 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1997'4
|
|
|
Компания
“R-Style Software Lab.”
RS-Balance — решение
проблем партионного учета
Программный
комплекс RS-Balance является на
настоящий момент одной из наиболее
мощных систем торгово-складского и
бухгалтерского учета, которая
позволяет не только реализовывать
стандартную торговую технологию и
вести бухгалтерский учет в
соответствии с законодательством,
но и отслеживать различные
“тонкие” моменты, возникающие при
торговле специфическим товаром или
по специфической технологии.
Партионный учет и его
особенности
Так называемый
партионный учет может возникать в
самых различных ситуациях.
Например, при торговле
медикаментами каждая партия товара
имеет свою серию и срок годности,
которые должны отслеживаться и
отражаться в соответствующих
документах по всей цепочке от
прихода до продажи. При торговле
продуктами питания серия товара
указывается не всегда, но срок
годности, естественно, имеется. При
торговле многими видами техники
обязательным является серийный
номер, учет которого необходим для
гарантийного ремонта, а при
соответствующих условиях
закупки — и возврата
некачественного товара
изготовителю. Существуют и совсем
специфические параметры (скажем,
процент льда в мороженой рыбе или
“дефекты внешнего вида” для
аудио— и видеотехники), которые
надо отражать в складских
карточках товара и/или учитывать
при продаже.
При этом
следует отметить две особенности:
а) все параметры
в зависимости от конкретной
ситуации могут заноситься в
разные временные моменты: или при
заполнении приходной накладной,
или в складскую карточку после
оприходования товара на склад;
б) при продаже
товара эти параметры в одних
случаях должны строго
учитываться (т.е. товар данной
номенклатуры мы выбираем, исходя
из каких-то его параметров), в
других — просто заноситься в
расходные документы. При
определенных условиях для
продавца не имеет значения, какой
товар данной номенклатуры
продавать (т.е. отслеживание
партии происходит только на
уровне складской карточки),
поэтому решение, важны эти
параметры или нет, принимает
конкретный покупатель.
Учет поставщиков и
снятие резервов
Существует ряд
задач, которые, строго говоря, не
относятся к партионному учету, но
решаются аналогичными методами.
Если мы берем у поставщика товар на
условиях его оплаты после продажи
(на реализацию), то должны
внимательно отслеживать товар по
контрактам и/или по приходным
накладным: продали полностью товар,
указанный в накладной,— пора
платить поставщику. Зачастую фирма
производит пересортировку товара,
и тогда он — в зависимости от
сорта или иных
параметров — отпускается,
например, различным покупателям по
разным ценам. Подобным же образом
требуется отслеживать одинаковый
товар с различной себестоимостью и
т.д.
Или другой вопрос.
Допустим, мы хотим продать
определенный товар в тот момент,
когда на складе вся данная
номенклатура зарезервирована, и
необходимо принять оперативное
решение, какой именно из резервов
снять. Здесь можно исходить из того,
оплачен ли счет, по которому
зарезервирован товар; насколько
важен для компании тот или иной
клиент, либо, например, принять во
внимание, что один из клиентов
приедет за товаром через некоторое
время, когда на склад уже поступит
следующая партия, и т.п.
Если говорить об
идеологии учета, то партионный учет
не выделяется отдельной
технологией оприходования и
продажи — мы заводим требуемые
параметры для товара там и тогда,
где и когда это необходимо. При этом
на складе мы можем видеть имеющуюся
номенклатуру как целиком, так и в
определенном “партионном
разрезе”. И в момент продажи только
от нас зависит, выбираем ли мы товар
определенной номенклатуры по
каким-то параметрам или просто
изымаем его из свободного остатка
на складе.
Оприходование товара
при партионном учете
Рассмотрим
технологию партионного учета. При
формировании приходной накладной
имеется возможность ввести серию
товара, срок годности, а также любые
дополнительные параметры (в
качестве примечания). Причем это
можно сделать как для каждой строки
спецификации в отдельности, так и
для накладной в целом. Срок
годности можно указать в виде даты
или обозначить количеством дней от
даты прихода накладной. Далее при
оприходовании товара на склад
имеется возможность указать номер
счета, по которому получен товар,
и/или связать его с покупателем
(если мы планируем этот товар для
определенного клиента).
Одновременно
происходит выбор места на складе.
Эта функция может использоваться
для различных целей. Дело в том, что
трехуровневое позиционирование
склада (отдел/стеллаж/ячейка) может
использоваться как для указания
реального места, так и для
сортировки товара по любым
параметрам (сорт, качество,
требуемая срочность реализации и
т.д.). Отделы, стеллажи и ячейки
задаются соответствующими
справочниками, что облегчает
придание этим параметрам новых
содержательных значений
внутреннего учета.
