 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2
|
|
|
Одним из факторов успешной
деятельности современных торговых предприятий в
условиях растущей конкуренции является
компетентное и оперативное управление. Повысить
эффективность управления невозможно без
качественного бухгалтерского и финансового
учета, анализа результатов и, на основе
полученной информации, планирования предстоящей
хозяйственной деятельности.
Как показывают маркетинговые
исследования, все большее количество торговых
фирм стремится к применению современных
технологий для организации деятельности
предприятия. Процесс закономерный, так как
количество рутинной работы, связанной с ведением
учета в торговле, особенно розничной, требует,
во-первых, значительных затрат времени,
во-вторых, содержания определенного штата
сотрудников, иногда многочисленного, в крупных
магазинах. Системы оперативного учета
предназначены для выявления, измерения,
регистрации, накопления и представления
информации, связанной с ежедневной
деятельностью предприятия.
Переход от ручного учета к
автоматизированному позволяет свести до
минимума количество неизбежных ошибок,
возникающих в процессе регистрации движения
товаров. Значительно сокращается время,
необходимое для получения различных справок о
количестве реализованного товара, о наличии
товара на складах и в секциях, передаче товара со
склада в секцию или из секции в секцию, возврате
товара поставщику, расчетах с поставщиками,
дебиторами/кредиторами. Трудоемкой процедурой в
торговле является проведение инвентаризации.
Это практически невозможно сделать без
остановки торгового процесса, привлечения
дополнительных сотрудников и ощутимых потерь
времени. Автоматизация позволяет, во-первых,
снизить временные затраты, во-вторых, с
применением компьютера нет необходимости
задействовать значительное количество
сотрудников для проведения инвентаризации.
Избавление от рутинной работы позволяет более
эффективно использовать персонал.
Розничная торговля имеет свою
специфику — большое количество
номенклатуры, различные цены от разных
поставщиков на одни и те же товары, возврат
товаров, возможные изменения цены и т.д. В связи с
этим выдвигаются и соответственные требования к
программному продукту. Далеко не всегда
универсальные программы удобны в использовании
для предприятий розничной торговли., так как
зачастую выполняют много лишних функций и не
учитывают специфику.
Идеальных программ не существует,
поэтому прежде чем остановить свой выбор на
определенной компьютерной учетной системе,
которая оптимально подошла бы предприятию, кроме
тщательного изучения предлагаемой на этом рынке
продукции, необходим анализ собственных
потребностей и, в соответствии с этим, четкое
определение своих требований к программе. В
результате практики применения торговыми
предприятиями систем автоматизации на
сегодняшний день сформировались определенные
критерии выбора программного продукта.
- Возможности системы:
ведение
управленческого, финансового, налогового учета;
многократное использование введенной однажды в
систему информации и поддержание уникальности
каждой записи, то есть исключение дублирования.
Возможности получения промежуточных отчетов и
справок, печать необходимых документов согласно
установленным формам. Составление внутренней
отчетности, планирование и контроль
деятельности, разделение затрат на постоянные и
временные, калькуляция себестоимости,
применение разных методов оценки запасов,
разделение затрат по подразделениям,
возможность подключения контрольно-кассовых
аппаратов, совместимых с ПК.
- Защита от несанкционированного доступа:
возможность разграничения доступа
пользователей системы к данным (наличие
нескольких уровней с разделением допустимых
операций); возможность отслеживать результаты
работы каждого пользователя (наличие системы
паролей).
- Возможности настройки среды на особенности
работы организации. Оперативность адаптации
программного продукта к динамически изменяемым
специфическим особенностям конкретного
предприятия.
- Технические характеристики:
возможность
сохранения данных, простота управления системой,
возможность изменения настроек, применения
средств телекоммуникации при работе с
организациями и банками.
- Оформление программы
с использованием
последних достижений эргономики: цветовая
панель, наличие системы подсказок, отсутствие
лишней информации, перегружающей экран,
минимальное количество необходимых действий при
выполнении часто повторяющихся операций.
- Относительно независимая автоматизация
рабочих мест: возможность работы сотрудников
различных отделов относительно автономно при
доступности введенной каждым пользователем
информации в реальном режиме времени.
- Комплекс услуг
, предлагаемый
фирмой-разработчиком программного продукта:
проведение предварительного обследования
методов учета, используемых на предприятии,
возможность бесплатного обновления версий в
течение определенного периода времени,
консультации в процессе внедрения программ,
обучение персонала, техническое сопровождение и
т.д.
Автоматизация торговли с
использованием системы штрих-кодирования дает
возможность ведения точного
количественно-суммового учета товаров. Это
позволяет анализировать динамику закупок и
продаж, выявлять поставщиков, предоставляющих
наиболее выгодные условия поставки.
Рис. 1
Предлагаем рассмотреть технологию
применения контрольно-кассовых аппаратов с
системой штрих-кодирования в программном
комплексе “GRIMO”. Применение
контрольно-кассовых аппаратов со считывателем
штрих-кода позволяет вести
количественно-суммовой учет на базе
количественного учета товаров. Учетные карточки
содержат информацию о количестве, поставщике,
цене по каждому наименованию товара. Эта
информация передается в торговый зал,
оборудованный кассовыми аппаратами (рис. 1).
