Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Интеллект-сервис”

ПРОГРАММА АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БЭСТ-4


Программа бухгалтерского, складского и торгового учета БЭСТ-4 разработана московской компанией “Интеллект-Сервис”. Этот программный комплекс ориентирован прежде всего на предприятия торговли. Но опыт компании “Интеллект-Сервис” убедительно доказывает, что БЭСТ-4 успешно используют не только предприятия оптовой и розничной торговли, но и бюджетные организации, строительные организации и производственные предприятия.

Несколько слов о структуре программы. БЭСТ-4 имеет DOSовский интерфейс и состоит из отдельных модулей. На экране они представляют собой пункты меню (рис. 1).

Модули взаимосвязаны между собой, но могут работать и автономно. В зависимости от того, какие участки работы предприятия нуждаются в автоматизации, пользователь может подобрать необходимый набор модулей. Такое структурное построение очень удобно для поэтапного освоения программы. Пользователь определяет, в какой последовательности ему удобнее всего внедрять и осваивать программу и покупает то, что необходимо в первую очередь. Оставшиеся модули всегда можно докупить впоследствии.

Рис. 1. Экран главного меню программы

При работе с программой можно открыть несколько рабочих баз данных, которые будут абсолютно самостоятельны. Это дает пользователю возможность вести учет на различных предприятиях и хранить данные одного предприятия за прошлые периоды. Перемещение между базами организовано довольно просто и доступно в любом модуле программы.

Возможностей у программы много, и она одинаково удобна в работе как для бухгалтеров, так и для управленческих работников. Расскажем поподробнее о том, что именно может измениться в работе предприятия с внедрением системы БЭСТ-4.

Начнем с бухгалтера. Основная работа бухгалтера сейчас, как и ранее, состоит в том, чтобы сформировать первичный документ, на основе первичных документов создать проводки и книгу хозяйственных операций, и далее — формы внутренней и внешней отчетности. БЭСТ-4 может значительно облегчить эту работу.

Работа бухгалтера с программой строится по принципу “от документа”. Это означает, что бухгалтер вводит первичный документ и сразу после этого имеет возможность сформировать все необходимые проводки. При этом все проводки, независимо от места их формирования, записываются в сводный регистр, называемый книгой хозяйственных операций. Доступ к книге хозяйственных операций возможен из любой подсистемы комплекса. Книга учета и отчетность ведется также по забалансовым счетам. Все формы внешней отчетности: баланс, налоговые формы, отчетность в фонды — формируются автоматически на основе данных книги хозяйственных операций и могут быть рассчитаны на любую дату.

Связь “документ — проводки — выходные формы” односторонняя. Это значит, что изменение в документе влечет за собой соответствующие изменения в проводках и выходных формах, а изменение в выходных формах не влечет за собой изменений в проводках и документах.

Такой принцип работы программы вовсе не означает обязательность ввода всех первичных документов. Если бухгалтер осваивает БЭСТ в середине года или квартала, но тем не менее хочет, чтобы расчет итогового баланса был произведен программой, то не стоит утруждать себя вводом первички. Вполне достаточно ввести в компьютер книгу хозяйственных операций. Это не повлечет за собой появления первичных документов, но будет достаточным условием для генерации всех отчетных форм. А можно поступить еще проще: в специальном режиме программы ввести только обороты и остатки по предшествующим периодам.

Проводки можно формировать вручную при вводе каждого документа. Однако гораздо удобнее воспользоваться аппаратом типовых и групповых операций. Типовая операция представляет собой набор шаблонов проводок с указанными алгоритмами расчета суммы каждой проводки, исходя из общей суммы по операции. Основываясь на введенной сумме, программа вычисляет сумму каждой проводки в соответствии с алгоритмом расчета и записывает реальные проводки в книгу хозяйственных операций. Таким образом, вместо ввода каждой проводки с расчетом ее суммы на калькуляторе, можно указать одну сумму, а остальное программа сделает сама.

Настройка типовых операций производится в соответствующем справочнике. Внешний вид экрана работы со справочником приведен на рис.2.

Групповая операция — это сценарий расчетов и формирования проводок по счетам с произвольно заданными алгоритмами. Групповые операции применяются для автоматического закрытия счетов, списания остатков по одним счетам на другие счета, распределениям остатков и т.д.

