Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

ЗАО "Форпост - 1"

TRADE Assistant: итоги и перспективы

История создания

Впервые программный комплекс управления торговлей Trade Assistant появился на рынке программного обеспечения два года назад, на выставке Softool'95 и сразу же вызвал большой интерес посетителей выставки. Пользователи сразу же оценили сочетание богатых функциональных возможностей комплекса с простым и понятным интерфейсом.

До появления в свет на Softool'95 программный комплекс Trade Assistant более двух лет разрабатывался как торговая система для корпорации фирм, входящих в Unit Group. Высокие требования, предъявляемые к торговой системе руководством Unit Group, с самого начала заставили разработчиков системы задуматься об оптимальной структуре базы данных и об эффективных алгоритмах обработки информации.

Уже самая ранняя версия Trade Assistant была реализована как сетевая программа, работающая в операционной системе Windows. Разработчики широко использовали все преимущества Windows: графическое меню, большое количество открытых одновременно окон, легкость настройки таблиц. Ориентация на сеть определила выбор системы управления данными Btrive. Впоследствии разработчики и пользователи системы не раз имели возможность убедиться, что выбор был сделан правильно: подтверждение тому скорость обработки данных и высокая надежность системы.

Использование Btrive дает возможность организовать работу в сети как в режиме файл-сервер в одно-ранговой сети, так и в режиме клиент-сервер в сети с выделенным сервером. Работая в этом режиме, 20 пользователей могут одновременно обращаться к базе данных, не создавая друг другу проблем. Программный модуль Btrive, необходимый для работы в режиме клиент-сервер, входит в программное обеспечение для таких распространенных сетей, как Netware и NT, причем для сети Netware он просто включен в стандартную поставку.

Удобная система управления торговлей привлекла внимание деловых партнеров Unit Group, многие из которых приобрели систему и установили ее в своих фирмах. Так, в 1993 году систему Trade Assistant приобрела корпорация SEIKO EPSON. Это привело к решению создать коммерческий вариант системы. Около года ушло на придание комплексу "человеческого лица": тщательное тестирование системы, отработку интерфейса, написание документации.

Версия 2.08 программного комплекса - а именно она была представлена на выставке в 1995 г.- осуществляла оперативное управление и контроль за состоянием товарно-материальных запасов на складах компании. Комплекс осуществлял автоматическое списание или приходование товара при оформлении накладных, резервирование товаров при выписке счетов, поддерживал ведение многоколоночного прайс-листа.

Особенно привлекало покупателей наличие двух дополнительных модулей: Генератор отчетов и Редактор бланков. Генератор отчетов позволяет как руководителю компании, так и рядовым сотрудникам, каждому на своем уровне, провести всесторонний анализ накопленной информации: определить товарные запасы на каждый момент времени, общее количество зарезервированного товара и возможность его оперативного использования с учетом товара, находящегося в пути от поставщиков; проанализировать эффективность работы персонала, динамику отношений с партнерами, рентабельность операций компании. Редактор бланков дает возможность пользователям самим создавать и редактировать бланки документов: накладных, счетов, приходных ордеров, платежных поручений и т.п. В бланк можно включить логотип фирмы или любое графическое изображение, создавать многостраничные бланки или, наоборот, на одной странице уместить несколько документов. В случае изменения законодательства бланк документа легко модифицируется, в него можно вставить новые поля, удалить лишние, изменить расчетные формулы.

В начале 1996 года появилась следующая версия программного комплекса: Trade Assistant 3.0. В дополнение к учету движения товаров эта версия осуществляла регистрацию денежных средств, полученных от покупателей и выплаченных поставщикам. Это сразу же существенно расширило возможности системы, в частности стало возможно автоматическое ведение полного баланса с партнерами (покупателями и поставщиками) с учетом полученных и отгруженных товаров, полученных и выплаченных денег и оказанных услуг.

Включение в версию 3.0 возможности работы с услугами расширило сферу применения системы: сделало ее привлекательной для таких фирм, сферой деятельности которых является не торговля товарами, а оказание различных услуг: почтовых, рекламных, косметических и т.п.

Еще одним важным новшеством версии 3.0 стала система разграничений прав доступа. В версии 2.08 каждый пользователь имел свое кодовое имя и пароль, без знания которого он не мог быть допущен к работе. Начиная с версии 3.0, каждому пользователю можно индивидуально задать набор разрешенных ему команд, определить свой набор доступных полей (так, например, отдельным пользователям можно не показывать поле Себестоимость товаров), а также определить для пользователя индивидуальные фильтры для чтения, добавления, изменения и удаления записей в каждом файле. Так, пользователю можно разрешить видеть и (или) редактировать только оформленные им самим документы, иметь информацию только о товарах определенной группы, скрыть данные о некоторых клиентах и т.д., и т.п.

