Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “Компьютер-Сервис”

ПРОБЛЕМЫ ТОРГОВОГО УЧЕТА

На сегодняшний день существует немало программ, созданных для оптовой и розничной торговли. Перед фирмой, желающей автоматизировать свой торговый учет, стоит нелегкая задача выбора. Как выбрать подходящую программу, какие вопросы она должна решать, на что обращать внимание при выборе? В данной статье проанализированы основные, волнующие пользователей при выборе программы, возможности существующих на рынке программ, проблемы и пути их решения в разных программах. Мы надеемся, что эта статья поможет Вам выбрать подходящую торговую программу.

В статье перечислены основные процессы, требующие автоматизации (расчеты с реализаторами, консигнация, резервирование и др.), каждому процессу посвящен отдельный раздел.

РАСЧЕТЫ С РЕАЛИЗАТОРАМИ

Большинство фирм, ведущих оптовую торговлю, работают с реализаторами — выдают товар на реализацию с последующей оплатой и возможностью возврата нереализованного товара. Как правило, у одной оптовой фирмы имеется несколько сотен или даже несколько тысяч реализаторов, за которыми необходим строгий контроль. В любой момент могут понадобиться сведения о задолженности реализаторов в количественном и суммовом выражении, сведения о просроченной задолженности (не оплаченных в срок документах), история взаимоотношений с конкретными реализаторами и много других сведений, без которых невозможно ведение учета. Обработка вручную информации о нескольких сотнях активно работающих реализаторов очень трудоемка и чревата ошибками, а также возможными финансовыми потерями. Ведение учета работы реализаторов с помощью торговой программы позволит существенно уменьшить загрузку бухгалтеров и их количество, сократит количество ошибок и обеспечит возможность своевременного получения необходимой информации, что приведет к дополнительной прибыли.

Какими возможностями должна обладать торговая программа для учета работы с реализаторами ? Во-первых, в ней должны присутствовать основные операции по работе с реализаторами: отгрузка товара с реализации, полный или частичный возврат товара реализатором, полная или частичная оплата товара за наличный или безналичный расчет, списание всей или части задолженности с реализатора. Во-вторых, программа должна формировать необходимые для работы с реализаторами отчеты: сводный отчет, в котором подведен общий суммовой итог работы каждого реализатора (на какую сумму отгрузили, сколько оплатили, сколько вернули и сколько остались должны); развернутый отчет по реализаторам, в котором те же сведения указаны по каждому товару; карточку работы с реализатором, в которой указана вся история взаимоотношений с данным реализатором (когда брал товары, когда возвращал, когда оплачивал). В-третьих, если фирма ведет учет реализации по мере оплаты, то при поступлении оплаты от реализатора надо определить, какая часть поступившей суммы относится к себестоимости. Рассмотрим, как решаются эти и другие проблемы в торговых программах.

Основные операции по работе с реализаторами — отгрузка, оплата, возврат — присутствуют в большинстве торговых программ. Требования к оплате товара весьма разнородны, некоторые пользователи хотят просто ввести сумму оплаты без привязки к документам и товарам, некоторые хотят привязать оплату к документам отгрузки, некоторые хотят указать, за какие именно товары пришла оплата. Программа “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” фирмы “КОМПЬЮТЕР-СЕРВИС” позволяет осуществлять все перечисленные формы оплаты.

Если в учетной политике фирмы указана “реализация по мере отгрузки”, то при поступлении оплаты от реализатора во многих случаях не имеет значения за какой товар пришла оплата, и желательно ввести просто сумму поступивших денег, как это делается в бухгалтерских программах. Тем не менее, многие торговые программы заставляют указывать, за какие товары пришла оплата, даже если это не нужно. Часто пользователю бывает достаточно сложно разбросать поступившую оплату по товару, особенно если оплата никак не была связана с товаром (платили не за конкретные товары, а просто перечислили какую-то сумму) и программа не предоставляет возможность сделать это автоматически.

