Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Научно-техническое объединение "Юнико"

Комплексная автоматизация аптеки

Компьютерный учет в аптечном делопроизводстве значительно отличается от учета в других организациях оптовой и розничной торговли. Во-первых, учет в аптеке достаточно жестко регламентирован ведомственными приказами и распоряжениями (приказы Минздрава № 14 и № 1325). Во-вторых, аптеке присуща определенная специфика, которую невозможно вместить в рамки большинства имеющихся на рынке компьютерных программ бухгалтерского и складского учета. Основная масса таких программ не способна в полной мере учесть все нюансы и особенности делопроизводства в аптеке.

Кроме того, аптечный учет характеризуется дополнительными специфическими задачами такими как, например, учет льготных и бесплатных рецептов, учет экстемпоральных средств (производственный отдел) и некоторыми другими. Именно поэтому в отличие от большинства сфер деятельности, для которых вполне применимы универсальные общеупотребительные компьютерные программы, аптечное делопроизводство и учет требуют более конкретного подхода, учитывающего специфику аптечных предприятий, и, следовательно, требуют разработки специализированных программ, как для бухгалтерского и складского учета, так и отдельных программ для автоматизации специфических участков делопроизводства в аптеке.

В настоящее время в сфере автоматизации аптечного делопроизводства в основном сложилась следующая ситуация. Многие руководители и бухгалтера аптек в какой-то мере внедрили компьютерный учет в своей аптеке, однако внедрение зачастую не приспособленных к нуждам аптеки программ уже приводит или в ближайшем будущем приведет к определенного рода проблемам, обусловленным именно не приспособленностью этих программ к специфике аптечного учета. В результате реально задача комплексной автоматизации учета в этих аптеках практически не решена.

Кроме того, как это не парадоксально звучит в наше время, во многих аптеках страны, а по некоторым оценкам, их даже более половины от общего количества, проблема автоматизации не решалась вовсе или ее решение находится на зачаточном уровне.

Самая острая проблема на наш взгляд возникает из-за того, что все больше втягиваясь в процесс автоматизации и постепенно автоматизируя различные участки учета, аптека сталкивается с тем, что приобретаемые ею программы не стыкуются между собой. Например, бухгалтерские программы приобретены у одной фирмы, программа учета в отделе запасов - у другой, модуль учета льготных рецептов разработан специалистами из страховой компании и т.д. В результате данные из одной программы нельзя перенести в другую, нельзя получить аналитические сводные данные, большую часть работы приходится дублировать, например вводить накладные для количественного учета в программе складского учета и для суммового учета в бухгалтерской программе, или вести учет продаж по льготным и бесплатным рецептам в бухгалтерии и одновременно в программе для страховой компании или для администрации.

Еще острее эта проблема встает, когда аптека начинает задумываться о внедрении систем штрихового кодирования лекарственных средств и сопутствующих товаров. В этом случае все нестыковки и несоответствия различных компьютерных программ между собой проявляются более отчетливо и порой приводят к достаточно тяжелым последствиям.

Таким образом, одной из самых серьезных проблем, сдерживающих развитие процесса автоматизации аптечного делопроизводства, является проблема стандартизации и унификации компьютерного программного обеспечения для аптек.

Отрадно, что попытки решения этой проблемы предпринимаются как "сверху", так и "снизу". Властные структуры (Минздрав, Комитет фармации Москвы) уже приняли ряд документов, рекомендующих принятие определенных стандартов в области программного обеспечения, и, следовательно, подталкивающих разработчиков программ следовать этим стандартам. В свою очередь фирмы-разработчики также предпринимают попытки по стыковке своих программ по форматам и структуре данных, а также их функциональной связи с программами других разработчиков. Для некоторых фирм, специализирующихся на разработке компьютерных программ для аптек, характерны тенденции расширения круга решаемых задач с целью обеспечить аптеки всем набором необходимых программных средств, выполненных одним разработчиком, а значит, и полностью унифицированных и связанных друг с другом. Преимущества такого подхода проявляются не только в том, что все программы стыкуются между собой по используемым данным, но в первую очередь в том, что в этом случае все программное обеспечение аптеки выполнено в рамках одной методологии и органично связано в единое целое, а также в том, что все спорные вопросы решаются проще и легче, когда аптека имеет дело с одним разработчиком, а не с несколькими.

