Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “ЛАНКС”

Новые технологии для решения старых задач

Новый подход к решению старых проблем

Большинство читателей еще помнят те канувшие в лету времена, когда магазины, явно не страдавшие избытком товаров, закрывались на две-три недели для проведения “переучета”. Однако сегодня торговые предприятия, похоже, вообще не закрываются на учет товаров, работая и в будни, и в выходные. Что это, очередное достижение капиталистической экономики? Как ни странно, да. Сегодня хозяевам магазинов просто невыгодно закрываться на переучет, ведь через каждую кассу в супермаркете за рабочий день проходят суммы порядка 70000 рублей (новыми). И закрытие магазина, по вполне очевидным причинам, принесет достаточно ощутимые убытки.

Но без учета не обойтись при любой схеме хозяйствования. А в результате инвентаризацию приходится проводить после закрытия магазина, по ночам и по редким выходным. А ухищрения, на которые идут хитроумные русские купцы, достойны детективов. Например, после ввода в эксплуатацию современных кассовых терминалов, считывающих штриховые коды с маркировки товаров, процесс инвентаризации выглядит следующим образом.

После закрытия магазина продавцы, грузчики, рубщики мяса и весь остальной персонал выстраивается в длинную очередь и проносит через кассу весь товар из торгового зала и склада. Вы представили эту картину? Нет никаких сомнений, что на подобные нарушения КзоТа персонал находит не менее хитроумные методы реагирования: повторный пронос одного образца товара через кассу, пронос через кассу с последующим выносом и так далее. Короче говоря, использование полумер приводит к убыткам, а использование традиционных способов учета — к убыткам еще большим. Между тем, в большинстве существующих систем бухгалтерского и складского учета тема инвентаризации должного освещения не получила.

Но проблема инвентаризации отзывается зубной болью не только в крупных магазинах, но и в микро-универсамах, чуть продвинувшихся от обычных лотков и не оснащенных кассами со считывателями штрих-кода. В таких магазинах весь объем продаж определяется по результатам инвентаризации, которая проводится при каждой смене бригады продавцов. Невозможно даже представить, сколько людей только в Москве несколько раз в день считают банки с тушенкой и сгущенкой!

Можно пытаться, конечно, мириться с существующим положением дел, но можно и реализовать современные методы инвентаризации, основанные на российской нормативной базе. В самом деле, еще в мае 1996 года вышло постановление правительства РФ по внедрению в практику штрихового кодирования. Этап обязательной маркировки товаров уже пройден, и на 1998 год постановлением намечена автоматизация складского комплекса. И это, между прочим, не мыльный пузырь. Отдельные составляющие подобных систем доступны уже сегодня и даже реализованы на практике. Впрочем, давайте рассмотрим, как строятся подобные системы и каких результатов они позволяют добиться.

Итак, предположим, что все товары на вашем складе промаркированы и по нанесенному коду можно определить код товара (для продуктовых товаров стоит упомянуть необходимость нанесения дополнительно срока годности товара и/или партии поставки, но на этом мы остановимся позже). Теперь вспомним, что основная задача инвентаризации состоит в сличении фактических остатков на складе (и в торговом зале) с “книжными” остатками, то есть состоянием книг складского учета.

Для проведения инвентаризации нам потребуется рабочий инструмент. Как правило, в несложных случаях достаточно использовать простейший считыватель с памятью в виде карандаша. Примером может служить считыватель фирмы Datalogic, который имеет небольшой объем памяти (256 Кбайт) и интерфейс с персональным компьютером. Эти считыватели достаточно широко распространены на российском рынке (дистрибьютор — московская фирма “Датаскан”). Технология работы исключительно проста:

Даже такая простая схема позволяет значительно сократить время проведения инвентаризации склада. Опыт использования именно такой технологии в “Детском мире” позволяет говорить о возможности инвентаризации складов площадями 200–350 кв. м в течение 30 минут, при работе двух операторов. До внедрения этой технологии нормативы на проверку подобных площадей составляли… две недели! Как говорится, почувствуйте разницу! А в ГУМе полная инвентаризация всех складов и торговых залов осуществляется теперь в течение трех дней бригадой из восьми человек. Еще раз повторимся, это не рекламные замеры интенсивности труда стахановцев, это текущие нормативы работы складов с использованием новой технологии.

Кроме того, подобная простейшая форма автоматизированной инвентаризации оказывается удобна и эффективна при проведении, например, учета основных средств. Вспомните, сколько проблем возникает при пересчете стульев, столов и пепельниц в большой организации. А если, паче чаяния, стул перенесли в другую комнату, или, что еще хуже, на другой этаж, где инвентаризацию проводит другая бригада… Подобные леденящие душу истории не понаслышке знакомы миллионам тружеников и чиновников России. А ведь решается проблема довольно просто: на каждый подлежащий учету предмет наклеивается этикетка со штрих-кодом. И все, проблемы больше нет: пропавшая табуретка неизбежно будет обнаружена, пусть даже в другом отделе, и с позором возвращена законному владельцу.

