 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'4
|
|
|
Фирма
“ИНФОСОФТ”
Сетевая
бухгалтерская система
“Интегратор”
Фирма
“ИНФОСОФТ” получила широкую
известность как разработчик и
поставщик комплексной системы
бухгалтерского учета
“Бухучет-Финансы-Бизнес”, основы
которой были заложены более восьми
лет назад. В настоящее время
основным программным продуктом
фирмы является сетевая
бухгалтерская система
“Интегратор”. Этот программный
продукт получил высокую оценку на VI
Международном конкурсе
программного обеспечения в области
финансов и бизнеса
“Бизнес-Софт'97”, итоги которого
были подведены 11 сентября 1997 года.
Конкурс традиционно проводился
Центром исследований
экономических систем
“Бизнес-Программы-Сервис”,
журналом “Бухгалтерский учет” и
еженедельником “Финансовая
газета”. Сетевая бухгалтерская
система “Интегратор” была
признана победителем в классах:
“Средняя бухгалтерия”;
“Бухгалтерия для Бюджетных
организаций”. Лауреатом в классах:
“Большая бухгалтерия”;
“Оперативно-бухгалтерская система
для Производства”;
“Оперативно-бухгалтерская система
для Городского и коммунального
хозяйства”. Лауреатом была
признана также программа
“Зарплата”.
Область применения
сетевой бухгалтерской системы
“Интегратор”
Сетевая
бухгалтерия “Интегратор”— это
многопользовательская
компьютерная система, которая
содержит все необходимые средства
для автоматизации бухгалтерского
учета предприятий различных сфер
деятельности, включая бюджетные
организации, обеспечивает полноту
функций и требуемый уровень
детализации учета на каждом
участке. Система строится в едином
информационном пространстве: все
пользователи имеют доступ к общей
информации в режиме реального
времени. Программа поддерживает
сложившееся на предприятии
выделение участков учета; имеет
средства разграничения доступа к
информации; позволяет обеспечить
согласованную работу бухгалтеров
различных участков; обеспечивает
гибкую настройку документов
первичного учета и выходных форм,
автоматизацию формирования
проводок и выполнения расчетов на
основе использования первичных
документов или типовых
хозяйственных операций.
Сетевая
бухгалтерия “Интегратор”
является тиражируемым программным
продуктом. Все средства настройки
системы на условия предприятия
передаются конечным пользователям
без всяких дополнительных условий
и оплат. В настоящее время
пользователями сетевой
бухгалтерской системы
“Интегратор” являются тысячи
предприятий и организаций.
Общая характеристика
системы “Интегратор”
Определение
участков учета
Проблемы
рационального распределения
участков учета, одновременного
использования единой
информационной среды на
компьютерах и обеспечения
согласованной работы бухгалтеров
характерны в наибольшей степени
для предприятий со сложной
структурой учета.
У таких
предприятий, в связи с возрастанием
объема работ, бухгалтерия
объективно разделяется на участки
учета. На каждом из них сохраняются
общие принципы учета и в тоже время
выполняются специфические для
данного участка функции: например,
учет кассовых операций, учет
основных средств, учет расчетов с
поставщиками, учет расчетов по
заработной плате и пр.
Для удобства
эксплуатации программ на таких
предприятиях необходимо не только
предусмотреть и реализовать все
необходимые функции для ведения
учета на всех участках, но и
отработать технологию
информационного взаимодействия
системы на стыке участков. В
сложных бухгалтерских системах
указанные проблемы выдвигаются на
первый план и оттого, насколько
полно и хорошо продуманы и решены
данные вопросы в компьютерной
системе, в определяющей мере
зависит успех автоматизации
бухгалтерского учета на
предприятии.
Опыт показывает,
что пока фирму обслуживают один-два
бухгалтера, достаточно
использовать упрощенную программу
бухгалтерского учета, построенную
по принципу ведения общего журнала
хозяйственных операций.
На малых
предприятиях достаточно вести учет
хозяйственных операций в общем
хронологическом журнале с
получением на его основе
аналитических и синтетических
данных.
