Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания ЭФЕС

Бухгалтерская Операционная Система
Ввод информации

Данная статья является продолжением публикаций в данном журнале: N 3 за 1996 год и NN 1,2,3 за 1997 год. Статья посвящена описанию технологии БОС и ее возможностей по настройке системы на различные сценарии ввода информации и алгоритмов ее обработки. Некоторые сведения о системе будут повторены с целью сохранения целостности понимания материала.

НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ

Основным назначением Бухгалтерской Операционной Системы, далее БОС, является автоматизация бухгалтерского, складского и прочих видов учета на предприятиях, различающихся по виду и масштабам деятельности. Все необходимые функции учетной деятельности: операции, проводки, сальдо, итоги в различных разрезах, закрытие периода и т.д. входят в ядро системы. Такие функции называются штатными и не требуют специальной настройки. Дополнительные функции обработки информации создаются средствами настройки системы и являются результатом творчества пользователя-администратора, направленным на полное удовлетворение потребностей своего предприятия.

БОС является универсальной системой хранения и обработки информации. Поэтому с ее помощью можно автоматизировать и другие участки управления предприятием, не связанные с учетом: маркетинг, планирование, отдел кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

В идеологию системы положены следующие основные принципы.

1. Предоставить ВСЕМ пользователям системы общие штатные средства экранного интерфейса, обработки и анализа информации, покрывающие всю гамму их потенциальных потребностей.

2. Предоставить КАЖДОМУ пользователю системы информационную среду с необходимым только ему набором объектов (счетов, справочников, документов), процессов их обработки и отчетов.

3. Обеспечить ВЫСОКУЮ степень гибкости и производительности при настройке или перенастройке информационной среды на потребности конкретного пользователя.

Система призвана заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на высокопроизводительную работу администраторов системы с общим знанием компьютера и основ бухгалтерского учета. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС со всеми формами и процессами обработки информации. При создании используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и процессов. Имеются мощные средства диагностики (но-хау), контролирующие взаимную корректность структур данных объектов и процессов их обработки при любых изменениях среды БОС.

В итоге значительно сокращается время на разработку, а главное на модификацию информационной среды БОС при развитии или изменении учетных задач.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

СРЕДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ — совокупность всех информационных объектов и процессов, обеспечивающих потребности бухгалтерского учета и прочих информационно-учетных задач предприятия.

СИСТЕМНЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение двух логически связанных объектов среды: ОБОРОТЫ счета и ОСТАТКИ счета, в которых хранится однородная по аналитике учетная информация.

БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение объекта учета материальных и/или денежных средств предприятия. Используется в корреспонденции проводок хозяйственных операций и для обработки бухгалтерской информации. Полный номер балансового счета состоит из четырех цифр, которые можно использовать для обозначения основного счета и его субсчета: 1201, 1202, 7001.

АНАЛИТИКА — совокупность аналитических признаков, однозначно идентифицирующих объекты бухгалтерского учета и справочной информации. Количество признаков или, иначе, глубина аналитики диктуется потребностями анализа информации, с большей или меньшей степенью детализации, в конкретном объекте среды БОС.

СВЯЗИ — иерархические отношения между объектами среды БОС, определяющие контроль вводимой информации для обеспечения целостности и непротиворечивости последней. Наличие связей автоматически добавляет в интерфейс пользователя штатные сервисные функции по работе с информацией в данном объекте.

Среда пользователя состоит из двух типов категорий: информационных объектов и процессов их обработки.

К ОБЪЕКТАМ относятся следующие категории

Все объекты имеют унифицированные средства интерфейса: панель ввода/корректировки информации и таблицу для поиска и просмотра информации.

К ПРОЦЕССАМ относятся следующие категории

ТЕХНОЛОГИЯ БОС

КРИТИЧЕСКОЕ ОТСТУПЛЕНИЕ

Известно, что самым слабым звеном при создании и сопровождении любой информационной системы является изменение структур данных после написания программных текстов для процессов их обработки или самих процессов в силу изменения методики, по которой они работали. Эти изменения влекут необходимость корректировки программ со всеми вытекающими из этого последствиями. А именно: вносятся дополнительные ошибки, временно снижается надежность работы, производятся значительные затраты времени и сил на повторную отладку и тестирование программ. И наконец, замена программ у пользователя вызывает необходимость написания конвертеров для перекачки прежней информации.

Все это вместе приводит к значительным потерям времени при изменении учетной политики или методики обработки информации, причем чем больше информационная система, тем больше эти потери. И на каком-то этапе такое сопровождение делается в принципе невозможным, потому такие сроки изменения программ, а тем более с сомнительной надежностью в течение периода обкатки, не могут устроить заказчика.

