Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Цефей”

Автоматизированная система управления Издательства на базе корпоративной информационной системы “Эталон”

Работы по созданию автоматизированной системы управления издательством на базе корпоративной информационной системы “Эталон” были начаты весной 1996 г. Издательство является крупным предприятием, которое может выполнять широкий спектр полиграфических работ. Кроме того, помещения Издательства сдаются в аренду большому числу предприятий-арендаторов, и расчет арендных платежей выполняется по сложным алгоритмам, с учетом занимаемых арендатором площадей, численности персонала арендатора, расположения внутри здания и т.п.

Целью данного проекта являлось создание системы управления предприятием, позволяющей получать актуальную и достоверную информацию в процессе принятия управленческих решений в сфере экономики и финансов, учитывающей специфику предприятия и обеспечивающей:

• достоверность учитываемой информации;
• оперативность и своевременность получения информации;
• возможность моделирования финансовых, налоговых, бухгалтерских, управленческих и оперативных учетных решений;
• оптимизацию решений в части налогообложения, финансового планирования, затрат и получения прибылей, планирования материальных ресурсов, использования трудовых ресурсов;
• работу на рынке, разработку оптимальной ценовой политики для проведения уверенного маркетинга.

В результате выполнения работ планировалось автоматизировать:

• балансовый и забалансовый бухгалтерский учет предприятия;
• учет договоров и их исполнения;
• учет заказов;
• учет взаиморасчетов с контрагентами;
• планово-экономическую службу;

а также объединить учетную информацию предприятий непроизводственной сферы и автобазы Издательства.

В настоящее время завершен I этап разработки автоматизированной системы на базе корпоративной информационной системы (КИС) “Эталон”. В ходе выполнения этого этапа были проведены следующие работы.

1. Обследование предприятия Заказчика для определения требований к реализации КИС по следующим направлениям:

• полный управленческий и финансовый балансовый и забалансовый бухгалтерский учет;
• кадры, штатное расписание, военно-учетный стол;
• учет и исполнение договоров;
• снабжение, сбыт, маркетинг;
• консолидация финансовой и управленческой информации и т.п.
• По результатам обследования был составлен отчет, утвержденный Издательством в качестве технического задания на настройку и адаптацию КИС “Эталон”.

2. Настройка и адаптация КИС “Эталон” выполнялась в соответствии с утвержденным техническим заданием, с учетом специфики Издательства. Особое внимание было уделено расчетам себестоимости работ (услуг) по каждому заказу, а также автоматизации расчетов с арендаторами.

3. Поставка КИС “Эталон” была выполнена в 2 этапа:

1 этап — поставка на сервер и 22 рабочие станции;

2 этап — дополнительная поставка на 20 рабочих станций.

Работы по поставке КИС “Эталон” включали:

• тестирование локальной вычислительной сети Издательства;
• настройку печатающих устройств и другого периферийного оборудования.

4. Конвертация данных из других автоматизированных систем. Были сконвертированы данные по:

• основным средствам;
• материалам и МБП;
• контрагентам предприятия и их банковским реквизитам;
• кадрам и штатному расписанию;
• организационной структуре предприятия.

5. Обучение сотрудников издательства. Обучение проводилось по трем основным направлениям:

• работа с вычислительной техникой;
• работа с КИС “Эталон”;
• работа на отдельных участках бухгалтерского и управленческого учета.

Обучение прошли 5 администраторов КИС “Эталон” и 21 пользователь. В настоящее время в системе зарегистрирован и работает 31 пользователь.

Большая часть работ по внедрению КИС “Эталон” проводилась при непосредственном участии специалистов Издательства и аудиторской фирмы, с которой у Издательства заключен договор об обслуживании.

Полученные результаты

В результате внедрения КИС “Эталон” удалось объединить учетную информацию издательства и типографии, автобазы и предприятий непроизводственной сферы.

Далее приведена информация о результатах внедрения КИС “Эталон” на отдельных участках управленческого и бухгалтерского учета.

