Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Впервые о себе данная программа заявила около пяти лет назад и с тех пор, развиваясь и совершенствуясь, становится известна все более широкому кругу торговых фирм. Заинтересовавшись программой, вы можете спросить о ней на любой фирме-распространителе программной продукции и наверняка получите необходимую информацию. Это говорит о том, что ТОВАРОДВИЖЕНИЕ входит в разряд наиболее серьезных программных продуктов, разработанных для торговых фирм.

Программный комплекс ТОВАРОДВИЖЕНИЕ распространяется в двух версиях, каждая из которых может быть приобретена как в сетевом, так и в однопользовательском варианте. В разработке программы заложен принцип от простого к сложному, поэтому, покупая самую простую реализацию программного комплекса, вы всегда сможете перейти на более сложный уровень с сохранением ранее введенных данных и с учетом ранее затраченных на покупку денег. Для крупных торговых фирм разработана написанная в архитектуре "клиент-сервер" сетевая версия с практически неограниченным числом рабочих мест. Однако, даже самая простая версия программы позволяет решить все основные задачи торгового предприятия:

• упорядочить работу с поставщиками;
• автоматизировать складские операции;
• автоматизировать расчет отпускных цен, формирование прайс-листов с учетом принятой системы скидок;
• быстро и безошибочно оформить счета на товары и за услуги с учетом разных видов платежей, нескольких цен, скидок и т.д.;
• автоматизировать создание накладных и учет выданного товара;
• взять под контроль партнеров-консигнантов, упростить взаиморасчеты с ними;
• скоординировать работу транспортного отдела, доставку товаров клиентам;
• ускорить работу кассиров (с этой целью предусмотрено подключение электронных кассовых аппаратов);
• учесть движение всех денежных средств;
• получать оперативные отчеты по материальным и финансовым ценностям, товарным запасам, а также о рентабельности торговой деятельности;
• четко разграничить доступ к информации под контролем администратора.

Можно сказать, что такие функции присущи любой торговой программе. С этим нельзя не согласиться, ведь процесс торговли состоит из одних и тех же компонентов. Но всем известно, что одни торговые фирмы процветают, а другие едва сводят концы с концами. Так и программы. Решая одни и те же задачи, одни программы помогают в работе, а другие только приносят лишнюю головную боль. Разработчики программы не утверждают, что программный комплекс ТОВАРОДВИЖЕНИЕ - это панацея от всех бед, но те, кто покупают программу, редко сожалеют о сделанной покупке.

Программа отличается от своих конкурентов надежностью, высоким быстродействием (в том числе и при большом количестве рабочих мест), четким распределением обязанностей пользователей программного комплекса, персональной ответственностью за каждую сделанную в программе операцию, в том числе и за удаление документов, возможностью автоматизации как оптовой, так и розничной сферы деятельности торговой фирмы, четким учетом движения материальных и финансовых средств предприятия, возможностью осуществить взаимодействие головного офиса и филиалов предприятия.

Для того чтобы получить представление о программном комплексе, давайте ознакомимся с ним более подробно. Мы рассмотрим одну из последних версий программного комплекса, состоящую из четырех взаимосвязанных программ.

На рис. 1 представлен внешний вид программы "Администратор базы данных". Как видно из меню программы, ее назначение - осуществлять верхний уровень управления программным комплексом.

Что вкладывается в понятие "фирма" в данном случае, можно пояснить на конкретных примерах.

Во-первых, фирма - это независимая база данных, с которой работает пользователь программного комплекса. Следовательно, вам предоставляется возможность работать от лица нескольких, абсолютно независимых друг от друга фирм.

Второй способ использования понятия "фирма" очень удобен при перерегистрации торгового предприятия. Если по каким-либо причинам старая фирма закрывается, а на ее месте открывается новая, которая будет работать с тем же ассортиментом товаров и теми же контрагентами, то в программе "Администратор базы данных" вам предоставляется возможность выбрать необходимую информацию из старой базы данных и перенести ее во вновь открытую базу-фирму (рис. 2).