Кроме того, финансовые затраты на такой цикл очередного изменения информационной системы могут быть значительны, независимо от того, большая или маленькая фирма выполняет разработку и сопровождение программ данной системы.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

С целью преодоления негативных последствий при создании и развитии информационных систем (п. “Критическое отступление”) компанией ЭФЕС была разработана и воплощена в системе БОС технология определения процессов обработки структур данных, позволяющая: 1) выполнять описание алгоритмов процессов, как данных; 2) обеспечить полный контроль взаимной корректности процессов и данных при любых их изменениях. Данная технология в силу ряда причин, а также исходя из ее целевой направленности, получила название технологии создания АВТОМАТИКИ. В рамках данной технологии в системе БОС введены следующие понятия и категории.

АВТОМАТИКА — совокупность создаваемых в среде БОС автоматических процессов с целью замены рутинных приемов обработки информации с участием человека на полностью или частично автоматизированную технологию обработки.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПАКЕТ — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс обработки информации среды БОС. Состоит из последовательно-распределенных автоматических расчетов с указанием места и способа запуска пакета на выполнение.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ РАСЧЕТ — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс обработки информации среды БОС. Состоит из формулы и последовательности элементов, реализующих различные действия в объектах среды и экранного интерфейса.

ЭЛЕМЕНТ РАСЧЕТА — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс поиска и обработки информации в конкретном объекте среды или экранного интерфейса. Состоит из описания объекта обработки и условий обработки.

Каждая среда БОС имеет свой набор пакетов и расчетов, обслуживающих бухгалтерские учетные задачи и прочие информационные потребности. Пакеты и расчеты создаются администратором после создания объектов БОС на этапе проектирования сценариев работы. Расчеты дополняют штатные средства системы возможностью гибкой обработки информации и возможностью создания произвольного сценария взаимодействия пользователя с объектами среды БОС.

ПАКЕТЫ

Каждый пакет имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...9999 и произвольное ИМЯ, присваиваемое администратором и отражающее его назначение. Пакет состоит из набора РАСЧЕТОВ различного назначения. Для пакета определяется ТОЧКА и СПОСОБ его запуска в среде БОС. Для пакета может быть определен результат (числовой, символьный, дата), возвращаемый при завершении пакета в точку запуска. Результатом пакета определяется результат какого-нибудь одного расчета. Архитектура пакета представлена схемой 1.

Схема 1

Выполнение пакета заключается в последовательном осуществлении его расчетов в порядке следования их в списке. При определенных задаваемых условиях выполнение расчетов может повторяться, пропускаться или прерываться с взаимными переходами. Точка запуска определяет объект и поле, в котором происходит активация пакета. После завершения пакета в эту точку возвращается управление и результат, если последний имеет смысл. Могут быть следующие варианты точек запуска:

Если пакет включен в СПИСОК ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, он может запускаться произвольно в любой момент работы пользователя. Такие пакеты, как правило, носят строго целевой характер, например: начисление зарплаты, калькуляция себестоимости, подготовка платежных ведомостей, откат платежных операций, формирование налогового баланса и т.д.

РАСЧЕТЫ

Каждый расчет имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...9999 и произвольное ИМЯ, присваиваемое администратором и отражающее его назначение. Расчет состоит из набора ЭЛЕМЕНТОВ различного типа по обработке информации объектов среды и экрана. Элементы могут включаться в ФОРМУЛУ расчета, левая часть которой является результатом, возвращаемым при завершении расчета в точку запуска. Элементы могут содержать различные УСЛОВИЯ обработки информации определяемых в них объектов. Архитектура расчета представлена схемой 2.

Схема 2

Выполнение расчета заключается в последовательной обработке его элементов в порядке следования их в списке. При определенных задаваемых условиях обработка элементов может повторяться, пропускаться или прерываться с произвольным переходом в пределах расчета как вперед, так и назад.

ЭЛЕМЕНТЫ

Каждый элемент имеет уникальный НОМЕР в диапазоне 1...999, произвольное ИМЯ, присваиваемое администратором, и значение, присваиваемое до или после его обработки. Значение может быть любого типа длиной до 130 знаков. Элементы могут быть различного типа, в зависимости от объекта обработки. Если тип элемента не определен, такой элемент служит для хранения различных констант. В системе предусмотрены следующие типы элементов расчетов.

ПАНЕЛЬНЫЕ: панель ОБОРОТОВ;

панель ОСТАТКОВ;

панель СПРАВОЧНИКА;

БАЗЫ объектов: база БУФЕРА счета;

база ОБОРОТОВ счета;

база ОСТАТКОВ счета;

база СПРАВОЧНИКА;

база БУФЕРА ДОКУМЕНТА;

ИНТЕРФЕЙС: ЗАПРОС с экрана;

СООБЩЕНИЕ на экран;

ПРОЧИЕ: СЧЕТ текущей панели;

номер СТАНЦИИ;

код ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ;

статус ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ;

флаг ИЗМЕНЕНИЯ в панели;

ССЫЛКА на другой элемент.

