Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

При непосредственном участии администрации города в Обнинске Калужской области разработана и сопровождается муниципальная информационная система. Все работы по этому проекту ведет Обнинский городской информационный центр (ОГИЦ). В рамках этой системы компьютеризированы практически все рабочие места в Обнинской городской администрации (около 70 автоматизированных рабочих мест). На базе локальной компьютерной сети создана единая информационная инфраструктура, которая резко повысила эффективность работы управленческого персонала. ОГИЦ с помощью административных служб сопровождает общегородские базы данных "Жители города", "Предприятия города", "Предприниматель города","БТИ" и ряд других. Очень эффективно работают информационные подсистемы "ГОРФО", "Комитет по управлению имуществом", "Жилищный отдел", "Коммунальное хозяйство" и ряд других.

При большой помощи администрации и при минимальных затратах в городе удалось наладить работы по разработке муниципальной геоинформационной системе (МГИС) В настоящее время при Управлении архитектуры создана и сопровождается электронная карта города, которая активно используется для решения таких сложных проблем, как сбор земельного налога в городе, оптимальное описание избирательных участков в городе, планировочные работы, решаются коммунальные проблемы и пр. В стадии разработки и информационного наполнения находится электронный земельный кадастр. Создание общегородской компьютерной системы по оплате населением жилья и коммунальных услуг позволило навести порядок в такой сложной сфере, как расчет и выдача субсидий и сбор квартплаты.

Настоящая статья посвящена одной из сложных проблем - автоматизации городского финансового отдела.

Расширение функций органов управления городом в современных сложных условиях вызывает значительное увеличение потребности в информационном обеспечении. Однако существующие системы управления, в которых преобладают ручные методики обработки документов, низкая организация управленческого труда и слабая техническая база не могут обеспечить органы управления информацией, необходимой им для выполнения своих функций. Несмотря на некоторое усиление работ в этом направлении, обеспечение информацией составляет около 20-25 % от потребностей в ней. Существенно снижает качество управления существующее положение, при котором 10 % принятых решений доводятся до конкретных исполнителей в установленные сроки, около 40 - 50 % доводятся с опозданием от 10 до 45 суток, а 45 - 50 % решений вообще не доводятся до исполнителей - и как следствие, проводимый анализ экономических и социальных показателей на три четверти не соответствует фактическому положению дел, а разрабатываемые мероприятия по улучшению экономического положения не эффективны и не дают положительных результатов.

Выход из создавшегося положения (кроме общегосударственных мероприятий) находится в создании современных информационных систем для управления городами и регионами и информатизация управляющих структур города.

Органы представительной и исполнительной власти, общественное сознание вплотную подошли к пониманию первоочередности решения проблемы информатизации, причем не только в плане понимания важности информатизации конкретных, разрозненных задач, но и в концептуальном плане. В частности, уже имеются факты практической постановки задач по информационному обеспечению процессов принятия решений по управлению. Это в свою очередь требует комплексной проработки всей программы региональной информатизации с позиций целей, приоритетов развития и управления регионом и субъектами хозяйственно-экономической деятельности.

Актуализация проблемы регионального управления в новых условиях социально-экономического развития требует адекватной перестройки системы информационного обеспечения. Региональная информационная политика, обеспечивающая в конечном счете, социально-экономическое развитие, должна быть направлена в первую очередь на:

• удовлетворение информационных потребностей населения;
• формирование новых экономических отношений;
• обеспечение управления всеми сторонами жизнедеятельности региона (района).

Решение задачи информатизации управления районом с единых научных, методических, технологических позиций позволит построить такую информационную инфраструктуру, которая не только станет основой, но и ускорит решение задач информатизации в социальной и производственной сферах и в то же время обеспечит интеграцию района в информационную инфраструктуру города и региона. Анализ показывает, что приоритетность информатизации данного направления определяется и целым рядом факторов социального, политического, экономического и т.д. характера.