Важной функцией "Администратора базы данных" является также распределение прав доступа пользователей программного комплекса к конкретным операциям. Каждому пользователю назначается свой индивидуальный идентификатор и пароль. Эти данные запрашиваются при входе в основной модуль комплекса. При этом неотображаемый на экране пароль гарантирует от входа в программу посторонних лиц, а введенный идентификатор фиксируется при выполнении операций - выписке счета, выдаче товара со склада, выписке финансовых документов и т.д., что гарантирует персональную ответственность пользователей за проделанную работу. На рис. 3 вы можете видеть, что доступ пользователя к программе ТОВАРОДВИЖЕНИЕ назначается строго индивидуально в соответствии с его должностными обязанностями.

Затронув проблему доступа к данным, не можем не отметить немаловажное достоинство программного комплекса ТОВАРОДВИЖЕНИЕ. Вводимая в программу информация имеет собственную систему кодировки и без использования оболочки программного комплекса является абсолютно недоступной для посторонних лиц!

Данная часть программного комплекса предназначена для настройки под специфику работы конкретной торговой фирмы, а в сетевой версии программа "Конфигурация" служит для индивидуальной настройки каждого конкретного рабочего места.

Наиболее сложной настройкой является формирование прайс-листа. Помимо того что прайс-лист может быть рублевым или валютным, он делится еще на несколько вариантов, зависящих от ценовой политики конкретной фирмы.

Прайс-лист может содержать заголовок, куда вы вставите всю необходимую информацию - логотип фирмы, ее атрибуты и т.п., до шести колонок, содержащих наименования товаров и его цены продажи, а также любое, нужное вам примечание.

Диалог формирования прайс-листа представлен на рис. 5.

В программе заложены три базовые цены продажи товара. Т.е. каждый товар может продаваться по любой из трех введенных в программу цен. Данные цены могут быть как абсолютно независимы друг от друга, так и попроцентно взаимосвязаны. В прайс-лист без скидок входят именно эти три цены продажи.

Вы скажете, что трех цен в реальной жизни может быть мало. И будете абсолютно правы. Поэтому программа ТОВАРОДВИЖЕНИЕ предоставляет вам возможность рассчитывать автоматические скидки/наценки к трем базовым ценам.

В прайс-лист на продажу или консигнацию вы можете ввести несколько (до четырех) градаций любой базовой цены в зависимости от условий формирования счета. Таким образом количество используемых цен продажи ощутимо возрастает.

Условия изменения цены могут быть следующие:

• для счетов на продажу - скидки, предоставляемые при покупке клиентами больших партий товаров одной группы (скидки по количеству товара), и скидки, получаемые покупателями при совершении дорогих покупок (скидки по сумме счета);
• для счетов на консигнацию - скидки по количеству товара и наценки, устанавливаемые в зависимости от сроков, на которые клиент берет товар на консигнацию.

Перед настройкой внешнего вида прайс-листа вы должны определиться, какие из представленных программным комплексом возможностей вы хотели бы использовать и в соответствии с вашим желанием, сформировать будущий прайс-лист.

Кроме вышеописанного программа "Конфигурация" устанавливает режимы расчета рублевых счетов (через рублевые или валютные цены продажи), оплаты наличных счетов (которые могут быть оплачены оператором или автоматически) и некоторые другие режимы, делающие общение с программой наиболее удобным для конкретного пользователя.

Распределив доступ пользователей и настроив программный комплекс, можно перейти к основному модулю - программе "Товародвижение". Именно в данной программе и осуществляются все основные операции.

Так, в пункте меню "Фирма" вы можете выбрать интересующую вас в данный момент фирму и произвести все необходимые установки, а именно: ввести виды и курс валют, склады и группы товаров (доступ к товару в программном комплексе происходит после выбора необходимого вам склада и группы хранения товара), описать размерности товаров (как штучные, так и мерные), внести список реквизитов фирмы (каждый введенный реквизит ведет в программном комплексе собственную нумерацию счетов, счетов-фактур, накладных и денежных документов), ввести наименования цен и установить конкретные значения скидок/наценок, действующих на данной фирме.

Пункт меню "Склад" позволяет осуществить все складские операции - принять и отпустить со склада товар, перевести товар с одного склада на другой, посмотреть количество и состояние товара на складах вашей фирмы, выполнить другие складские операции.

Пункт меню "Счета" предназначен для выписки счетов на продажу, регистрации консигнантов и работе с ними, создания при необходимости документов на возврат товара, создания доверенностей на получение товара. Уже в этом пункте вы можете получить некоторую статистику по созданным документам.

