Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компьютерное агентство “Капитан”

Калькуляция в школьно-базовой столовой

В предлагаемой вашему вниманию статье рассказывается об опыте внедрения компьютерной системы калькуляции в школьно-базовой столовой. Впечатления получены совместно с персоналом бухгалтерий ШБС-9 и Фабрики-кухни № 18 г. Москвы.

Речь будет идти не о всём бухгалтерском учёте сразу, а только лишь о калькуляции и учёте продуктов — самом трудоёмком участке работы, работы черновой, где машина давно просится на замену человеку, а автоматизация даёт наиболее быструю и полную отдачу. Именно в московской ШБС, потому что за пределами Москвы правила работы, хоть и не все, будут отличаться. И речь будет идти не о компьютере вообще, а о работе на конкретной системе — “Ланч”.

Несмотря на столь суровые ограничения, надеюсь, что опыт внедрения будет интересен и для других предприятий, занимающихся приготовлением пищи на заказ на плановой основе.

Требования к организации учёта

Московские школьно-базовые столовые (фабрики-кухни) занимаются приготовлением пищи для 20–40 школ каждая. Работа бухгалтерии по калькуляции блюд во многом типовая для общепита, имеет несколько специфичных требований:

Кратко перечислю особенности учётного процесса:

Для каждой школы ежедневно оформляется пакет документов:

Есть и совсем частные (но важные с точки зрения технической) особенности:

Особенности эти я перечислил, чтобы как-то очертить, охарактеризовать учётный процесс в ШБС, не претендуя на полноту. С другой стороны, эти наблюдения фактически являлись постановкой задачи для автоматизации.

Краткое описание технологии учёта

Школы на каждый день подают (письменно или устно) предварительные заявки с указанием количества порций по каждому времени приёма пищи (например: завтрак младших классов — 127 порций, завтрак старших — 211 порций, обед — 250 порций.

Технолог (диетолог) составляет меню, исходя из:

Бухгалтер-материальщик приходует продукты и выдаёт калькулятору цены для расчёта стоимости блюд. При этом он сразу вычисляет цены калькуляции (продажные цены).

Калькуляторы по утверждённым заранее калькуляционным картам рассчитывают количество продуктов по меню каждой школы и цены блюд, оформляет набор документов (меню, накладная, справка-расчёт продуктов) и передают документы для получения на склад.

Бухгалтер-материальщик получает со склада накладные с отметками о выдаче, суммирует общий расход продуктов (составляет свод расхода продуктов за день) и разносит общий расход по каждому продукту, получая таким образом остаток на конец дня по каждому продукту.

Разумеется, это только краткое перечисление учётных ежедневных работ. В конце периода(месяца) выполняются инвентаризация склада (складов) и составление форм отчётности. Разумеется, решаются ещё и другие классические бухгалтерские задачи — расчёты с поставщиками и покупателями, ведение общей финансовой бухгалтерии и прочие — расчёт зарплаты, учёт основных средств и т.д. (смотри оглавление учебника по бух. учёту). Но наибольшая часть затрат рабочего времени (и нервов) приходится всё же на повседневную, всегда срочную работу по калькуляции и учёту продуктов.

Отдельно стоит сказать о бухгалтерском обеспечении таких внутренних производств как кондитерский и мясной цеха

Калькуляция для них имеет свои индивидуальные особенности и рамки этой статьи узки для их изложения. Отметим только, что и для этих производств калькуляция ведётся на основе калькуляционных карточек, а готовые изделия и полуфабрикаты (булочки и котлеты) учитываются на складе тем же образом, что и обычные продукты.

Калькуляционные карты и “расчётки”

В ручном учёте основным регистром является калькуляционная карточка. В условиях ШБС, когда калькуляция ведётся в часто меняющихся закупочных ценах, цены на блюда меняются чуть ли не ежедневно. При механизированном учёте перепечатывать часто меняющиеся калькуляционные карты весьма дорого и по расходу времени и по расходу бумаги. Ведь форма калькуляционной карточки занимает полстраницы. Поэтому хитроумные калькуляторы придумали заполнять табличку с колонками: продукт, норма на порцию, число порций, цена продукта и сумма. Всё это по каждому блюду. Умножают, складывают и получают цену блюда и стоимость набора блюд. При ручном заполнении — лист, при машинном — страница на одну школу.