Цель информатизации при этом - не формальный перевод существующих информационных потоков на компьютерную основу, а выявление и использование тех потенциальных возможностей по повышению хозяйственной, экономической, управленческой и других видов деятельности, которые заложены в современных информационных технологиях.

В городском финансовом отделе эти проблемы проявились, наверное, сильнее, чем в других структурах города. Резкое увеличение числа налогоплательщиков, появление новых форм денежного обращения, таких как налоговые зачеты, векселя, взаимозачеты, привели к резкому увеличению объема работ по ведению бухгалтерии городского бюджета. Возникла острая необходимость разработки соответствующего программного обеспечения.

Появление новой, быстродействующей техники, программного обеспечения, позволяющего решать задачи обработки больших объемов информации, дали возможность автоматизировать функции городского финансового отдела.

Современная вычислительная техника позволяет снизить трудоемкость обработки информации; повысить оперативность получения результатов и выходных документов; повысить производительность труда бухгалтера по бюджету городского финансового отдела.

При существующей практике учета исполнения городского бюджета наиболее существенным недостатком является большой объем ежедневно обрабатываемой информации. В 1993 году объем данных о доходах и расходах бюджета составил в среднем 310 документов в день! Можно отметить также низкую оперативность без применения вычислительной техники.

При организации сбора, регистрации, обработки и выдачи информации вручную, учитывая возрастающий поток входной информации, становится очевидными проблемы группировки документов, подсчета сумм, обработки результатов. Использование в работе калькулятора не избавляет от ошибок, на исправление которых уходит достаточно много времени.

Срочность решаемых задач не допускает задержек в выдаче результатов, информация обрабатывается ежедневно, так как документы после обработки передаются в другие службы и организации.

Кроме того, огромную роль в принятии решения о проведении автоматизации сыграло то, что бюджет города представляет собой форму образования и расходования денежных средств для финансирования бюджетных учреждений, мероприятий и городских комплексных программ через социальный и производственный комплекс городской администрации. Из городского бюджета осуществляется также финансирование расходов на содержание аппарата представительной власти, городской администрации, ее управлений и отделов, а также финансирование различных муниципальных и других предприятий.

Доходная часть местного бюджета формируется в основном за счет отчислений от федеральных налогов (налог на добавленную прибыль, НДС и др.), а также местных налогов и сборов. В связи с резким увеличением количества предприятий-плательщиков, новых организационно - правовых форм, изменением в налоговом законодательстве, предусматривающем введение новых налогов и сборов, резко увеличился объем ежедневно поступающих и требующих обработки данных о платежах в бюджет и финансировании из бюджета.

Эти обстоятельства создали предпосылки автоматизации работы городского финансового отдела, в первую очередь автоматизации бухгалтерского учета и исполнения местного бюджета в ГОРФО.

Как уже было сказано выше, городской финансовый отдел имеет достаточно большой документооборот. Несомненно система "ГОРФО" автоматизирует лишь некоторую часть его, иллюстрированную на рис. 1. Ведение бухгалтерии местного бюджета состоит из двух основных частей. Это, во-первых, учет доходов, поступающих на счета местного бюджета. Во-вторых, учет расходов на финансирование различных служб городского хозяйства, муниципальных предприятий и других организаций, финансируемых из городского бюджета.

Учет доходов заключается в ежедневном занесении оплаченных платежных поручений, поступающих из банка, вместе с банковской выпиской. На основе этих документов создаются мемориальный и сводный мемориальный ордер дня. Затем сводный мемориальный ордер записывается в книгу доходов, где ведется ежедневный учет поступающих доходов. Мемориальный ордер вместе с платежными поручениями направляется в налоговую инспекцию, а сводный мемориальный ордер подшивается в книгу доходов. На основе книги доходов в конце месяца делается отчет по доходам, поступившим за текущий месяц и с начала года до конца отчетного месяца. Эти отчеты отправляются в государственную налоговую инспекцию, в планово-экономическое управление и подшиваются в книгу доходов. Так же раз в месяц делается отчет по доходам для областного управления, на основе которого составляется телеграмма, поступающая в областное управление. Используя данные книги доходов, раз в месяц выполняется отчет по делению доходов по уровням бюджета, где отражаются суммы, перечисляемые городским финансовым отделом в вышестоящий бюджет.