Так или иначе, в ближайшем будущем усилия администрации и разработчиков по унификации и стандартизации программного обеспечения видимо будут сближаться, и, в конечном итоге, приведут к созданию единого информационного пространства в сфере обеспечения населения лекарственными средствами.

Очевидно, что создание такого пространства и программного обеспечения, функционирующего на этом пространстве, даст пользователям этих программ возможность более полноценно использовать информацию по движению товаров и денежных средств, иметь полную информацию о наличии товаров у поставщиков и делать заказ на поставку непосредственно из складской программы, исключит трудоемкий процесс дублирования данных в разных программах и многое другое.

Таким образом, уже сейчас при автоматизации аптеки необходимо понимать и правильно решать задачи выбора компьютерного программного обеспечения. Поспешные и непродуманные решения могут привести к необходимости замены тех или иных программ в дальнейшем с обязательной потерей денег, времени и сил.

С чего начать компьютеризацию аптеки

Руководители подавляющего большинства аптек уже давно не задают себе вопрос, нужно или нет внедрять в аптеке компьютеризацию. В том, что без компьютеризации учета ни одна современная аптека не сможет обойтись, не сомневается уже никто. Однако многие не знают, как подойти к решению этой проблемы, что для этого нужно предпринять. При этом, как правило, именно аптеке как никакому другому предприятию требуется помощь в установке и внедрении компьютерной техники и программного обеспечения, а также помощь в их обслуживании и эксплуатации.

В нашем объединении и, в частности, в нашем учебном центре, уже четыре года специализирующихся именно на компьютеризации аптек, побывали сотни представителей аптек из самых разных регионов России. И основные вопросы практически каждого нашего гостя: с чего начать компьютеризацию и как обучиться работе с компьютерными программами, то есть вопросы самые наивные и дилетантские. Более искушенные люди задают вопросы об эксплуатации компьютерных программ, о возможности их изменений в связи с постоянно меняющимися требованиями руководящих органов к ведению бухгалтерского и складского учета, но таких меньшинство. Такое положение вещей связано с тем, что в аптеках работают практически одни женщины без каких-либо технических навыков и знаний.

И основная проблема во внедрении автоматизированного учета в аптеке заключается в отсутствии на местах возможности сопровождения специализированных программ, учитывающих специфику аптечного делопроизводства.

Задачу компьютеризации аптеки можно условно разделить на четыре основных этапа: приобретение и установка необходимой компьютерной техники и локальной компьютерной сети, выбор компьютерных программ, внедрение компьютерных программ и обучение работе с программами, эксплуатация программно-аппаратного комплекса.

Этап первый - техническое оснащение. В первую очередь необходимо определить потребности аптеки в компьютерной технике на сегодняшний день и на перспективу. Для этого нужно попытаться распределить обязанности сотрудников бухгалтерии, склада (если он есть), торгового зала и других с учетом того, что учет товаров и денежных средств будет вестись на компьютерах, и в соответствии с этим прикинуть необходимое количество компьютеров и их расстановку, а также конфигурацию компьютерной сети. Приобретение компьютеров можно осуществлять поэтапно по мере необходимости и в соответствии с финансовыми возможностями.

Если вы намереваетесь использовать больше чем один компьютер, их обязательно нужно связать в локальную вычислительную сеть. Без этого работа аптеки с введением полноценного компьютерного учета только усложнится. Для совместной работы двух-трех компьютеров достаточно установить одноранговую сеть. Однако вы должны быть готовы к тому, что такая "простенькая" компьютерная сеть может иногда создавать дополнительные проблемы, связанные с не очень высокой надежностью. Если вы хотите наладить четкую бесперебойную работу компьютерной сети или обеспечить совместную работу большего числа компьютеров, необходима установка сети с выделенным файл-сервером. Кроме того, рекомендуем сразу же предусмотреть возможность установки в будущем, а может и не в таком далеком будущем, оборудования для штрихового кодирования, специализированных кассовых аппаратов и т.д. Если вы не предусмотрите этого сразу, то в дальнейшем можете потратить гораздо больше средств на переоснащение.

