Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Компетентное и оперативное управление - фундамент успешной деятельности современного предприятия. Основой эффективного управления является возможность получения руководителем достоверных и оперативных данных о состоянии дел по всем направлениям хозяйственной деятельности предприятия, объективного анализа полученной информации и, в конечном итоге, формирования стратегии управления предприятием. Это тем более важно в таком деле, как обеспечение населения лекарственными препаратами.

С этой точки зрения задача комплексной автоматизации всех участков деятельности аптечного предприятия, связанных с учетом и перемещением медикаментов, приобретает первостепенное значение. Не случайно Правительство Москвы уделяет большое внимание становлению и развитию Единой сети фармацевтической информации (ЕСФИ). В частности, в последнее время приняты следующие постановления:

Распоряжение заместителя Премьера Правительства Москвы от 30 августа 1996 г. №1124-РЗП "О едином информационном пространстве в сфере лекарственного обеспечения населения на территории Москвы".

Распоряжение Премьера Правительства Москвы от 9 сентября 1996 г. №823-РП "О внедрении штрихового кодирования лекарственных средств и изделий медицинского назначения, обеспечения пластиковыми страховыми карточками населения г. Москвы, имеющего право на льготное лекарственное обеспечение при амбулаторном лечении".

Приказ Комитета фармации от 23 октября 1996 г. №100 "О едином информационном пространстве в сфере лекарственного обеспечения населения на территории Москвы".

Фирма "Эйс" совместно с государственным предприятием "РИСТ М" предлагает вашему вниманию не просто программу и набор оборудования, а новую технологию учета и планирования на вашем предприятии.

Ниже представлен поэтапный план работ по вводу комплекса "Панацея" в промышленную эксплуатацию:

• анализ существующей в вашей аптеке технологии работы;
• подготовка и согласование проекта автоматизации аптеки;
• предварительная отладка работы комплекса в режиме имитации реальной деятельности;
• проектирование и установка информационной сети с учетом имеющегося в аптеке оборудования (компьютеры, принтеры и т.д.);
• установка и настройка всей аппаратной части комплекса;
• инсталляция выбранных вами программных модулей комплекса "Панацея";
• настройка экранных форм и индивидуальное обучение персонала аптеки работе с комплексом на каждом рабочем месте;
• поэтапный запуск комплекса в промышленную эксплуатацию (склад, торговая секция №1, торговая секция №2,... бухгалтерия, аналитика и т.д.);
• последующее сопровождение и оказание консультативной поддержки по эксплуатации комплекса;
• рекомендации по использованию комплекса "Панацея" в новых сферах деятельности вашей аптеки;
• предоставление информации по новым разработкам и обновление версий программного обеспечения;
• разработка дополнительного программного обеспечения в соответствии с пожеланием заказчика;
• гарантийная техническая поддержка оборудования по месту его установки, либо в сервисном центре нашего предприятия.

В зависимости от производственной структуры аптеки и пожеланий заказчикаВ настоящее время в состав комплекса "Панацея" могут быть включены следующие модули (см. таблицу 1)

Особенно следует остановиться на техническом решении, в соответствии с которым организация работ по учету информации на всех автоматизируемых рабочих местах производится с помощью одного центрального, мощного и надежного компьютера, который образует ядро сети, построенной на базе многозадачной операционной системы REAL/32.

Во введении было отмечено, что цель автоматизации - рост эффективности деятельности аптечного предприятия. Под эффективностью понимается не просто прибыльность аптеки, но и качество выполнения ею своей важнейшей функции - безотказного снабжения населения лекарственными препаратами и другими товарами медицинского назначения. Управляющий аптекой борется за прибыль в условиях безусловной моральной (и, нередко, регламентируемой) необходимости расширять ассортимент товаров и поддерживать доступный уровень цен. Это усложняет его деятельность по сравнению с коллегами во многих других областях розничной торговли.

Основной способ повышения эффективности работы аптеки - оптимизация закупок, то есть расширение ассортимента при неизменном объеме оборотных средств, и ускорение продаж. Ниже перечислены некоторые из мер, позволяющие добиться нужных результатов:

• закупка медикаментов у наиболее надежных поставщиков с максимально выгодными условиями поставки;
• уменьшение товарных запасов за счет более частых заказов меньших количеств товаров;
• оценка реальных потребностей аптеки в товарах, основанная на их текущих остатках, прогнозируемой скорости продаж, минимально необходимого запаса в днях при текущей скорости закупок (для обеспечения бесперебойного снабжения аптеки) и других факторах;
• бесперебойное перемещение товаров со склада в секции для исключения отказов в отпуске покупателям по причине несовершенной технологии внутриаптечного учета;
• ускорение и улучшение качества обслуживания покупателей.