При наличии в
такой системе необходимых
расчетных функций, она способна
удовлетворить информационные
потребности небольшой бухгалтерии.
Но для средних и крупных
предприятий, обслуживаемых
коллективом бухгалтеров,
необходимы системы, в которых
поддерживается сложившееся
разделение бухгалтерии на
отдельные участки.
“Интегратор”
позволяет осуществить любое
распределение счетов по участкам
учета. Фирма “ИНФОСОФТ”
предлагает несколько базовых
поставок системы “Интегратор” с
настройкой на различный состав
участков учета, например: денежные
средства, поставщики, покупатели,
дебиторы-кредиторы, зарплата,
материалы, готовая продукция и
товары, затраты, основные средства,
расчетно-финансовые операции,
финансовая отчетность.
Пользователь самостоятельно
уточнят состав участков своей
бухгалтерии.
Организация
совместной работы на компьютерах
Основная
сложность совместной работы
бухгалтеров на средних и крупных
предприятиях связана со
значительной информационной
взаимозависимостью отдельных
участков учета. Хозяйственные
операции, зарегистрированные одним
бухгалтером, должны отражаться в
учетных регистрах других участков.
При этом каждый из бухгалтеров
может пользоваться сведениями с
различным уровнем группировки
информации. Информационное
единство системы определяется не
только ведением единой
нормативно-справочной информации,
но и использованием общих проводок.
В соответствии с принципом двойной
записи всякая операция
одновременно воздействует на два
или более счетов. Эти счета могут
принадлежать различным участкам.
Поэтому ввод операции на одном
участке должен вызывать появление
соответствующей информации на
смежных участках. На каждом рабочем
месте отражается только та часть
информации, которая имеет
отношение к работе данного
бухгалтера, определяемая его
правами доступа. Права доступа
устанавливает главный. К ним
относятся возможность ввода
данных, их корректировки, удаления
или только просмотра.
Дополнительно для разграничения
доступа используется система
паролей. Внутри группы сотрудников,
работающих на одном участке учета,
можно устанавливать разные права
доступа в зависимости от
выполняемой работы. В основу
функционирования системы положен
принцип ответственности: каждый
бухгалтер отвечает за
достоверность информации по счетам
своего учетного участка. Это
обеспечивается с помощью механизма
выполненных, отложенных и
отвергнутых проводок. При вводе
хозяйственной операции сальдо и
обороты пересчитываются только по
тому счету, который относится к
данному участку. Корреспондирующая
сторона проводки будет считаться
отложенной до тех пор, пока ее не
подтвердит бухгалтер того участка,
к которому относится этот
корреспондирующий счет. Бухгалтер
смежного участка может как
подтвердить, так и отвергнуть
введенную на другом участке
проводку. Проводки, введенные на
одном участке, но отложенные или
отвергнутые на другом, являются
спорными. Бухгалтер, ответственный
за сводный учет, может получить
полный перечень спорных проводок
для принятия решения. Сведение
баланса предприятия выполняют
только при отработке всех спорных
вопросов, относящихся к разным
участка учета.
Полнота функций
и глубина детализации учета
Развитая
интегрированная система должна
обеспечивать ввод, обработку и
хранение данных с получением
выходных документов с той степенью
детализации, которая необходима
для каждого конкретного участка
учета. В несложных программах
аналитика поддерживается, как
правило, равноуровневой и сквозной,
но с жестко заданной и ограниченной
структурой, что не позволяет
достаточно полно отражать
особенности учета на отдельных
участках. В специализированных
функциональных пакетах
особенности конкретных участков
учета отражаются обычно с большей
глубиной аналитики. Однако в
комплексных системах зачастую
недостает согласованности между
уровнями аналитических данных
различных АРМов. В системе
“Интегратор” введены понятия
объектов учета (товары, материалы,
готовая продукция, основные
средства, ценные бумаги, заказы и
др.); субъектов учета (поставщики,
покупатели, дебиторы-кредиторы,
подотчетные лица,
материально-ответственные лица,
акционеры и др.), оснований
взаиморасчетов (договора, партии
поставок и др.), подразделений
(отделы, склады, торговые точки и
др.), статей затрат. Информация в
базах данных системы
“Интегратора” структурирована на
основе принятой классификации,
полностью однородна и легко
воспринимается. Структура баз
данных и наличие соответствующих
средств в системе обеспечивает
необходимую настройку счетов и
аналитических показателей,
возможность генерации выходных
форм, связь с электронными
таблицами.