Однако максимальную информацию вы получите в пункте меню "Статистика". Программа насыщена разнообразными отчетными документами: готовые рейтинговые таблицы, оборотные ведомости, отчеты по работе с поставщиками и консигнантами, статистика по товарному запасу и сводная информация о состоянии дел. Здесь же, в подменю "Прайс-лист", вы работаете с формированием цен продажи товаров вашей фирмы. Если предоставляемой программой "Товародвижение" статистики недостаточно, вы можете воспользоваться переносом данных в стандартные приложения Windows - Word, Excel и т.п.

В пункте меню "Финансы" собраны все операции по созданию приходных/расходных финансовых документов как рублевых, так и валютных, а также всевозможная статистика по движению финансовых средств фирмы, в том числе кассовые и банковские книги. Хочется обратить ваше внимание на тот факт, что программный комплекс позволяет вести учет не только денег, связанных с реализацией товаров, но и всех денежных операций предприятия. Создав логичную систему учетных шифров, вы можете получать великолепную аналитику прихода-расхода всех денежных средств.

Пункт меню "Бухгалтерия" предназначен для создания счетов-фактур и работы с книгой продаж. Кроме того, здесь же содержится экспорт информации о торговых операциях в программу "1С-Бухгалтерия".

Остановимся на наиболее интересных моментах программы.

Однако больший интерес вызывает не то, как товар хранится на складе (хотя учет товара - дело крайне необходимое), а насколько удобен процесс продажи товаров в конкретном программном продукте.

В программе "Товародвижение" есть два направления деятельности - собственно продажи и работа с консигнантами, каждое направление - отдельный модуль, со своей логикой работы. Модуль "продажи" позволяет оформить продажу быстро, не утомляя покупателя ожиданием, и сразу распечатать все необходимые документы. Модуль "работа с консигнантами", напротив, очень детально прослеживает все взаимоотношения с партнером. Первичным документом, с которого начинается оптовая продажа, является счет. Именно там указывается условие оплаты товара. Накладная на отпуск товара будет сформирована автоматически либо сразу же после ввода счета в память компьютера (при консигнации или продаже с отсрочкой платежа), либо в момент прихода денег (при наличной и безналичной продаже). В программе возможен специальный режим наличной продажи - режим одновременного создания счета, приходного ордера и накладной, что удобно при совмещении функций оператора по выписке счета и кассира.

Посмотрим предлагаемый порядок оформления продаж.

Вводим название фирмы покупателя и ее реквизиты. Если это ваш постоянный клиент, запомните его в "архиве". Информация сохранится, и в следующий раз, оформляя счет, вы выберете этого клиента из списка постоянных покупателей. Всю остальную информацию, в том числе использованный для этого клиента уровень цен, вы получите автоматически. Данные о постоянном покупателе хранятся в списке в течение 6 месяцев с момента выписки ему последнего счета.

Выберем название цены для данного счета. Как вы помните, можно применять до трех уровней цен (например: для оптовых, мелкооптовых и розничных продаж), названия этих цен установлены вами ранее.

Выбираем вид платежа: "наличный", "перечисление", "наличный с отсрочкой" или "б/н с отсрочкой" соответственно. Если вы решитесь на выписку счета с отсрочкой платежа, то впоследствии вы всегда сможете проверить, не задерживает ли покупатель оплату вашей продукции.

В системе есть возможность выписывать и рублевые, и валютные счета. В рублевых счетах цена продажи товара может быть определена прямым переносом рублевой цены или пересчетом валютной цены по текущему банковскому курсу.

А теперь включаем в счет наши товары. Это может быть обычный выбор товаров из списков по их наименованиям или кодам. Можно отбирать товары по их сканкодам - для этого вам понадобится стандартная клавиатура со сканером. А можно просто регистрировать остатки товаров в секциях на конец рабочего дня или смены - управляющие магазинами, обратите внимание!

Если вы хотите включить в счет плату за доставку товара клиенту, сделайте отметку и введите соответствующую сумму. Обратите внимание: счета, включающие доставку, берутся на особый учет. Вы назначите дату доставки и транспорт согласно принятому у вас графику, и только после этого товар может быть отпущен со склада.

Общая сумма счета автоматически корректируется с учетом рассчитанной компьютером или введенной вами скидки и суммы доставки. Ранее выписанный счет может быть отредактирован и распечатан заново.