Для решения этих задач недостаточно иметь систему, только фиксирующую товарные и денежные операции, проводимые аптекой, т.е. автоматизирующую учет. Необходимы средства оценки накопленной и текущей информации и автоматизация некоторых технологических операций с товарами. Комплекс "Панацея" является незаменимым инструментом, так как обладает всеми перечисленными качествами: помогает автоматизировать учет, предоставляет средства всестороннего анализа деятельности предприятия и упрощает технологические операции, связанные с маркировкой товаров и их продажей.

• учет "наполнения" потоков, т.е. всех финансовых и товарных ресурсов в них вовлеченных;
• управление этими потоками, т.е. проведение операций с ресурсами;
• контроль за согласованностью потоков.

Перечисленные программные модули "Панацеи" в совокупности образуют систему учета деятельности аптеки. Они же содержат в себе и некоторые функции анализа. Основные аналитические функции сосредоточены в модулях Анализ Склада и Финансовый Анализ. С их помощью можно получать разностороннюю картину состояния дел на любой момент времени или в развитии, что необходимо для принятия правильных решений на уровне руководителя.

В трех следующих параграфах дано более подробное описание системы учета и анализа товарно-денежных потоков с помощью комплекса "Панацея".

• приход;
• перемещение;
• продажа;
• продажа по остаткам;
• переоценка;
• возврат поставщику;
• возврат от покупателя;
• списание;
• оприходование излишков.

Вся жизнь товара в аптеке с момента прихода сопровождается документами о том, что с ним происходило. Хранимые в базе данных "Панацеи" документы, содержащие сведения об операциях с товаром, образуют историю товара и являются фундаментом системы учета.

Важным принципом, на который опирается "Панацея", является то, что учет ведется не только пооперационно, но и попартийно. Последнее означает, что две единицы товара, абсолютно одинаковые по названию, цене, артикулу и прочим параметрам, но пришедшие с разными поставками (оформленные разными приходными накладными), в среде "Панацеи"- различимы. Они принадлежат разным партиям. Попартийный учет позволяет следить за движением медикаментов из конкретной партии и получать информацию о партии в целом, например о ее распределении по подразделениям, прибыльности или убыточности, доле брака в партии и т.п.

Детальное представление информации о товарах и операциях позволяет получать любые выборки для создания итоговых ведомостей.

Модуль "Товарный склад" предоставляет два основных метода упорядоченного просмотра всей массы учетных данных: по списку документов и по списку товаров. Ниже описаны оба метода.

В средней части экрана (окно Операции) выведен список всех товаров, проведенных по документу. Важной особенностью является то, что за товарами всегда тянется исходная цена - та, по которой он был оприходован.

В третьем окне (Проводки) представлены бухгалтерские проводки, привязанные к текущему документу.

В средней части экрана (окно Операции) выведен список всех операций, проведенных над товарами из текущей партии, со ссылками на соответствующие документы.

Программно-аппаратный комплекс "Панацея" поддерживает два основных режима обмена информацией:

Режим "Удаленный доступ" позволяет работать из удаленного подразделения непосредственно с центральной базой данных. Держать в удаленном подразделении отдельную копию программных модулей "Панацея" и ее базы данных не нужно. Для связи используются обычные телефонные каналы. После установления соединения с центральным офисом работа не отличается от локальной. Недостатком метода является необходимость продолжительное время поддерживать по телефонному каналу непрерывную связь, что может быть неудобно, дорого и ненадежно.

Режим экспорта/импорта требует ведения раздельных баз данных в территориально разнесенных подразделениях аптеки и, следовательно, наличия в них своих копий (возможно, усеченных) "Панацеи". Согласование баз производится путем обмена между подразделениями специальными файлами, где записаны все произошедшие за определенный промежуток времени изменения. Файлы транспортируются любым способом, например, на дискете, по электронной почте и т.п. (рис. 7).