Типовые
операции и формированиe проводок
При большом объеме
обрабатываемой информации
актуальна автоматизация работ на
каждом участке. В “Интеграторе”
используются типовые операции, что
делает менее трудоемкой и
утомительной повседневную работу
бухгалтера, уменьшает количество
ошибок. Каждая типовая операция
имеет краткое название (по которому
пользователь вызывает ее из
справочника) и перечень
закрепленных за ней проводок и
алгоритмов расчета показателей.
При вводе хозяйственных операций
проводки в основном формируются
автоматически. При этом на
соответствующие счета списывается
НДС по основным средствам и
материальным ценностям, полностью
или частично закрываются
операционные счета, рассчитываются
стоимости ТМЦ по учетной, средней
цене или в валюте, списываются
издержки обращения, начисляется
амортизация, рассчитываются
подоходный налог, отчисления на
соцстрах, распределяются
общепроизводственные расходы. В
поставку системы включается
базовый список типовых
хозяйственных операций, в
соответствии с рекомендуемым
планом счетов и выбранной учетной
политикой предприятия. Бухгалтер
может настроить и дополнить
базовый список типовых операций
самостоятельно и использовать его
для автоматизации ввода и
обработки данных. Для настройки
типовых операций используется
набор алгоритмов разработчика, в
состав которого входят, например:
процент от суммы в операции;
начисление амортизации;
распределение
общепроизводственных расходов;
определение средней цены,
стоимости и др. Применение готовых
алгоритмов упрощает процесс
настройки типовых операций, кроме
того в системе существует
возможность задавать и собственные
формулы или рассчитывать
необходимые показатели.
Первичные
документы
В системе
“Интегратор” предусмотрена
автоматизация всей
технологической цепочки обработки
документов и формирования на их
основе хозяйственных операций и
проводок. На крупных предприятиях в
эту цепочку включаются и работники
других служб (МТС, СБЫТ),
материально-ответственные лица,
товароведы и др., выписывающие
различные документы. На основе
первичных документов формируются
бухгалтерские записи в
автоматизированном режиме.
Выходные
документы
В отечественной
практике применяются различные
формы бухгалтерского учета.
Наиболее
известные — жуpнально-оpдеpная и
мемоpиально-оpдеpная.
Машинно-оpиентиpованная форма учета
применяется для
автоматизированных бухгалтерских
систем. Сегодня такие системы в
определенной степени копируют
технологию работы в рамках
жуpнально-оpдеpной или
мемоpиально-оpдеpной форм учета.
Самостоятельные функциональные
пакеты программ (учет материальных
ценностей, учет основных средств,
учет производственных затрат и т.д.)
и комплексы взаимоувязанных АРМов
строятся обычно в традициях
жуpнально-оpдеpной формы. Этим
обеспечивается возможность
поэтапной автоматизации участков
учета, сохранение в прежнем виде
технологии обмена данными между
участками. Программы упрощенного
бухгалтерского учета строятся в
традициях мемоpиально-оpдеpной
формы: запись всех хозяйственных
операций ведется в общем
хронологическом журнале.
Сетевая
бухгалтерия “Интегратор”
представляет собой форму машинного
учета, в которую включены элементы
мемоpиально-оpдеpной и
жуpнально-оpдеpной систем. Из первой
взято использование журнала
хозяйственных операций в качестве
регистра первичного учета, из
второй — принцип разделения
бухгалтерии на участки учета и
метод согласования коллективной
работы бухгалтеров.