1. Учет основных средств:
   • выполнено структурирование информации об основных средствах;
   • осуществлен перевод части ОС в МБП (в соответствии с действующим законодательством);
   • обеспечено проведение инвентаризации;
   • реализованы расчеты по групповому перемещению и выбытию ОС;
   • выполнено разделение начисленного износа и отчислений в ремонтный фонд на себестоимость и счета, выставляемые арендаторам;
   • произведена переоценка ОС;
   • проведена подготовка к передаче с баланса на баланс ОС Дома культуры, складского комплекса “Лианозово”, дома отдыха “Планерное”;
   • обеспечен ввод данных о пробеге автотранспортных средств для начисления износа.
2. Учет нематериальных активов:
   • обеспечено автоматическое начисление износа.
3. Учет капитальных затрат:
   • учет капзатрат ведется отдельно по каждому титульному объекту.
4. Учет материалов и МБП:
   • автоматизирован расчет средних цен материалов и МБП;
   • проведена инвентаризация;
   • обеспечен учет и инвентаризация бумаги в разрезе изготовителей, форматов, номенклатурных номеров, материальноответственных лиц и т.п. Введен забалансовый учет бумаги сторонних организаций и отходов бумаги заказчика;
   • ведется учет материалов и МБП, приобретенных подотчетными лицами за наличный расчет.
5. Обеспечено автоматическое начисление и списание НДС при реализации продукции, основных средств и прочих активов.
6. Учет затрат:
   • автоматизирован расчет себестоимости выполнения работ по заказам;
   • разработаны и внедрены методики распределения затрат вспомогательного производства и общехозяйственных расходов на затраты основного производства и услуги сторонним организациям;
   • внедрены методики учета и распределения коммунальных платежей;
   • автоматизировано выставление счетов арендаторам за эксплуатационные расходы;
   • обеспечен расчет себестоимости экспедиционных услуг и отнесение затрат экспедиции на себестоимость заказов.

В настоящее время ежемесячно обрабатывается около 800 выполненных заказов, и 150–200 заказов в незавершенном производстве.

1. Учет готовой продукции, работ, услуг:
   • автоматизирован расчет средних цен на товары и готовую продукцию;
   • введен раздельный учет оплаченной и неоплаченной отгруженной готовой продукции, товаров и услуг вспомогательных цехов;
   • автоматизировано формирование счетов-фактур на готовую продукцию на основании калькуляции заказа.
2. Учет реализации:
   • автоматизирован расчет выручки от реализации отгруженной и оплаченной готовой продукции, работ и услуг;
   • выполняется автоматический расчет сумм налогов, зависящих от объема реализации (налог на пользователей автодорог, сбор на жилищный фонд и объекты социально-культурного назначения);
   • разработана и внедрена методика расчета прибыли по каждому оплаченному счету-фактуре и по каждому заказу.
3. Учет денежных средств:
   • введен раздельный учет по внутренним кассам автобазы, комбината питания, спорткомплекса и профилактория;
   • учет безналичных денежных средств ведется отдельно по каждому расчетному счету и виду валюты;
   • обеспечен автоматический расчет курсовых разниц по валютным счетам.
4. Учет расчетов с поставщиками и заказчиками:
   • обеспечен учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в разрезе договоров с учетом оплаченных счетов;
   • проведена частичная инвентаризация расчетов с поставщиками;
   • ведется учет расчетов по претензиям с учетом времени возникновения каждой претензии;
   • выполняется раздельный учет расчетов с заказчиками по договорам и разовым заказам;
   • формируются акты сверки взаиморасчетов с заказчиками по всем видам работ или услуг, оказываемых Издательством “Пресса”.

В настоящее время в системе зарегистрировано более 700 контрагентов. По каждому контрагенту формируется сальдо взаиморасчетов на произвольную дату.

Ежемесячно выставляется более 1000 счетов-фактур.