Этап второй - выбор программ бухгалтерского и складского учета. Сегодня на рынке имеется большой выбор программ. Например, в Москве несколько десятков серьезных фирм-разработчиков предлагает хорошие бухгалтерские компьютерные программы. Кроме того, практически в каждом более или менее крупном городе имеются свои "доморощенные" умельцы, многие из которых также создают хорошие программные продукты. Тем не менее, программ, разработанных специально для аптек с учетом их специфики (учет льготных рецептов, протокол согласования цены, постеллажная карточка, учет тары, торговой наценки, учет рецептурной продукции и многое другое) предлагается не так уж и много. И тут уже придется делать выбор. При этом постарайтесь узнать, как предлагаемые вам программы себя зарекомендовали в другом месте, в каких аптеках они эксплуатируются. При покупке бухгалтерских и складских программ обращайте внимание на их способность взаимодействовать с оборудованием и программным обеспечением для штрихового кодирования товаров. Неплохо также уточнить, с какими именно системами штрихового кодирования могут взаимодействовать бухгалтерские программы, может оказаться, что такие системы вам будут не "по карману" или просто не смогут вас устроить.

Остановимся вкратце на основных требованиях, которым должны удовлетворять программы бухгалтерского и складского учета.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС) "Бухгалтерия" должна быть, как правило, реализована для IBM-совместимых персональных компьютеров и функционировать как в одно-, так и в многопользовательском (сетевом) режимах. Система должна учитывать последние изменения в законодательстве, содержать возможность гибкой настройки на изменения правил ведения бухгалтерского учета и специфику учета в конкретной аптеке, а также должна позволять пользователям добавлять новые отчетные формы при необходимости.

АИС "Бухгалтерия" должна состоять из ряда необходимых бухгалтеру программ, каждая из которых должна иметь возможность работать как автономно, так и в комплексе. Рассмотрим эти программы.

В первую очередь в комплекс программ для бухгалтерии аптеки должны входить следующие программы:

АИС "ЛЬГОТНЫЕ РЕЦЕПТЫ" осуществляет учет льготных рецептов, учет медикаментов для аптечных работ и позволяет формировать реестры льготных рецептов по категориям заболеваний, наименованию лечебного учреждения и отделам аптеки, формировать сводные отчеты по отпуску медикаментов на производство лекарственных препаратов по отделам и категориям рецептов с учетом тарифа и указанием фамилии больного. А также оформлять оборотную ведомость по 62 счету.

АИС "БАНК" учитывает денежные средства предприятия по расчетному, валютному, специальному счетам и заемным средствам. В результате работы формируются журналы-ордеры и ведомости, а также вспомогательные формы для текущей работы бухгалтера - справки по счетам, по организациям, по назначению платежа и др.

АИС "КАССА" осуществляет учет наличия и движения денежных средств в кассе, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, просмотр и печать результатов за любой период в виде журнала-ордера и ведомости, отчета кассира, справок по заданному счету, организации, назначению платежа и др.

АИС "ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ" позволяет оперативно сформировать платежные документы, осуществляя ввод только суммы и текста назначения платежа. Реквизиты получателя и плательщика автоматически берутся из справочников системы. Эти документы автоматически переносятся в АИС "БАНК" и включаются в расчет сальдо. Система позволяет также просмотреть и распечатать журнал платежных поручений за любой период и обработать документы оплаты, сформированные другими системами.

АИС "РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ" осуществляет расчеты по заработной плате с персоналом предприятия. Эта система предоставляет широкие возможности по выбору различных систем оплаты труда (по тарифу, оклад в днях/часах, сдельная и др.), вводу любого количества различных видов начислений и удержаний, изменению налоговой сетки и минимальной зарплаты и других параметров, влияющих на расчет заработной платы. Расчет подоходного налога идет с учетом нарастающего итога. Должны быть предусмотрены возможности для быстрого ввода одинаковой информации. В результате работы формируются ведомости на выплату аванса и зарплаты, а также промежуточных выплат, своды начислений по категориям персонала, таблицы по проводкам, отчислениям от ФОТ, журнал-ордер и ведомость, налоговые карточки и др. Осуществляется формирование платежных поручений в финансовое управление, пенсионный фонд, отчислений от ФОТ и пр. В системе выполняются операции депонирования заработной платы, которые могут накапливаться в АИС "ДЕПОНЕНТЫ". Система также может работать совместно с системой расчета детских компенсаций "КОМПЕНСАЦИИ".