Часто бывает необходимо вести расчеты с реализатором по каждому конкретному документу и хранить задолженности по документам. В этом случае при поступлении денег программа должна зафиксировать, за какой документ (документы) производится оплата. А что если оплата закрывает сразу несколько документов на отгрузку (например, реализатор взял товары по пяти документам на 11.5 млн. рублей и заплатил ровно 10 млн.)? Некоторые торговые программы (например, программа “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”) позволяют автоматически раскидать пришедшую оплату на незакрытые документы (закрыть сначала первый документ, затем второй и так далее, пока не исчерпана сумма оплаты).

Многие фирмы хотят вести задолженность реализаторов по каждому товару и при поступлении оплаты указывать, какие товары и в каком количестве оплачены. В этом случае придется отказаться от большой группы торговых программ, не умеющих привязывать оплату к товару и требующих вводить оплату “единой суммой”. Что делать, если реализатор оплатил товар “единой суммой” и не указал, какой товар оплачен (например, просто перечислил 10 миллионов), а фирма ведет учет его работы по каждому товару ? Программа “Торговый склад” фирмы “Компьютер-Сервис” сможет автоматически распределить поступившую оплату по каждому товару пропорционально задолженности или по другим алгоритмам.

Как показало наше исследование, многие пользователи хотят использовать одновременно и оплату “единой суммой”, и оплату за конкретные товары. С какими-то реализаторами удобнее рассчитываться “единой суммой” (без привязки к товару), с какими-то реализаторами удобнее вести расчеты по каждому документу, с какими-то — за каждый товар. В этом случае желательно, чтобы программа предоставляла все возможности оплаты, что встречается далеко не во всех программах.

Если Вы хотите вводить оплату с привязкой к товарам (указывать, за какие товары происходит оплата), программа должна предоставить возможность перенести товары из документа на отгрузку в документ на оплату, чтобы не вводить перечень товаров повторно. Если по документу на отгрузку уже были какие-то оплаты или возвраты, программа должна перенести в новый документ только ту часть документа на отгрузку, которая еще не оплачена. Такую возможность предоставляет большинство торговых программ (“1С-ТОРГОВЛЯ”, “АСПЕКТ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”, “ФОЛИО” и другие).

Расчеты с реализаторами могут вестись как в рублях, так и в любой другой валюте. Некоторые программы позволяют указывать, в какой валюте производятся расчеты с реализатором, и переводить все расчеты с указанным реализатором (отгрузку, оплату) в заданную валюту. Желательно, чтобы с каждым реализатором можно было рассчитываться в своей валюте (с кем-то в рублях, с кем-то в долларах, с кем-то в DM и т.д.). Например, фирма ведет задолженность реализаторов в валюте, но некоторые реализаторы (например, государственные магазины) берут на реализацию только в рублях (кстати, очень распространенная ситуация). Расчеты с реализаторами в разных валютах выполняет большинство торговых программ, например, “АСПЕКТ” фирмы “ИСТ”, “1С-ТОРГОВЛЯ” фирмы “1С”.

Если фирма ведет учет реализации по мере оплаты, то возникает важная проблема — рассчитать себестоимость поступившей оплаты. В этом случае, программа должна учитывать остатки реализаторов не только в продажных, но и в закупочных ценах (по себестоимости). Тогда при поступлении оплаты за конкретный товар легко посчитать ее себестоимость, списав этот товар с реализатора по методу ФИФО, ЛИФО или средних (или каким-либо другим методом). Хорошая программа должна считать себестоимость поступившей оплаты, иначе с ней нельзя будет работать фирмам с учетной политикой “по оплате”, так как они не смогут правильно посчитать прибыль и начислить налоги! Часто фирмы вынуждены вести учет реализации по отгрузке и платить больше налогов из-за того, что учет с реализаторами ведется вручную или используемая программа не позволяет рассчитать себестоимость оплаты.

