Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма ПИЛОТ

Инвентаризация без проблем

Рутина - неприятное слово. Оно ассоциируется у нас с нудной монотонной работой, которую, к сожалению, необходимо выполнять, и которая занимает просто уйму времени. Везде, где приходится иметь дело с материальными ценностями, проведение мероприятий по организации учета и хранения просто неизбежны. Самой трудоемкой и рутинной работой были и остаются сбор и ввод исходных данных. На отечественном рынке программных продуктов сейчас достаточно систем, предлагающих варианты решения проблемы обработки информации, но автоматизация самого процесса сбора данных - вопрос пока открытый.

Итак, ситуация до боли знакомая многим. Представьте, что Вы директор большого супермаркета, реализующего продукцию более, чем 5000 наименований. Ассортимент поступаемых товаров постоянно обновляется. Поступления на склад происходят каждый день. Возникает необходимость снижать цены на залежавшийся товар. Проведения инвентаризации и переоценки просто не избежать. Ваши действия? Вы закрываете магазин и запускаете персонал с кипой бумаг и карандашом в руках на склад. Необходимо:

Найти товар по списку

Найти место хранения товара

Пересчитать количество товара в наличии

Отметить это в документах

Предположим, Вам потребовался всего один день, чтобы выполнить эту работу. Но это еще не все. Теперь необходимо ввести все эти результаты в компьютер и их обработать. Вы потеряете еще минимум день. Кроме того, при вводе данных не избежать ошибок оператора, выявить которые не всегда удается сразу, и которые обязательно всплывут позднее, причем в самый неподходящий момент.

Проблема автоматизации сбора информации решается сегодня с помощью технологии штрихового кодирования и специализированной аппаратной базы.

Мы хотим познакомить Вас с новой системой, разработанной фирмой ПИЛОТ, которая позволяет существенно ускорить работу, связанную со сбором и вводом данных и свести до минимума вероятность ошибок ввода. Комплекс автоматизации включает терминал сбора данных и пакет программ "ОмниЛинк".

Терминалы сбора данных - пока еще мало распространенное оборудование на отечественном рынке, поэтому несколько слов о том, что это такое.

Терминал сбора данных - ручное портативное устройство с микропроцессором, энергонезависимой памятью, клавиатурой, дисплеем и встроенным сканером штрихового кода. Такой ручной мини-компьютер предназначен для сбора накопления, обработки и передачи информации. Работает автономно от аккумулятора или батареек. Коммутируется с компьютером, кассовым терминалом, этикеточным принтером или через интерфейсный кабель, или через оптический канал, или через специальное коммутационное устройство, или по радио-модему. На рис. 1 Вы можете видеть терминал сбора данных Denso BHT-3000 и вариант подключения его к компьютеру через коммутационное устройство и интерфейсный кабель.

Рис. 1

Пакет программ "ОмниЛинк", специально разработанный для терминалов сбора данных BHT компании Denso (подразделения Toyota Thusho), позволяет собирать данные в удобном для пользователя формате и передавать их в системы управления базами данных, работающие в среде Microsoft Windows, а также в электронные таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и др.

Чтобы лучше понять, как работает эта система с таблицами Microsoft Excel, предлагаем Вам несложный пример.

После того, как Вы подключили терминал сбора данных к компьютеру и выполнили все необходимые действия для установки "ОмниЛинк", в меню Excel появится новый пункт - "ОмниЛинк" (рис. 2). Теперь можно начинать работу.

Рис. 2

Прием товара

Допустим, для учета Вам необходимы следующие данные о товаре: артикул, поставщик, количество, дата, время, накладная, оператор. Добавляем поле "Код товара" для ввода штрихового кода и формируем в Excel таблицу следующего вида (рис. 3). Теперь по очереди выделяем каждое поле и определяем его формат для терминала сбора данных (рис. 4). В итоге получили следующий набор данных:

Рис. 3

Код товара - вводится сканированием штрихового кода на упаковке;

Артикул - вводится с клавиатуры

Поставщик - идентификатор (вводится только в том случае, если меняются данные, по горячей клавише)

Количество - счетчик (увеличивается по количеству сканирований одного штрихового кода)

Дата - автоматически заполняемое поле

Время - автоматически заполняемое поле

Накладная - идентификатор (вводится только в том случае, если меняются данные, по горячей клавише)

Оператор - идентификатор (вводится только один раз, горячая клавиша для этого поля не определяется)

Рис. 4

Для полей, которые требуют действия оператора, во время форматирования могут устанавливаться начальные значения.