АИС "РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОКУПАТЕЛЯМИ" осуществляет учет товарно-транспортных накладных по приходу и расходу товара, возврату брака или залежалого товара поставщику, возврат товара покупателем, а также учет расчета с поставщиками и покупателями, причем данные оплаты берутся из АИС "КАССА" и "БАНК"; рассчитывает все виды налогов (НДС, наценку поставщика, амортизацию тары, торговую наценку и др.). Система формирует счета-фактуры, а также позволяет сформировать следующие документы с итогами за любой период - журнал-ордер N6, товарный отчет, неоплаченные поставки, не прибывший груз и др.

АИС "ГЛАВНАЯ КНИГА" позволяет вести полный бухгалтерский учет в сжатой форме на основе журнала хозяйственных операций, т.е. путем ввода проводки, даты и суммы, или путем обработки информации из других систем (АИС "БАНК", "КАССА", "ПОСТАВЩИКИ И ПОКУПАТЕЛИ", "РАСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ" и др.). В результате работы формируются журналы-ордеры и ведомости по счетам, оборотная ведомость, баланс и др. Причем форма баланса легко корректируется пользователем с введением изменений в законодательстве.

АИС "ОТЧЕТНОСТЬ" позволяет формировать документы в Статуправление на основе результатов работы систем "КАССА", "ПОСТАВЩИКИ И ПОКУПАТЕЛИ", "ГЛАВНАЯ КНИГА" либо на основе ручного ввода данных. А также формировать все виды отчетности в налоговую инспекцию и осуществлять их проверку по методике, используемой инспекторами ГНИ.

Выше мы перечислили основные программы, без которых грамотное ведение бухгалтерского учета на компьютере просто немыслимо. Кроме того, в комплекс программ могут входить дополнительные программы, такие как:

АИС "ДЕБИТОРЫ-КРЕДИТОРЫ" осуществляет учет взаиморасчетов со сторонними организациями и лицами по нескольким счетам одновременно на основе использования данных систем "БАНК", "КАССА", "УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ" либо автономного ввода информации. Система позволяет формировать ведомость и журнал-ордер по указанному счету, оперативно просматривать списки дебиторов/кредиторов, текущее сальдо по каждому из них, а также сальдо по счету и конкретной хозяйственной операции, формировать оборотные ведомости за любой период по каждой организации.

АИС "ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА" позволяет вести учет инвентарных карточек по каждому основному средству с автоматическим начислением износа, формирует оборотную ведомость по 01 счету, ведомости амортизации по подразделениям или предприятию в целом, по видам основных средств, по коду затрат, ведомости прихода и расхода, внутренние перемещения и др. В системе предусмотрена процедура переоценки первичной стоимости основных средств.

АИС "УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ" осуществляет учет материальных ценностей по подразделениям предприятия, материальноответственным лицам, счетам, группам номенклатур, заказам. Система автоматически формирует карточки складского учета и текущие остатки материальных ценностей по подразделениям и предприятию в целом, а также справки по приходу и расходу, оборотную ведомость. Предусмотрены особенности учета спецодежды и малоценки.

АИС "ДЕПОНЕНТЫ" позволяет вести книгу учета депонированной зарплаты, обрабатывать данные из АИС "Зарплата", формировать документы на выплату депонентов (расходный ордер и ведомость), оформлять перечисление депонентов в бюджет, оперативно просмотреть данные по каждому сотруднику.

АИС "КОМПЕНСАЦИИ" позволяет рассчитать детские компенсации в зависимости от возраста ребенка и сформировать ведомости на оплату, а также различные справки по видам компенсаций за любой период, накапливать невыплаченные суммы. Путем несложной настройки компенсации могут быть перенесены в АИС "ЗАРПЛАТА".

АИС "ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ" позволяет оценить экономическую эффективность работы предприятия путем использования данных из АИС "КАССА", "БАНК", "ПОСТАВЩИКИ И ПОКУПАТЕЛИ", "ЗАРПЛАТА", "ГЛАВНАЯ КНИГА". Имеется возможность выбора параметров анализа. Результаты аналитических заключений выводятся в табличном и графическом виде. На основе показателей базового и текущего периода дается общая оценка финансового состояния предприятия.

Отдельное место в комплексе программ для бухгалтерского учета в аптеке занимает "программа для ведения складского учета.

