Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Актуальность полной автоматизации управления предприятием не является новой для России и не требует каких-либо длительных объяснений в отличие от рынка консалтинговых и аудиторских услуг, недавно открытого для потребителя.

Цели и задачи финансового и управленческого учета на предприятии, рядом представленных на сегодняшнем рынке, финансовых программных продуктов выхолощены до составления бухгалтерской отчетности, которая отражает прежде всего интересы государства, фискальных органов по обязательствам перед бюджетом или внебюджетными фондами. Интересы других участников хозяйственных процессов и прежде всего собственников, акционеров, исполнительной дирекции, а также контрагентов, кредиторов и других оказываются подчиненными, а порой вообще не берутся во внимание при аудировании, консалтинге, постановке бухгалтерского учета. Дальнейшая ущербная автоматизация финансово-экономической деятельности предприятия является уже следствием.

Проблема обостряется тем, что векторы интересов всех уровней потребителей финансовой информации различны как по направлению, так и по значению.

Логично, когда диктатором глубины правил и методов финансового и управленческого учета становится собственник, осознающий и исполняющий непреложные требования государства, регламентирующего принципы налогообложения хозяйственной деятельности.

Сегодня в сложившейся ситуации основными требованиями к коммерческому финансовому программному продукту (ПП) по комплексной автоматизации управления предприятием являются следующие.

• Изменение методики ведения финансового учета по географическому и временному принципам. Конечно, дельта изменений западного учета год от года несравнимо мала в сопоставлении с российским. Оглянувшись всего на несколько лет назад, мы увидим появление новых объектов учета (НМА, ценные бумаги и т.п.), новые хозяйственные операции, изменение методики учета старых и т.п.
• Налоговое законодательство. По определению - это вечно изменяемый рычаг управления рыночной экономикой со стороны любого государства. Его изменения определяют стратегию и тактику приоритетного развития целых отраслей и принципов хозяйствования.
• Смена собственника и/или исполнительной дирекции.
• Смена и расширение сфер деятельности.
• Изменение технологических процессов и т.п.
• Итак, очевидно, что учетные параметры хозяйственной деятельности любой страны мира не могут быть статичны, однажды и навсегда определены и неизменны. Современные ПП должны иметь прозрачную структуру данных и связей, а также доступные инструменты по оперативному добавлению, удалению, корректировке структур баз данных, параметров их полей, связей, экранов ввода и просмотра информации.

1. Оперативность. Этот параметр современный пользователь хочет рассматривать не только в отношении учета управленческой информации, оперативной, бухгалтерской, финансовой, статистической отчетности. Важна оперативность адаптации программного продукта к динамически изменяемым специфическим особенностям хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Каждый день ожидания реализации жизненно необходимых изменений ведет хозяйственные организмы к неуправляемости и хаосу.
2. Обучаемость. К сожалению, чем больше функциональная полнота, тем труднее добиться унификации интерфейса различных задач. Но это один из основных параметров, характеризующих степень внедряемости ПП.

Анализ финансовых программных продуктов, представленных на сегодняшнем зарубежном и российском рынках показывает, что они делятся по концепции подходов на два класса:

Попытки дополнить основную задачу - "Главную книгу"- другими модулями: "Зарплата", "Учет основных средств", "Учет дебиторов-кредиторов" и т.д. постепенно ведут программы ко второму классу концепций формирования финансовых задач.

На основе анализа обеих изложенных концепций были сформулированы новые принципы построения информационного пространства, удовлетворяющего вышеописанным требованиям (см. пп.1-5).

1. Разграничение способов хранения и обработки данных с формированием "единого информационного пространства" и созданием программного модуля, обрабатывающего его вне зависимости от состава структур баз данных и динамики их изменений.
2. Интеграция информационного пространства, управленческого, финансового и статистического учета.

"Единое информационное и функциональное пространство" обладает следующими основными уникальными и реализованными свойствами:

• состав структур и связей информационных сред может быть кардинально различным при использовании единого программного модуля;
• динамическое изменение во времени без изменения программного кода, состава баз данных в информационной среде, структур баз данных и их реляций, типов, размерностей, наименований полей;
• стандартизация по шести правилам создания и методов обработки прикладных информационных структур, насчитывающих только у одного предприятия в среднем четыреста-шестьсот файлов-таблиц;
• стандартизация ввода информации по трем типам;
• унифицированный экран ввода любой бухгалтерской информации реализующий:
• основополагающий принцип "двойной записи";
• автоматическое поддержание баланса проводки (простой и сложной);
• неограниченный уровень параметров, содержащих бухгалтерскую, управленческую, статистическую информацию;
• четыре метода отображения всей финансовой информации, позволяющей сформировать любую бухгалтерскую (полные оборотные ведомости, журналы-ордера, инвентаризационные ведомости, мемориальные ордера, аналитические ведомости и т.п.) управленческую и статистическую отчетность.