Но ведь раскладки продуктов для ШБС заранее утверждены, и в минуты тягостных раздумий возникает вопрос: а зачем вообще-то нам калькуляционные карты ? Ответ чисто формальный — а вот придут нас проверять, скажут: “Где у вас калькуляционные карты?”

Ну хорошо, давайте карты напечатаем один раз и подошьём, а каждый день на каждую школу будем оформлять листок-расчётку, удобный и наглядный, где есть и раскладки и цены и общий результат по набору продуктов.

Материальщик

Главная задача бухгалтера-материальщика — ежедневный учёт остатков по всем продуктам (и по всем складам), при этом продукты с разными закупочными ценами учитываются отдельными партиями. Сведения по наличию и ценам тут же, “с колёс” используют калькуляторы при расчёте себестоимости блюд. Поэтому первая по срочности задача — обработать приход сразу по поступлении приходных накладных.

После калькуляции расходные накладные за день суммируются — составляется свод расхода за день, который разносится в тетрадь учёта по каждому продукту. После такой разноски материальщик может сказать, сколько и по каким ценам продуктов осталось для калькуляции следующего дня.

Продукты с разными закупочными ценами учитываются отдельными партиями. Каждая такая партия когда-то заканчивается. С остатком партии, который не покрывает затребованного количества, поступают одним из способов:

Общим правилом является, что в одной накладной не должно быть двух строк про один и тот же продукт, но по разной цене (кладовщику это неудобно).

Учёт фруктов в два захода

В ШБС стоит задача точного учёта цен и закладки.

Школьнику в столовой выдают один фрукт (яблоко, апельсин или др.) весом грамм 100 или 200. Заранее знать, сколько весят 126 апельсин, невозможно. Отпускать со склада фрукты можно только поштучно, иначе на раздаче нужно творить чудеса. Поставки калиброванных фруктов — дело светлого капиталистического завтра, и калиброванные фрукты все же дороже.

Решение проблемы: в накладной для школы пишут фрукты в штуках, на складе их считают, завешивают и в накладную вписывают общий вес отпущенных фруктов. Главное возникающее неудобство — накладную в бухгалтерии приходится обрабатывать еще раз, потому что в момент выписывания накладной вес ещё не известен.

Аналогичные проблемы возникают с учётом сосисок и других продуктов, которые приходуются по весу, а отпускаются штучно.

Частичное решение проблемы — контрольные завесы поступивших партий при приходовании и сразу перевод их из веса в штуки. Однако ясно, что это весьма неточный способ.

Особо остро эта проблема даёт о себе знать при автоматизации учёта, заметно увеличивая трудозатраты и калькулятора и материальщика.

Как это делается

А теперь о том, как реально действующая компьютерная система обеспечивает процесс калькуляции.

Действующие лица (в самом общем случае):

Конкретное количество исполнителей может быть разным, например, на 5 калькуляторов — 1 материальщик, а меню составляет иногда и сам директор ШБС. Но, независимо от распределения обязанностей на конкретном предприятии, все три вида работ проводятся всюду.

Автоматизацию можно строить даже фрагментарно. Например, меню составляется вручную, калькулятор делает свою работу на компьютере, спрашивая у материальщика цены на продукты. Даже такое элементарно-примитивное техническое решение даёт свою пользу. Однако гораздо большее сокращение трудозатрат и улучшение качества достигается при полной компьютерной обработке, когда уже при составлении меню машина использует сведения о наличии продуктов на складе, в калькуляции цены автоматически берутся из первой доступной партии, а складской остаток автоматически уменьшается при оформлении расходной накладной. Такое комплексное решение даже в небольшой ШБС должно строиться на базе компьютерной сети с несколькими рабочими местами так чтобы одновременно могли работать и кладовщик и 1–2 калькулятора. Главное, что в программе “Ланч” есть возможность выбирать — автоматизировать сразу всё или последовательно по участкам.

Хронологическая последовательность ежедневных действий с использованием компьютерной системы “Ланч” в основном совпадает с ручной работой:

Технически компьютерная система построена на базе тиражной программы калькуляции блюд и учёта продуктов “Ланч” версии 2, работающую в компьютерной сети. Эта программа разработана для общепита вообще — от столовой до ресторана. Для ШБС потребовалась специальная настройка отчётных форм и разработка дополнительных модулей служебных программ.

