Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

АО “МОНОЛИТ-ИНФО”

Комплекс систем бухгалтерского учета “МОНОЛИТ”

Возможности и особенности построения

Фирма МОНОЛИТ-ИНФО уже более шести лет успешно работает в области создания автоматизированных бухгалтерских комплексов для средних и крупных предприятий (в первую очередь, с участием иностранных инвесторов). МОНОЛИТ-ИНФО предлагает своим клиентам комплекс систем многовалютного бухгалтерского учета МОНОЛИТ, который поддерживает все стадии и участки бухгалтерского учета и позволяет вести финансовый и управленческий учет в соответствии с потребностями конкретного предприятия.

Комплекс МОНОЛИТ изначально создавался как система автоматизации бухгалтерского учета для российских предприятий, ориентированная на строгое исполнение всех норм и требований российского налогового законодательства, использование принятых в России первичных бухгалтерских документов и методов их обработки. Вместе с тем, одной из важнейших особенностей комплекса является возможность трансформировать записи российских бухгалтерских книг в отчетность (финансовую и управленческую), составленную в соответствии с требованиями бухгалтерских стандартов различных моделей учета западных стран. Следует также подчеркнуть, что успешное внедрение комплекса МОНОЛИТ на предприятиях Украины и Казахстана позволяет говорить о возможности ведения учета и построения отчетности в соответствии как с законодательством страны, где находится предприятие, так и с требованиями иностранных партнеров и/или инвесторов.

Функциональная завершенность программных модулей комплекса МОНОЛИТ обеспечивает эффективную эксплуатацию как отдельных модулей, так и наборов модулей, автоматизирующих соответствующие участки бухгалтерского учета. Образно говоря, комплекс МОНОЛИТ — это конструктор, на основе которого можно создать систему автоматизированного бухгалтерского учета со своей архитектурой, множеством решаемых задач, схемой обработки первичных документов и формирования отчетов.

Методологической основой построения комплекса являются следующие положения:

Рассмотрим в общем виде ключевые моменты концепции автоматизации бухгалтерского учета на базе комплекса “Монолит”.

Методика конструирования интегрированной системы учета из отдельных модулей комплекса определена следующими принципами.

Наличие вертикальных связей по плану счетов между модулем “Главная книга” и модулями обработки первичных документов

Развернутый план счетов предприятия, первоначально разрабатываемый и поддерживаемый средствами модуля “Главная книга” используется для порождения проводок при обработке первичных документов во всех модулях комплекса. Модуль “Главная книга” является тем центром, где собирается и обобщается информация о всех хозяйственных операциях с различных участков бухгалтерского учета. Данные проводок, поступивших в этот модуль, являются основой для автоматического формирования всей необходимой информации по синтетическому учету (оборотные балансы по всей совокупности или произвольной выборке строк плана счетов), отчетов о финансовых результатах деятельности фирмы, отчетов о расчетах с бюджетом, предоставления всей необходимой информации для расчета налогов и финансового анализа.

Разграничение функций аналитического и синтетического учета между модулями обработки первичных документов и модулем “Главная книга”

На уровне первичных модулей основными объектами языка описания предметной области являются соответствующие первичные документы (складские, транспортные, расчетные, банковские, кассовые и т.п.) и операции по их обработке. Это позволяет средствами модулей первичного учета обеспечить формирование аналитической отчетности с максимальной степенью детализации по объектам учета и автоматически подготовить данные бухгалтерских проводок для пересылки их в модуль “Главная книга”.

В свою очередь, базовым объектом для модуля “Главная книга” является простая проводка с полем комментария, без каких-либо аналитических ключей, но с возможностью записи числовых значений в трех валютах (рубли, функциональная валюта и валюта операции). Основная функция модуля “Главная книга” заключается в сборе (интеграции) проводок первичных модулей и формировании финансовой отчетности в соответствии с российским законодательством, требованиями иностранных инвесторов или руководителей предприятия.

