Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Данная статья является продолжением публикаций в данном журнале: номер 3 за 1996 год и номер 2 за 1997 год. Статья посвящена подробному описанию интерфейса пользователя при вводе информации и возможностям его настройки на различные сценарии работы. Некоторые сведения о системе будут повторены с целью сохранения целостности и понимания материала.

Основным назначением Бухгалтерской Операционной Системы (далее БОС) является автоматизация бухгалтерского, складского и прочих видов учета на предприятиях, различных по виду и масштабам деятельности. Все необходимые функции учетной деятельности: операции, проводки, сальдо, итоги в различных разрезах, закрытие периода и т.д. входят в ядро системы и не требуют специальной разработки.

БОС является универсальной системой хранения и обработки информации. Поэтому с ее помощью можно автоматизировать и другие участки управления предприятием, не связанные с учетом: маркетинг, планирование, отдел кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

В идеологию системы положены следующие основные принципы:

1. Предоставить ВСЕМ пользователям системы общие штатные средства экранного интерфейса, обработки и анализа информации, покрывающие всю гамму их потенциальных потребностей.
2. Предоставить КАЖДОМУ пользователю системы информационную среду с необходимым только ему набором объектов (счетов, справочников, документов), процессов их обработки и отчетов.
3. Обеспечить ВЫСОКУЮ степень гибкости и производительности при настройке или перенастройке информационной среды конкретного пользователя на его потребности.

Система призвана заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на высокопроизводительную работу администраторов системы с общими знаниями работы на компьютере и основ бухгалтерского учета. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС (до 10000) со всеми формами и процессами обработки информации. При создании используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и процессов. Имеются мощные средства диагностики (но-хау), контролирующие взаимную корректность объектов и процессов при любых изменениях структур данных объектов среды БОС.

В итоге значительно сокращается время на разработку, а ГЛАВНОЕ на модификацию информационной среды БОС при развитии или изменении учетных задач.

СИСТЕМНЫЙ СЧЕТ - кодовое обозначение двух логически связанных объектов среды: ОБОРОТЫ счета и ОСТАТКИ счета, в которых хранится однородная по аналитике учетная информация. Номер системного счета используется также в обозначении файлов соответствующих объектов на диске компьютера. Количество системных счетов определяется потребностями плана счетов, забаланса и приложений.

БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ - кодовое обозначение объекта учета материальных и/или денежных средств предприятия. Используется в корреспонденции проводок хозяйственных операций и для обработки бухгалтерской информации. Полный номер балансового счета состоит из четырех цифр, которые можно использовать для обозначения основного счета и его субсчета: 1201, 1202, 7001. Каждый балансовый счет относится к одному из системных счетов с подходящей аналитикой. Один системный счет хранит информацию по нескольким балансовым счетам, не смешивая их обороты и остатки. Группировку (или проецирование) балансовых счетов по системным счетам производит пользователь при настройке. Количество балансовых счетов определяется потребностями разбивки плана счетов на субсчета. Поэтому балансовый счет в системе дополнительно трактуется как субсчет и используется как специальный аналитический признак в объектах среды БОС.

АНАЛИТИКА - совокупность аналитических признаков, однозначно идентифицирующих объекты бухгалтерского учета и справочной информации. Количество признаков или иначе глубина аналитики диктуется потребностями анализа информации с большей или меньшей степенью детализации в конкретном объекте среды БОС.

СВЯЗИ - иерархические отношения между объектами среды БОС, определяющие контроль вводимой информации, для обеспечения целостности и непротиворечивости последней. Наличие связей автоматически добавляет в интерфейс пользователя сервисные функции по работе с информацией в данном объекте.

Среда пользователя состоит из двух типов категорий: информационных объектов и процессов их обработки.

К ОБЪЕКТАМ относятся следующие категории:

ОБОРОТЫ счета - объект среды, содержащий информацию по оборотам балансового счета. Имеет унифицированную для всех счетов панель ввода информации.

ОСТАТКИ счета - объект среды, содержащий информацию по остаткам балансового счета на начало отчетного периода. Имеет унифицированную для всех счетов панель ввода информации.

СПРАВОЧНИК - объект среды, содержащий любую справочную информацию как используемую при работе с объектами счетов среды БОС, так и используемую для самостоятельных целей. Имеет унифицированную для всех справочников панель ввода информации.

ДОКУМЕНТ - объект среды для подготовки и хранения информации любого выводимого на печать документа. Имеет унифицированную для всех документов панель ввода информации.

К ПРОЦЕССАМ относятся следующие категории:

ОТЧЕТ - процесс извлечения информации объектов среды c целью её анализа в различных разрезах и получения различных итогов. Имеет унифицированную для всех счетов и справочников панель получения и анализа информации.

РАСЧЕТ - процесс обработки информации объектов среды и объектов экранного интерфейса. Расчет является автоматическим процессом, но может выполняться с участием пользователя для ввода дополнительных данных.

