Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Программа "Склад-КАПИТАН" компьютерного агентства КАПИТАН предназначена в первую очередь для небольших предприятий (мелкой розничная торговля, строительные организации и т. д.). Помимо некоторых универсальных для всех торговых предприятий принципов организации программы она наполнена некоторым специфичным инструментарием, отражающим реальные потребности мелкой розницы.

Еще одной яркой особенностью программы "Склад-КАПИТАН" является возможность ее легкой интеграции с наиболее популярными сегодня на рынке системами бухгалтерского учета: 1С, ПАРУС, Инфо-бухгалтер и др.. Как и все продукты компьютерного агентства КАПИТАН, программный комплекс "Склад-КАПИТАН" ориентирован в первую очередь на решение задач внутритехнологического учета и уже затем на получение внешней бухгалтерской отчетности (каковую пользователь давно привык получать в обозначенных выше универсальных, но не оптимальных с точки зрения конкретной специфики предприятий бухгалтериях).

Третья, и не менее важная деталь! Программа "Склад-КАПИТАН" может работать с кассовыми аппаратами (возможна интеграция и с дорогими и с дешевыми электронными кассами: "Электроника-92-Ф", АМС-100Ф и проч.). Необходимо еще раз отметить, что в отличие от других разработчиков бухгалтерских систем программа предусматривает легкую стыковку с другими программами посредством специальных драйверов. Это может представлять интерес для фирм, занимающихся внедрением.

• наличие товара;
• приход (поставки);
• внутренние перемещения4
• расход (списание);
• прочие документы (акты инвентаризации, бух. справки);
• инвентаризация.

В разделе НАЛИЧИЕ ТОВАРА наглядно видна информация о текущих запасах не только на каком-то одном складе, но и на всех заявленных пользователем местах хранения (Магазин № 2, Торговый зал и т. д.). Кроме того, можно "поднять" информацию о состоянии запасов на конкретном счете. На экран выводится информация за определенный "учетный" период, его можно менять.

Поскольку перед розничной торговлей очень часто встает вопрос об истории конкретной позиции на складе, то в КАРТОЧКЕ НАЛИЧИЯ, которую можно легко открыть для каждой позиции товара (помимо места хранения, счета, по которому она проходит, цены продажи) указываются все факты приходования, время реализаций и подводится итог по фактическому наличию. Эта информация позволяет делать определенные выводы о движении товаров.

• оборотная ведомость;
• оборотная ведомость - только количество;
• оборотная ведомость широкая с закупочными ценами;
• оборотная ведомость широкая с ценами продажи;
• сличительная ведомость;
• сличительная ведомость с закупочными ценами;
• сличительная ведомость с ценами продажи;
• справка по движению одной позиции;
• ассортимент (прайс-лист);
• наличие товара.

Ситуация с тем, что в программе не существует запрета, например, на отрицательные остатки, вполне методически оправдана. Опыт внедрения показывает, что часто книжный и фактический остаток могут различаться как в ту, так и в другую сторону. Более подробно о программной реализации процесса инвентаризации расскажем ниже, здесь же еще раз подчеркнем, что программа "Склад-КАПИТАН" является гибким инструментом для реального бухгалтера-практика.

В разделе ПРИХОД и РАСХОД организованы меню: приход от поставщиков, внутреннее перемещение, отчеты о продажах, прочие документы. Здесь происходит оформление первичных документов на приходование/списание с использованием организованных в программе справочников поставщиков, номенклатуры и т. д. Во время создания первичного документа можно пользоваться справочником типовых хозяйственных операций.

Отчеты о продажах дают очень актуальную для розничной торговли информацию. К примеру, закрыв продажи за сегодняшний день, мы сможем увидеть реальную выручку по каждой реализованной позиции и проконтролировать, если надо, торговую наценку.

Очень не тривиальна в рознице задача инвентаризации. Как правило, бухгалтерские программы позволяют осуществлять лишь полную инвентаризацию (а это почти всегда сопровождается остановкой работы в залах). В программе "Склад-КАПИТАН" реализована возможность попутной инвентаризации - по каждой позиции. По опыту внедрения этот инструмент позволяет если и не полностью избежать остановки торговли в залах, то хотя бы свести их к минимуму.

В системе "Склад-КАПИТАН" существует специальный раздел ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

Попутная инвентаризация по отдельной позиции на складе очень актуальна, например, для галантерейного магазина, где очень много так называемой "мелочевки".

Кроме того, инвентаризацию можно осуществлять по конкретному месту хранения и выдавать информацию с различной степенью детализации. Существует три формата отображения:

• общее количество без цен;
• общее количество и цены продажи;
• подробно, закупочные цены (будет показано наименование товара, цена закупки, книжный остаток, фактический остаток, излишек/недостаток).

Существуют четыре отличных друг от друга бланка сличительных ведомостей, каждый из которых по желанию можно выдавать на печать.

Не всегда, но довольно часто, особенно в условиях большой "проходимости" в торговле встает ряд задач, связанных с планированием закупок. Чаще всего необходимо прогнозировать ожидаемую выручку от конкретного вложения в конкретный товар за определенный срок, иначе говоря, оборачиваемость. В продуктовых магазинах остро стоит задача контроля за скоропортящейся продукцией и т.д.

В программе "Склад КАПИТАН" для этих целей предусмотрена возможность создания так называемых "проектов" документов. На основе этого инструментария можно не только оценить прогнозируемую выручку по конкретной товарной позиции, но и оценить обеспеченность планируемых вариантов продаж на основе имеющихся в предприятии ресурсов (транспорт, холодильники и пр.) и выбрать из нескольких оптимальный вариант.

Предусматривается наличие в системе по крайней мере 2 рабочих места: администратора (бухгалтера) на ПЭВМ и кассира - на ККМ (например, "Электроника-92-Аквариус"). Ниже перечислены возможные варианты взаимодействия ведущего бухгалтерского компьютера и кассового аппарата (к компьютеру можно подсоединять и несколько касс).

Автономный : рабочие места используются независимо друг от друга, бухгалтер учитывает документы и вручную вводит результаты продажи, передаваемые ему кассиром.

Полуавтономный: ПЭВМ и ККМ связаны специальным интерфейсным кабелем. Бухгалтер на ПЭВМ подготавливает список цен на торговый ассортимент и перед началом смены загружает в ККМ список товаров для продажи (после этого ПЭВМ можно выключить).

Кассир во время работы вводит только код товара, ККМ печатает цену и названия.

В конце смены бухгалтер с ПЭВМ выдает запрос на печать дневных отчетов ККМ и считывает данные о продажах.

Системный: ККМ постоянно связана с ПЭВМ и при работе кассира с ККМ используется база данных, расположенная на ПЭВМ.

Достоинства этого режима:

• неограниченный объем списка позиций для продажи;
• использование более длинных названий;
• не нужно специально загружать список товаров в ККМ и выгружать данные о продажах так, как данные сразу попадают в базу данных ПЭВМ.