Комплекс "Эталон", учитывая любую специфику и все формы собственности, полностью автоматизирует финансово-экономическую деятельность:

• производственных предприятий; оптовой и розничной торговли; страховой и перестраховочной компаний; бюджетных организаций; аудиторских фирм; научно-исследовательских организаций; предприятий сферы услуг; гостиничных комплексов и ресторанов; шоу-бизнеса; инвестиционных компаний и т.д.

Используя один программный модуль, можно обрабатывать и объединять учетную информацию нескольких предприятий, что очень удобно для корпораций и холдингов. "Эталон"- это комплексное решение всех необходимых для управления предприятием задач:

• российский и международный бухгалтерский учет в режиме реального времени; весь забалансовый учет (давальческое сырье, консигнационный товар); управление производством и ценообразование, маркетинг, снабжение и сбыт, формирование портфеля заказов; полный складской учет материалов, оборудования, МБП, готовой продукции, товаров, полуфабрикатов и т.п.; бизнес-план (доходы, затраты, прибыль и ее использование); финансово-экономический анализ; финансовый отдел; кадры и штатное расписание; юридический отдел; касса; столовая (с калькуляцией блюд); учет договоров и многое другое в единой информационной среде.

В настоящее время клиентам поставляется программный комплекс "Эталон" версии 3.00 (DOS-версия). Одновременно выполняется бета-тестирование "Эталона" версии 4.00 (Windows-версия).

Система паролей пользователей. Защита от несанкционированного доступа. Многоуровневое разграничение доступа к функциям, объектам и данным, блокировка любой выборки записей от корректировки.

Комплекс позволяет вести оперативный учет и планировать использование любых материальных, нематериальных, трудовых, интеллектуальных и других групп, видов, типов ресурсов. Динамическое масштабирование временных интервалов использования ресурсов позволяет вводить информацию с точностью до секунд, минут, часов, дней, недель, декад, месяцев, кварталов, лет. Графический ввод и корректировка информации реализованы различными способами, которые можно оперативно менять, выбирая удобный по ситуации: дискретно-матричный (ввод ячейки, строки, столбца, блока); диаграмму Ганта (ввод одного временного интервала, нескольких, столбец, блок); гистограммы; линейные диаграммы.

Группировка - масштабирование по объектам/ресурсам.

Эталон-case-технология включает графический визуальный проектировщик управленческого информационного пространства, позволяющий построить уникальные и учитывающие специфику клиента структуры баз данных холдинга, предприятия, бизнес-процесса, задачи, элементарных объектов-таблиц без изменения программного кода. Эталон-case-технология реализует принципы объектно-ориентированного подхода: наследование, инкапсуляция, полиморфизм не только при создании программного продукта, но и при проектировании информационного пространства. Оперативная корректировка структуры любого объекта, реляций, параметров полей-данных выполняется с автоматической отработкой обратной связи по модификациям, не разрушающим смысл инкапсулированных свойств и методов или логических связей объектов. В противном случае выдается предупреждение о фатальности производимых изменений с регистрацией в системном протоколе. Эталон-case-технология обладает многочисленными средствами по анализу:

• топологии спроектированного информационного пространства;
• физических и логических связей объектов;
• иерархии дерева наследования;
• свойств и методов любого объекта и т.п.

Мощный механизм ввода проводок с тремя режимами:

• ручной, с вводом каждого значения поля экрана или выбором из справочников;
• автоматизированный, часть полей заполняется расчетным образом, к любому полю ввода можно подключить любой созданный расчет;

• автоматический, проводка или группа проводок формируется без участия пользователя.

Широкое использование справочников при вводе проводок с одновременным их заполнением и корректировкой, формированием промежуточных отчетов и документов. Технология быстрого ввода больших объемов информации. Автоматическая поддержка баланса любой хозяйственной операции, в том числе сложной, содержащей несколько проводок.

Гибкая поддержка справочников, задач и забалансовых счетов, формируемых с учетом специфики предприятия. Вызов их практически из любого места системы.

Ведение баз данных документов. Создание и корректировка всех возможных стандартизованных форм входных и выходных документов, получение подготовленных документов на экране, печати и в файле. Формирование статистических и управленческих отчетов по базам данных документов. Ведение реестров по всем видам документов. Настройка документооборота на специфику предприятия.