Можно ли рассчитать себестоимость поступившей оплаты, если не указывать оплачиваемые товары и вводить оплату “единой суммой” ? Некоторые торговые программы умеют делать и это. В этом случае вычисляется отношение себестоимости товара на реализации к его полной стоимости, и полученный коэффициент умножают на сумму поступившей оплаты. Например, реализатор взял товар на 5 млн. рублей в продажных ценах, из них 3 млн. приходится на себестоимость. Таким образом, 60 % задолженности приходится на себестоимость. Если реализатор перечислил 1 млн. рублей, то 600 тысяч (60 %) будут отнесены на себестоимость и 400 тысяч на прибыль. В этом случае при возврате товара реализатором придется пересчитать себестоимость всех оплат, так как реальная себестоимость возвращенного товара скорее всего не совпадет с расчетной. Себестоимость поступившей оплаты рассчитывается в некоторых (далеко не во всех) прогораммах, например, в программе “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”.

При сдаче товара на реализацию желательно указывать срок оплаты, чтобы в дальнейшем можно было контролировать просроченную оплату и получать список не оплаченных в срок документов, начислять пени и т.п. Многие торговые программы работают со сроком оплаты, например, программы “1С-ТОРГОВЛЯ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”.

Далеко не все торговые программы позволяют увеличивать или уменьшать задолженность реализатора, что часто приходится делать на практике. Например, часть отданного реализатору товара оказалось худшего качества, и пришлось уменьшить его задолженность по этим товарам. Другой пример: реализатор разорился (вариант — скрылся) и нужно списать его задолженность, которую невозможно затребовать. Третий вариант: мы увеличили цену на товар и увеличили задолженность своевременно не расплатившихся реализаторов. Четвертый вариант: в ходе сверки взаиморасчетов выяснилось, что задолженность реализатора надо изменить. Хорошо, если программа позволяет произвольно менять задолженность в ту или иную сторону, но далеко не все программы позволяют это сделать. Среди тех программ, которые позволяют это сделать, хотелось бы отметить программы “1С-ТОРГОВЛЯ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”.

Существует еще одна интересная проблема автоматического пересчета задолженности реализатора при изменении нами цен на товары. Например, с 1 ноября мы увеличили цену на некоторые товары и хотим, чтобы программа автоматически пересчитала задолженность реализаторов, у которых остались эти товары.

Некоторые реализаторы могут расплачиваться не деньгами, а собственным товаром (бартер) — хорошая программа должна учесть и эту возможность. Проблема бартера с поставщиком и с реализатором решена в программе “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” и в некоторых других программах.

КОНСИГНАЦИЯ И РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ

Многие торговые фирмы берут товар на реализацию (консигнацию, комиссию) и рассчитываются с поставщиками по мере продажи товара. В этом случае для правильного проведения взаиморасчетов, необходимо знать реализацию товаров по поставщикам, то есть, какое количество товара каждого поставщика и на какую сумму было продано. Задача усложняется тем, что один и тот же товар может закупаться у разных поставщиков. Рассмотрим, как решается эта проблема в различных торговых системах.

Большая часть торговых программ эту задачу просто не решает. Часть торговых программ решает эту проблему следующим образом — для каждого товара вводится код поставщика, что позволяет легко определить, какое количество товара того или иного поставщика продано за отчетный период. Однако такой подход неудобен в тех случаях, когда один и тот же товар закупается у разных поставщиков. Во-первых, каждую партию товара надо кодировать отдельным кодом, что приводит к непомерному разростанию справочника ТОВАРЫ, во-вторых, невозможно получить отчеты по движению этого товара вне зависимости от принадлежности поставщику, в-третьих, если один и тот же товар от разных поставщиков хранится на одном складе, то затрудняется процедура списания товара, так как на расходных документах не указана принадлежность товара к тому или иному поставщику. Такой подход (один товар — один поставщик) широко распространен в розничной, и особенно в комиссионной торговле.

Лучшее решение проблемы состоит в использовании партионного учета. В этом случае товар от разных поставщиков может храниться под одним кодом, и каждый приход товара от нового поставщика оформляется отдельной партией. В дальнейшем партии не смешиваются, что позволяет отследить реализацию товаров конкретного поставщика и посчитать задолженность перед поставщиком.

При этом возникает проблема списания товара, если на складе товар разных поставщиков и указан код товара, то товар какого поставщика будет списываться в первую очередь ? Существуют несколько вариантов решения этой проблемы. Во-первых, некоторые программы в таких случаях выдают остатки товара по поставщикам (например, по поставщику 1 — пять единиц, по поставщику 2 — десять, по поставщику 3 — семь), и пользователь должен сам определить, с каких поставщиков списывать товар, в этом случае придется перераспределять расход товара при изменении прихода задним числом. Во-вторых, программа может автоматически определить товар какого поставщика списать в первую очередь, например, сначала списать тот товар, который поступил раньше (метод ФИФО). Другой вариант: пользователь сам ранжирует поставщиков, чтобы программа всегда списывала товар поставщика 1 раньше, чем поставщика 2.

Сами пользователи тоже неоднородны в своих желаниях, некоторые хотят самостоятельно определять принадлежность списываемого товара, а некоторые хотят, чтобы определение партии при списании происходило автоматически.

Партионный учет сделать очень непросто, и поэтому он присутствует далеко не во всех программах. Специальные версии с партионным учетом есть в программах “БЭСТ”, “ФОЛИО”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”.

Различные подходы существуют и в определении задолженности перед поставщиком. Многие программы позволяют учитывать задолженность перед поставщиком как в суммовом (долг в виде одной суммы), так и в количественно суммовом (долг по каждому товару) виде. Однако на практике оказывается, что параллельно существуют два вида задолженности перед поставщиком — за взятый на реализацию и за проданный товар.

Поясним это на примере. Допустим, мы взяли у поставщика 100 единиц товара на сумму 600 тысяч рублей, продали сорок единиц товара на сумму 240 тысяч рублей и заплатили ему 100 тысяч рублей. С одной стороны, мы должны поставщику 500 тысяч рублей (взяли 600, заплатили 100), именно такая сумма будет у нас на кредите 60-го счета. С другой стороны, большая часть взятого товара еще не продана, мы должны расплатиться на сумму 140 тысяч рублей (продали на 240, заплатили 100). Не всякая торговая программа сможет Вам дать оба вида задолженности, необходимые для правильного расчета с поставщиками.

РЕЗЕРВИРОВАНИЕ

Большинство современных торговых программ позволяет зарезервировать товар. Под резервированием понимается запрет на отгрузку определенного количества товара, предназначенного строго определенному клиенту. Фактически мы откладываем товар в сторону, так как этот товар предназначен только для “Ивана Ивановича”. Программа должна предоставить нам информацию о том, кому, на какой срок и на основании какого документа зарезервирован данный товар. В настоящей статье будут рассмотрены основные проблемы резервирования и их реализация в компьютерных программах.

Резервировать товар умеют большинство торговых программ: “1С-ТОРГОВЛЯ”, “АСПЕКТ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”, “ФОЛИО” и другие.

Как правило, резервирование происходит при оформлении какого-то документа — выписке счета, формировании заказа, получении предоплаты. Поэтому торговая программа должна иметь возможность резервировать товар как при выписке документа, так и не привязываясь к какому-то документу.

Очень важной возможностью торговых программ является резервирование до определенного срока, по истечении которого товар автоматически снимается с резервирования, в противном случае пользователям придется регулярно просматривать выписанные счета и снимать устаревшие счета с резервирования вручную, что достаточно утомительно. Обязательно должна быть возможность досрочного снятия с резервирования, например, клиент позвонил и отказался от счета (заказа). Автоматически, без каких-бы то ни было дополнительных действий, по истечении срока товар будет снят с резервирования в программе “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”, в большинстве других программ для этого придется запустить какой-нибудь расчет или пройтись по счетам и снять каждый неоплаченный счет с резервирования вручную.

Кроме того, должна существовать возможность автоматического снятия с резервирования, в том числе и частичного, при проведении некоторых операций. Например, при продаже товара на основании выписанного ранее счета необходимо автоматически снять этот счет с резервирования.

Что делать, если продан не весь товар из счета, а только его часть ? Это означает: клиент решил не покупать весь товар по счету (отказаться от части товара) или клиент собирается купить оставшуюся часть товара позже (например, не может увезти весь товар за одну ходку или не хватило денежных средств на оплату всего счета сразу). В первом случае надо снять весь товар с резервирования, во втором надо снять с резервирования только ту часть товара, которая продана (осуществить частичное снятие с резервирования). Хорошая торговая программа должна предоставить обе возможности.

Товар может быть зарезервирован как по предприятию в целом, так и отдельно по каждому складу. Если у предприятия один склад или склады находятся в одном месте, то целесообразно резервировать по предприятию в целом. Если склады территориально удалены друг от друга, то важно резервировать отдельно по каждому складу. Хорошая торговая программа предоставляет обе возможности и позволяет узнать общее количество зарезервированного товара по всему предприятию и отдельно по каждому складу.

Желательно, чтобы в торговой программе были разные виды резерва (резервирование, бронирование и т.п.), чтобы в любой момент была доступна информация об остатках товара по каждому виду резерва. Согласитесь, что если товар уже оплатили, то вероятность, что его не востребуют, гораздо меньше, чем в том случае, если на него выписали счет.

При необходимости программа должна предоставить полную информацию о зарезервированном товаре — кто, когда, по каким документам и до какого срока зарезервировал данный товар, то есть развернуть остатки резерва по каждому документу. Например, на складе десять единиц товара и сто единиц в резерве; надо срочно отгрузить тридцать единиц товара. В этом случае менеджер должен получить полную информацию, кому и когда зарезервирован товар, чтобы при необходимости снять резерв с какого-то менее важного документа. Такую информацию предоставляют программы “1С-ТОРГОВЛЯ”, “АСПЕКТ” и некоторые другие.

РАБОТА С КОМПЛЕКТАМИ

Многие торговые предприятия продают товар группами или комплектами. Например, комплект мебели, компьютеры, которые продаются как набор комплектующих, подарочные наборы, можно привести еще много примеров торговли комплектами.

Помимо торговли, комплекты широко используются в производстве и при сборке, например, сборка компьютеров и радиоаппаратуры, пошив одежды, общественное питание, так как любое блюдо состоит из целого набора продуктов.

Любая программа, работающая с комплектами, позволяет описать состав комплекта — какие комплектующие и в каком количестве входят в данный комплект, а также возможные замены. Желательно, чтобы программа позволяла заменять в комплекте одни комплектующие другими, не описывая при этом новый комплект.

Работать с комплектами можно двумя способами: во-первых, можно не создавать комплекты заранее, а сформировать их непосредственно в момент продажи, то есть одним действием сформировать комплект, отгрузить его и списать со склада комплектующие. Во-вторых, можно сначала сформировать (создать, собрать) комплект и списать комплектующие, а затем продать готовый комплект без списания комплектующих. На практике используются оба варианта: первый вариант используется в том случае, если сборка комплекта происходит достаточно быстро или комплект собирается по заказу, второй вариант используют на производстве, когда надо учесть количество собранных комплектов, находящихся на складе. В этом случае после сборки комплект становится самостоятельным товаром, и дальнейшие операции с ним не должны “тянуть” за собой комплектующие.

С комплектами работают многие торговые программы, например: “1С-ТОРГОВЛЯ”, “АСПЕКТ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД”.

Важный вопрос, встающий при производстве комплекта — рассчитать его себестоимость, которая в простейшем варианте складывается из себестоимости комплектующих плюс себестоимость услуг (стоимость времени, потраченного на сборку комплекта, электроэнергия и др.). Большинство программ, работающих с комплектами, позволяет рассчитать себестоимость комплекта, если при этом в комплект можно включать и услуги, то можно выполнить довольно сложные расчеты себестоимости. Полный расчет себестоимости, включая косвенные затраты, выполняют только отдельные модули типа “Учет затрат на производстве”.

Другой аспект проблемы — расчет продажной цены комплекта. Продажная цена может рассчитываться в процентах от себестоимости, как сумма продажных цен комплектующих, с дополнительной наценкой или скидкой. Желательно, чтобы программа позволяла пересчитать продажную цену комплекта при замене одних комплектующих другими.

Себестоимость и продажную цену комплектов рассчитывает “1С-ТОРГОВЛЯ”, “АСПЕКТ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” и некоторые другие программы.