АИС СКЛАД" должна позволять вести учет поступления, наличия и реализации товара в количественном и стоимостном выражении, выписывать счета-фактуры, вести книги учета продаж и покупок, расчетов с поставщиками и покупателями в любой валюте, рассчитывать все виды налогов (НДС, торговую наценку и др.), распечатывать прайс-листы, выписывать счета, накладные. Система должна иметь настройку на метод учета товаров, принятый в вашей аптеке или фармацевтической фирме(ФИФО, ЛИФО или по средней учетной цене).

При формировании структуры локальной компьютерной сети необходимо предусмотреть и возможность установки программ, напрямую не связанных с ведением бухгалтерского и складского учета. Такими программами могут быть, например, справочные системы по наличию лекарственных препаратов у поставщиков, справочники лекарств, информационные системы по нормативным документам для аптек.

Этап третий - внедрение программ. Это самый сложный этап. Как показывает практика, самое сложное - научиться квалифицированно работать с программами. При этом первые месяц-два, а то и квартал, учет на каждом участке приходится вести и вручную и на компьютере, чтобы убедиться в правильности получаемых результатов. Внедрение компьютерного учета в аптеке лучше всего проводить с помощью фирмы, которая разрабатывала приобретенную вами программу. Как правило, сроки внедрения компьютерного учета в аптеке составляют три-пять месяцев, опять-таки в зависимости от сложности вашего учета, квалификации сотрудников, их готовности к обучению и т.д.. Иногда на это уходит и гораздо больше времени. Это во многом зависит от того, что вы хотите получить в результате автоматизации, от степени подготовленности сотрудников и, особенно, от их желания. Учтите, что на период внедрения на сотрудников аптеки ложится двойная нагрузка, и им придется нелегко.

Последний этап - эксплуатация программно-аппаратного комплекса после внедрения компьютерного учета в вашей аптеке. Лучше всего выбирать такие программы, разработчики которых гарантируют долговременное сопровождение программ. Поэтому лучше заключать договор на внедрение компьютерного учета с солидной фирмой - разработчиком программ, имеющей большой опыт работы и перспективы долгосрочного сотрудничества. Если фирма-разработчик программ находится в другом городе, постарайтесь найти дилеров этой фирмы в вашем регионе или людей, которые смогут помогать вам во внедрении и сопровождении этих программ, связавшись с фирмой-разработчиком. Обязательно нужно обратить внимание на техническое обслуживание имеющихся у вас компьютеров и компьютерной сети. Без надлежащего систематического ухода техника не сможет работать долго и надежно, а значит, вы затратите больше средств на ее ремонт или замену.

И последнее - лучше всего работы по компьютеризации аптеки поручить одному подрядчику. Скорее всего, это и обойдется дешевле в комплексе, и повысится его ответственность за выполнение всей работы в целом. Иначе может сложиться ситуация, когда вам придется участвовать в затяжных спорах между подрядчиками, когда одна фирма будет кивать на другую, а дело будет стоять на месте.

Штриховое кодирование товаров в аптеке

В последнее время много пишут и говорят о внедрении в аптеках и фармацевтических предприятиях систем штрихового кодирования товаров. Интерес к этой теме, по-видимому, обусловлен в первую очередь теми перспективами и выгодами, которые влечет за собой внедрение современных технологий и "западного" опыта торговли в нашу аптечную систему, до сих пор работающую "дедовскими" методами во всем, что касается реализации медикаментов и сопутствующих товаров населению. Однако подавляющее большинство аптечных работников даже приблизительно не представляют себе, что необходимо для внедрения систем штрихового кодирования в аптеке, сколько средств нужно затратить на организацию штрихового кодирования и, главное, зачем это нужно и что реально может принести аптеке. Более активную позицию в этом вопросе занимают московские аптеки, для которых процесс внедрения учета товаров с применением штрихового кодирования идет "сверху" и, следовательно, не обсуждается, а должен приниматься к исполнению. Тем не менее в настоящее время даже московские аптеки, которые, хотя бы приступили к реализации этой проблемы, можно буквально пересчитать по пальцам. Основная же масса аптек занимает выжидательную позицию, откладывая решение вопроса о штриховом кодировании на далекое и неясное будущее. К сожалению, многие воспринимают переход на новые формы организации торговли в аптеке как лишние хлопоты.