Общими особенностями, которые реализованы уже в базовой версии программы, являются:

Использование именно типовой программы позволило решительным образом сократить время внедрения.

Чтобы обеспечить специфику работы в ШБС, были разработаны дополнительные модули.

Поддержка технологической цепочки работы калькулятора: заявки от школ -> составление меню -> расчёт цен -> печать накладных.

Оценка нескольких меню для выбора наиболее подходящего по критериям:

Для материальщика сделан специальный модуль “Составление бухгалтерской справки по устранению пересортицы”.

Подготовлены специальные формы отчётов: для калькулятора — “Справка — расчёт цен по меню”, а для материальщика — “Свод расхода продуктов по получателям”.

Оценка денежных затрат

К стоимости аппаратуры нужно добавить сюда стоимость программы и, возможно, обучения.

Зачем это делается

Узнав о возможных затратах, кстати ещё раз задуматься о целях. Стоит ли тратиться? Что получим ? Где будет экономия трудозатрат ?

Приведу факты. Так, один калькулятор составляет документы для десятка школ за 40 минут. При матричном принтере и ручном вводе цен на продукты. То есть на обсчёт и оформление документов для 40 школ уйдет часа два с половиной — три. Хотите побыстрее — берите лазерный принтер или сажайте работать несколько человек.

Материальщик на работу за компьютером тратит в день несколько больше времени — час-два на ввод прихода и устранение недоработок калькулятора. Исключить такие недоработки на сегодня нельзя, поскольку фрукты, сосиски и некоторые другие продукты надо перевести из штучного в весовое выражение, на момент калькуляции некоторые продукты могли быть ещё неоприходованы, в конце концов возможно, что со склада было выдано не то количество, которое затребовано. Общее время работы материальщика в тоже зависит от количества школ, хотя и в меньшей степени, чем у калькулятора.

Хронометраж ручной работы не проводил, поэтому радость сравнения оставляю читателю.

Теперь о том, где конкретно сокращаются трудозатраты

Меню составляется один раз, а потом фактически распечатывается в нужном количестве экземпляров. Этакая пишущая машинка с памятью.

Машина автоматически подбирает цены на продукты и рассчитывает себестоимость блюд.

Кладовщику не нужно складывать общий расход продуктов за день — это делает компьютер.

Компьютер сам разносит расход продуктов по остаткам, что также занимает много времени в ручном режиме.

Наличие типовых меню сокращает время составления меню до простого выбора из образца.

Не все последствия автоматизации можно оценить количественно. Появляются некоторые качественные изменения: общая база данных является основой для организации взаимодействия всех сотрудников (не нужно кричать: “Маш, почём у нас помидоры на завтра?”)

устраняются арифметические ошибки в расчётах, база данных оперативно отражает и складские остатки и архив документов, а также позволяет получать справки по движению и наличию продуктов.

А кое-что вообще трудно реализовать без компьютера, например: оценка реализуемости меню и выбор более предпочтительного; составление плана-меню и плана поставок продуктов; надеюсь на пополнение этого списка.

Справедливости ради надо сказать, что с достоинствами компьютерной системы соседствуют и недостатки:

персонал следует обучить и отработать, зависимость от техники (сбоев, пропускной способности, алгоритмов работы), бумажный учёт всегда тем удобнее компьютерного, потому что бумага удобнее в обращении (на ней легче писать карандашом), некоторые работы, например, ввод приходных накладных, при ручном учёте вообще делать не нужно. Достаточно многие относят к порокам компьютерной системы возможное сокращение штатов и психологический дискомфорт, когда нужно снова учиться.

Надеюсь, приведённая информация будет полезна тем, кто ещё только решает, стоит ли тратиться на автоматизацию, оправдает ли именно в вашем случае результат затраты или нет. Ну а если в вашем кабинете уже стоит слегка запылившийся Pentium с монитором 17 дюймов, CD-ROM и колонками и этот “текстовый редактор мультимедиа” уже доставил вам большое удовольствие, вспомните, что от него можно получать ещё и пользу.

Н.Портнов

 



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"