Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'4

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

ЦИТ Ост-Ин

Информационная комплексная система
управления предприятием “Кх3”

“Ставя в работе на первое место людей,
Вы обеспечиваете будущее своей фирмы”.

Деятельность любого предприятия можно в конечном счете свести к трем словам: люди, продукты (услуги), прибыль.

ЛЮДИ стоят на первом месте, так как если у Вас нет надежной команды, квалифицированного персонала, то вряд ли удастся сделать что-либо серьезное. Но даже тогда, когда такой коллектив создан, следующей немаловажной задачей является процесс управления им. При большом численном составе (от нескольких тысяч и выше) могут возникнуть проблемы с обработкой и хранением кадровой информации — ведь работники болеют, уходят в отпуск, ездят в командировки, получают повышение или увольняются, им необходимо рассчитывать зарплату, вести личные дела на каждого и т.д. и т.п.

Таким образом, у Вас, как у руководителя, два пути: в худшем случае, относиться к данному вопросу с точки зрения:— ”На предприятии есть более важные задачи, чем эта...”; в лучшем — увеличивать штат кадровой службы или искать другие направления по совершенствованию ее работы.

На наш взгляд, реальную помощь может принести автоматизация кадровой деятельности.

В информационной комплексной системе управления предприятием “Кх3” этому направлению уделено серьезное внимание.

Краткая характеристика ИС “Кх3”.

ИС “Кх3” имеет архитектуру Клиент/Сервер, в качестве СУБД используется Oracle Universal Server или Workgroup Server. В текущей версии клиентская часть разработана под Windows`95, Windows NT, серверная часть работает на более чем 90 платформах, в т.ч. UNIX, OS/2, UnixWare, NetWare, Windows NT и др.

Прикладная часть создана при помощи Oracle CASE-средств — Designer/ Developer/2000.

В качестве инструмента для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности в системе “Кх3” применена технология OLAP (on-line analytical processing) на базе Oracle Express.

“К х 3” решает задачи комплексной автоматизации деятельности всех финансово-хозяйственных служб предприятия. Объектами автоматизации являются бухгалтерский учет, складской учет, производственный учет, коммерческая деятельность, кадры, делопроизводство, анализ хозяйственной деятельности, планирование и другие задачи административного управления (подробное описание системы см. в №№ 2, 3 данного журнала за 1997 год).

Подсистема “Управление персоналом” предназначена решать все кадровые задачи и состоит из 4-х модулей:

“Штатное расписание”
“Учет кадров”
“Заработная плата”
“Табельный учет”

Такое разделение обусловлено тем, что на предприятиях, как правило, на данных участках работают разные люди.

Являясь составной частью ИС “Кх3”, подсистема представляет собой законченный самостоятельный программный продукт.

Особый интерес программа может представлять для:

организаций, где при большом количестве работников осложняется процесс работы кадровой службы;
фирм, которые занимаются профессиональным подбором кадров или служб знакомств, т.е. там, где необходима обширная база данных для хранения разнообразной информации по каждому клиенту, а также удобная система поиска и выборки по необходимым запросам;
учебных заведений и т.п.

Достоинства подсистемы:

Работа в реальном масштабе времени.
Неограниченное количество рабочих мест.
Реализация Windows — интерфейса для клиентской части системы.
Поддержка различных программных и аппаратных платформ.
Распределенная обработка информации в архитектуре клиент/сервер.
Высокая защищенность информации и работа с большими массивами данных.
Возможность интеграции с различными прикладными системами, разработанными в различных средах.
Наращиваемость.
Широкие возможности настройки программы самим пользователем.
Возможность ввода информации в виде фотографий, отпечатков пальцев и т.п
Простота освоения и удобство в работе.

Благодаря использованию при разработке подсистемы программных продуктов ORACLE Вы не будете привязаны к какому-то конкретному производителю компьютеров, операционных систем и языков программирования.

Рис. 1

Пользователь с любым уровнем подготовки сможет освоить работу с подсистемой, используя только Руководство по эксплуатации или, при его отсутствии, встроенную систему подсказок (HELP).

Адаптация программы.

Подсистема легко адаптируется ко всевозможным изменениям на Вашем предприятии. Это достигается несколькими путями:

настройкой модулей на конкретные условия работы;
формированием и корректировкой в случае необходимости структуры классификаторов подразделений;
возможностью задания неограниченного перечня свойств объектов и его расширения при необходимости уточнения сущности объектов;
формированием необходимых справочников и их корректировкой
возможностью выбора логической схемы хранения справочников и оперативных данных (имеет важное значение при использовании подсистемы для управления кадровой деятельностью нескольких предприятий-юридических лиц).

Рис. 2

Настройки (Рис. 1, 2, 3)

При настройке подсистемы задаются правила, в соответствии с которыми она будет функционировать, значения различных коэффициентов, формул используемых в расчетах, видов документов и т.д.

Рис. 3

При помощи настроек имеется возможность формировать параметры штатного расписания, анкеты и трудовой книжки, вводить неограниченное количество дополнительных полей для получения при работе наиболее обширной информации.

Справочники (Рис. 4, 5)

Рис. 4

Программа предлагает широкие возможности для ведения справочно-информационной базы предприятия.

Рис. 5

Вы самостоятельно формируете такие справочники как, например:

Справочники должностей, куда вводятся все должности имеющиеся на предприятии. Его можно дополнять и корректировать.
справочник подразделений, который соответствует структуре Вашего предприятия. Он имеет древовидную структуру, легко создается непосредственно самим пользователем и его достаточно просто корректировать в случае изменений.
справочник видов зарплат
справочник оплат труда
справочник видов табелей учета рабочего времени
и другие.