Пакетный двухступенчатый алгоритм передачи проводок из модулей первичного учета в модуль “Главная книга”

Суть этого алгоритма заключается в том, что проводка, порожденная в любом из модулей первичного учета при обработке документов, не становится сразу доступной модулю “Главная книга”, но может быть передана в этот модуль в два шага. Сначала проводка попадает в буфер модуля “Интегратор” для просмотра, анализа и, возможно, возврата в исходный модуль, и лишь после подтверждения проводка заносится в протокол проводок модуля “Главная книга”. Средства модулей первичного учета позволяют выполнить операции по предварительному агрегированию проводок первичных документов (например, с совпадающей корреспонденцией). Способ и степень агрегирования выбирается пользователем с учетом объема документооборота и состава решаемых каждым модулем задач. Таким образом, проводки, передаваемые от АРМ первичного учета, могут представлять как список исходных проводок по всей совокупности обработанных первичных документов, так и только результирующие (суммарные) проводки. Следует отметить, что в состав каждого из модулей первичного учета включены средства формирования оборотных ведомостей, журналов-ордеров по группам балансовых счетов и других отчетных форм, используемых на соответствующих участках учета. Реализация двухступенчатой процедуры передачи проводок в модуль “Главная книга” позволяет использовать на отдельных участках учета в качестве модулей первичного учета собственные разработки пользователей либо пакеты других фирм. При этом условиями интеграции учета являются использование общего плана счетов и обеспечение ввода проводок через модуль “Интегратор” в формате данных модуля “Главная книга”.

Функциональные возможности отдельных модулей комплекса МОНОЛИТ, особенности структуры комплекса и организации межмодульных взаимодействий обуславливают четкую последовательность шагов при его внедрении. Важнейшее место здесь занимает этап управленческого консалтинга, в рамках которого специалисты фирмы Монолит-Инфо проводят обследование документооборота и организации учета на предприятии заказчика и вырабатывают рекомендации по их оптимизации в условиях внедрения комплекса МОНОЛИТ. Среди задач, решаемых на этом этапе, следует отметить:

Большой интерес к комплексу МОНОЛИТ со стороны предприятий с участием иностранных инвесторов и успехи по внедрению комплекса МОНОЛИТ на российских предприятиях таких известных западных компаний, как PPI (GILLETTE), HENKEL-ERA-TOSNO, PEPSICO HOLDINGS, ПИВЗАВОД БАЛТИКА (BALTIC BEVERAGES HOLDING), ПЕТР ВЕЛИКИЙ (KODAK), ONNINEN, АБЗ — 1 (SKANSKA) и других обусловлены возможностями комплекса по обеспечению формирования отчетности (финансовой и управленческой) как по местному законодательству (Россия, Украина, Казахстан), так и в соответствии с требованиями иностранного инвестора. При этом следует подчеркнуть, что в последнее время все большее число руководителей российских предприятий старается воспользоваться возможностями, которые предоставляет им комплекс МОНОЛИТ с точки зрения подготовки отчетности по международным стандартам учета, в интересах получения всесторонней информации о деятельности своих предприятий.

Вопрос построения отчетности, необходимой иностранному инвестору, имеет два основных аспекта, которые условно назовем логическим и оценочным.

Логический аспект обусловлен необходимостью корректного отражения (интерпретации) хозяйственной деятельности предприятия в рамках системы отчетных строк стандартов, определенных иностранным инвестором.

Оценочный аспект связан с требованием получения обоснованной оценки хозяйственной деятельности предприятия в одной из твердых валют (валюте отчета иностранного инвестора). Здесь следует отметить, что некоторые из пользователей комплекса МОНОЛИТ со стороны своего иностранного инвестора связаны только требованиями предоставления отчетности по “параллельной” системе строк только в рублях, поскольку решение задачи оценки деятельности российского филиала в валюте берет на себя непосредственно бухгалтерия в центральном офисе материнской компании.

На практике используются три основных подхода к формированию финансовой отчетности в параллельных системах учета.