Еще один вопрос, встающий при использовании комплектов — какое количество комплектов можно собрать, на основании имеющихся на складе (или на предприятии) комплектующих? Многие из работающих с комплектами программ, например, программы “АСПЕКТ” и “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” не только ответят Вам на этот вопрос, но и укажут, каких комплектующих не хватает в первую очередь, чтобы собрать большее число комплектов.

ПРОБЛЕМЫ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

Исторически сложилось так, что большинство тиражных складских и торговых программ было изначально написано под оптовую торговлю. Розничная торговля имеет ряд специфических особенностей, которым в большинстве торговых программ уделяется мало внимания. Прежде всего, многие торговые программы рассчитаны на учет по себестоимости (в закупочных ценах), тогда как в розничной торговле весь учет ведется в продажных ценах. Для розничной торговли характерны операции переоценки и уценки, история изменения продажных цен по всему предприятию, а также по каждой торговой точке в отдельности, расчет продажной цены на основании приходной, несколько продажных цен на разные партии одного и того же товара (партионный учет). Кроме того, в розничной торговле уделяется большее внимание чисто суммовому учету, нежели количественно-суммовому.

Например, типичная схема работы торговой точки (палатки, отдела в магазине) выглядит следующим образом.

Эта схема с большим трудом укладывается в стандартную схему, предлагаемую многими тиражными программами складского учета. В связи с этим, программ, хорошо подготовленных именно для розничной торговли очень мало, а спрос на такие программы велик и этот спрос непрерывно растет. Повторяется ситуация, сложившаяся на рынке 2–3 года назад, когда торговых программ было очень мало и спрос на них со стороны оптовых фирм был очень большой. В настоящий момент спрос на оптовые программы удовлетворен, а на розничные спрос все больше опережает предложение.

Перечислим основные особенности, которыми должны обладать программы, автоматизирующие розничную торговлю:

Например, Вы провели переоценку всего товара, а затем изменили приходную накладную на дату более раннюю, чем дата переоценки, при этом количество товара на момент переоценки изменится. В этом случае программа может автоматически пересчитать сумму переоценки в соответствии с новыми остатками.

Другой пример: если Вы делаете переоценку задним числом, то программа может автоматически пересчитать продажную цену всего последующего расхода товара.

Программа должна помочь Вам определить какое количество товара того или иного поставщика продано за отчетный период и сколько Вы этому поставщику должны (ведение шестого журнала по всем расчетам с поставщиками).

Элементы розничной торговли есть в большинстве известных торговых программ. Например, программы “1С-ТОРГОВЛЯ”, “БЭСТ”, “АСПЕКТ”, “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” имеют связь с кассовыми аппаратами, некоторые из этих программ могут делать переоценку и уценку, хранить историю цен (например, “1С-ТОРГОВЛЯ”). Но для полноценного розничного учета лучше выбирать специализированные розничные программы, которых на рынке пока еще немного. К специализированным розничным программам относится программа “РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ” фирмы “КОМПЬЮТЕР-СЕРВИС”.

ГИБКОСТЬ И НАСТРАИВАЕМОСТЬ

Современная торговая система немыслима без возможностей по настройке программы. Почти все торговые программы допускают возможность настройки и создания новых отчетов. Программы “БЭСТ”, “АСПЕКТ”, “ФОЛИО” и другие позволяют создавать собственные отчеты, придуманные пользователем.

Разработчики программ “1С-ТОРГОВЛЯ” и “ТОРГОВЫЙ СКЛАД” в возможностях настройки ушли гораздо дальше конкурентов. В этих программах пользователь может не только создавать собственные отчеты, но и создавать собственные и добавлять новые поля в существующие справочники, создавать собственные формы ввода и собственный интерфейс, разрабатывать произвольные алгоритмы и расчеты с возможностью их отладки (встроенные отладчики), добавлять новые документы и операции, менять структуру основного меню.

В этих программах квалифицированный пользователь или программист могут реализовать любую возможность, изначально не заложенную в программу разработчиками. Такие программы успешно приспосабливаются под все изменения законодательства и под большинство требований пользователя.

Директор фирмы “Компьютер-Сервис”
Стороженко Константин Павлович

 

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"