Так в чем же преимущества автоматизированной системы торговли с применением системы штрихового кодирования ? В условиях конкуренции для успешной торговли лекарственными препаратами основное внимание нужно уделить качеству обслуживания покупателей. Для решения этой задачи следует в первую очередь увеличить скорость обслуживания клиентов (особенно престарелого возраста и больных - основных покупателей аптек), увеличить ассортимент товаров (чтобы нужные лекарства всегда были именно в вашей аптеке) и применить гибкую ценовую политику (скидки постоянным и льготным категориям покупателей). Всё это немыслимо без автоматизации полного цикла деятельности торгового предприятия. Применение автоматизированной системы позволит максимизировать прибыль за счет увеличения торгового оборота, снижения расходов на обслуживание и управление, получения статистической информации о продаже товаров и работе с поставщиками и может дать значительный экономический эффект.

По оценкам специалистов этот ожидаемый эффект можно разделить на несколько составляющих:

Таким образом, внедрение новой технологии позволит не только облегчить труд провизора, бухгалтера и др., но и может принести конкретную, вполне осязаемую прибыль за счет выяснения структуры затрат, изменения политики закупок товара, сокращения оборотных средств и т.д.

Теперь остановимся подробнее на самом принципе штрихового кодирования товаров. Для хранения и обработки информации о лекарственном препарате в электронном виде этому препарату должен быть присвоен код, по которому из базы данных извлекаются его параметры (цена, количество, поставщик, вид упаковки, срок реализации и т.д.). Как правило, коды назначаются производителем лекарства по специальным правилам, утвержденным Международной Ассоциацией товарной нумерации продукции EAN. Но вводить в память компьютера код в числовом виде вручную сложно, а главное - цена ошибки оператора может быть очень значительной. Поэтому для автоматического ввода информации о коде товара был разработан способ оптического бесконтактного считывания с помощью CCD-сканера.

Информация о товаре хранится в штриховом коде за счет использования штрихов и пробелов между ними различной ширины. Точнее говоря, за счет различного соотношения ширины штрихов и пробелов. Высота штриха не содержит никакой информации и выбирается из соображений легкости считывания. Существует несколько стандартов штриховых кодов, но наиболее распространенные - это коды EAN-8 и EAN -13 для маркировки товаров и ITF-14 для маркировки коробок и упаковки.

В настоящее время далеко не все товары имеют штриховой код, поэтому может возникнуть необходимость формировать штриховой код самостоятельно. Особенно это актуально для тех аптек, которые сами производят определенную номенклатуру лекарственных препаратов. Печать этикеток со штриховым кодом можно производить на любом качественном принтере, но удобнее пользоваться специализированным термопринтером. Конечно, такие принтеры достаточно дороги, но они печатают на липких термоэтикетках, информация на которых не стирается и не смывается. Кроме того, рулон с термоэтикетками можно зарядить в этикет-пистолет и существенно поднять производительность труда работников склада.

Что необходимо для полной автоматизации торговли начиная от аптечного склада и заканчивая покупателем? В общем виде такая системы должна состоять из модуля управления заказами (по поставщикам и покупателям); модуля управления складом; программного обеспечения торгового зала; бухгалтерской подсистемы и подсистемы статистики и аналитики.

Все эти подсистемы можно применять как вместе, так и по отдельности, но наибольшего эффекта можно добиться только при полном внедрении системы. Важно отметить, что возможен поэтапный переход на новую форму организации торговли без остановки существующего процесса. При этом поэтапно может приобретаться как аппаратная часть (POS- и торговые терминалы, термопринтеры, CCD-сканеры, компьютеры), так и программные компоненты.

Вариантов реализации системы учета товаров с помощью их штрихового кодирования существует несколько. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, и для выбора того или иного варианта необходимо проконсультироваться со специалистами. При этом нужно принимать во внимание потребности аптеки, особенности применяемой системы учета, имеющееся в аптеке оборудование, опыт и навыки сотрудников и многое другое.

Рассмотрим различные варианты подбора оборудования для использования с автоматизированной торговой системой.