• задается период времени, в течение которого накапливались данные, подлежащие экспорту;
• определяются типы операций (приход, перемещение, продажа и т.д.), которые нужно экспортировать;
• выбирается подразделение, куда будет передаваться информация;
• выполняется операция записи экспортируемых данных в файл;
• файл транспортируется любым удобным способом.

В пункте назначения система извлекает из переданного файла данные, разделяя их на действительно новые (т.е. не импортировавшиеся ранее) и дубликаты. Новые данные автоматически заносятся в базу данных, а дубликаты помещаются в отчет для сведения.

В комплексе "Панацея" имеется возможность дополнительно отслеживать и вести учет по нескольким аптекам одновременно. Экспорт и импорт в этом случае осуществляется аналогично.

Рабочее место провизора в комплексе "Панацея" оборудуется терминалом, сопряженным с кассовым аппаратом. Провизор пользуется программным модулем "Торговая секция". Он помогает провизору оформить заказ покупателя на экране терминала в виде списка наименований товаров. Каждое наименование в списке сопровождается ценой за единицу данного товара и требуемым покупателю количеством. В отдельном месте экрана изображена текущая сумма заказа в целом. После того как заказ полностью согласован с покупателем (по составу и стоимости), задается сумма, внесенная покупателем, автоматически пробивается чек на кассовом аппарате, подсчитывается сдача, и одновременно производится списание отпущенного товара с остатков данной секции.

Модуль "Торговая секция" содержит в себе разнообразные справочные и сервисные функции. Например, можно узнать, есть ли вообще товар в секции или других подразделениях (на складе, в других отделах и т.п.), в каком количестве и по какой цене.

Составляя заказ, провизор должен идентифицировать товар, т.е. точно сообщать "Панацее", что именно (и из какой партии!) он собирается продавать. Предусмотрено несколько технологий идентификации. Например, можно выбрать товар, просматривая список всех товаров в секции, или воспользоваться режимом поиска по первым буквам названия товара. Более совершенные технологии заключаются в маркировке товара из одной партии уникальным кодом. Обычно это делают сотрудники склада в процессе приема товара в аптеку. Отпуская товар, провизор задает на терминале его код, который можно прочитать на упаковке. "Панацея" предусматривает автоматическое формирование кода в момент оприходования партии товара.

Наибольшая степень автоматизации и удобства достигается при маркировке товаров этикетками с штрих-кодами. Комплекс "Панацея" обеспечивает использование принтера штриховых этикеток для маркировки товаров и считывателей штрих-кодов для их идентификации при продаже. Использование оборудования для работы со штрих-кодами дает сразу несколько преимуществ:

• ускоряется процесс обработки поступающих партий медикаментов;
• возможно слежение за движением партии товаров не только по документам, но и непосредственно по штрих-коду, нанесенному на каждую упаковку;
• проще проводить учет;
• уменьшается количество ошибок при идентификации товара;
• облегчается и ускоряется работа провизоров, так как для идентификации товара им достаточно прочитать код с упаковки товара с помощью считывателя.

Комплекс "Панацея" позволяет использовать все перечисленные технологии идентификации товаров одновременно.

В "Панацее" реализована автоматизация учета отпуска лекарственных препаратов по льготным рецептам. Существует специальный режим работы модуля "Торговая секция", используемый провизором при предъявлении покупателем соответствующего рецепта, когда продавец может задавать любую категорию льготности (скидка от 0 до 100%).

При введении информации с рецепта система последовательно проверяет все обязательные условия, позволяющие считать этот рецепт годным к приему. В частности, относится ли медицинский препарат к числу льготных, является ли медицинское учреждение, выдавшее рецепт, правомочным и т.д.

Документы о продаже по льготным рецептам помечаются в базе данных "Панацеи" особым образом, что позволяет получать различные виды отчетов об отпуске лекарств по льготным рецептам, в том числе и для предоставления в страховые компании.

При наличии соглашений со страховыми компаниями о формате передаваемых данных, информация о продажах по льготным рецептам может экспортироваться непосредственно из системы "Панацея" в базы данных страховых компаний.

Учет денежных средств в комплексе "Панацея" осуществляется в трех модулях. Наличные деньги учитываются в модуле "Касса", безналичные - в модуле "Банк" и модуле "Платежные поручения".

