Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета

Значительный удельный вес среди прикладных программ занимают программы по автоматизации бухгалтерского учета, рынок которых развивается сегодня весьма динамично. Существующие прикладные системы очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение по бухгалтерскому учету, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ.

Мини-бухгалтерия.
Интегрированная бухгалтерская система.
Бухгалтерский конструктор.
Бухгалтерский комплекс.
Бухгалтерия-офис.
Системы учета международного уровня.
Международные системы.

Отличительной чертой систем класса “Мини-бухгалтерия” является отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, учет товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен, мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1–3 человека.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям, как правило, более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы также позволяют организовать работу в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программы класса “Бухгалтерский конструктор” отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в сегодняшних условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.д. Программы же класса “Бухгалтерский конструктор” предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (ЛИФО, по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (исходя из сроков службы и стоимости, в соответствии с нормативными или сметными ставками, в размере 50 или 100 % стоимости при передаче в эксплуатацию) и т.д.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных АРМ (АРМ “Финансы”, АРМ “Заработная плата”, АРМ “Склад”, АРМ “Торговый зал” и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса “Бухгалтерия-офис”, помимо учетных функций, решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах — и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи всех составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IASC). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, “Break Event Point”). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.

Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными разработчиками и поддерживаются, как правило, местными дистрибьюторами. Разрабатываются международные системы с таким расчетом, чтобы примерно на 90 % удовлетворить основным требованиям законодательства каждой страны, а остальные 10 % подлежат модификации в соответствии с местными условиями. Отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10–15 языков). Другая особенность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых отдельно за дополнительную плату. Международные системы, как и программы класса “Бухгалтерия-офис”, не только представляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж и т.д. Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя и т.п. международные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.

Альтернативой представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета служит подход, в соответствии с которым программы могут классифицироваться на работающие:

“от проводки”;
“от документа”.

В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, во втором — ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки. Использовать данную классификацию на практике довольно сложно, поскольку почти все современные программные продукты работают как “от проводки”, так и “от документа”. Наиболее последовательно подход работы “от проводки” реализован в пакете “Финансы без проблем”, в большинстве же других программ есть возможности непосредственного ввода в журнал хозяйственных операций документов, по которым формируются проводки. В различных пакетах эта функция реализована более или менее универсально: если в “1С: Бухгалтерии” производится заполнение условных полей стилизованной таблицы, то в “Инфо-Бухгалтере” генератор отчетов выводит на экран документ, по форме соответствующий типовой форме первичного документа.

Рассмотренные выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета дают представление о программах с точки зрения их функциональных возможностей. Однако такая классификация малоинформативна для бухгалтера, оперирующего учетными понятиями. Поэтому целесообразно проанализировать возможности и особенности различных программ с точки зрения принципов организации самого бухгалтерского учета.

Как известно, для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используются различные учетные регистры. Формы регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства весьма разнообразны. Определенное сочетание применяемых в учете регистров хронологического и систематического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, определенные формы связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей — все это определяет форму ведения бухгалтерского учета. Именно форма ведения учета дает самое общее представление о принципах организации учета и позволяет понять сформированные информационные связи во всей системе. На современных предприятиях применяются четыре основные формы учета:

мемориально-ордерная;
журнально-ордерная;
упрощенная;
автоматизированная.

Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета составляют автоматизированную форму учета, возникшую на основе немашинных форм. Поэтому принципы ее организации, хотя и отличаются от других, все же имеют некоторое сходство. Это в первую очередь относится к программам по автоматизации бухгалтерского учета, в которых используются принципы, лежащие в основе организации упрощенной формы учета. Такие программные продукты можно назвать универсальными программами.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учета. На освоение программы и процесс автоматизации учета с ее помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить принципы, на которых основана программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, используемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учета.

Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути бухгалтерский учет является достаточно строгой математической системой, в основе которой лежат единые для всех разделов учета принципы. Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и использования, а также по широте спектра возможностей автоматизации различных разделов учета, то есть по мощности.

Универсальные программы обычно имеют большой тираж, что объясняется значительным числом их потенциальных потребителей и таким привлекательным для пользователей обстоятельством, как возможность самостоятельно, не обращаясь к фирме-разработчику, решать все возникающие проблемы.

Основная форма распространения универсальных бухгалтерских программ — через дилерскую сеть. Многие дилеры, помимо продажи и поддержки универсальной программы, оказывают дополнительные услуги по установке и обучению работе с ней. Но в принципе, как уже отмечалось, пользователь может освоить и использовать программу этого класса без помощи дилера или разработчика.

Универсальные программы обычно покрывают потребности всей бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Их возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные программы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например, для учета расчетов с подотчетными лицами.

Отличительной особенностью универсальных программ является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с такими программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся проводки, на основании которых затем формируются журналы-ордера, ведомости и т.д. Внесение проводок в журнал может производиться как вручную (по одной), так и через типовые операции или документы, позволяющие сформировать сразу несколько проводок. Схематично представить организацию работы в таких системах позволяет рис. 1.

Рис. 1. Схема работы с универсальными бухгалтерскими программами (с наличием журнала (книги) хозяйственных операций в качестве главного регистра учета)

При очевидной простоте организации работы подобных программ практическая реализация этого подхода в продуктах различных фирм не одинакова. Если, например, в “1С: Бухгалтерии” (разработчик фирма “1С”) документы помещаются в журнал операций вместе с проводками, которые генерируются по этому же документу (рис. 2), то в “Инфо-Бухгалтере” (ТОО “Информатик”) документы хранятся отдельно от журнала в специальном архиве. Кроме того, в “Инфо-Бухгалтере” в журнал вносятся не проводки, а хозяйственные операции. Сам журнал получается фактически разбитым на две части — верхнюю и нижнюю: в верхней содержится описание хозяйственных операций, а проводки, формируемые по каждой операции, отображаются в нижней части экрана (рис. 3).

Рис. 2. Журнал операций в “1С: Бухгалтерии” с помещеннымИ в него проводками и документом,
по которому сформированы проводки

Рис. 3. Форма журнала хозяйственных операций в “Инфо-Бухгалтере”

На практике при организации аналитического учета необходимо использование большого количества специфических данных, не имеющих прямого количественно-стоимостного выражения. Например, при ведении учета основных средств важными содержательными понятиями, без которых невозможен полноценный учет, являются: “норма амортизации”, “остаточная стоимость”, “дата ввода в эксплуатацию”, “материальноответственное лицо” и т.д. Понятно, что необходимость использования такого рода информации существенно нарушает стройную концепцию двойной записи, восходящую к Луке Пачиоли. Для того чтобы отразить специфику учета на каждом балансовом счете так, как этого требует его экономическое содержание и принятая учетная политика, в “1С: Бухгалтерии” и “Финансах без проблем” каждый объект аналитического учета имеет набор “параметров”, а в “Турбо-Бухгалтере”— аналитические признаки. Параметр или аналитический признак — это любая условнопостоянная характеристика объектов аналитического учета (количественная или качественная), которая может использоваться в алгоритмах обработки документов, расчетов, при формировании проводок и т.д. На практике использование параметров, благодаря которым не нарушается стройная концепция модели единого информационного поля в виде журнала операций, невозможно без знания пользователем внутреннего макроязыка программы. Это, в свою очередь, требует от него определенных навыков и знаний в области алгоритмизации вычислительных процессов. По сути именно специфика разделов учета приводила и приводит многих разработчиков программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета к концепции функциональных бухгалтерских программ, построенных как совокупность АРМ, ориентированных на тот или иной конкретный раздел.