В работе с консигнантами значительно больше вариантов. Здесь возможны: и частичная оплата счетов по отдельным товарам, и никак не привязанные к счетам выплаты как со стороны консигнанта, так и с вашей стороны, и возврат товара от консигнанта. Выписка счета на консигнацию аналогична выписке счета на продажу, только необходимо указать срок оплаты. Часто плательщики перечисляют абстрактные суммы, не связанные с конкретными счетами. И только общий итог должен совпадать. Практически, ни одна компьютерная программа не в состоянии учесть такие расчеты. "Товародвижение" снимает и эту проблему. Вы просто определяете нужную комбинацию счетов и денежных приходов, чтобы сумма выбранных счетов равнялась сумме выбранных денежных поступлений, и фиксируете оплату. С этого момента выбранные счета считаются оплаченными. Если же ваш консигнант оплачивает счета по частям, за какие-то конкретные, включенные в счет товары, то вы можете использовать другой способ взаиморасчетов - способ "товарного сальдо".

Итоговым документом продажи является счет-фактура. Вы заполняете книгу продаж на основании ранее выписанных счетов. Валютные счета вам предлагается пересчитать по одному из следующих курсов: выписки или оплаты счета, выдачи товара со склада.

Последний момент, который хотелось бы осветить подробнее: работа с созданием финансовых документов. Повторимся, что в программу можно ввести любые приходные/расходные документы. Для удобства анализа вы можете ввести учетные шифры, по которым будет легко анализировать итоги финансовой деятельности вашего предприятия. На рис. 9 вы можете просмотреть каждый конкретный список документов, скрывающийся за итоговой цифрой.

Существуют версии программы ТОВАРОДВИЖЕНИЕ, разработанные специально для розничных предприятий. Вы имеете возможность взять под контроль всю деятельность фирмы, подключив кассовые аппараты к компьютерной сети. В основном модуле будут создаваться необходимые розничному предприятию документы: инвентаризационные ведомости, акты переоценки и т.п. Каждый выбитый кассиром чек будет зарегистрирован в общей базе данных магазина. В чеке автоматически напечатаются розничные цены товаров, а также наименования самих товаров, общая сумма, сдача. Состояние склада отразит реальную ситуацию наличия товаров, и для вас будет собрана многообразная розничная статистика.

"Товародвижение" работает совместно с кассовыми аппаратами двух видов. Первый - это компьютерные кассовые терминалы POS (рис. 10), которые украсят интерьер и уютного магазинчика, и огромного супермаркета. Терминалы POS, как и обычные компьютеры, для практического применения нуждаются в хорошей программе. В данном случае на них устанавливается программа управления кассовым аппаратом, названная просто: "Касса". Терминалы POS подключаются к компьютерной сети магазина и работают с общей базой данных "Товародвижения".

• Версия для одного компьютера "Товародвижение/АМС". Кассовый аппарат АМС-100Ф подключается непосредственно к компьютеру. На компьютере размещены обе программы: "Товародвижение" и "Касса". В процессе работы кассир пользуется только программой "Касса". Для всех остальных действий: контроля закупок, складских операций, передачи на консигнацию - запускается "Товародвижение".
• Версия сетевая "Товародвижение/АМС Сервер". Используются один или несколько кассовых аппаратов АМС-100Ф. В компьютерной сети предусматриваются: "рабочие места" для менеджеров и бухгалтеров и специальные "рабочие места" для кассиров. Менеджерам и бухгалтерам предоставляется для работы программа "Товародвижение", кассирам - "Касса". Компьютеры - "рабочие места" кассиров - подключены непосредственно к кассовым аппаратам. Каждое - к своему конкретному аппарату. И все компьютеры обращаются к единой базе данных "Товародвижения".
• Версия сетевая "Товародвижение/POS Сервер". Используются один или несколько кассовых аппаратов IPC POS. Каждое рабочее место кассира - отдельный POS-аппарат с установленной программой "Касса". Менеджеры и бухгалтеры одновременно работают за обычными компьютерами с программой "Товародвижение". И, конечно, все сотрудники работают в общей сети с единой базой данных "Товародвижения".

Мы рассмотрели с вами один из вариантов применения компьютеров в современной торговле на примере программного комплекса ТОВАРОДВИЖЕНИЕ. Отметим наиболее принципиальные отличия данной программы, выгодно отличающие ее от подобных торговых программ: