Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

ООО “Компас”

Автоматизация бухучета в общественном питании

Если перенести знаменитое высказывание Льва Толстого “все счастливые семьи похожи друг на друга...” в сферу бухгалтерского учета, то быстро выяснится, что, в основном, бухгалтерия — очень счастливая область деятельности. Сводный учет, начисление амортизации на основные средства, учет МБП или бухгалтерское делопроизводство (создание и регистрация первичных документов) практически одинаковы и в производстве, и в торговле, и в науке, и в сфере услуг. Даже многочисленные методы начисления зарплаты, кардинально изменяющиеся от предприятия к предприятию, зависят не столько от специфики той или иной отрасли, сколько от хитроумия управляющего персонала, тщетно пытающегося с помощью более совершенной системы оплаты поднять производительность труда.

Как следствие, для автоматизации перечисленных в предыдущем абзаце областей бухгалтерского учета в фирмах самого разнообразного профиля успешно применяются одни и те же универсальные пакеты программ. Вроде бы все хорошо: иди на рынок и выбирай ту программу, к которой больше лежит душа? Ан нет — и здесь обнаруживается ложка дегтя, или же та самая “несчастливая семья”, которая портит настроение всему дружному многоквартирному дому.

Как это ни печально, главные неприятности в процессе автоматизации связаны именно с основной деятельностью предприятия: с учетом движения товаров в торговле, с учетом готовой продукции и расчетом ее себестоимости на производстве, с контролем выполнения и оплаты договоров и заказов в научно-технических учреждениях...

На предприятиях общественного питания наибольшие хлопоты доставляют следующие моменты: практически ежедневная корректировка калькуляций
готовых блюд и заполнение огромного числа калькуляционных карточек; списание себестоимости использованных продуктов; постоянный выпуск актов реализации готовых изделий с “разброской” по типам этой самой реализации.

В результате анализа практических потребностей бухгалтерий ресторанов и кафе, а также просмотра не столь уж многочисленных программных продуктов, в которых сделана попытка учесть специфику общественного питания, удалось сформулировать следующие рекомендации, которыми можно руководствоваться при выборе software.

Универсальный пакет, претендующий на внедрение в предприятии общественного питания или тем более специальный модуль для бухгалтера-калькулятора должны, с одной стороны, обладать основными характеристиками обычной “складской” программы, обеспечивающей учет движения материальных ценностей:

Сразу заметим, что в современных условиях подойдет далеко не всякая складская программа, а только та, которая позволяет работать со средне-учетными ценами. Продукты закупаются практически каждый день, цены плавают, поэтому точный стоимостной учет каждого килограмма картошки приводит к росту и без того большой базы данных до безумных размеров, а значит и к снижению быстродействия. Желательно, чтобы программа позволяла пересчитывать средние цены не только по стоимости прихода за весь отчетный период, как это положено в торговле, но и в “скользящем” варианте с ежедневным изменением цены каждого продукта, как это до сих пор принято во многих ресторанах, кафе и столовых, рассчитывающих себестоимость отпущенных блюд в конце каждого рабочего дня.

Итак, с одной стороны, довольно стандартная складская программа, а с другой? С другой стороны, на обычные складские карточки опирается вся калькуляционная специфика, в которой можно выделить два основных момента: подготовка калькуляций и фиксация изготовления и отпуска блюд.

При подготовке калькуляций желательно, чтобы каждому блюду можно было поставить в соответствие номер калькуляционной карточки, наименование и отпускную цену (для многих ресторанов необходима возможность задавать отпускную цену в валюте), а также занести информацию о нормах выхода в готовом виде (как вариант, такая информация может браться из отдельно ведущегося справочника). После этого с каждым номером калькуляционной карточки связывается перечень используемых продуктов с соответствующими нормами закладки. Так как необходимо строгое соответствие между складскими карточками на закупленные продукты и строками калькуляции, весьма желательна поддержка системы номенклатурных номеров (как это ни странно, создатели многих складских программ почему-то отказались от этой удобной возможности).