В системе
“Интегратор” различают три типа
выходных документов. Общие
документы всех участков,
специфические документы участков и
технологические документы. Наличие
общих форм документов определяется
единой для всех участков
методологией учета, едиными
принципами взаимодействия
участков, тем, что информация с
каждого участка вливается в общие
результаты. В состав единых
документов включаются такие,
например, как журнал хозяйственных
операций, сводная ведомость
операций смежных участков, книга
оборотов и сальдо по счетам,
ведомость производственных затрат,
ведомость записей в главную книгу.
Наличие второго типа документов
связано с тем, что
многопользовательская бухгалтерия
содержит все участки учета, и
документы должны отражать
специфику каждого из них. Например,
отчет кассира имеет смысл только на
участке учета денежных средств, а
pасчетно-платежная ведомость
только на участке расчета зарплаты.
третий тип документов предназначен
для текущей работы бухгалтеров и
администратора системы, связанной
прежде всего с выявлением спорных
вопросов. Большей частью они
формируются по запросу и содержат
подробную информацию о
бухгалтерских записях. Набор
документов, получаемых на каждом
участке учета, определяется
пользователями самостоятельно.
Пользователи могут самостоятельно
модифицировать имеющиеся формы
выходных документов или написать
собственные. “Интегратор”— это
открытая бухгалтерская система.
Десятки бизнес-партнеров и сотни
пользователей без труда
разрабатывают и включают в систему
специальные выходные документы,
учитывающие специфику предприятий.
Автоматизация
бюджетных и некоммерческих
организаций
Значительные
различия в методах бухгалтерского
учета для бюджетных и хозрасчетных
организаций резко сужают
количество программных продуктов,
которые с успехом могут быть
применены для автоматизации учета
в бюджетных организациях.
Сетевая система
“Интегратор” является приятным
исключением. В ней реализованы все
функции, необходимые для
автоматизации учета в бюджетных и
некоммерческих организациях. При
внедрении бухгалтерских программ в
централизованных бюджетных
бухгалтериях, например, уже на
этапе установки плана счетов для
многих из них возникают
значительные проблемы. Связано это
с тем, что в пределах одного плана
счетов в бухгалтерии может вестись
несколько главных книг, и
соответственно делается и
несколько сводных балансов. Число
их равно количеству балансовых
расчетных счетов, по которым
ведется учет. В большинстве
централизованных бухгалтерий учет
ведется на четырех расчетных
балансовых счетах. Это 107
балансовый счет — “Текущий
счет”, 110 балансовый
счет — “Сумма по поручениям”, 111 и
114 балансовые счета. Таким образом
приходится вести 4 не связанные
между собой главные книги.
Возможности
“Интегратора” позволяют решить
эти проблемы просто. Очень легко
разделить в пределах одной
программы главные книги, нет
никакого предела для их количества,
можно получать как главные книги по
отдельным спецсчетам, так и общую
для них всех. Что обычно приятно
поражает бухгалтеров бюджетных
организаций, так это возможность
выделения в системе различных
участков учета. Это позволяет
распределить функции между
участками (рабочими местами)
максимально приближенно к
существующей в бухгалтерском учете
практике, когда за конкретный
журнал-ордер отвечает определенный
сотрудник. Большую сложность для
учета представляют счета расчетов
с разными дебиторами, расчетов в
порядке плановых платежей,
расчетов с поставщиками и другие
активно-пассивные
свернуто-развернутые счета.
Связано это со структурой
бюджетных организаций. Обычным
явлением для бюджетных организаций
является содержание на их балансе
различных учреждений: медицинских,
детских дошкольных, начальных и
специальных учебных учреждений и
т.п. Для счетов такого типа в
программе “Интегратор”
предусмотрена большая свобода в
правилах расчетов сальдо либо
получения аналитики. Можно
производить расчет сальдо в
разрезе внешних организаций,
подотчетных лиц, номеров договоров,
партий поставок, подразделений,
номенклатурных единиц. Для этого
оказалось достаточным установить
признак расчета сальдо по
субъектам учета и признак
получения аналитики — по
подразделениям.