Программы, основанные на использовании принципов упрощенной формы учета, предназначены прежде всего для малых и средних предприятий, поскольку способны удовлетворить ограниченные информационные потребности небольшой бухгалтерии. На крупных предприятиях, в связи с возрастанием объема учетных работ, бухгалтерия объективно разделяется на участки учета. На каждом из них сохраняются общие принципы учета и в то же время выполняются специфические для данного участка функции. Разделение труда и специализация рабочих мест позволяет бухгалтерам более качественно и эффективно выполнять работу на своих участках, но одновременно возникают и проблемы их взаимодействия, так как обеспечить полную автономность работы бухгалтеров невозможно. Именно для отражения специфики отдельных участков учета, упорядочения потоков информации и согласования коллективной работы бухгалтеров в бывшем СССР была разработана журнально-ордерная форма учета, массовое внедрение которой началось после Великой Отечественной войны, когда Министерство финансов СССР в 1949 г. разработало типовые регистры журнально-ордерной формы учета и рекомендовало их всем отраслям промышленности. Журнально-ордерная форма учета пришла на смену громоздкой и нерациональной мемориально-ордерной форме учета, которая в настоящее время используется
редко. Основной недостаток журнально-ордерной формы заключается в том, что она в большей мере ориентирована на ручную обработку учетной информации. Несмотря на изменения, внесенные Министерством финансов в журнально-ордерную форму учета в 1963 г., в связи с внедрением счетно-клавишных машин, и все последующие модификации в организации журнально-ордерной формы учета, сегодня невозможно “перенести” на ПК журнально-ордерную форму учета, не изменив основных информационных связей между учетными регистрами. Трудоемок также процесс формализации всех учетных процедур, присущих этой форме бухгалтерского учета. Поэтому ко второй группе программных продуктов относятся программы, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощенной форм учета.

Отличительной особенностью этих программ является наличие совокупности автоматизированных решений различных учетных задач, таких, как учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ресурсов, учет труда и заработной платы и т.д., а также специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах число таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется от пяти до двадцати. Например, в системе БЭСТ-4 (разработчик — ЗАО “Интеллект-Сервис”) их восемь (рис. 4), в комплексе “Галактика” (разработчик — корпорация “Галактика”) — восемнадцать (подсистема оперативного управления и бухгалтерского учета) (рис. 5).

Рис. 4. Главное меню системы БЭСТ-4

Рис. 5. Главное меню комплекса “Галактика”
(подсистема оперативного управления и бухгалтерского учета)

Каждый модуль пакета имеет свои специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Между собой функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей — их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено либо как самостоятельная программа-модуль (АРМ), способная работать и самостоятельно, и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. При наличии широкого спектра программных продуктов данного класса, в зависимости от отраслевых особенностей, величины предприятий и учетных операций формируются: АРМ по учету кассовых и банковских операций, АРМ расчетов с поставщиками, подотчетными лицами, АРМ кладовщика, АРМ по выписке платежных и товаро-транспортных документов и другие. При этом в АРМ отчетности и аналитики (АРМ главного бухгалтера), которое предназначено для формирования результативной информации, передаются сводные (синтетические) данные из других модулей.

Естественно, ответа на вопрос, какие программы — универсальные или функциональные — лучше, не существует. Он зависит от целого ряда условий. Зачастую на практике среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, затем приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Необходимость в этой программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот, или же требуется вести сложный специфический учет. Кроме того, некоторые программы имеют специальные функции для передачи проводок в другие программы, что позволяет организовать учет при одновременном использовании как универсальных, так и функциональных программ. Однако такое комбинирование редко бывает эффективным. Конечно, возможно использование универсальных программ и в условиях крупных предприятий в бухгалтерии, разделенной по участкам работы. В этом случае можно организовать учет по различным участкам на отдельных рабочих местах или в отдельных базах с последующим слиянием информации в конце отчетного периода. Но в таком варианте не формируется единой базы данных, доступной всем пользователям и главному бухгалтеру до момента слияния баз данных. Между тем эта информация необходима для целей оперативного управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. В конечном итоге сам бухгалтер определяет целесообразность использования того или иного программного продукта или их совокупности, но в любом случае представление о различиях, существующих между двумя описанными выше классами программ, дает бухгалтеру общее представление об автоматизации бухгалтерского учета и определяет направления автоматизации учета на конкретном предприятии.

Королев Юрий Юрьевич,
кандидат экономических наук,
ассистент кафедры бухгалтерского учета,
анализа и аудита в промышленности
Белорусского государственного
экономического университета