При ведении расходной части бюджета можно выделить следующие основные потоки документооборота, автоматизированные в системе "ГОРФО". Заведующий городского финансового отдела согласует с главой местного самоуправления распоряжение о финансировании организации. Заместитель заведующего городским финансовым отделом издает распоряжение о финансировании этой организации. Бухгалтер выписывает платежное поручение, которое отправляется в банк. На следующий день из банка приходит выписка, подтверждающая факт перевода денежных средств со счета местного бюджета на счета финансируемой организации. Эта выписка заносится в книгу распорядителей кредитов. На основе информации этой книги ежемесячно формируется отчет по финансированию предприятий. При поступлении распоряжения о налоговом зачете, информация о нем также вносится в книгу распорядителей кредитов, но сумма финансирования при этом не перечисляется на счета финансируемой организации, а зачитывается в качестве неуплаченного налога. Ежемесячно делается отчет по налоговым зачетам. В конце каждого месяца регистрируются остатки на счетах распорядителей кредитов и выводятся их кассовые расходы. Эти отчеты используются при составлении отчета по расходам для областного финансового управления.

Программный продукт, разработанный Обнинским городским информационным центром, автоматизирует работу бухгалтера по исполнению городского бюджета.

Входной информацией для системы "ГОРФО" являются реальные бумажные документы, которые необходимо набить в соответствующих формах. Это, пожалуй самый ответственный и трудоемкий этап при работе с системой "ГОРФО". Все остальные действия, такие как составление отчетов за месяц, с начала года и т.д., выполняются нажатием одной кнопки из соответствующего меню. Это позволяет работать с программой не программисту профессионалу, а простому бухгалтеру.

Остановимся подробнее на некоторых конкретных задачах, встречающихся в работе бухгалтера.

Ведение книги доходов является одной из самых трудоемких и монотонных задач, входящих в обязанности бухгалтера по исполнению местного бюджета. Ежедневно в книгу доходов заносится мемориальный ордер, составляемый на основе банковских выписок. Эту работу осуществляет оператор или сам бухгалтер.

Ежедневно ведется распечатка мемориального ордера и сводного мемориального ордера (рис. 2). Эти документы заменяют книгу доходов в прежнем понимании.

Два раза в месяц или чаще, при необходимости, составляются отчеты по книге доходов. Это телеграмма об исполнении местного бюджета, отчет по книге доходов, деление доходов по уровням бюджета.

Работа с книгой заметно усложняется из-за новых форм поступлений, таких как векселя, взаимозачеты, доначисления (ДН1 и ДН2) и другие. Система "ГОРФО" позволяет легко учитывать и их, принимая во внимание эти формы при составлении различных отчетов.

По приказам вышестоящих органов ежедневно производится финансирование тех или иных предприятий. Все эти финансирования по мере поступлений заносятся оператором в книгу распорядителей кредитов. Это делается при помощи нажатия кнопки в меню, выбора необходимого предприятия. Вместе с суммой финансирования в бланк заносится тип операции (финансирование или налоговый зачет) и содержание операции.

В конце месяца вводятся остатки на счетах распорядителей и составляются отчеты по финансированию за месяц и с начала года и по кассовым расходам за месяц и с начала года.

Эти отчеты просматриваются с экрана или распечатываются принтером на лист формата А3, что несомненно делает работу с отчетом более удобной. В форме отчета отражаются также и налоговые зачеты.

Для удобства работы пользователя спроектирован удобный пользовательский интерфейс, состоящий из простой системы вложенных меню.

Все операции выполняются нажатием той или иной кнопки в окне меню.

В меню Дата устанавливается текущая дата. Не секрет, что бухгалтеру по исполнению местного бюджета приходится работать "вчерашним "днем, система позволят установить любую дату и осуществить какую-либо операцию "задним" числом.