Первый подход связан с организацией независимого параллельного (двойного) учета по обеим системам, когда предприятие по существу имеет две бухгалтерии, два плана счетов, два комплекса программного обеспечения. Этот путь требует значительных финансовых и организационных затрат и доступен только незначительному количеству крупных компаний. При применении этого метода всегда встает вопрос проверки адекватности произведенных бухгалтерских записей по множеству хозяйственных операций, отраженных в учетных регистрах, которые ведутся на этих предприятиях по российской и иной методологии учета. Ответ на вопрос, совпадает ли множество обработанных операций при независимой параллельной обработке первичных документов, всегда проблематичен, а в случае роста бизнеса (увеличения числа операций) становится все более затруднительным.

Второй подход связан с организацией единого финансового подразделения, ведущего записи по двум планам счетов, между которыми установлены определенные соответствия. Такой подход требует высокого уровня квалификации всех финансовых и бухгалтерских специалистов предприятия, досконального знания ими особенностей обеих систем учета и практически осуществим только на предприятиях с ограниченным числом бухгалтеров. Программные комплексы, ориентированные на реализацию данного подхода, строятся на таблицах соответствия планов счетов по обеим системам учета. Эти таблицы являются основой для преобразования файла бухгалтерских проводок из одной системы записей в другую и создания параллельного файла проводок. Сформированные путем преобразования “параллельные” файлы проводок используются затем для независимого построения отчетности. Таким образом, главной отличительной чертой этого подхода является наличие двух файлов проводок — ведущего и ведомого (автоматически восстанавливаемого по ведущему). Может сложиться впечатление, что соответствие планов счетов полностью снимает проблему преобразования записей из одной системы в другую, однако практика показывает, что такое соответствие может быть обеспечено только для упрощенных моделей учета и фирм с ограниченным набором хозяйственных операций. Для фирм с развитым бизнесом, высокими требованиями к управленческому учету и, как следствие, с большим набором и разнообразием хозяйственных операций второй подход приводит к упрощениям и искаженной интерпретации в отчетности, получаемой на “ведомом” файле проводок.

Третий подход заключается в разработке и использовании одного (общего) развернутого плана счетов для записи всех хозяйственных операций. Именно этот подход реализован в комплексе МОНОЛИТ. План счетов разрабатывается в комплексе средствами модуля “Главная книга” в рамках российского плана счетов. В его составе открываются все субсчета, аналитические счета, необходимые для детализации информации в соответствии с системой отчетных строк стандартов иностранного инвестора. В процессе построения такого плана счетов производится описание формул для получения значений любой из отчетных строк как по системе инвестора, так и по стандартам российского законодательства. Формула определяется для каждой отчетной строки и представляет собой комбинацию значений или просто значения сальдо или оборотов соответствующих балансовых счетов (субсчетов, аналитических счетов). Соответствие счетов и отчетных строк устанавливается на основе совпадения финансовой и хозяйственной сущности отражаемых ими понятий. Описания для строк российской отчетности и строк отчетности инвестора выполняются независимо, поэтому значения одного и того же балансового счета могут быть независимо использованы в различных контекстах, если это отвечает различным методологиям учета.

Настроенные непосредственно пользователем формулы для расчета значений отчетных строк запоминаются системой и затем используются для автоматического построения отчетов на основе значений сальдо и оборотов на соответствующих строках плана счетов. Эти величины, в свою очередь, автоматически вычисляются системой на основе общего протокола проводок модуля “Главная книга”.

Для реализации описанной схемы модуль “Главная книга” содержит средства для:

Таким образом, возможность автоматического формирования финансовой отчетности в двух “параллельных” системах реализуется средствами модуля “Главная книга” и закладывается в структуру развернутого плана счетов. При этом отсутствуют какие-либо ограничения на формы и алгоритмы обработки первичных документов, что существенно облегчает задачу перехода к автоматизированной обработке документов на уровне участков первичного учета. Работники этих участков реализуют привычные им алгоритмы и схемы подготовки и обработки бухгалтерских документов, руководствуясь подготовленными для них инструкциями о типовых корреспонденциях разработанного плана счетов. Само же формирование финансовой отчетности в “параллельных” стандартах происходит автоматически по предварительно настроенным формулам при обработке сформированного в модуле “Главная книга” протокола проводок.

