счетов-фактур покупок с одинаковым номером и датой. В каждом из этих счетов указывается процент НДС и сумма товара, поступившего с этим процентом.

Пример.

От поставщика поступил счет-фактура продажи со следующими параметрами:

Чтобы зарегистрировать этот счет, вы должны добавить в таблицу "Регистрация счетов-фактур покупок" две записи со следующими параметрами:

При выборе пункта главного меню "Отчеты" открывается подменю, состоящее из следующих пунктов:

• "Книга продаж";
• "Книга покупок".

Первый из них предназначен для формирования и печати книги продаж, второй - книги покупок. Формы книг стандартные и соответствуют законодательству.

Печатать документ на принтере осуществляется из встроенного редактора.

Согласно инструкции о работе со счетами-фактурами, документ попадает в книгу покупок в том случае, если:

• в нем заполнены как поле "Дата оплаты счета-фактуры поставщика", так и поле "Дата оприходования товара";
• большая из дат, указанных в этих полях, попадает в период формирования книги покупок.

Работа с отчетом во встроенном текстовом редакторе аналогична работе с книгой продаж.

При выборе пункта главного меню "Справочники" открывается подменю, состоящее из следующих пунктов:

• "Сторонние организации";
• "Единицы измерения";
• "Ставки НДС";
• "Товары и услуги";
• "Наша организация";
• "Дополнительные условия".

Выбрав один из этих пунктов, Вы попадете в таблицу соответствующего справочника.

Справочник "Сторонние организации" (рис. 7) содержит список всех организаций, с которыми ваше предприятие ведет расчеты.

Если сторонняя организация имеет только один расчетный счет, то для нее в таблицу вносится одна запись. Если сторонняя организация имеет несколько расчетных счетов, то количество записей, добавляемых в таблицу, соответствует количеству расчетных счетов. В каждой записи указываются реквизиты одного из расчетных счетов.

В справочнике "Единицы измерения" (рис. 8) хранится список единиц измерения товаров и услуг. Этот справочник используется в таблице "Товары и услуги". Справочник "Единицы измерения" поставляется заполненным, однако при необходимости вы можете добавить в него новые записи.

Форма книги продаж предусматривает отражение документов с НДС из следующего списка: 0%, 10% и 20%. Если вы добавите свое значение НДС (например, 15 %), то записи с этим НДС не попадут в книгу продаж.

В справочнике "Товары и услуги" (рис. 9) хранится список товаров и услуг, который используется в счетах-фактурах продаж (при заполнении полей "Наименование товара"). Здесь для каждого товара указывается его наименование, код по ОКДП, и цена за штуку. При заполнении поля "Единица измерения" используется справочник.

В справочнике "Наша организация" (рис. 10) хранится список расчетных счетов вашей организации. Для каждого расчетного счета в таблицу добавляется одна запись.

В случае изменения реквизитов вашей организации не исправляйте старые записи, а добавьте новые.

Информация из таблицы "Наша организация" используется в таблицах "Счета-фактуры продаж" и "Регистрация счетов-фактур покупок" (при заполнении поля "Поставщик" и поля "Плательщик" соответственно).

В поле "Дополнение" таблицы "Счета-фактуры продаж" можно указать произвольное значение, необязательно из справочника. Поэтому в справочник "Дополнительные условия" достаточно занести только наиболее часто встречающиеся фразы. В то же время использование этого справочника позволяет облегчить заведение новых счетов-фактур.