1. "Супермаркет" (кассовый аппарат в каждом отделе)

Реализацию этого варианта можно наблюдать во многих крупных и дорогих магазинах самообслуживания (супермаркетах). В этом случае все преимущества метода штрихового кодирования используются наиболее эффективно. Однако и стоимость его внедрения при этом самая высокая, приблизительно 25 млн. рублей на одно рабочее место. В данном случае POS-терминал (Point of Sale - пункт продажи) выполняет функции учёта денег и товаров одновременно. Товары со штриховым кодом поступают со склада в торговый зал, POS-терминал считывает код товара, по коду определяет стоимость, формирует денежный чек покупателя и регистрирует в фискальной памяти стоимость покупки. При этом POS-терминалы могут работать как автономно (база данных по товарам хранится на локальном жестком диске и формируется по открытию смены), так и совместно в локальной сети (база данных по товарам хранится на центральном компьютере - сервере, и POS-терминалы непрерывно обращаются к серверу за информацией о стоимости товаров). Оба варианта имеют свои плюсы и минусы и конкретный выбор зависит от количества POS-терминалов.

2. POS-терминал в центре зала

Это немного упрощенный способ реализации первого варианта. Он немного дешевле, и снимает с провизоров задачу получения денег от покупателя. В этом случае POS-терминал выполняет функции учета денег, а учёт товаров выполняется в секциях торговыми терминалами. При этом могут использоваться как специализированные торговые терминалы, так и более дешевые торговые терминалы на базе обычного компьютера, имеющего сканер штрихового кода, и принтера чеков. Торговый терминал отличается от POS-терминала отсутствием денежного ящика, считывателя магнитных карт и фискальной памяти, а в случае использования обычного компьютера, и отсутствием специальной клавиатуры. Торговые терминалы стоят примерно в два раза дешевле POS-терминалов и могут выполняться как на базе обычных компьютеров класса 486, так и специализированных ККМ (ЭКР 4110).

Работа с применением торговых терминалов строится по следующей схеме: покупатель в секции выбирает товар, продавец считывает штриховой код, вводит количество и повторяет этот процесс по всем покупкам. Формируется товарный чек, в котором представлены все покупки, их цена и количество. В нижней части товарного чека указывается общая стоимость к оплате и наносится штриховой код с суммой чека и его номером. С этим чеком покупатель идёт к POS-терминалу и производит оплату. После оплаты покупатель получает денежный чек, с которым возвращается в отдел и получает свою покупку. Этот вариант эффективен при большом количестве секций, или если по каким-либо причинам нежелательно совмещать товары и деньги в одной секции.

3. Использование обычных кассовых аппаратов

Разновидностью второго варианта является, по-видимому, наиболее предпочтительный для большинства аптек в силу своей дешевизны способ использования торговых терминалов на базе обычных компьютеров в сочетании с обычными, уже имеющимися в аптеке кассовыми аппаратами. Конечно, этот способ, как все наиболее дешевое, имеет свои недостатки. Тем не менее, его главные достоинства - простота и дешевизна для многих аптек, не обладающих значительными финансовыми ресурсами, могут перевесить все недостатки. Ведь стоимость одного рабочего места в таком варианте составляет приблизительно 5-7 млн. рублей, и при этом не требуется замена имеющихся кассовых аппаратов.

Существует также возможность комбинирования перечисленных выше вариантов. В любом случае, как уже было сказано, выбор того или иного варианта зависит от многих факторов, и требует серьезных размышлений и консультаций специалистов.

Важно понимать, что сами по себе штриховые коды - это лишь средство для быстрого ввода информации о товаре в автоматизированную систему торговли. Главное - это программное обеспечение склада, бухгалтерии, рабочих мест кассиров и продавцов. Конечно, эти программы функционируют с вполне определенным аппаратным обеспечением, поэтому внедрение системы штрихового кодирования - это создание программно-аппаратного комплекса с учетом специфики торговли на конкретном предприятии торговли.

Конечно, внедрение любой новой технологии - дело непростое. Важную роль на этапе отработки подходов к созданию эффективной системы торговли в аптеке играет имеющийся опыт работы с новыми технологиями. К примеру, если в аптеке уже полностью автоматизирована деятельность склада и бухгалтерии, имеется локальная вычислительная сеть, обучен персонал, то для такой аптеки не составит большого труда внедрить и систему торговли с применением штрихового кодирования товаров. В то же время, если в аптеке совсем не применяется автоматизированный учет, внедрение штрихового кодирования будет происходить сложнее, однако у такой аптеки имеется большая свобода в выборе варианта реализации системы, поскольку она создается на "пустом" месте.

Милушин М.И.

 



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"