Оперативная оценка текущего состояния предприятия. Главная книга, журнал хозяйственных операций, подготовка раздельных и консолидированных балансов (сальдовых, аналитических, полнооборотных) в любой момент времени. Объединенный баланс по нескольким отчетным периодам.

Комплекс "Эталон"- это готовая пользовательская система, адаптированная к специфике предприятия и четыре мощных инструмента дополнительной настройки, встроенные в программный продукт:

• Генератор среды, дающий возможность изменять структуру информационной среды и ее параметры. При помощи генератора можно:
• изменять русские наименования полей данных в БД, их тип, размерность;
• выполнять анализ любой структуры данных на экране/печати, топология информационного пространства;
• формировать экраны ввода и просмотра информации.
• Генератор отчетов, позволяющий сформировать различные варианты сальдовых, аналитических, полных оборотных ведомостей по балансовым и забалансовым счетам и различные отчеты по справочникам и БД документов. Отчет - табличное представление информации файлов данных. Под формированием отчета понимается:
• формирование шапки отчета: определение полей, входящих в отчет, порядка их следования в отчете, включение в отчет дополнительных расчетных полей, по которым проводится суммирование, изменение размерности полей;
• поиск и выборка данных в отчет по любому сформированному пользователем запросу (произвольный запрос формируется пользователем из любых полей системы и может включать любую их комбинацию);
• сортировка и группировка данных с подведением итогов и подитогов по группам и подгруппам;
• оформление отчета и вывод его на экран, в файл, любой принтер в сети.

Любую конфигурацию отчета можно запомнить как отчет пользователя и использовать ее многократно.

Результаты финансовой деятельности предприятия могут быть сформированы в виде отчетов для директора и других руководящих работников, доступных для просмотра только по соответствующему паролю.

• Генератор автоматических расчетов, предназначенный для создания и выполнения автоматических действий, расчетов, изменяющих информационную среду Комплекса с целью решения задач управленческой деятельности и их моделирования. При помощи этого инструмента формируются автоматические хозяйственные операции, обеспечивающие выполнение конкретных задач. Автоматические хозяйственные операции состоят из таких элементов, как:
• автоматическое изменение данных любого файла информационной среды;
• автоматическое добавление данных в файлы;
• автоматическое удаление данных из файла;
• электронная таблица, изменяющая данные, представленные в табличной форме;
• автоматическое добавление бухгалтерских проводок в любые балансовые и забалансовые счета;
• временные файлы и переменные, используемые для хранения промежуточных данных и оптимизации временных характеристик расчетов;
• экранные формулы для подключения их к экранам ввода с целью проведения расчетов при вводе проводок и информации в справочники и БД документов.

Генератор автоматических расчетов снабжен встроенными инструментами анализа и отладки (пошагового протоколирования) элементов автоматики.

Реестры учета договоров, входящих и исходящих счетов (номер, дата составления, сроки оплаты, этапы выполнения договора, ответственный за исполнение и т.д.).

Поэтапный анализ исполнения договоров. Расчет штрафов и пени.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам взаиморасчетов с учетом просроченной по каждому контрагенту, договору, счету и т.п.

Учет сложных взаиморасчетов, оформление бартера с использованием итогов различных балансовых счетов.

Сводный, оперативный и статистический отчет для каждого вида договора по любой информации, содержащейся в договорах, по контрагентам, по датам начала или окончания договоров, по срокам действия договоров и т.д. Каждый отчет можно формировать с любой группировкой, сортировкой, подведением итогов и подитогов.

Автоматическое формирование платежного календаря с учетом сроков нормативных платежей, этапов выполнения договоров и т.д.

Анализ исполнения плановых платежей на основании проводок по счетам балансового бухгалтерского учета.

Расчет оптимальных сроков платежей. Анализ отклонений по доходной и расходной частям. Персонификация планируемых доходов и расходов.

Пообъектный учет основных средств и нематериальных активов (по первоначальной, восстановительной, остаточной стоимостям с любым количеством уровней аналитики, с автоматическим выделением и учетом НДС);Автоматическое начисление амортизации(с детализацией по счетам затрат, по видам деятельности, по видам продукции, по месту возникновения затрат и т.п.). Неограниченное количество методик начисления амортизации.

Автоматический расчет суммарного износа и текущей остаточной стоимости каждого объекта основных средств.

Учет по всем объектам, любым видам работ, по статьям затрат, по подрядчикам и субподрядчикам и т.п. Учет капитальных вложений по сметной, плановой и фактической стоимости. Автоматический расчет плановых затрат (на основе сметной стоимости, нормированных коэффициентов стоимости работ и процентов, увеличивающих стоимость работ). Составление отчета (калькуляции) по плановой и фактической сметной стоимости объектов по видам работ, по подрядчикам и т.д.