МОДУЛЬ “ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ” (РИС. 6, 7 8)

Рис. 6

Модуль обеспечивает:

Ведение Справочников (должностей, видов оплат, надбавок и т.д.)
Формирование и корректировку структуры организации
Ведение штатного расписания с учетом дополнений и изменений
Контроль соответствия принимаемых на работу людей данным штатного расписания
Формирования различных отчетов

Рис. 7

Корректировку окладов, надбавок, коэффициентов, должностей и т.д.

и другое.

Рис. 8

Для определения структуры предприятия в модуле используется “Навигатор” (Рис. 6), с помощью которого Вы сделаете это без особых трудностей. Причем количество иерархических уровней подчиненности подразделений не ограничено.

При любых изменениях Вы можете оперативно внести новые данные непосредственно на любом уровне “дерева”.

Согласно сформированной структуры Вы вводите штатное расписание по каждому подразделению (Рис. 7, 8).

В результате все документы можно распечатать как в целом по предприятию, так и по конкретному подразделению.

МОДУЛЬ “УЧЕТ КАДРОВ” (РИС. 9, 10, 11)

Данный модуль предназначен исключительно для работы с персоналом предприятия и позволяет выполнять следующие функции:

Ведение личных карточек
Прием и увольнение сотрудников
Ведение трудовых книжек
Учет командировок
Учет военнообязанных
Оформление отпусков
Формирование всевозможных справочников
Создание базы данных по резерву работников, совместителей (внутренних и внешних)
Учет больничных листов
и т.д.
В результате Вы можете сформировать и распечатать различные кадровые справки и документы, например:
Списки сотрудников по различным запросам (по возрасту, образованию, по наличию детей, по профессиям, по численности военнообязанных и т.д.)
Отчеты по списочному составу

и любые другие по требованию клиента

Рис. 9

Необходимо отметить, что возможности модуля обеспечивают очень подробное ведение личных дел работников, так как помимо требуемой стандартной информации Вы можете ввести любую дополнительную информацию.

Рис. 10

В качестве такой информации могут быть указаны физические данные работника — вес, рост, цвет волос, глаз, наличие особых примет и т.п. А также — перечень вредных привычек или наоборот, список достоинств, фотографии, отпечатки пальцев и другие.

Рис. 11

Весь требуемый Вам для работы перечень вводится в Справочнике параметров анкеты (Рис. 3).

Модуль “Учет кадров” является центральным в подсистеме “Управление персоналом”, так как именно через него осуществляется полный кадровый учет на предприятии.

МОДУЛЬ “ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА” (РИС. 12, 13, 14, 15)

Данный модуль предназначен для расчета, начисления заработной платы и печати необходимых документов. Программа позволяет вести расчеты в соответствии с принятой для определенного подразделения и (или) должности системой начисления, а также вести как индивидуальный (для конкретного сотрудника), так и групповой (для определенной группы работников) расчет зарплаты.

Рис. 12

Возможность привязки бухгалтерских проводок к формулам расчетов обеспечивает связь данного модуля с подсистемой “Бухгалтерский учет”.

Рис. 13

Пользователь может самостоятельно произвести все необходимые настройки программы на особенности расчета заработной платы. Для этого он формирует Справочники, в которых указываются значения, которые влияют на расчет зарплаты. Причем они четко делятся на постоянные (например, количество рабочих дней в месяце, отработанных дней, различные коэффициенты и т.д.) и переменные (оклады, тарифы, количество дней отпуска и т.д.). Все введенные данные будут в дальнейшем использованы в формулах расчетов зарплаты как аргументы.

Рис. 14

Также Вы можете указать все виды начислений и удержаний, которые используются на предприятии. В случае изменений данные можно удалить или откорректировать.

Для удобства Вам предоставляется возможность вводить формулы расчетов по конкретным начислениям и удержаниям (Рис. 13).

В модуле имеется такая функция как “Архив”, которая позволит Вам просматривать текущие и прошлые расчеты по зарплате (начисления и удержания) по конкретному работнику предприятия.

С учетом вышесказанного, можно кратко сформулировать возможности модуля “Заработная плата”:

Рис. 15

Расчеты с персоналом по оплате труда

зарплата,
аванс,
межрасчетные выплаты.
Начисления оплаты отпусков
Начисления оплаты больничных листов
Удержание подоходного и пенсионного налогов
Удержания по исполнительным листам и др.
Ведение архива сведений по зарплате работников
Формирование и печать лицевых счетов, ведомостей по выдаче зарплаты, аванса и т.п.
Формирование отчетных документов для налоговых и любых других органов (по требованию клиента)

и т.д.

Рис. 16

МОДУЛЬ “ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ” (РИС. 16, 17)

Программа автоматизирует функции по ежедневному учету отработанного времени, отпусков, больничных листов, прогулов, командировок и т.п.

Рис. 17

Причем табелей учета рабочего времени может быть несколько видов — общий, свободный, вахтовый и т.п.

При необходимости нужный табель может быть распечатан.

* * *

В заключении хотелось бы сказать, что внедрение на Вашем предприятии подсистемы “УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ”, может решить многие проблемы по учету кадров, а главное это может стать первым шагом на пути к решению об автоматизации и других сложных участков работы, таких как производство, сбыт и закупки, товародвижение на складах, бухгалтерский учет, анализ и планирование, и многие другие.

Мы рады будем помочь Вам!

Наталья Толстоброва,
Начальник отдела продаж