До обработки элемента ему может быть присвоено значение другим элементом данного или другого расчета. Либо это значение каждый раз инициализируется в случае циклического расчета. Обработка элемента производится в соответствии с заданными в нем условиями, которые для каждого типа имеют свою, отличную от других спецификацию. После обработки элемента его значение может измениться на новое, являющееся результатом поиска в базе или получения данных полей из панели ввода. Это новое значение может быть продублировано в других элементах текущего или другого расчета.

При использовании специальных конструкций в имени элемента можно реализовывать значительно более сложные алгоритмы выполнения расчетов. Для этого предусмотрены РАСШИРЕННЫЕ возможности обработки элементов.

Эти возможности позволяют превратить расчет в мини-программу логических и технических действий системы над объектами среды. А наличие формул двух уровней: на уровне расчета и на уровне элемента, — позволяют выполнять самые сложные математические вычисления при одновременной обработке множества баз данных.

ИНТЕРФЕЙС ОПРЕДЕЛЕНИЙ

Для определения пакетов, расчетов и элементов используется стандартный пользовательский интерфейс ДОС, включающий меню, списки полей, настроечные ключи и в GET-поля для ввода имен, формул, условий перехода. Явное определение программных конструкций и ссылка на системные имена атрибутов полей полностью исключены. В интерфейс определений предоставляются списки пользовательских имен, определенные в генераторе среды. Причем имя элемента может быть произвольным, как комментарий, и никаким образом не обязано быть связано с именем обрабатываемого поля в базе. Эта связка производится автоматически за экраном в определенной системной таблице, по которой и производится впоследствии диагностика корректности элементов расчета.

Рассмотрим фрагмент интерфейса генератора расчетов, состоящий из панели расчета и панели элемента, приведенный на рис. 1.

 

 

Рис. 1. Интерфейс генератора расчетов

УЧЕТНАЯ ЗАДАЧА

Продолжаем демонстрацию возможности БОС на примере учетной задачи “Учет МБП”. Напомним условия задачи: 1) трехуровневая классификация МБП; 2) движения только по приходным ценам; 3) списание 50% износа при передаче в эксплуатацию и 50% при списании; 4) Списание части МБП ниже определенной стоимости сразу в расход при передаче в эксплуатацию.

Для реализации данной задачи необходимо создать в среде БОС объекты со следующей структурой:

Справочник “Типы МБП”:

Справочник “Виды МБП”:

Справочник “МБП”:

Справочник “СКЛАДЫ”:

Справочник “ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ”:

Счет 12 (1201) “МБП на складе”:

— Вид документа

— Документ N

— Дата документа

= Количество

= Сумма

Счет 13 (1300) “Износ МБП”:

— Вид документа

— Документ N

— Дата документа

= Количество

= Сумма

Счет 14 (1202) “МБП в эксплуатации”:

— Вид документа

— Документ N

— Дата документа

= Количество

= Сумма

Для однозначного учета МБП с разными ценами необходимо выбрать в качестве уникального идентификатора МБП на балансовых счетах сочетание двух аналитических признаков: код МБП и цена МБП. В этом случае другие аналитические признаки: тип МБП и вид МБП, носят характер параметров классификации МБП и служат исключительно для выборки в аналитических отчетах. Последнее означает, что при всех операциях над МБП со стороны оператора необходимо только определить код МБП с необходимой ценой, а все другие свойства МБП системой будут вводиться в аналитику счетов автоматически.

Иерархическая схема объектов среды БОС для данной задачи имеет вид представленный на рис.2.

Рис. 2. Иерархия объектов
в задаче № 1 “Учет МБП”

Если остановиться на этой фазе решения задачи и добавить в системный справочник “Виды ДОКУМЕНТОВ” определения документов необходимых для работы с МБП, то уже возможна работа в режиме ручных проводок со ссылкой на бумажные документы. Для маленьких предприятий такая работа вполне приемлема.

Для больших предприятий или при значительных объемах объектов учета, в данном случае МБП, требуется АВТОМАТИЗАЦИЯ рутинных операций бухгалтера. Для этого необходимо создание дополнительных объектов среды БОС и процессов их автоматической обработки. В частности, требуется создание справочников документов с соответствующими предметами.

К этим объектам необходимо создать несколько процессов, обеспечивающих удобный сценарий ввода информации, и несколько автоматических операций, порождающих по предметам этих документов адекватные проводки с заполненной аналитикой. И наконец, необходимо создать несколько отчетов по используемым счетам в различных разрезах. После этого задача учета МБП будет полностью автоматизирована.

Детальное обсуждение полной автоматизации данной задачи в среде БОС будет продолжено в следующей статье. Будет также обсуждаться архитектура и использование автоматических операций для повышения производительности ввода и обработки информации.

ШАВЛЮГИН Андрей Геннадьевич

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"