Складской, бухгалтерский и забалансовый учет любых видов материальных средств, в том числе: сырья, материалов, товаров, полуфабрикатов, оборудования, готовой продукции, давальческого сырья, консигнации (с неограниченной аналитикой, вплоть до типа, вида, группы материальных средств; срока годности; артикулов; полного химического состава; сложной структуры; изощренного сертификата и т.д.; с выделением и учетом НДС).

Учет по цене прихода, средневзвешенной цене, LIFO, FIFO, отпускным ценам на основе автоматических расчетов. Автоматический контроль наличия материальных ценностей при списании или реализации. Оперативное формирование прайс-листа, гибкий автоматический расчет и учет любых видов скидок.

Резервирование товара с учетом выписанных счетов, а также выписанных и оплаченных счетов.

Хранительский и бухгалтерский учет сценическо-постановочных средств и библиотечного фонда (с неограниченными параметрами и характеристиками).

Учет продуктов питания, (составление меню, гибкое изменение норм расходов в соответствии с номенклатурой и качеством продуктов, имеющихся на складе, расчет стоимости одной порции, автоматическое списание продуктов со склада в соответствии с требованиями меню). Инвентаризация по любым объектам бухгалтерского и складского учета (материально ответственному лицу, подразделению, группе, виду, типу товара и т.п.) в любой момент времени.

Комплексная автоматизация деятельности отделов снабжения, сбыта, маркетинга и бухгалтерии. Формирование любых типов первичных документов: счетов, накладных, реестров, доверенностей и т.п., их учет, статистика и анализ.

Учет затрат на производство и расчет себестоимости продукции с использованием любой методики, в том числе с возможностью их одновременного применения, например: "директ-костинг" и калькуляция всех затрат.

Составление бизнес-плана с анализом плановых показателей, фактического исполнения, перерасхода/экономии в абсолютных и относительных величинах по доходам, затратам, прибыли и ее использованию с учетом видов деятельности, статей затрат и т.п,).

Учет затрат на основные, вспомогательные, обслуживающие производства, расходы будущих периодов, коммерческие, общепроизводственные и общехозяйственные осуществляются с любыми настраиваемыми уровнями аналитики (по видам деятельности; по видам выпускаемой продукции. заказам, темам; по договорам, контрактам; по элементам и статьям затрат; по службам, цехам, отделам, секторам и т.п.).

Автоматическое формирование бухгалтерских проводок по списанию общепроизводственных и общехозяйственных затрат на производство с настройкой на любые принципы списания(в процентном отношении, пропорции и. т.д.)

Учет издержек обращения, коммерческих расходов и учет затрат непроизводственной сферы по каждому объекту. Составление бизнес-плана с анализом плановых показателей, фактического исполнения, перерасхода/экономии в абсолютных и относительных величинах по доходам, затратам; прибыли и ее использованию (в разрезе видов деятельности, статей затрат, фондов и т.п.).

Полная автоматизация склада готовой продукции. Каталог готовой продукции с любым уровнем детализации (артикул, марка, размер и т.п.). Учет тары. Накладные на сдачу готовой продукции. Автоматическое изменение состояния склада при выписке счета-фактуры на отпуск готовой продукции.

Счета-фактуры, формирование книги продаж.

Автоматические проводки по реализации продукции и списанию реализованной готовой продукции (по себестоимости).

Учет реестров акционеров по настраиваемым аналитическим признакам.

Учет договоров покупки, продажи и мены любых финансовых вложений. Эти договоры содержат, например, следующую информацию: вид договора; контрагент и полную информацию о нем; эмитент; вид ценной бумаги; валюта, в которой заключается договор; валюта, в которой оплачивается договор; условия оплаты; дата заключения договора; дата перерегистрации договора; срок оплаты договора; процент за перерегистрацию; пени за просрочку оплаты; брокер и брокерское вознаграждение и т.п.

Мультивалютный учет наличных и безналичных денежных средств, автоматический расчет курсовых разниц с выполнением проводок по счетам балансового учета. Формирование, регистрация и учет всех видов банковских и кассовых документов.

Обмен данными с любыми системами "Клиент-банк".

Раздельный учет доходов по различным видам деятельности Расчет их прибыльности и убытков. Учет и анализ использования прибыли по статьям и элементам.

Учет труда и заработной платы в бюджетных предприятиях на основе применения единой тарифной сетки как по окладной системе с различными видами надбавок, так и с учетом проводимой тарификации, с настройкой на любые виды и алгоритмы начислений и удержаний.