Абсолютно необходимым свойством “калькуляционной процедуры” является иерархическая структура карточки. Это означает, например, что сначала описывается гарнир, состоящий из огурцов, картошки и масла, затем второе блюдо, в состав которого входит мясо, то же самое масло, лук и описанный перед этим гарнир, а затем уже готовится калькуляция для комплексного обеда, включающего помимо всего прочего и вышеупомянутое второе.

Отсутствие иерархии ведет к “разбуханию” базы данных и резкому снижению производительности бухгалтера-калькулятора при подготовке новых карточек.

Весьма удобно, если программа позволяет регулировать нормативное число блюд, на которое рассчитывается закладка, а также рассчитывать себестоимость каждого блюда по текущей учетной цене входящих в него продуктов и определять отпускную цену (впрочем, это нужно далеко не всем) нормативным коэффициентом к рассчитанной себестоимости. Дорогие валютные рестораны могут нуждаться также в постоянном автоматическом пересчете рублевых отпускных цен по твердым валютным на основании архива курсов, поскольку отчетность они должны сдавать в рублях, а вовсе не в долларах.

Для более строгого расчета себестоимости в калькуляционной карточке полезно иметь поле, в котором зафиксированы денежные эквиваленты нормативных трудозатрат на изготовление каждого блюда. Это поле может также пригодиться для связи с подсистемой расчета заработной платы, впрочем, о включении “калькуляционной” подсистемы в полный комплекс автоматизации предприятия общественного питания мы поговорим чуть позже.

Естественно, что при выборе программы нужно проверить, в каком виде распечатывается калькуляционная карточка, ибо существует общепринятый стандарт для такого рода документов. Опыт показывает, что некоторые налоговые инспекции требуют (как это было положено в незапамятные времена) ежедневной выдачи всех калькуляций, в таком случае необходим режим массовой печати всех карточек или некоторой отобранной их части, в противном случае выпуск документов будет занимать слишком много времени.

Еще одной существенной чертой “калькуляционной процедуры” оказывается возможность оперативной замены одного продукта другим. Ну не удалось сегодня закупить нужный ингридиент, так что же тогда делать? Желательно, как минимум, наличие команды типа “заменить во всех отобранных карточках говядину первой категории на филейную вырезку”.

Фиксация отпуска блюд производится, как правило, непосредственно с кассовых чеков, поэтому совсем не помешает связь программы со специальным кассовым аппаратом. Однако, пока что такое оборудование еще не имеет достаточно широкого распространения — а жаль!

При вводе информации с чека практически для всех предприятий общественного питания необходимы поля, в которые можно занести код официанта, тип отпуска (служебное питание, питание по абонементу, обслуживание туристов, отпуск за наличные и т.д.), дату отпуска, номер зала и отпускную цену. Естественно, что в отсутствии связи с кассовым аппаратом цена должна подсказываться из калькуляционной карточки, но остерегайтесь программ, которые не позволяют оперативно изменить эти цифры!

Одновременно с оформлением отпуска программа должна произвести автоматическое списание продуктов со складских карточек по нормам закладки с заменой тех, которых не хватает в данный момент, на основании справочника групп замены. Одновременно рассчитывается себестоимость отпущенных блюд по текущим учетным ценам.

Хотя существуют разные алгоритмы такого списания, оптимальным вариантом представляется автоматическое создание документов расхода на складе продуктов, так как в этом случае проще получить единую оборотную ведомость, в которой сведены результаты и отпуска готовых блюд, и списания испорченных продуктов, и продажи продуктов на сторону.

Удобно, если программа предоставляет возможность оперативной “ручной” корректировки количества и состава использованных в закладке продуктов, хотя на практике пользоваться такой возможностью приходится не так уж и часто.

По внесенному перечню отпущенных блюд выпускается акт реализации за произвольный временной период (как правило, за день). Здесь стоит отметить два момента: во-первых, стандартная форма акта предполагает разнесение в разные колонки информации о разных типах отпуска, поэтому модули, не поддерживающие доступ к такой информации оказываются неприемлемыми; во-вторых, реальная жизнь не всегда дает возможность вовремя оприходовать поступившие продукты, а посему без предварительного пересчета средне-учетной цены выпуск акта реализации утрачивает всякий смысл, так как распечатанная там себестоимость будет весьма далека от действительной.

Еще одним полезным режимом при использовании программы окажется автоматизированная инвентаризация склада. Постоянно используя описанные выше возможности, Вы получите сведения о том, сколько каких продуктов должно оставаться у Вас на складе. Однако реальные остатки всегда будут расходиться с расчетными, хотя бы потому, что абсолютно точно соблюсти нормы закладки практически невозможно. Поэтому весьма приятно, когда программа позволяет быстро ввести данные об инвентаризации, сравнить их с расчетными остатками и на основании этого сравнения принять решение о том, находится ли расхождение “в пределах нормы”. Если Вы считаете, что все нормально, то программа должна автоматически (разумеется, только с Вашего соизволения) создать акт инвентаризации, в котором учетные остатки сводятся к фактическим, с выпуском “бумажной” копии этого документа.

Создатели некоторых калькуляционных программ считают необходимым включать туда огромный рецептурный справочник, содержащий общегосударственные стандартные нормы закладки продуктов на каждое блюдо. Кому-то эта возможность покажется нелишней. Мне же она представляется просто пережитком советских времен, когда даже длина платья у официанток могла стать предметом обсуждения в министерстве — и не дай вам Бог на сантиметр отступить от установленной нормы! Сейчас же ресторан, который будет пользоваться таким справочником, а не собственными оригинальными рецептами, продержится, скорей всего, на плаву не слишком долго.

Так как бухгалтер-калькулятор существует не в вакууме, было бы просто неразумно не использовать информацию, введенную с его рабочего места, и в других целях, тем более, если это получается, как говорят программисты, “за пять копеек”. Наметим следующие основные связи.

Для предприятий, осуществляющих питание по абонементам и соответственно планирующих выпуск готовых блюд заранее (например, пансионатов и гостиниц), будет полезна процедура расчета закупки продуктов. При этом вводится планируемый выпуск каждого блюда, а программа по калькуляционным карточкам автоматически определяет необходимое количество продуктов, вычитает из него имеющиеся на складе остатки и выдает перечень необходимых дозакупок.

Некоторые из таких пансионатов, например детские лагеря или кухни больниц, вообще работают на системе таких называемых меню-требований. Они составляют единое меню на следующий день, а затем на основании хранящегося в базе данных числа отдыхающих и собственных сотрудников рассчитывается количество продуктов, которое необходимо получить на складе. Естественно, что очень и очень удобно, когда в такой задаче имеется доступ к полному перечню отдыхающих (взятому, например, из базы данных администратора гостиницы) и к табелю служебного питания сотрудников — надо же знать, кто из работников заведения придет за своей порцией на кухню, кто будет питаться дома, а кто и вовсе останется голодным. В противном случае предварительный расчет произвести не удастся.

Кстати, служебное питание очень часто дотируется предприятием. Стоимость его полностью или частично возмещается сотруднику. При этом возмещенная сумма должна входить в зарплату отдельным кодом начисления и облагаться подоходным налогом. В разных предприятиях — разная система расчета. У кого-то для сотрудников установлены “специальные” цены. Кто-то просто производит все расчеты по себестоимости продуктов. Ergo было бы очень хорошо, если бы калькуляторская подсистема могла передавать данные о служебном питании в “зарплатную” базу, причем способ расчета сумм можно было регулировать по желанию пользователя. А что? Ведь все данные для этого имеются! Себестоимость блюд на каждую дату уже рассчитана, специальные цены установлены в перечне блюд... А что еще нужно-то?

Еще одна связь с упомянутой в предыдущем абзаце подсистемой актуальна в тех ресторанах, где заработок официанта тем или иным образом зависит от его выработки. Им может пригодиться процедура передачи данных о реализации по каждому официанту за определяемый пользователем отчетный период в программу расчета зарплаты. Вот тут-то “начинает играть” поле таблицы отпуска блюд, в которое занесен код официанта.