В целом процесс формирования финансовой отчетности в комплексе МОНОЛИТ включает следующие этапы:

  1. анализ хозяйственной деятельности, обработка первичных документов, ввод данных первичных документов. При этом система обеспечивает пользователя разнообразными возможностями подготовки и печати первичных документов, пересчета валютных значений по табличным курсам, переоценки валютных статей, специальными средствами расчетов (например, расчет валютной амортизации или себестоимости материалов, списанных в производство по одной из учетных процедур — LIFO, FIFO, Average);
  2. регистрация проводок в системе;
  3. трансформация счетов в конце отчетного периода (отдельно для каждого “параллельного” периода);
  4. проведение преобразований в иностранных валютах при формировании оборотов и сальдо по каждому балансовому счету на основе предлагаемых системой методов;
  5. составление финансовой отчетности для российских налоговых органов и иностранного инвестора;
  6. анализ финансовой отчетности, внесение корректировочных записей по результатам анализа и результатам аудиторских проверок;
  7. пересчет финансовой отчетности на базе трансформированных счетов и корректировочных записей;
  8. закрытие счетов в конце каждого “параллельного” отчетного периода и подготовка к новому отчетному периоду.

Большое внимание при оценке систем автоматизации бухгалтерского учета уделяется вопросам формирования управленческой отчетности.

Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах хозяйственной деятельности, обеспечивающую возможность получения информации, необходимой для оперативного принятия управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия. Управленческий учет подразумевает ведение учета затрат на производство, контроль за их состоянием и, возможно, разработку прогнозов получения прибыли при определенных условиях производства и рынка.

Информация управленческого учета обычно представляет собой коммерческую тайну предприятия. Администрация предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность представления внутренней отчетности. Эта учетная система практически не регламентируется законодательством, и поэтому можно говорить о том, что на каждом предприятии существует своя система управленческого учета.

Реализованный в комплексе МОНОЛИТ подход к получению управленческой отчетности заключается в том, что программы, автоматизирующие различные участки первичного учета, включают ориентированный непосредственно на предметную область язык, с помощью которого описываются схема документооборота и методы обработки первичных документов по решаемой совокупности задач. Этот язык содержит группы средств:

Для отражения в базе данных первичных документов пользователю предлагаются соответствующие информационные объекты, с каждым из которых связаны соответствующие структуры реквизитов, которые, в общем случае, можно разделить на три группы:

Все классификаторы базовых понятий являются открытыми, ведутся непосредственно пользователем с использованием набора инструментальных средств для расширения как состава классификаторов базовых понятий (определение новых типов классификаторов и их наполнение), так и состава реквизитов информационных объектов (создание новых информационных и ключевых полей в описании объектов). Интерпретация с помощью понятий принятых в системе, существующей у пользователя схемы документооборота обеспечивает формирование структуры информационной базы, на которой определен встроенный генератор отчетов системы, обеспечивающий формирование отчетных документов для представления результатов обработки данных.

Структура и перечень первичных документов в комплексе МОНОЛИТ максимально приближены к традиционно используемым в отечественной практике (платежные поручения, кассовые ордера, накладные и проч.). Для упрощения настройки в стандартную поставку обычно включается набор типовых отчетов, сконструированных средствами встроенного генератора. В процессе работы этот набор пополняется создаваемыми пользователями структурами отчетов.

Таким образом, задача формирования управленческой отчетности сводится к определению перечня, реквизитов и способов обработки первичных документов и построению с помощью генератора отчетов соответствующих отчетных форм.