Основными функциями модуля "Касса" являются:

• оформление расходных ордеров в оплату какого-либо счета;
• оформление приходных ордеров на суммы реализации лекарств на удаленных точках продажи и т.п.;
• составление ежедневных отчетных форм ("Отчет кассира" и "Кассовая книга") и сводной отчетности по месяцу и кварталу.

Для удобной организации работы кассира с наличными деньгами предусмотрены специальные режимы:

• ведение нескольких касс одновременно, например в случае приема денег в различных валютах;
• упрощенное распределение одной приходной суммы по нескольким ордерам - кассир видит еще нераспределенный остаток суммы;
• контроль за превышением предела заполнения кассы наличностью с выдачей предупреждения о необходимости сдать деньги в банк;
• контроль за остатком суммы в кассе при оформлении расходного ордера;
• автоматическое создание расходного кассового ордера на основании документа о возврате товара, указанного кассиром.

При наличии в составе "Панацеи" модуля "Расчет зарплаты" кассир может отмечать выдачу денег по платежным ведомостям, создавая ордера по каждому человеку отдельно или на группу лиц. Невыплаченные суммы переводятся на депонент, который в дальнейшем учитывается при расчетах зарплаты. Работа этого модуля будет рассмотрена ниже.

Отчеты, создаваемые с помощью модуля "Касса", можно использовать не только как бумажный эквивалент электронного учета, но и как аналитический инструмент. Например, отчеты способны показать, сколько аптека получила наличности и на основании какого рода документов.

Работа модуля "Банк" обеспечивает ведение расчетных банковских счетов и включает в себя:

• формирование платежных поручений;
• слежение за прохождением платежных поручений через банк;
• обработку выписок из банка с разнесением по соответствующим внутренним счетам;
• создание журналов-ордеров и отчетных ведомостей.

Комплекс "Панацея" позволяет вести одновременно несколько расчетных счетов (рублевых и валютных) в нескольких банках через оформление соответствующих выписок из банка. Механизм оплаты счетов и накладных аналогичен используемому в модуле "Касса". Основным отличием является способ слежения за прохождением через банк платежных поручений, созданных с помощью модуля "Платежные поручения". Информация о дате прохождения, извлекаемая из выписки банка, передается обратно в вышеназванный модуль.

Модуль "Банк" позволяет создавать журналы-ордера по банкам и другие отчетные ведомости.

Информация об операциях с товарными и денежными средствами обобщается и представляется в связанном виде с помощью модуля "Книга закупок". Его назначение - отслеживать общие взаимоотношения с поставщиками.

Структурная схема работы модуля "Книга закупок" представлена на рис.8.

• выплата денег поставщикам через кассу или через банк;
• выплата другому поставщику по взаимозачетам;
• возврат поставщику.

Под приходом понимается:

• получение товара от поставщика;
• возврат денег от поставщика.

Модуль "Книга закупок" предоставляет информацию исключительно на основании первичных документов, оформляемых с помощью программных модулей "Товарный склад", "Касса", "Банк", "Взаимозачеты". Исключение составляет первоначальное сальдо по поставщику, которое заводится или посредством модуля "Общая бухгалтерия", или с помощью модуля "Сальдо".

"Панацея" содержит множество готовых отчетных форм, предусматривающих расчет типовых аналитических данных. Новые формы пользователи могут создавать сами, согласно своим потребностям в оценке деятельности предприятия. Генератор отчетных форм дает возможность проанализировать любой параметр работы аптеки и любое их сочетание.

Оперативный и точный анализ скорости продажи различных наименований лекарственных препаратов и медицинских приборов является определяющим фактором при проведения закупок. Критериями динамики закупок могут быть скорость продажи определенного товара, величина получаемой прибыли, количество возвратов от покупателей и другие. На рис.11 представлены типовые отчеты, используемые при анализе движения товаров.

Отчет о динамике продаж определенного товара приведен на рис.12. Он отражает ход продаж аспирина UPSA c витамином С в течение марта 1997 года, с разбивкой данных по неделям.

Если необходимо выяснить, насколько часто возвращается товар от покупателя и какому поставщику он принадлежит, используется отчет "Анализ возвратов от покупателей по поставщикам".

Информация о наличии лекарств в подразделениях доступна с помощью отчетов об остатках и оборотных ведомостей по материальноответственным лицам.