ОПЕРАЦИЯ - процесс ввода информации о бухгалтерской проводке в обороты счетов. В системе предусмотрены ручные операции, выполняемые непосредственно пользователем, и автоматические операции, выполняемые без участия пользователя.

Поскольку среда БОС может иметь в своем составе тысячи объектов, то для работы с каждым из них используются универсальные штатные средства по вводу и корректировке информации. К ним относятся несколько типов экранных объектов: панель ввода, таблица, панель отчетов, меню, списки, запросы к пользователю.

Интерфейс ДОС плюс продуманный интуитивный сценарий работы с функциональными режимами позволяет: 1) быстро вводить большие объемы информации; 2) надежно контролировать корректность и целостность информации как в рамках текущего объекта, так и в рамках всей среды в целом; 3) значительно уменьшить время на освоение работы с незнакомыми ранее объектами в силу одинаковой технологии работы с каждым из них.

Определенные ограничения в вариативности экранных форм компенсируются неограниченными вариантами контроля и расчетов вводимой информации, создаваемых настройкой объектов и процессов в генераторах системы.

Например, ввод информации в справочник "Накладная на отпуск" может выглядеть следующим образом (рис. 1).

В тело панели ввода могут быть установлены кнопки вызова дополнительных (нештатных) режимов работы, которые определяются только для конкретного объекта с помощью генераторов системы. В приведенном примере в панель вставлена кнопка <ПРЕДМЕТ> для организации необходимого сценария ввода предмета накладной, который в свою очередь также является объектом среды (справочник), который скрыт от прямого доступа к нему пользователя через штатную панель.

Таблица является средством просмотра записей объекта среды БОС, а также выбора из нее упорядоченного подмножества для различной обработки. Таблица не имеет ограничений по ширине и длине и представляет фрагмент информации, видимый в окне. Перемещение по таблице производится стандартными клавишами навигации в любой комбинации и последовательности.

Текущая запись таблицы выделяется светлой подсветкой на всю ширину таблицы. К понятию "текущая запись" адресуется множество функций управления и обработки информации не только в таблице. Предусмотрена индикация возможных перемещений по горизонтали и вертикали таблицы.

ПРОСМОТР ЗАПИСЕЙ является основным (по умолчанию) режимом работы в таблице. Индикатор режима в нижней рамке таблицы находится в состоянии "#". В этом режиме производятся поиск, просмотр, анализ и выбор необходимых записей для последующей обработки, в том числе для печати. Доступ к изменению данных в этом режиме не возможен.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАПИСЕЙ является дополнительным режимом, исключительно для изменения неключевой информации объекта в таблице. Дело в том, что контроль изменения ключевой информации со стороны системы производится только в панели ввода. Поэтому изменение ключевых полей в таблице полностью запрещено. Прочие поля могут быть доступны для редактирования с разрешения администратора БОС.

Включения режима производится нажатием клавиши <F4>. При этом индикатор режима переходит в состояние "!!" и реакция на клавишу <Enter> изменяется. Ее нажатие приводит к активации доступных полей редактирования текущей записи. После редактирования текущей записи можно активировать поля других записей и изменить их. Возврат в режим просмотра производится повторным нажатием клавиши <F4>.

Выделять записи можно в любом порядке из разных мест таблицы. При этом положение записей в подмножестве будет в точности отражать этот порядок выбора. Не всегда это важно, например при удалении информации, но в других случаях, например при корректировке информации, это может играть решающую роль.

Если требуется выбрать только одну запись из таблицы, достаточно сделать ее текущей и нажать клавишу <Enter>.

ВЫДЕЛЕНИЕ БЛОКА ЗАПИСЕЙ в таблице является средством выбора их непрерывного подмножества для дальнейшей обработки. Для выделения используется клавиша <F3>, которой отмечается начало и конец блока. При этом записи блока окрашиваются в желтый цвет, а индикаторы разметки записей приобретают соответствующие значения. К подмножеству записей блока можно добавить обычным выделением другие произвольные записи.

Отмена любого выделения производится клавишей <Delete>.

ФУНКЦИИ таблицы предоставляют общие возможности обработки информации для всех объектов БОС. Вызов функций производится клавишей <F6> из специализированного меню (рис. 2). Функции позволяют произвести поиск необходимой информации, зафильтровать информацию по неограниченному количеству условий, изменить текущую сортировку информации, произвести замену информации неключевых полей множества записей, произвести некоторые вычисления по числовым полям и прочее. Некоторые функции требуют предварительного выделения записей, например замена информации.

Настройка таблицы позволяет оперативно изменить состав, порядок и внешний вид полей в таблице. Новая настройка автоматически сохраняется для повторной работы с данным объектом.

ПЕЧАТЬ таблицы предоставляет все возможности по выводу всей или части информации из таблицы на любое устройство, в том числе в файл. Вызов печати производится клавишей <F7> из специализированного меню (рис. 2). Режимы печати позволяют определить: какие записи печатать, заголовок на печати, какие поля из имеющихся в таблице выводить на печать, устройство печати, параметры бумаги, отступы и основной шрифт. При печати производится автоматическое разбиение таблицы по страницам и нумерация последних.