После этого необходимо выполнить следующие пункты меню: <ОмниЛинк> - <Форматирование полей BHT> (см. Рис. 2). Таким образом, формат таблицы передан в терминал сбора данных и устройство готово к работе. Дальше все происходит предельно просто. После включения терминала сбора данных на его экране появляется меню (рис.5). Чтобы выбрать пункт меню "Сбор данных", необходимо ввести с клавиатуры терминала "1" и нажать <Enter>. Затем Вы последовательно сканируете штриховой код на упаковке товара и вводите с клавиатуры следующие данные: артикул, поставщик, накладная. Поставщик и накладная вводятся один раз и после чего эти поля заполняются автоматически для каждой записи. Вы можете изменить эти данные (например, если Вы ведете прием товара по нескольким накладным и от разных поставщиков), используя горячие клавиши, описанные во время форматирования полей. Количество товара может либо вводиться с клавиатуры, либо подсчитываться автоматически по числу сканирований штрихового кода. В данном примере мы определили поле "Количество", как счетчик, т.е. в этом поле считается количество сканирований одного штрихового кода. После приема товара необходимо выбрать пункт 2 меню терминала, введя с клавиатуры "2" и нажав клавишу <Enter>. После этого Вы подключаете терминал к компьютеру, данные предаются в таблицу Excel и отображаются на экране (рис. 6).

Рис. 5

Рис. 6

Инвентаризация

Предварительная подготовка к проведению инвентаризации состоит в том, чтобы загрузить в терминал сбора данных информацию, хранящуюся в формате таблицы Excel. Для этого необходимо, как и в предыдущем примере, определить поля для BHT, т.е. выделить поочередно заголовки полей таблицы и задать их форматы. Для проведения инвентаризации есть смысл определить поле "Количество", как вводимое с клавиатуры. Затем, используя команды меню терминала сбора данных, Вы загружаете исходные данные о товаре в терминал. Вы снова выбираете пункт меню "Сбор данных" и сканируете штрих-код на упаковке товара. Терминал находит в памяти нужную запись и высвечивает на экране информацию об этом товаре, Вы подсчитываете количество этого товара и вводите новое значение. После того, как инвентаризация проведена, Вы снова подключаете терминал к компьютеру и обновляете таблицу Excel.

Обработка данных, полученных от терминала сбора данных, возможна как с использованием макроязыка Excel, так и преобразованием формата полученных данных для использования другими системами обработки и хранения ("ОмниЛинк" позволяет работать с приложениями MS Windows, реализующими функции обработки информации с применением технологий OLE2).

Таким образом, очевидно, что можно сократить время, затрачиваемое на инвентаризацию, в несколько раз и существенно повысить точность инвентарных данных. Думается, что для крупного торгового предприятия, для которого каждый день простоя - огромные потери, это немаловажно.

Программа "ОмниЛинк" дает пользователю следующие возможности:

прием информации от терминала сбора данных без прекращения работы программы;

необходимые инструментальные средства для организации взаимодействия с терминалами сбора данных из прикладных программ;

возможность динамически изменять имена полей и таблиц и форматы полей собираемых данных, при этом для каждого терминала данные могут приниматься как в одну, так и в несколько различных таблиц;

обеспечение корректного завершение работы, не нарушая работоспособности операционной системы (предусмотрена проверка на корректность запуска драйвера);

набор инструментальных средств для управления процессом обмена данными с терминалами сбора данных;

набор параметров для описания полей форматов данных, позволяющий наиболее эффективно организовать работу пользователя.

Программные и аппаратные требования системы "ОмниЛинк":

IBM PC/AT с последовательным портом RS 232;

4 Мб или более оперативной памяти (рекомендуется не менее 8 Мб);

3 Мб свободного дискового пространства;

FDD 1.44;

терминал сбора данных серии BHT (Bar-code Handy Terminal) фирмы DENSO CO., LTD;

набор интерфейсных кабелей и коммуникационное оборудование;

операционная система MS Windows версии 3.1 и выше (предполагается, что Windows уже содержит установленную версию компонента OLE2 и один из последовательных портов не занят другими приложениями).

Первая рабочая версия "ОмниЛинк" была продемонстрирована на выставке "Comtek-97". Сейчас уже готова новая 32-разрядная версия "ОмниЛинк", существенно доработанная с учетом потребностей и пожеланий пользователей. Несмотря на столь юный возраст, "ОмниЛинк" уже завоевал поклонников, тем более, что это первая и пока единственная программа такого рода на отечественном рынке. Пользователями системы "ОмниЛинк" уже стали: телекомпания "НТВ-Плюс", филиалы ГУМа, транспортная компания "Олсвег", магазины "TJ Collection", ТИАС, компания "Софтроник", магазины "Colin's Jeans" и т.д. Уникальность и достоинство этой системы подтверждает и то, что уже появились потенциальные заказчики ее за рубежом.

Для справки

Фирма ПИЛОТ уже более пяти лет занимается поставкой комплексов, основанных на использовании технологии штрихового кодирования, для автоматизации предприятий торговли, складов и дистрибьюторских центров.

Хромова Е.Г.,
менеджер