Автоматический перерасчет заработной платы при изменении размера тарифной ставки первого разряда, расчет всех удержаний и отчислений, а также автоматическое формирование бухгалтерских проводок по видам начислений и удержаний. Связь с учетом кадров, приказов, ведением табеля отработанного времени и т.п.

Анализ информации в любой детализации и группировке (подразделение, служба, специальность, пол, образование и т.д.).

Учет Договоров прямого страхования по видам страхования и по видам рисков (для рисковых видов страхования). Договоры содержат следующую информацию: вид страхования; страхователь и полная информация о нем; учетная группа (для расчета резервов); валюта, в которой проводится страхование; страховая сумма, страховая премия (для рисковых видов страхования по каждому риску); тарифная ставка; дата начала и окончания договора; срок действия договора; условия страхования; брокер и брокерское вознаграждение и т.д.

Учет Договоров, принятых в перестрахование по видам страхования и по видам рисков. В эти договоры заносится весь слип договора страхования, а также вид страхования, валюта, в которой проводилось страхование; цедент; доля цедента; доля перестраховщика; перестраховочная комиссия; брокерское вознаграждение и т.д.

Учет Договоров, переданных в перестрахование и ретроцессию по видам страхования и видам рисков. Эти договоры содержат данные о виде страхования; перестраховщике; доле перестраховщика; комиссии цедента и т.д.

Ведение журнала учета убытков по видам страхования и по валюте, в которой происходило страхование. Журнал содержит следующую информацию: дата поступления заявления о страховом случае; номер договора (полиса); дата наступления страхового случая; причина страхового случая; величина заявленного убытка; произведенная страховая выплата (дата, сумма); отказано в выплате (дата, сумма); причина отказа и т.д.

Автоматическое формирование страховых резервов по каждому виду страхования и в той валюте, в которой производилось страхование; типовых проводок для начисления страховых/перестраховочных премий, оригинальных, перестраховочных и брокерских комиссий.

Создание собственной кодировки (цвет, срок годности, вкус, запах и т.д.) без ограничения количества характеристик; Ведение прайс-листа с кодировками товара как своей, так и производителя/поставщика, или с учетом обеих кодировок; ведение любого количества прайс-листов (по покупателям, с коэффициентом пересчета ММВБ, ЦБ, фирмы, произвольный коэффициент).

Контроль за текущим состоянием количественных и качественных характеристик товара в торговом зале. Сроки реализации; неограниченное количество единиц измерения с неограниченным количеством таблиц пересчета, например банка, упаковка, коробка и т.д.; партионный учет.

Продажа по штрих-коду, наименованию чека, различные типы сторнирования, скидки (на товар, чек, сезонные, клиенту), ручное изменение цены, отложенные чеки, мультиоплата по чеку, обработка карт и т.д.; уценка, доценка, любая сложная система скидок; автоматическое формирование проводок на основе чеков; печать чеков, контрольная лента, гарантийный талон, счет, накладная.

Инвентаризация: формирование неограниченного количества статистических и управленческих отчетов.

Контроль действий: контроль продаж; управление кассирами, сменами, кассами, доступом, правами, курсами валют; приход, выдача, инкассация денег.

Управление товарооборотом множества торговых предприятий с возможностью их консолидации; консолидация кассовой отчетности.

Ведение взаиморасчетов с постоянными клиентами; мультивалютные расчеты с поставщиками и покупателями.

Формирование заказов на покупку на основании заказов на поставку; учет движения заказов на товары; контроль исполнения заказов.

Работа в on/off line режимах: автоматическая поддержка целостности данных; операции загрузки/выгрузки информации из/в формат ASCII; операции выгрузки/загрузки информации из/в форматы программ третьих фирм.

Программный комплекс "Эталон" не может быть отнесен к "коробочным" программным продуктам. Поэтому,помимо собственно продажи ПО, компания "Цефей" предоставляет пользователям большой набор услуг (рис. 11).

Комплекс "Эталон" разработан для функционирования прежде всего в сетевой среде, хотя не исключен и одномашинный вариант. Ниже приводятся требования к аппаратно-программному обеспечению сервера и рабочих станций, необходимые для нормального функционирования комплекса.

Процессор 486DX2-66; RAM 16 Mb; HDD 1 Gb; источник бесперебойного питания; сетевые платы не ниже Ethernet 16 bt.

Комплекс "Эталон" может работать в сетях, поддерживающих сетевой протокол NetBios: Novell NetWare версии не ниже 3.11; Windows NT; Windows для рабочих групп и др.

Процессор 486DX4-100; RAM 32 Mb (рекомендуется 64 Mb); операционная система Windows NT Server 3.51 и выше; источник бесперебойного питания.