Работа со складом:
получение и внесение информации
Работу со складом
также можно проводить в партионном
режиме. В процессе работы с товаром
на складе мы можем вводить или
корректировать любые его
параметры. Это, естественно, не
относится к номерам контрактов и
приходных накладных — если они
указаны неверно, то следует
“откатить” оприходование и
повторить его в соответствии с
правильными номерами документов.
Допустим, мы “переносим” в систему
товар из определенной приходной
накладной и указываем, что 3 тонны
данной номенклатуры имеют срок
годности до 01.01.98, а 2 тонны — до
01.10.97. Или находим чай конкретной
серии и отмечаем, что у 34 пачек
подмочена упаковка. Для
выставления серийных номеров
имеются специальные функции,
позволяющие либо указать серийный
номер для каждой штуки данной
номенклатуры отдельно, либо
проставить серийные номера сразу
для определенного количества
изделий через определенный
интервал (например, с 300-го через 10
для 3-х штук — и будут выставлены
номера 300, 310 и 320). Вся партионная
информация расположена
максимально удобно для
пользователя: на экране монитора мы
можем видеть склад либо в разрезе
складских мест и серийных номеров,
либо в разрезе приходных накладных,
либо серий и сроков годности,
причем по всем этим параметрам
возможна функция поиска.
А если нам нужна
полная информация по конкретному
товару? Дополнительное нажатие
клавиши — и мы видим все
параметры, заведенные для товара:
место на складе; серийный номер;
номера контракта и приходной
накладной; себестоимость с учетом
накладных расходов; номер счета и
код клиента; серия и срок годности;
примечание. А в общей экранной
форме “Остатки на складах” в
строке определенной номенклатуры
товара можно сразу увидеть его
место на складе и серийный номер.
Кроме того, включенный в RS-Balance
специальный макроязык RSL позволяет
формировать практически любые
отчеты на основании содержащейся в
базе данных информации, в том числе
и по партионному учету.
Партионный учет при
продажах
Перейдем к
процессу продаж. Существуют две
основные технологии: выписка
накладной по счету или без него,
хотя принципиальных различий между
ними нет. Выписывая накладную, мы
можем делать это “от склада”, т.е.
брать за основу весь список
имеющихся на данном складе товаров
и отмечать, какие и в каком
количестве следует выдать. При
формировании такого списка мы
можем либо игнорировать
партионность товара (и тогда
программа по умолчанию спишет его
по методу FIFO, основываясь на
приходных накладных), либо указать,
что собираемся выписывать товар,
исходя из места на складе или
приходной накладной, либо серии и
сроков годности. После этого мы
получаем информацию о
распределении данной номенклатуры
по указанному параметру и можем
выбрать товар для выдачи.
Если нам надо
учесть несколько указанных
параметров, то мы производим выбор
следующим образом: система по
указанной приходной накладной дает
распределение по сериям и срокам
годности, а мы выбираем из этой
приходной накладной товар именно
данной серии для выдачи. В этот
процесс встроена еще одна важная
функция: если мы хотим выдать товар,
который полностью зарезервирован,
то программа выдаст
соответствующее сообщение, и если
мы все-таки хотим выписать
расходную накладную, предоставит
нам список резервов по этой
номенклатуре (вид резерва, по
какому счету и т.д.), чтобы мы могли
выбрать, какие резервы полностью
или частично снять.
Выходные формы
Если какие-то из
вышеуказанных параметров
необходимо отразить, например, в
расходных накладных или в
накладных перемещения со склада на
склад (технология формирования
межскладской накладной полностью
аналогична технологии
формирования расходной накладной),
то с помощью языка RSL мы можем легко
поменять все формы выходных
документов, включив в них нужные
параметры. Можно даже составить
несколько форм для одного и того же
документа (предположим, для
внешнего и внутреннего
пользования).
Безусловно,
комплекс RS-Balance ориентирован не
только на решение задач, связанных
с партионным учетом. Но это один из
примеров, иллюстрирующих
серьезность подхода разработчиков
программы, их желание ответить на
широкий диапазон запросов
пользователей. Правильное
формирование себестоимости и
проведение списания; учет выдачи
товара на реализацию; удобная
работа со счетами-фактурами;
формирование политики скидок;
обеспечение работы с удаленными
складами — вот далеко неполный
перечень задач, которые находят
решение в рамках этой системы.
Анна
Чернобыльская
менеджер Одела продаж
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