Наконец, самым важным направлением является связь с подсистемой сводного бухгалтерского учета. Просмотрев еще раз текст статьи, Вы убедитесь, что в процессе эксплуатации “своего” модуля бухгалтер-калькулятор занес все данные, необходимые для создания проводок по оприходованию продуктов, списанию их по сроку годности, списанию себестоимости на затратные счета, оформлению дохода, полученного в процессе отпуска готовых блюд. А раз так, то в наш век широкого распространения комплексных бухгалтерских систем просто неразумно приобретать пакет, заставляющий пользователя повторно вводить с клавиатуры полученные калькулятором суммы. Стоит выбрать программу, поддерживающую автоматический синтез таких проводок.

Говоря о работе калькуляционной программы в составе единого бухгалтерского комплекса, хочется предостеречь потенциальных пользователей, размышляющих на тему “А как мы будем автоматизироваться?”, от паллиативных решений. Некоторые фирмы, специализирующиеся исключительно на разработке “общепитовских” программ, решают проблемы интеграции без затей: “А мы передадим результаты работы в готовый бухгалтерский комплекс — “1С” или “БЭСТ”, а тот уж пусть считает зарплату и сводит баланс.”

До практического внедрения “софта” такой путь выглядит достаточно привлекательно, а потом начинаются неприятности. Дело в том, что для нормальной совместной работы комплекса требуется, например, жесткое соответствие табельных номеров в программе расчета зарплаты и кодов официантов, обозначений предприятий, оплачивающих питание своих сотрудников “по безналу”, в калькуляционной подсистеме и модуле учета взаиморасчетов с клиентами и т.д и т.п.

А добиться такого соответствия на практике можно только в одном случае — когда все программы комплекса имеют доступ к одним и тем же справочникам. Т.е. в них с самого начала должно быть заложено использование одних и тех же структур данных. Они должны иметь сетевой доступ к одним и тем же файлам. Все чисто организационные методы согласования кодов и шифров, хранящихся в разных базах данных, рано или поздно приведут к существенным ошибкам в результатах бухгалтерских расчетов. Это многократно проверено на практике!

Вообще, все содержание данной статьи не является плодом абстрактных размышлений. Оно выстрадано в процессе многолетней разработки и эксплуатации Санкт-Петербургского бухгалтерского пакета “Компас-Комфорт”, включающего, помимо всего прочего, и специальную подсистему для предприятий общественного питания.

Постоянный анализ потребностей действующих и потенциальных клиентов привел к тому, что подавляющее большинство перечисленных в статье режимов и функций пришлось включить в продающуюся ныне версию этой программы. Это и расчет дотаций на питание с последующей передачей данных в модуль расчета зарплаты, и многоуровневая иерахическая калькуляция, и работа на единых справочниках с другими бухгалтескими подсистемами, и процедура инвентаризации, и планирование закупок, и многое-многое другое...

Думаю, что именно по этой причине “Компас-Комфорт” стал одной из самых популярных систем автоматизации деятельности ресторанов, кафе, детских лагерей и пансионатов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Хотя, конечно, немаловажную роль сыграла и доступная цена, являющаяся, в свою очередь по обратной связи, следствием популярности. 170 долларов за хорошую программу — в наше время это совсем не дорого.

Конечно, жизнь не стоит на месте. Появляются новые идеи, возникают новые потребности. “Компас-Комфорт” тоже развивается. Каждые 3–4 месяца на свет появляется новая версия “общепитовской” подсистемы, в которой создатели стараются учесть как пожелания зарегистрированных пользователей, так и предложения “сторонних” компетентных специалистов. Если в процессе чтения статьи у вас возникли свои мысли, если вы хотите дать другие рекомендации,— мы всегда готовы выслушать вас и учесть конструктивную критику в ближайшем “релизе” “Комфорта”.

К. т. н. И. Г. Якобсон,
гл. эксперт ООО “Компас”

 

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"