Отметим, что пока что мы говорили об одной стороне проблемы инвентаризации — сборе данных, то есть вводе первичной информации. Спору нет, на нынешнем этапе внедрение даже этой, не столь уж экзотичной технологии может привести к фантастической экономии. Но ведь этим возможности новой технологии не исчерпываются! Прежде всего потому, что возможности технических средств позволяют решать задачу и по-другому.

Для чего это нужно? Прежде всего, для объективной проверки состояния складов. Ведь по-хорошему инвентаризацию должны проводить люди посторонние, то есть не работающие постоянно на складе. В конце концов, работу кладовщиков тоже нужно проверять. Так вот, использование подобных средств позволяет подсказать оператору, проводящему проверку, что из товаров он еще не нашел, и опять-таки сократить время проведения проверки.

Второе применение этой технологии состоит в поддержании целостности информации, предоставляемой покупателям в торговом зале. Во-первых, использование считывателей с загруженным ассортиментом товаров и ценами на них позволяет сразу же проверить правильность ценников на товары (типичная ситуация — ленивый покупатель передвинул банку на другую полку или просто смахнул на пол ценник). Во-вторых, считыватель запищит, если у проверяемого товара истекает срок годности. Таким образом, в ходе одного прохода вдоль полок решается сразу несколько задач, в той или иной мере связанных с инвентаризацией.

Однако для реализации таких схем работы необходимо достаточно сложное программное обеспечение, учитывающее специфику как бухгалтерского и складского учета, так и возможности новых информационных технологий. При этом необходимо отметить, что, по сравнению с практикой прошлых десятилетий, работа складов, а стало быть, и специфика учета товаров, претерпела значительные изменения. Если раньше основной упор делался на отгрузку крупных партий товаров одного наименования, то сегодня, в изменившейся экономической ситуации, основная проблема состоит в поиске мелких изделий. Нет, это не надуманная проблема — ассортимент универсального магазина составляет сегодня никак не меньше 5000 наименований, что сопоставимо с крупным складом начала 80-х годов.

Все это приводит к необходимости разработки принципиально нового программного обеспечения инвентаризации, способного решать весь спектр задач товарного склада, кассового и бухгалтерского учета в виде единого комплекса. Несмотря на кажущуюся сложность, на российском рынке уже появляются системы подобного класса, позволяющие решать и достаточно нетрадиционные задачи. В качестве примера расскажем одну из невыдуманных историй.

При переходе на новую систему бухгалтерского учета на основе программного комплекса “Суперменеджер” в популярнейшем московском универмаге “Детский Мир” в числе прочих программных и аппаратных средств устанавливались новые автоматизированные кассовые терминалы со считывателями штрих-кодов. В подтверждение избитой мысли о том, что в России все получается “как всегда”, в процессе установки была утеряна часть информации о продажах текущего торгового дня. Казалось бы — это катастрофа! И опыт использования предыдущих систем учета только подтверждал это мнение…

Выход, тем не менее, был найден. Он состоял в проведении инвентаризации “на лету”, без остановки торгового дня. В самом деле, разогнать покупателей не решится сегодня ни одно даже самое крупное предприятие! Итак, кассы пробивали чеки за товары, учитывая каждую проданную единицу товара, а в это время бригады операторов проводили инвентаризацию всех складов. К концу дня осталось лишь сопоставить всю собранную информацию, и недостающие данные были восстановлены! Надо признать, что разработчики системы были поражены не менее заказчиков. Но с тех пор универмаг не закрывается на переучет, на радость тысячам москвичей.

Сегодня считыватели штрих-кодов могут использоваться как самостоятельно, с прилагаемым программным обеспечением (фирмой “Датаскан” поставляются средства русификации считывателей и поддержки обмена с персональным компьютером), так и в качестве периферийных устройств интегрированных систем автоматизации складского и бухгалтерского учета. Эти системы тоже доступны: характерным примером может служить уже упоминавшийся программный комплекс “Суперменеджер”, разработанный московской фирмой “Ланкс”, который решает перечисленные выше задачи. Стоит обратить внимание, что результаты совместной деятельности “Датаскан” и “Ланкс” значительно превосходят возможности зарубежных систем сходного назначения.

Таким образом, внедрение современных средств инвентаризации позволяет не просто сократить временные и людские затраты на выполнение традиционно трудоемких предприятий, но и изменить само отношение к этому процессу, превратив его в неотъемлемую часть всей схемы движения товаров на предприятиях. А на вашем предприятии по-прежнему все считают вручную?

В.Водолазкий, к.т.н.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"