Особо выделяется в
сравнении с другими системами
технология учета затрат в
“Интеграторе”. Многоуровневая
методика учета по статьям и шифрам
заказов позволяет наиболее полно и
достоверно учитывать расходы. Так,
не составляет никакого труда
получить расходы по какому-нибудь
одному шифру, например, узнать
сумму выплаченной зарплаты детским
дошкольным учреждениям, а
возможность получать
дополнительную аналитику в разрезе
подразделений делает учет затрат
еще более гибким. Затраты по
каждому шифру и статье
накапливаются с начала года, что
очень удобно для последующего
анализа деятельности предприятия.
Гибкость
программы позволяет производить
учет не только расходов, но и
доходов. Доходы бюджетных
предприятий, а также затраты
дробятся на различные шифры, как
дополнительную можно получить
аналитику по полученным доходам в
разрезе структурных подразделений.
Правильно поставленный учет затрат
и доходов дает возможность
получить такой неотъемлемый для
бюджетных организаций документ,
как “Отчет об исполнении сметы
бюджета”. Учет материальных
ценностей в централизованных
бухгалтериях осложнен как большим
количеством структурных
подразделений, так и разнообразием
номенклатурных единиц. С помощью
“Интегратора” удалось
реализовать учет материалов
наиболее рациональным способом.
Учет ведется с получением
аналитики в целом по предприятию,
по подразделениям,
материально-ответственным лицам и
номенклатурным единицам.
Аналитические и оборотные
ведомости позволяют в любой момент
времени получить оперативную
информацию о наличии конкретной
номенклатурной единицы.
Возможность вести
несколько справочников
материальных ценностей позволяет
максимально облегчить бухгалтеру
работу с ними. Так, в Администрации
поселка Тучково с этой целью
ведутся 6 различных справочников:
“Хозяйственные материалы”,
“Медикаменты”, “Горюче-смазочных
материалы” и т.п. Такой подход к
разделению справочников
материальных ценностей оказался
наиболее приемлемым для работников
бухгалтерии. Наиболее сложными, с
точки зрения автоматизации,
проводками в бюджетных
бухгалтериях являются проводки по
внутреннему перемещению
материальных ценностей. Связано
это с тем, что в дебете и кредите
счета необходимо указать как
разные структурные подразделения,
так и различные
материально-ответственные лица,
причем средняя фактическая цена
материальных ценностей должна
рассчитываться для каждого
материально-ответственного лица
независимо от цены сложившейся в
целом по предприятию либо
подразделению. При работе с
программой “Интегратор” никаких
проблем с внутренним перемещением
и списанием материалов не возникло.
Средняя фактическая цена
пересчитывается как в целом по
предприятию, так и по конкретному
матерально-ответственному лицу.
Бухгалтерская
система “Интегратор-Соло”
Для небольших
фирм, где бухгалтерский учет ведут
один-два бухгалтера, предлагается
одномашинный (несетевой) вариант
системы — “Интегратор-Соло”. Он
содержит практически те же функции
и возможности, что и сетевой
вариант. При этом поддерживается
многозадачный режим работы
системы, а сетевые возможности не
включаются в стоимость
программного продукта. Это
значительно расширяет область
применения системы, позволяет
использовать интегрированный
подход к автоматизации и богатые
функциональные возможности
системы в малых бухгалтериях.
Действительно, поскольку в системе
обеспечивается гибкое разделение
бухгалтерии на участки учета и
рабочие места, то в предельном
случае все участки учета могут
разместиться на одном компьютере.
Задача системы “Интегратор-Соло”
не только автоматизировать ведение
учета на малом предприятии, но и
отработать основные принципы
многопользовательского применения
системы (разделение на участки
учета, обмен информацией и другие),
что при дальнейшем развитии фирмы и
увеличении количества бухгалтеров
обеспечит плавный переход к работе
с сетевой бухгалтерской системой
“Интегратор”.
И.И.
Гущенко-Чеверда,
экономист-аналитик фирмы
“ИНФОСОФТ”
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