Важной особенностью комплекса МОНОЛИТ является глубокая проработка вопросов учета валютных операций. Для учета операций в иностранных валютах комплекс МОНОЛИТ предоставляет возможность использования при записи любой проводки трех величин: “рубли (валюта отчета на территории России, Украины, Казахстана)”, “базовая валюта (установленная при настройке системы валюта отчета иностранному инвестору)” и “валюта операции (местная валюта)”. При этом обеспечивается автоматический пересчет значения, заданного одной величиной, в две другие на основе таблицы текущих курсов.

В комплексе МОНОЛИТ процедуры автоматической конвертации значений данных первичных операций и проводок реализованы в каждом модуле. При этом используются общие для всех модулей системы таблицы курсов (ЦБ, ММВБ, внутрифирменные и т.д.).

Важным требованием для систем многовалютного учета является возможность формирования значений хозяйственных операций непосредственно в валюте. Для этого в каждый из модулей обработки первичных документов включены соответствующие функции. Так средствами модуля “Учет основных средств” ведется стоимостной учет движения в базовой валюте и может быть реализован независимый расчет амортизационных отчислений в базовой валюте по “параллельным” (российским) нормативам. С помощью средств модуля “Товарооборот”, наряду с учетом в рублях, может отслеживаться движение запасов на складе и в валютных учетных ценах. Наличие в модулях первичного учета средств формирования значений проводок в валюте непосредственно по данным первичных документов обуславливает возможность более точных оценок хозяйственной деятельности в валюте и обеспечивает возможность использования более тонких алгоритмов оценки при построении финансовых отчетов.

С другой стороны, для оценки валютных расчетных операций в рублях, в соответствии с требованиями российского налогового законодательства, необходимо наличие процедур автоматической переоценки валютных статей (дебиторская/кредиторская задолженность, расчеты с поставщиками/покупателями, валютные счета в банках и т.п.), расчета курсовых разниц ведение развернутой аналитики по объектам валютного учета. Эти процедуры реализованы в модуле “Валютные расчеты”. Они позволяют по окончании учетного периода автоматически переоценивать валютную дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также валютные остатки на балансовых счетах. В настройках модуля указывается перечень балансовых счетов, по которым должна производится переоценка, и балансовые счета, на которые списывается курсовая разница. Переоценка проводится по первичным документам (счетам-фактурам и платежным документам) по каждому балансовому счету. В результате автоматически порождаются проводки, отражающие списание курсовой разницы.

В предложенном материале рассмотрены лишь некоторые особенности построения и использования комплекса МОНОЛИТ.

За прошедшие годы фирма МОНОЛИТ-ИНФО значительно выросла по составу сотрудников (в настоящее время — около 50 человек), активно работают дилерские центры в Москве и Казахстане (Алматы). Среди наших клиентов — производственные и торговые предприятия Санкт-Петербурга, Москвы, Тулы, Ярославля, Перми. Расширяется сеть клиентов на Украине и в Казахстане. Нами накоплен богатый опыт реализации комплексных проектов автоматизации бухгалтерского, складского и финансового учета, на основе которого существенно были расширены функциональные и алгоритмические возможности комплекса МОНОЛИТ, на практике подтверждена эффективность нашего подхода к созданию системы автоматизации бухгалтерского учета, позволяющей вести “параллельный” учет по российским и международным стандартам.

В настоящее время МОНОЛИТ-ИНФО — стабильная и динамично развивающаяся фирма, постоянно увеличивающая объемы продаж и предоставляющая своим клиентам полный спектр услуг в области автоматизации учета, включая обследование документооборота предприятия и выработку рекомендаций по его оптимизации, постановку бухучета на основе использования комплекса МОНОЛИТ, методическое обеспечение для ведения учета в “параллельных” стандартах, обучение пользователей, консультации по “горячей линии”, гарантийное обслуживание и последующее сопровождение комплекса.

Михаил Милюков,
генеральный директор

Александр Плоткин,
кандидат технических наук,
директор по развитию

Алексей Жигулев,
кандидат технических наук,
коммерческий директор

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"