Эти примеры показывают, какие обширные возможности для составления аналитических отчетов предоставляет комплекс "Панацея". При правильной настройке отчетных форм, они предоставят руководителю всю необходимую информацию для принятия обоснованных решений.

Весь процесс закупок, продаж, перемещения и оплаты медикаментов отслеживается в комплексе "Панацея" по первичным документам. Бухгалтерские проводки при этом могут создаваться на основе первичных документов вручную или автоматически. Созданные бухгалтерские проводки обрабатываются в модуле "Общая бухгалтерия", связь которого с другими системами комплекса отображена на рис. 14.

В системе автоматического создания проводок (САСП) по товарному складу предусмотрена возможность настраивать алгоритмы основных и сопутствующих проводок в зависимости от определенных условий. Например, если товар переместили с первого склада на второй, то создаются одни проводки, если со второго на первый, то другие. Подобных вариантов может быть очень много.

После проверки и редактирования все необходимые проводки переводятся в "чистовую" базу, на основании которой можно создавать итоговые финансовые документы и представить отчет для налоговой инспекции. При этом система формирования проводок и создания на их основе финансовых документов обладает большой гибкостью и позволяет без труда менять настройки при изменении тех или иных правил ведения бухгалтерского учета и представления отчетности. В частности, в системе предусмотрены:

• возможность настройки на любой план счетов;
• несколько уровней аналитики бухгалтерских проводок;
• настройка групповых проводок с возможностью разбивать суммы по различным счетам на основании заданных формул;
• настройка любых шаблонов печатных документов с помощью генератора отчетных форм;
• гибкий и мощный механизм построения аналитических формул, что позволяет производить финансовый анализ предприятия в любом разрезе и за любой период.

На основании созданных бухгалтерских проводок могут быть созданы любые отчетные документы, такие как журнал хозяйственных операций, журналы-ордера, оборотные и сальдово-оборотные ведомости, оборотный баланс и главная книга. Эти отчеты могут быть представлены в любом разрезе: по счетам, участникам (поставщикам, покупателям, подотчетным лицам и пр.), подразделениям и другим аналитическим признакам.

В модулях "Общая бухгалтерия" и "Финансовый анализ" предусмотрено создание полной отчетности для Государственной налоговой инспекции, проведение финансового анализа состояния аптеки по любой из используемых методик. Здесь же можно рассчитывать необходимые показатели, такие как прибыль, рентабельность, ликвидность и др.

Возможности комплекса по ведению учета по нескольким филиалам аптеки одновременно позволяют вести несколько бухгалтерий. При этом необходимые проводки передаются из одной бухгалтерии в другую в режиме экспорта-импорта проводок. С помощью этого же механизма предусмотрено создание объединенных финансовых документов: Баланс, Отчет о финансовых результатах и т.д.

Представление выбранных данных возможно в различном виде. Этому служит генератор отчетных форм, позволяющий пользователю самому определять, какие данные и в какой последовательности представлять в отчетах. Предусмотрена возможность экспорта выбранных данных в другие программные пакеты, такие как Excel, Lotus 1-2-3 и прочие.

Задачей кадровой службы аптеки является не просто прием и увольнение персонала, а ведение максимально полной и доступной для мгновенного представления информации о каждом сотруднике.

При приеме на работу нового сотрудника оформляется приказ о приеме на работу и заполняется личное дело со всеми входящими реквизитами. В предлагаемой системе учтены все основные анкетные данные вплоть до фотографии сотрудника, введенной с помощью сканера или представленной в формате PCX. Пример учетной карточки сотрудника представлен на рис. 15.

Данные из личного дела сотрудника в дальнейшем могут быть использованы при расчете зарплаты.

Модуль "Расчет зарплаты" предназначен для автоматизации расчета зарплаты и позволяет рассчитывать все виды начислений и удержаний. Обладая широкими возможностями настройки различных параметров, он предоставляет возможность формирования расчетных листов сотрудников, платежных ведомостей, сводных ведомостей, справок и отчетов в налоговую инспекцию.

В модуле "Расчет зарплаты" на каждого человека заводится "Карточка сотрудника", где представлены все необходимые данные (рис. 16).

Система обладает максимально возможной гибкостью настройки начислений и удержаний.