1. Учет расчетов с персоналом по заработной плате:
   • разработана процедура импорта результатов расчета заработной платы;
   • автоматизированы процедуры расчета и списания налогов: подоходного, транспортного, сбора на нужды образования и платежей во внебюджетные фонды (Пенсионный, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд занятости);
   • обеспечен расчет пособий на детей по данным кадрового учета.
2. Учет расчетов с подотчетными лицами:
   • ведется раздельный учет сумм, выданных на расходы по командировкам, в рублях и в валюте.
3. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям:
   • автоматизировано формирование счетов-фактур, выставляемых сотрудникам предприятия за оказываемые услуги и продажу товарно-материальных ценностей и готовой продукции.
4. Учет расчетов с разными дебиторами/кредиторами:
   • ведется учет расчетов с персоналом по алиментам и депонентам в разрезе табельных номеров;
   • обеспечен учет расчетов с физическими лицами в разрезе индивидуальных кодов физических лиц;
   • выполняется расчет компенсационных сумм, взимаемых с заказчиков по затратам на железнодорожные перевозки;
   • выполняется расчет компенсационных сумм, взимаемых с арендаторов по коммунальным платежам.
5. Учет внутрихозяйственных расчетов:
   • в результате консолидации балансов всех подразделений Издательства “Пресса” исключены внутренние взаиморасчеты с использованием авизо.
6. Учет прибылей и убытков:
   • внедрен постатейный учет прибылей и убытков предприятия.
7. Кадровый учет:
   • организационная структура предприятия;
   • учет приказов по персоналу;
   • штатное расписание и учет изменений в нем;
   • учет перемещений персонала по подразделениям предприятия.
8. Учет договоров и их исполнения:
   • регистрация всех видов договоров;
   • учет этапов исполнения договоров.
9. Забалансовый учет:
   • отходы бумаги заказчика;
   • бумага сторонних организаций;
   • бланки строгой отчетности;
   • списанная задолженность;
   • износ ОС (целевое финансирование);
   • взаиморасчеты;
   • карточка текущих начислений и удержания;
   • лицевая карточка начислений и удержания;
   • кассовая книга;
   • склад;
   • учет выставленных счетов.

Таким образом, в ходе выполнения первого этапа работ по созданию автоматизированной системы управления издательством была сформирована эффективно работающая корпоративная информационная система; разрозненная учетная информация типографии, издательства, автобазы и предприятий непроизводственной сферы консолидирована в едином информационном пространстве, автоматизирован бухгалтерский учет (балансовый и забалансовый), решен ряд задач оперативного управленческого учета.

В результате удалось повысить достоверность и оперативность представления информации для принятия управленческих решений в сфере экономики и финансов предприятия.

Созданная система управления предприятием эксплуатируется с высокой степенью загрузки. Динамика роста информационного наполнения КИС представлена в таблице 1.

Таблица 1

Динамика роста объемов документооборота Издательства за девять месяцев на основе фактической статистики программного комплекса “Эталон”

Развитие системы

Основным направлением развития системы управления предприятием можно считать дальнейшее углубление и совершенствование управленческого учета.

Далее рассмотрены первоочередные задачи.

Автоматизация управленческого учета в производственном отделе Издательства

В этом направлении начато выполнение следующих работ.

1. Обследование документоборота производственного отдела; определение состава и структуры необходимых таблиц; определение нормативной базы (нормативов технологических операций цехов основного производства).
2. Разработка технического задания для настройки и адаптации КИС “Эталон” к задачам производственного отдела.
3. Обеспечение связи между калькуляцией заказов и их регистрацией и выставлением заказчикам счетов на предоплату.
4. Автоматизация расчетов себестоимости заказа с учетом технологического процесса его выполнения и расчетов фактической себестоимости технологических операций.
5. Формирование плана-графика по периодическим изданиям (по журналам — на полугодие, по газетам — еженедельный).
6. Оперативное планирование загрузки оборудования цехов с учетом составленных планов-графиков.
7. Получение оперативной информации о выполнении заказов в цехах.
8. Обучение персонала производственного отдела по трем основным направлениям:

• работа с вычислительной техникой;
• основы работы с КИС “Эталон”;
• работа в КИС “Эталон” на соответствующих участках управленческого учета.

Создание системы финансово-экономического анализа

Целью этой работы является построение эффективной системы управления финансами, направленной на достижение стратегических и тактических целей его деятельности. Основными результатами разработки системы управления финансами являются:

• разработка учетной и налоговой политики;
• выработка кредитной политики;
• управление оборотными средствами;
• управление издержками, включая выбор амортизационной политики;
• выбор дивидендной политики.

Для реализации поставленных задач необходимо определить методику финансово-экономического анализа и автоматизировать:

• анализ бухгалтерской отчетности;
• горизонтальный анализ (сравнение показателей бухгалтерской отчетности с показателями предыдущих периодов);
• вертикальный анализ (выявление удельного веса отдельных статей отчетности в общем итоговом показателе и последующее сравнение результатов с данными предыдущего отчетного периода);
• трендовый анализ (расчет относительных отклонений показателей отчетности за ряд лет от уровня базисного года).

Сопровождение системы

Постоянно меняющееся законодательство и масштабность сформированной корпоративной информационной системы вызывают необходимость обеспечения постоянного сопровождения системы.

Дворникова Елена Витальевна

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"