В меню Отчеты осуществляется генерация и распечатка основных отчетов, являющихся общими и итоговыми для работы бухгалтера. Это, как было сказано выше, телеграммы по исполнению доходной части городского бюджета и распределение доходов по уровням бюджета. Возможно, было бы логичней разместить эти пункты в меню Книга доходов, но при обсуждении этого вопроса с работниками городского финансового отдела было принято решение выделить их в отдельную группу, хотя вопрос несомненно спорный.

С января 1997 года система "ГОРФО" установлена и активно используется в городском финансовом отделе города Обнинска. При внедрении было выявлено и реализовано множество дополнительных функций, не предусмотренных в системе на этапе проектирования, но оказавшихся полезными и удобными при работе с системой. Например, оказалось удобным из общего отчета по книге доходов выделить в отдельный отчет деление доходов по разным уровням бюджета. При ведении мемориального ордера оказалось удобным ввести функцию копирования строк и добавления новых непосредственно с клавиатуры путем нажатия комбинации "горячих клавиш", это также было реализовано в системе "ГОРФО". Несомненно, работа еще не закончена и находится в стадии рабочего тестирования. Возможно, при дальнейшей эксплуатации выявится ряд операций, которые можно переложить на плечи системы "ГОРФО", но уже сейчас видно, что система нужна и что она заметно облегчает труд работников городского финансового отдела. Процесс выдачи суммарных результатов сократился с нескольких дней до получаса, заметно уменьшилось количество вычислительных ошибок, которые присутствовали при ручном подсчете. Внешний вид отчетов перешел на качественно иной уровень. Организации, использующие их, в частности налоговая инспекция и областное управление, были несказанно обрадованы новым видом этих отчетов. Конечно, работа незакончена и есть еще обширное поле для деятельности, но система "ГОРФО" показала, что автоматизация городского финансового отдела возможна и достигается это не такой уж большой кровью.

Но кроме того что эта система успешно работает в городе и помогает при решении сложнейших задач проблем управления она имеет распространение и в других городах Российской Федерации. В Администрации города ежегодно бывает до 50 делегаций из других городов, которые перенимают опыт создания и эксплуатации муниципальных информационных систем. ОГИЦ и Администрация города Обнинска каждый год проводят всероссийскую конференцию "Муниципальные Геоинформационные Системы", в числе участников которой есть мэры других городов и работники федеральных служб. Так, в частности, в 1997 году на этой конференции присутствовали представители более 75 городов России (более 200 человек). Эта деятельность достаточно широко признана среди администраций городов Российской Федерации, и Обнинск заслуженно признается одним из центров муниципальной информатики.

Ну и наконец, при ОГИЦ работает учебный центр по обучению служащих администраций городов основам муниципальных информационных систем с выдачей удостоверений о повышении квалификации государственного образца.

До внедрения системы "ГОРФО" мы работали с набором баз данных, написанных для работы с АРМ-КОНСТРУКТОРОМ Интегратора ВИКТОРИЯ. Не могу сказать, что было работать неудобно или сложно. Нас устраивал этот вариант. Благодаря настояниям заведующей ГОРФО и директора ОГИЦ мы с января месяца 1997 года перешли на систему ГОРФО.

Конечно, это принципиально новый качественный уровень программного продукта. Прежде мы имели все данные, а получение обобщенных отчетов и выборок лежало целиком на наших плечах. У нас даже была ставка программиста, который занимался тем, что делал нам эти отчеты. Теперь я сама могу нажатием буквально одной кнопки получить необходимую мне информацию. Значительно упростился процесс работы с программой. Мне не надо запоминать длинные последовательности действий, связанные с той или иной операцией. Вся работа проста и интуитивна.

Еще хочется отметить, что ОГИЦ не ограничился только написанием такой системы, что само по себе дело не из легких, а еще и провел необходимое обучение работников ГОРФО. Три работника ГОРФО получили сертификаты об окончании курса "ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ПЭВМ".

Конечно, мы рассчитываем, что на этом наша работа с ОГИЦ не закончится и они напишут для нас еще несколько программных продуктов.