Считыватель штрих-кода,
подсоединенный к компьютеру на складе, позволяет
формировать информацию по товару в учетной
карточке. В торговом зале, оборудованном
кассовыми аппаратами со считывателями
штрих-кодов, в результате работы кассиров,
пробивающих чеки, формируется информация о
продажах товара. В комплексе реализована связь с
контрольно-кассовыми аппаратами PWP-S 100RF, ЭЛВЕС,
АМС 100Ф. Различные типы кассовых аппаратов могут
использоваться в одной секции. Для этого
предусмотрен режим привязки кассовых аппаратов.
В программе “СортУчет” (количественный учет
товаров на складе и в секции) для привязки
кассовых аппаратов используется режим “Учет”. В
меню этого режима необходимо выбрать подрежим
“ККМ”. При этом откроется окно, содержащее
таблицу используемых кассовых аппаратов (рис. 2).
В таблицу может быть внесен новый элемент с
необходимыми характеристиками.
Рис. 2
Рис. 3
Рис.4
Далее необходимо обеспечить доступ
имеющейся номенклатуры товара для
контрольно-кассовой машины, выбрав из меню
(рис. 3) режим “Запись на ККМ”. Для кассовых
аппаратов типа АМС 100Ф проводится сеанс связи с
ККМ, после чего кассовый аппарат может работать в
режиме OFFLINE, то есть компьютер, связанный с
кассовым аппаратом, будет оперативно отражать
информацию о пробиваемых чеках, но процедура
регистрации прихода новых товаров становится
невозможной.
Для кассовых аппаратов типа PWP-S 100RF
производится импорт справочника товаров
(предварительно из задачи “СортУчет”
необходимо произвести экспорт справочника
товаров для кассового аппарата). После получения
доступа к информации о товарах кассовый аппарат
необходимо перевести в режим оформления чеков. В
задаче “СортУчет” можно параллельно оформлять
приход товаров.
В конце рабочего дня необходимо также
провести сеанс связи с ККМ. Это обеспечит
занесение информации о реализованных товарах в
товарные задачи. При этом на учетных карточках по
каждому реализованному товару будет сделана
отметка о количестве проданного товара и
зафиксированы остатки. В режиме работы с товаром
(рис. 4) в задаче “СортУчет” можно получить
оперативную справку о реализации товара за
интересующий отрезок времени.
Эта справка содержит информацию о
поставщике товара, о количестве реализованного
товара и сумме реализации, а также информацию о
фактических остатках. Это позволяет отслеживать
динамику продаж и планировать закупки товаров.
Комплекс “GRIMO” позволяет вести
точный количественно-суммовой учет товаров.
Торговая организация может использовать для
этого программу складского учета “Сортовой
Учет”. Предусмотрена возможность работы с
такими специфическими видами товаров, как
ювелирные, комиссионные, продовольственные. При
необходимости привязки бухгалтерских проводок к
товарным операциям и ведения журналов-ордеров по
41 балансовому счету в разрезе секций и
организации используется модуль “Суммовой
Учет”. Комплекс охватывает все участки
бухгалтерского учета — банк, кассу, расчеты
с партнерами. Модульная структура комплекса “GRIMO”
позволяет постепенное его наращивание и
поэтапное проведение автоматизации, что может
быть удобно для небольших магазинов, не
располагающих значительными средствами. Все
модули работают в едином информационном
пространстве (структура организации, словари
поставщиков, справочники товаров, план
бухгалтерских счетов и словари бухгалтерских
проводок). Это обеспечивает доступность
информации об операциях произведенных на разных
рабочих местах (кладовщика, товароведа, кассира,
бухгалтера), а также исключает возможность
дублирования одних и тех же операций. Условно
комплекс делится на блоки: товарный, финансовый и
блок сводного учета. Финансовый блок
программного комплекса “GRIMO” предназначен
для автоматизации учетно-расчетной деятельности
бухгалтеров и кассиров, связанной с оформлением
расчетных документов, учетом денежных средств и
оформлением приходно-расходных ордеров,
расчетом заработной платы. Блок сводного учета
позволяет формирование полной информации по
товарообороту, а также по расчетам с
поставщиками, дебиторами-кредиторами, по
автотранспорту, по претензиям. На основании
информации, поступившей из финансового и
товарного блоков, формируется итоговая
информация для модуля “Баланс”, в котором
выдается Главная книга, сводная оборотная
ведомость по всем счетам синтетического учета,
бухгалтерский баланс, различные приложения к
нему по установленным формам. В настоящее время в
разработке научно-технической фирмы “GRIMO”
находится аналитический модуль, предназначенный
для руководящего состава, который позволит
анализировать деятельность торговой
организации по различным показателям, повысить
эффективность управления и оперативность
принятия решений.
Хлебникова Т.В.
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