Схемы начислений возможно создавать на основе различных типов расчетов:

• суммового начисления;
• процентного начисления;
• коэффициента трудового участия;
• отработанных дней и часов сверхурочных;
• дополнительного суммового начисления в зависимости от количества отработанных дней или часов;
• начислений при расчете отпусков и больничных и т.д.

Схемы удержаний строятся на следующих типах расчетов:

• суммового (штраф, перечисления за квартиру и проч.);
• процентного удержания от перечисляемых типов начислений;
• месячного взноса погашения кредита;
• аванса;
• подоходного налога;
• пенсионного и профсоюзного взноса;
• удержание начислений (начисления, которые не выплачиваются, но с которых берутся налоги).

Произведя настройку требуемого варианта, можно произвести расчет зарплаты как списком в различных вариациях, так и по каждому сотруднику отдельно. Здесь же можно произвести все расчеты с бюджетом, создав соответствующие документы и приложив к ним настраиваемые проводки для отражения в бухгалтерии. Эти документы можно потом распечатать в любом удобном виде.

При создании новых, не предусмотренных системой, начислений и удержаний используются настраиваемые схемы расчетов. В схемах указывается новый перечень начислений и удержаний.

Информация о платежных ведомостях согласно которым выдается зарплата сотрудникам отражается в модуле "Касса", который создает расходные кассовые ордера.

По окончании расчета формируются печатные ведомости:

• расчетные листы, которые можно вывести списком;
• расчетные ведомости, ведомости по каждому начислению или удержанию;
• итоговые ведомости (начислено, удержано, выдано на руки, долг за сотрудниками);
• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости;
• сведения из лицевого счета;
• отчеты за прошлый период;
• отчеты по доходам и налогам;
• налоговая карточка;
• отчет о налогах и другие.

В модуле "Расчет зарплаты", как и везде в "Панацее", используется принцип работы с построителем запросов. При этом производится выбор только необходимой информации, а данные представляются пользователю в требуемом виде с помощью генератора отчетных форм.

Крупные аптечные предприятия, как правило, уже имеют достаточно большой опыт использования специализированных программных продуктов, которые со временем перестают удовлетворять их требованиям. Что же обычно не устраивает их?

Во-первых, невозможность автоматизации основных производственных участков аптеки одним программным продуктом. Например, при раздельной автоматизации склада и бухгалтерии вы вынуждены вводить одну и ту же информацию с первичных документов несколько раз. При большом товарообороте это приводит к дополнительным проблемам, связанным с возможными ошибками при вводе данных.

Во-вторых, медленная работа большинства подобных систем. Можно сразу сказать, что если продукт написан на СУБД (система управления базами данных) Clipper или Clarion, то вы будете ждать ответа на любые операции с базами данных по несколько минут уже при 20-ти тысячной базе данных. Согласитесь, что работать в таком режиме, по крайней мере, не удобно.

В-четвертых, сложности с оперативной индивидуальной настройкой отчетных и экранных форм. Во многих программных продуктах либо слабо развиты, либо вообще отсутствуют средства генерации отчетов и настройки форм для их представления.

В-пятых, надежность систем, стоимость оборудования и эксплуатации. В последнее время большинство систем автоматизации аптечных предприятий предлагается на основе дорогих POS-терминалов, т.е. кассовых аппаратов совмещенных с персональным компьютером. Такие решения отличаются неоправданно высокой стоимостью технической части комплекса, не говоря уже о стоимости обслуживания эксплуатируемого оборудования.

Вот лишь некоторые причины, которые вынуждают руководство предприятий искать новые более мощные программные средства и совершенные технические решения. Разработчиками комплекса "Панацея" уже в самом начале работы над системой были выбраны оптимальные пути решения задачи с точки зрения особенностей аптечного предприятия.

...Аптека, обороту которой могли бы позавидовать многие московские предприятия, с прекрасным месторасположением, грамотным и слаженным коллективом и вдруг, как снег на голову, решение дирекции о комплексной автоматизации! Ах, сколько сомнений, неутешительных прогнозов и, наконец, чего греха таить - тягостных опасений, предшествовали выбору ее руководством автоматизированной системы. И тем не менее... Аптека на Старом Арбате - дебют комплекса "Панацея".

При подготовке брошюры о комплексе "Панацея" мы обратились с просьбой к Татьяне Федоровне Прохоровой - директору аптеки "Старый Арбат"- поделиться мнением с аудиторией, для которой подобные системы могут представлять профессиональный интерес.