Рис. 2. Справочник типовых операций

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-4 ведется в едином денежном измерителе — национальной денежной единице. Вместе с тем, допускается выполнение операций и в других денежных единицах — иностранных валютах. Книга учета хозяйственных операций и отчетные формы могут формироваться как в рублях, так и в валюте, причем количество иностранных валют не ограничено. Поддерживается справочник курсов валют. Переоценка валютных счетов выполняется автоматически.

Учет и контроль — это прекрасно, но современный бухгалтер должен еще уметь анализировать ту информацию, которая представлена сухим языком проводок. Это также необходимо менеджерам и управленческим работникам. Провести различные виды анализа в системе БЭСТ-4 возможно благодаря поддержке многоуровневого аналитического учета. Условно счета аналитики можно разделить на два типа. Счета первого типа открываются и поддерживаются непосредственно на синтетических счетах. Они имеют глобальный характер и позволяют решать задачи расчетов с сотрудниками предприятия, поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами. Учет на аналитических счетах первого типа ведется только в стоимостном выражении. Аналитический учет объектов на инвентарных счетах ведется с помощью аналитических счетов второго типа. Они поддерживаются только в пределах отдельных модулей, предназначенных для ведения учета тех или иных объектов (ОС, материалов и т.п.). На счетах второго типа учет ведется в количественном и стоимостном выражениях.

Аналитическим счетам заранее никакого смысла не придается. Пользователь сам придает им содержание по своему усмотрению. Особенностью программы БЭСТ-4 является то, что аналитика в программе сквозная. Это значит, что справочник, например, партнеров, формируемый в модуле “Расчетные и валютные счета”, доступен и в других модулях системы, где это необходимо, в том же самом виде. И пополнить его можно в любой момент, причем не обязательно это делать в модуле “Расчетные и валютные счета”.

Что касается общесистемной отчетности, то программа может сформировать большое количество синтетических и аналитических отчетов и справок. Пользователь может получить отчеты по журнально-ордерной и мемориально-ордерной формам, оборотные ведомости по счетам, шахматную ведомость и множество аналитических отчетов (рис. 3).

Рис. 3. Меню формирования
аналитических отчетов

Для вывода интересующего его отчета пользователь должен заполнить форму запроса на отчет. Форму запроса программа выдает автоматически; разумеется, для различных видов отчетов форма будет различная. Если в поле запроса может быть использован справочник, то в нижней части меню приводится сообщение об этом.

Рассказать в деталях о построении работы программы на каждом участке учета в рамках одной статьи не представляется возможным. Но все же на некоторых моментах, характерных для учета товаров, остановимся. Учет товаров по праву можно назвать наиболее сложным участком учета. Здесь программа БЭСТ-4 может предложить богатый набор возможностей, среди которых:

Программа позволяет отслеживать движение товаров по поставщикам. В зависимости от запроса пользователя сформируется отчет, в котором будут расписаны потоки товарных и денежных средств в отдельности по каждому поставщику. Если специфика продаваемого товара требует отслеживать сроки годности, то программа формирует отчеты, которые позволят контролировать этот параметр по каждой партии товара.

По наличию и движению товаров можно сформировать около 300 внутренних отчетов, которые позволят проанализировать состояние и движение товаров в различных аспектах. Для примера приведем карточку запроса ведомости остатков ТМЦ по партиям (рис. 4).

Рис. 4. Карточка запроса ведомости
остатков ТМЦ по партиям

Для того чтобы автоматизировать процесс розничных продаж, в БЭСТе поддерживается связь с кассовыми аппаратами. Система БЭСТ-4 поддерживает как пассивные ККМ — Электроника-92 Аквариус, Элвес, Штрих, Элка, так и широко известные POS-терминалы IPC POS, SIMENS, OMRON MS-7000, АККОРД и многие другие. Справочник товаров передается из системы на кассовый аппарат, а в конце рабочего дня с кассы в систему передается итоговый отчет. Также поддерживается связь с электронными весами и принтерами для печати штрих-кодов.

Программа позволяет вести несколько прайс-листов с розничными ценами. В каждом прайс-листе пользователь может задать свои алгоритмы расчета отпускной цены.

Уникальное предложение компании “Интеллект-Сервис” для автоматизации рабочего места кассира-операциониста — программный кассовый модуль БЭСТ-КПМ. Этот модуль позволяет объединить в единую систему кассовый аппарат и персональный компьютер. В результате этой системе становятся доступны все функции POS-терминала.

В декабре 1997 года была выпущена клиент-серверная версия программы БЭСТ-4. Разработчикам удалось создать вариант системы, работающий под управлением Advantage Database Server и реализующий клиент-серверную архитектуру работы с данными. Использование данной технологии позволяет решить проблему “уязвимости” базы данных.