Более мощным стал также Генератор отчетов. Теперь он позволяет включать в отчеты не только поля базы данных и расчетные функции, но и переменные, определенные пользователем, устанавливать произвольные фильтры, различным образом группировать записи отчета. Расширился список отчетов, входящих в стандартную поставку: он стал включать, например, такие популярные отчеты, как оборотная ведомость, складская карточка, отчет о прибылях и убытках и другие.

Наряду с Генератором отчетов в версии 3.0 появилось понятие "мини-отчеты". Мини-отчеты - это разнообразные настраиваемые таблицы, предоставляющие пользователю оперативную информацию. В них можно включать любые доступные поля базы данных и функции этих полей. Мини-отчеты можно сортировать в произвольном порядке, изменять шрифты и ширину колонок, осуществлять быстрый поиск в таблице, устанавливать фильтры. В ряде случаев имеется также возможность установить различный шрифт и цвет для различных групп записей, входящих в таблицу. Так, например, в справочнике товаров можно раскрасить в разные цвета товары различных категорий, или же выделить цветом товары, которых в данный момент нет на складе, или товары, которых зарезервировано больше, чем имеется на складе. Важной особенностью мини-отчетов является необыкновенная легкость их построения.

Но самое главное отличие версии 3.0 как от предыдущих версий, так и от большинства аналогичных систем заключалось, конечно, не в удобном интерфейсе и даже не в расширении функциональных возможностей. Главным было строение базы данных и способ обработки запросов. Тщательно продуманные алгоритмы, развитая система индексов позволили добиться высокой скорости работы системы, как при оперативной работе, так и при построении отчетов. Так, например, построение отчета о движении всех товарных позиций за год требует в среднем 5 - 7 минут. Построение же отчета по определенной товарной позиции или за меньший период (например, за месяц) занимает меньше минуты, а в ряде случаев строится мгновенно.

Вслед за версией 3.0 в течение 1996 г. появились версии 3.1 и 3.2. Версия 3.1 порадовала пользователей наличием классификатора товаров неограниченной глубины вложенности. Классификатор товаров дает возможность структурировать номенклатуру товаров и услуг, что существенно ускоряет поиск товаров и оформление документов при большой номенклатуре.

Версия 3.2 существенно расширила возможности настройки системы. Начиная с этой версии, пользователи могут дополнить справочники системы собственными полями. Эти поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Используя дополнительные поля, фирма может настроить систему Trade Assistant в соответствии со своими потребностями с учетом собственной специфики торговли. Так, например, фирмы, торгующие товарами с различным НДС, могут включить значение НДС как дополнительное поле в справочник товаров. В справочник товаров можно включить также объем или вес упаковки, фирму-производитель и т.п. В справочник клиентов удобно включить такие поля как, например, контактные лица, дату очередной встречи с клиентом, фамилию менеджера, отвечающего за работу с этим клиентом. Редактор бланков и Генератор отчетов позволяют использовать дополнительные поля в отчетах и бланках документов наряду с основными полями.

Введение с января 1997 года счетов-фактур не застало пользователей Trade Assistant врасплох. Все необходимые реквизиты можно было ввести в качестве дополнительных полей, и затем Редактором бланков создать бланк счета-фактуры, использующий эти поля. Тем не менее для удобства пользователей все необходимые реквизиты были включены в базу данных как основные поля. Был также разработан типовой бланк счета фактуры и включен в стандартную поставку. Так появилась версия 3.3, которая и предлагается клиентам в настоящее время.

Ближайшие перспективы

Коллектив разработчиков продолжает активно работать, и на выставке Softool'97 будет представлена версия 3.4 системы Trade Assistant.

Главной новинкой этой версии является модуль обмена информацией между различными базами данных, не связанными в одну локальную сеть. Суть его работы состоит в следующем: при запуске модуля на одной рабочей станции он записывает все новые изменения, происшедшие со времени последнего обмена, в выходной файл, и сам получает изменения из входного файла. Затем эти файлы могут быть записаны на дискеты, переданы по модему или любым другим способом.

Модуль обмена решает ряд различных, на первый взгляд, задач.

Пусть, например, фирма имеет две независимые торговые точки. Модуль обмена позволяет объединить документы, введенные на каждой из этих точек, получить как независимую, так и консолидированную отчетность по ним.

В другом случае в офисе фирмы принимаются заказы и выписываются счета, а накладные оформляются уже на складе. Модуль обмена дает возможность периодически синхронизировать базы данных в офисе и на складе.

В третьем случае фирма имеет дочернее предприятие, в которое она время от времени пересылает товар. Модуль обмена в данном случае действует избирательно: из дочернего предприятия в головное посылает всю информацию, а в дочернее предприятие передает только ту информацию, которая ему необходима.

Наконец, опишем еще одно применение модуля обмена. Часто руководитель фирмы берет базу данных домой, чтобы проанализировать ее в спокойной обстановке. Если он имеет модуль обмена, то может переписывать не всю базу, а только последние изменения. Кроме того, в случае обнаружения ошибки, он может спокойно поправить дома нужные документы и быть уверенным, что без проблем импортирует в офисе сделанные исправления.