Прохорова Т.Ф.: Необходимость в автоматизации торговли и учета назрела уже давно. Ведь инвентаризацию каждый день делать не станешь, а это единственный достоверный источник информации об остатках на складе. К тому же конкуренция в области продажи лекарственных препаратов настолько обострилась, что необходимо постоянно увеличивать предлагаемый ассортимент, сокращая до минимума число отказов. А работать с большим ассортиментом по старинке на бумаге, поверьте на слово, очень тяжело. К тому же, отслеживание взаиморасчетов с поставщиками, число которых растет, как грибы, тоже занятие не из приятных. Так что вопрос, нужна ли аптеке автоматизация - чисто риторический: нужна!

Прохорова Т.Ф.: Безусловно, программное обеспечение сыграло определяющую роль при выборе данного комплекса. То, что мы увидели еще на этапе представления системы, нас полностью удовлетворило: в первую очередь, быстрая работа с большим количеством номенклатуры лекарственных препаратов, отслеживание медикаментов по партиям, срокам хранения, производителям и прочим параметрам, необходимым при учете. Например, при оформлении прихода достаточно завести только цены производителя, а система автоматически рассчитывает продажную цену, исходя из заданных процентов наценок с учетом интереса фирмы посредника. Даже простой режим просмотра картотеки товаров очень наглядно представляет все операции, которые производились с каждой партией лекарственных препаратов. Видны остатки в каждой из трех наших секций и на складе. Наконец, заслуживают внимания возможности системы по учету отпуска лекарств льготникам.

Прохорова Т.Ф.: Моментально - как только провизор отпускает какое-либо лекарство и пробивает чек на кассе, так сразу же производится списание его с остатков секции. Соответственно, я тут же могу получить информацию по остаткам лекарственных препаратов в каждой секции и на складе. Такое оперативное получение данных имеется далеко не во всех других предлагаемых системах. Обычно списание остатков там производится в конце дня, то есть запаздывание происходит на сутки, и обрабатывать их удается лишь на следующий день. Кроме того, в комплексе "Панацея" я в любой момент имею возможность формировать отчеты, вне зависимости от того работают ли в это временя с этими данными другие сотрудники или нет.

Прохорова Т.Ф.: Во-первых, это представление информации в соответствии с запросами Комитета фармации, составление дефектурных ведомостей, подготовка отчетов для налоговой инспекции и так далее...

Во-вторых, эти отчеты позволяют быстро и удобно отслеживать динамику продаж лекарственных препаратов. А это существенно упрощает управление ассортиментом медикаментов и складскими запасами.

Прохорова Т.Ф.: Пожалуй, именно с этим периодом работ мы связывали наши наибольшие опасения. Как же, придется закрыть аптеку на полную инвентаризацию. Сколько дней это продлится? Каковы будут потери? И вообще... Откровенно говоря, уверениям исполнителя, что ничего страшного не произойдет, я просто не верила, но решила - чему быть, того не миновать.

Однако все прошло на удивление буднично и безболезненно. Сначала нам установили оборудование на складе, и девочки сразу стали вводить в базу данных складские остатки и новые поступления, а остатки в секциях продавались по старинке. Затем мы закрыли на один день одну из трех наших секций для инвентаризации, и в течение дня так же ввели остатки в базу данных. На следующий день секция работала по-новому! С интервалом в два-три дня мы выполнили такую же процедуру и с остальными секциями. Представители "Эйс" и "РИСТ М" постоянно находились у нас в аптеке, обучение сотрудников проходило непосредственно на рабочих местах. Нам настраивали необходимые экранные формы, разъясняли принципы работы и следили за правильностью производимых сотрудниками действий. Хотите верьте - хотите нет, но мы не закрывались ни на один день!

Прохорова Т.Ф.: Знаете, я отношу себя к пессимистичным оптимистам. Идея комплексной автоматизации казалась мне не более чем вынужденной необходимостью. Ну, а что из этого вышло, судите сами.

Только за первые два месяца эксплуатации комплекса ассортимент вырос с 1450 до 1870 наименований. При этом товарный остаток снизился с 61000 до 43000 упаковок, а оборот вырос на 15%. К слову сказать, и отказов покупателям сейчас почти нет.

Так образом, комплекс полностью окупил себя за шесть месяцев эксплуатации.