При печати в файл предусмотрена возможность просмотра файла любым указанным в настройке текстовым редактором с целью придания информации целевой формы.

Панель ввода является основой унифицированного интерфейса пользователя при вводе/корректировке информации в объекты среды БОС. Панель обеспечивает контролируемый в заданной последовательности ввод информации в аналитические поля одной записи объекта в соответствии с задуманным ранее сценарием работы. Для любого объекта можно создать как очень жесткий сценарий ввода с 100 % контролем вводимой информации, так и очень мягкий сценарий с полным отсутствием контроля.

Панель представляет собой (см.рис.1 справа) вертикальный список полей текущего объекта, полей других связанных объектов и так называемых полей-кнопок для активации дополнительных процессов обработки. Ввод информации пользователем производится последовательно сверху вниз. При этом на полях текущего объекта могут активироваться штатные средства контроля информации по установленным иерархическим связям, а также автоматические процессы, созданные дополнительно в генераторах БОС для данного объекта. Возможно произвольное перемещение и перелистывание вверх/вниз по всем полям панели.

При работе в панели ввода доступны следующие функциональные режимы работы.

F2. СПРАВОЧНИК - вызов связанного с данным полем другого справочника для просмотра и выбора из него записи с необходимым значением для вставки в текущее поле панели. Режим используется, если пользователь абсолютно не знает какое значение ввести или введенное значение было отвергнуто системой как неверное.

Режим действует только при наличии связи с данным полем.

F3. ИЗМЕНЕНИЕ СПРАВОЧНИКА - вызов связанного с данным полем другого справочника для изменения информации, например добавления новой записи. Режим используется, если пользователь знает, что новое значение необходимо обязательно ввести, но его нет в связанном справочнике. Например, надо добавить код нового клиента в спр.КЛИЕНТЫ при работе с накладной.

Режим действует только при наличии связи с данным полем. Используется также для быстрого перехода между справочниками данной ветви иерахии.

Если при корректировке записей изменяется информация ключевого поля, имеющего связи вниз к другим объектам, то автоматически запускается глобальный процесс изменения всех ссылок на его предыдущее значение в этих объектах.

F8. СБРОС ИНФОРМАЦИИ - вызывает очистку текущего поля панели и присвоение ему пустого значения в соответствии с типом данных.

Панель ввода используется одинаковым образом для справочников, остатков и оборотов счетов. При вызове объекта на экран панель всегда появляется первой на экране. С нее начинается работа с объектом и на ней заканчивается. Информация панели при вводе и корректировке попадает в запись базы данных, если на последнем поле была нажата клавиша <Enter>. Если это не будет сделано при корректировке, то ее результаты в базу данных не попадут.

Для выполнения проводки по всем правилам учета требуется сделать одновременно две записи в корреспондирующих счетах. Поэтому при вводе проводок используются одновременно две панели ввода: счета ДЕБЕТА и счета КРЕДИТА (см.рис.3). Эти панели имеют дополнительные постоянные поля: номер балансового счета вверху и суммы проводки внизу.

Сумма проводки в обоих панелях должна быть одинакова, что и поддерживается по умолчанию. Если сумма принудительно вводится разной, то производится запись в обороты обеих счетов проводки на меньшую сумму, а панель с большей суммой фиксируется для выполнения следующей проводки на величину остатка с другой корреспонденцией. Этот режим называется "расщеплением" проводки и часто используется, когда общая сторона нескольких проводок заполняется одинаковой информацией, но с разной суммой, например: Дб.10-Кр.60, Дб.19-Кр.60. В этом случае расщепление исходной суммы сч.60 в Дб.10 экономит время на повторном заполнении общей стороны Кр.60 и исключает чисто арифметические ошибки.

Информация одноименных полей панелей оборотов дублируется в другой панели по умолчанию. Эта автоматическая функция также позволяет избежать многих ошибок и ускорить ввод информации.

В отличие от справочников и остатков информация оборотов сперва попадает в буфер сеанса операций. Здесь она проходит предварительную сверку по итогам различных счетов и первичной документации и может находиться некоторое время, пока пользователь не примет решения загрузить ее в обороты счетов. В любом случае, где бы ни была проводка: в буфере или в оборотах, она всегда может быть вызвана на корректировку или удалена.

Начиная с этой публикации возможности БОС будут демонстрироваться на примерах реализации в ее среде различных учетных задач традиционной бухгалтерии, торговой и складской деятельности. Это позволит лучше понять технологию обработки информации и принципы учетных механизмов БОС.

Для начала предлагается учетная задача № 1 "Учет МБП". Выберем следующие условия задачи: 1) трехуровневая классификация МБП; 2) движения только по приходным ценам; 3) списание 50% износа при передаче в эксплуатацию и 50% при списании; 4) списание части МБП ниже определенной стоимости сразу в расход при передаче в эксплуатацию.

Иерархическая схема объектов среды БОС для данной задачи имеет вид представленный на рис.4.