Кроме модуля обмена, в версии 3.4 появился модуль для автоматического расчета цен прайс-листа. Этот модуль удобен, например, в тех случаях, когда требуется установить прямую зависимость цен реализации от себестоимости товаров. При каждой новой поставке себестоимость товара меняется, следовательно, должна измениться и цена реализации. Модуль автоматического расчета цен позволяет автоматизировать этот процесс.

Базовый модуль также претерпел ряд изменений. Во-первых, программный комплекс научился работать с различными уровнями единиц измерения: основными единицами и упаковками. Теперь при вводе товара в накладную его количество можно указывать как в основных единицах, так и в упаковках. При этом система корректно работает даже в том случае, когда при оформлении прихода точно не известно количество основных единиц в каждой упаковке (например, на склад приходуется 10 коробок буженины, точный вес которых будет известен лишь впоследствии).

Во-вторых, в программном комплексе разработана гибкая система скидок: теперь каждому клиенту можно присваивать свою колонку в прайс-листе, делать общую скидку в процентах, в зависимости от суммы накладной, а также указать отдельную скидку по каждому товару. Можно также комбинировать все три варианта скидок.

Версия 3.4 позволяет настраивать количество знаков для каждой валюты отдельно. Так, можно настроить систему таким образом, чтобы она округляла рубли с точностью до целых, а доллары - с точностью до двух десятичных знаков (а при желании и больше). Очень актуально в свете грядущей деноминации рубля.

В результате пожеланий многих пользователей несколько изменился интерфейс для ввода накладных, что ускоряет скорость ввода накладных при большом количестве товарных позиций. Для преемственности старый способ ввода также сохранен, выбор между новым и старым способом осуществляется настройкой.

Новые возможности появились также в Редакторе бланков и Генераторе отчетов, а также в модуле Импорт/экспорт данных для осуществления обмена с другими системами.

Кое-что о пользователях

С тех пор как программный комплекс Trade Assistant появился на рынке программного обеспечения, коллектив разработчиков поддерживает тесные отношения с пользователями системы. Постоянно действует "горячая линия", по которой любой зарегистрированный пользователь может получить консультацию, независимо от того, когда им была приобретена система. Пользователи регулярно извещаются о выходе новых версий, которые поставляются им со значительной скидкой. Но этим отношения с пользователями далеко не исчерпываются.

Как известно, каждая торговая фирма имеет свою специфику работы, которая хоть чем-нибудь, да отличается от работы других фирм. Trade Assistant - гибкая система, имеющая в своем арсенале разнообразный набор средств, позволяющий настроить ее нужным образом. Часто пользователи проводят настройку самостоятельно, при необходимости консультируясь со специалистами по телефону. Но в ряде случаев фирма, купившая программный комплекс, не хочет тратить время на то, чтобы разобраться во всех тонкостях системы. Такие фирмы предпочитают поступить наоборот: пригласить опытного консультанта по системе Trade Assistant к себе и предложить ему разобраться во всех тонкостях своей работы с тем, чтобы настроить систему на специфику работы именно этой фирмы.

Консультанты Trade Assistant охотно идут на такую работу. Они выезжают на фирму, устанавливают систему "под ключ", проводят обучение персонала, строят необходимые отчеты и бланки документов. Такое тесное сотрудничество с пользователями системы позволяет лучше понять их проблемы. Обобщение проблем конкретных пользователей определяет дальнейшее развитие программного комплекса.

Таким образом, можно сказать, что пользователи Trade Assistant являются в некоторой степени соавторами разработки. Многие пользователи, однако, не удовлетворяются ролью пассивных соавторов. Они активно предлагают свои варианты доработки системы. Коллектив разработчиков внимательно рассматривает все такие предложения. Часть из них реализуется сразу, другие учитываются при разработке новых версий, третьи включаются в перспективные планы. Многие важные особенности Trade Assistant появились в результате обсуждения проблемы с пользователями системы или же в результате прямого выполнения их заказа.

Пользуясь случаем, хочется выразить благодарность фирмам, особенно активно повлиявшим на систему Trade Assistant на разных этапах ее развития.

Пользователи высоко оценивают такие важные качества Trade Assistant как надежность и эффективность, гибкость, возможность настройки, широкие аналитические возможности, простой интерфейс, высокое качество обслуживания клиентов. "Как вам удается делать такие удобные системы?"- такой вопрос нередко пользователи задают разработчикам.

Опыт показывает, что, начав работать с системой Trade Assistant, пользователи практически никогда не отказываются от нее. Так, при сообщении о выходе новой версии более 90 % пользователей сразу же обновляют версии. Нередки случаи, когда пользователи рекомендуют программный комплекс своим партнерам. Все чаще на вопрос: "Откуда вы про нас узнали?" можно услышать ответ: "Видел у коллег, очень хвалили".

Гамазова Е.А.

 

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"