До этого БЭСТ-4 выпускался только в файл-серверной версии. Чтобы было понятнее, какие преимущества дает работа в архитектуре “клиент-сервер”, расскажем подробнее о принципах обработки информации в архитектуре “файл-сервер” и “клиент-сервер”.

При работе с файл-серверной версией вся ответственность за сохранность и целостность базы данных лежит на программе и сетевой операционной системе. Обработка всех данных происходит на рабочих местах, а сервер используется только как разделяемый накопитель. Каждый пользователь непосредственно использует информацию и вносит изменения в файлы данных и в индексные файлы. При больших объемах данных и работе во многопользовательском режиме существенно снижается быстродействие — ведь чем больше пользователей, тем выше требования к разделению данных. Кроме того, может возникнуть повреждение баз данных. Например, в момент записи в файл может возникнуть сбой сети или авария питания. В этом случае компьютер пользователя прерывает работу, база данных может оказаться поврежденной, а индексный файл — разрушенным. Переиндексация, которую необходимо провести после подобных сбоев, может длиться несколько часов.

Клиент-серверная версия позволяет обойти эти проблемы, так как вся работа с базой данных происходит на сервере, не проходит по проводам и не зависит от сбоев на рабочих станциях. Все запросы на запись в файл перехватываются сервером. В файл изменения вносятся только после того, как сервер получит сообщение о том, что корректировка файла завершена. Это исключает повреждение индексных файлов и существенно повышает быстродействие системы.

Кроме высокого быстродействия и надежности, архитектура “клиент-сервер” дает много преимуществ и в части технического обеспечения. Во-первых, сервер оптимизирует выполнение функций обработки данных, что избавляет от необходимости оптимизации рабочих станций. Рабочая станция может быть укомплектована не очень быстрым процессором, и тем не менее сервер позволит быстро получить результаты обработки запроса. Во-вторых, поскольку рабочие станции не обрабатывают все промежуточные данные, существенно снижается нагрузка на сеть.

Для пользователя системы непосредственно на рабочем месте работа с версией в архитектуре “клиент-сервер” ничем не отличается от работы в архитектуре “файл-сервер”. Сама программа остается такой же — только работать с ней становится гораздо удобнее.

И еще несколько слов хотелось бы сказать о том, как программа БЭСТ-4 подготовилась к выполнению новых законодательных требований. Как известно, с 1 января 1998 года вступил в действие закон “О подоходном налоге с физических лиц” с последними изменениями и дополнениями. Одно из положений закона предусматривает предоставление предприятиями в ГНИ сведений о доходах физических лиц. Если среднесписочная численность предприятия свыше 100 человек, то информация должна предоставляться на дискете в формате, разработанном ГНИВЦ Госналогслужбы РФ. В данном формате работает, к примеру, программа “Налогоплательщик”.

В системе БЭСТ-4 отчетность по заработной плате формируются в модуле “Зарплата”. В состав формируемой отчетности входят и внешние отчеты, утвержденные ГНИ (приложение № 3 и № 7 к инструкции ГНС России № 35).

Для того чтобы перенести все данные в формат, требуемый Госналогслужбой, в новой версии программы БЭСТ-4 создан дополнительный модуль. Он избавляет пользователя от переноса данных вручную. При запуске этого модуля происходит экспорт анкетных данных сотрудников и сведений об их доходах в 1997 и последующих годах. Если в дальнейшем требуется произвести какую-либо корректировку информации, то это можно сделать непосредственно в самой программе “Налогоплательщик”.

Программа БЭСТ-4 формирует данные и для предоставления в Пенсионный фонд. Порядок передачи данных описан в “Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования”, утвержденной Постановлением Правительства от 15 марта 1997 года. Если количество сотрудников на предприятии не превышает 200 и в передаваемых данных отсутствует информация о стаже сотрудников, программа сама формирует данные для передачи в ПФР. В противном случае сформированные данные надо предварительно “пропустить” через специальную программу, созданную для целей выдачи данных в ПФ, например программу “Оазис” (разработка ГИВЦ Москвы).

Пользователям, которым необходимо формировать финансовые документы с высокой точностью, предоставляется такая возможность. Теперь программа БЭСТ-4 позволяет составлять и печатать эти документы (платежные поручения, требования-поручения, инкассовые поручения и др.) в среде Windows.

Соболева Наталья



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"