Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Никос-Софт

Оперативное планирование движения денежных средств и система NS2000


Для реализации оперативного учета движения денежных средств в систему NS2000 введена новая функциональная возможность под названием “План оплат” (аналог “cash flow”).

План оплат — это формализованный график движения денежных средств в соответствии с этапами заключенных договоров.

План оплат позволяет:

Функция “План оплат” тесно интегрирована в систему: информация, затрагивающая планы оплат по договорам, поступает из различных функциональных модулей системы — модулей “Снабжение”, “Склад”, “Сбыт”, “Платежи”, “Бухгалтерия”, “Учет счетов-фактур”.

Поступление и расходование денежных средств увязывается не только с конкретными договорами, но и с документооборотом по приходу и отгрузке ТМЦ.

В результате увязки двух событий: прихода или отгрузки ТМЦ и оплаты,— автоматически формируются Книга покупок и Книга продаж.

Таким образом реализованы функции оперативного финансового планирования.

Рассмотрим конкретную ситуацию — договор на поставку программного комплекса NS2000 и оперативное финансовое управление движением финансов по этому договору.

Работа с договором в системе состоит из двух этапов: 1) заведения договора и “настройки” плана оплат, и 2) собственно управления движением финансов по договору.

При заведении договора в систему данные, вводимые в форму договора NS2000, берутся из текста заключенного договора (рис. 1).

Рис. 1. Договор на поставку комплекса NS2000

Для изображенного на рисунке 1 договора № 000001 на сумму 120 000 руб. предметом договора является поставка комплекса NS2000, дата заключения — 2 февраля 1998 г., срок действия — 02.05.1998 — 30.12.1998; к договору привязан план оплат № 477.

После заведения в базу данных NS2000 договор появляется в списке договоров (рис. 2).

Рис. 2. Список действующих договоров на поставку по контрагенту “Заказчик ПО NS2000”

Список договоров может классифицировать договоры по их реквизитам и признакам и отображать на экране только выделенную часть от их общего количества, как показано на рисунке 2: в выдаваемом на экран списке договоров фигурируют только действующие договоры на поставку, заключенные с контрагентом “Заказчик ПО NS2000” (как следует из списка на рисунке 2, с данным контрагентом был заключен и действует только один договор № 000001).

Далее настраивается “План оплат”, то есть в базу данных NS2000 вводится информация, описывающая конкретный механизм поступления денежных средств согласно договору № 000001 (рис. 3).

На рисунке 3 показан план оплат из 2-х этапов (первый этап — предоплата 40 %, по договору после аванса начинается поставка; второй этап — выплата оставшейся суммы после акта о приемке,— оплата сразу). Детали этапа плана оплат показываются по нажатию одной клавиши (рис. 4).

Рис. 3. Этапы поступления денежных
средств по договору № 000001

Рис. 4. Детали этапа оплаты (аванса)
по договору № 000001

Система настроек позиций плана оплат весьма гибка: дата этапа оплаты, то есть дата возникновения задолженности, может совпадать с датой заключения договора, быть сдвинутой от нее на любое количество дней, быть плавающей или привязанной к этапам выполнения договора, вычисляться по формуле и т.д.

Заключительная часть настройки договора — это заведение так называемой “карточки услуги”, что задается формализмом системы. Договор может предусматривать поставку ТМЦ или предоставление услуг, которые должны быть разбиты на логические группы. Например, по рассматриваемому договору № 000001 заказчику будут поставляться три модуля системы NS2000: “Бухгалтерия”, “Склад” и “Договоры”. Для поставки каждого модуля (в рамках договора) можно завести отдельную “карточку услуги”, которая будет описывать конкретные детали поставки данного модуля: количество копий, стоимость и т.д.— итого три карточки (рис. 5).

Рис. 5. Список карточек услуг
по договору № 000001

Для каждой карточки услуги заводятся “этапы” предоставления услуги (рис. 6).

Рис. 6. Список карточек услуг
по договору № 000001

На рисунке 6 — “этап” предоставления услуги на поставку модуля “Бухгалтерия” на сумму 48 000 руб., включая НДС (для каждой карточки услуг заведен один этап, который соответствует поставке модуля).

Этап предоставления услуги — это важный элемент учета движения финансов по договору. Этап предоставления услуги может иметь три состояния: “не начат”, “открыт” и “закрыт”. Этап начинает свое существование со статусом “не начат”. Если поменять его статус на следующий — “открыт”,— то NS2000, в соответствии с позициями плана оплат, назначенного данному этапу, начислит все задолженности, привязанные к началу этапа (для рассматриваемого случая этап начинается через два дня после авансового платежа, см. текст после рис. 3). Если изменить статус этапа на следующий — “закрыт”,— NS2000 начислит все задолженности, привязанные к окончанию этапа.

После введения требуемой информации о договоре и плане оплат можно осуществлять управление движением финансов.

Для рассматриваемого договора о поставке трех модулей поставка начинается после авансового платежа. После прихода выписки из банка с приложенным платежным поручением контрагента “Заказчик ПО NS2000” следует поменять статус этапов по трем карточкам услуг на “открыты”. В результате NS2000 начислит задолженность, факт чего можно отследить, например, в списке карточек услуг (рис. 7).

Рис. 7. Список карточек услуг
по договору № 000001

На рисунке 7 видно (сравните с рис. 5), что в графе “Начислено” напротив каждой карточки услуг теперь стоит сумма, начисленная в соответствии с планом оплат (40-процентная предоплата).

В специальном сервисном экране “Движение финансов” можно ознакомится с задолженностью по договору более подробно (рис. 8).

Рис. 8. Экран “Движение финансов”:
детали задолженности по договору

Итого по каждой карточке услуг начислена и не погашена сумма, соответствующая условиям плана оплат.

Положениями договора было определено, что поставка начинается после авансового платежа; документом, подтверждающим эту проплату, является выписка банка с приложенным платежным поручением контрагента. Основанием для “открытия” этапов предоставления услуг в рассматриваемом примере была именно такая выписка. В случае с другими договорами возможно открытие этапа с начислением задолженности (согласно плану оплат) по факту отгрузки ТМЦ, началу поставки (оказания услуги) и т.д.

Система NS2000 позволяет погасить в оперативном управлении движением финансов начисленную задолженность, распределив сумму по платежному поручению, пришедшему с выпиской из банка, по задолженности. Для этого в модуле “Платежи” необходимо воспользоваться функцией “Распределение платежа”. При этом в реквизитах выделенного платежного поручения (электронной копии погашенного платежного поручения контрагента, заведенной в базе данных NS2000) должно быть указано, что данное платежное поручение возникло в связи с выполнением договорных обязательств контрагентом “Заказчик ПО NS2000” по договору № 000001.

После вызова функции “Распределение платежа” NS2000 выведен экран “Движение финансов” (рис. 8). В этом экране отмечаются начисленные в соответствии с планом оплат задолженности, которые следует погасить данным платежным поручением. После завершения работы функции распределения платежа экран “Движение финансов” зафиксирует распределение платежа задолженности, начисленной по плану оплат (рис. 9).

Рис. 9. Экран “Движение финансов”: погашенная

В списке карточек услуг можно убедиться в том, что в оперативном контроле движения финансов задолженность, возникшая по плану оплат, погашена (графа “Оплачено”, сравните рис. 10 с рис. 7).

Рис. 10. Экран “Движение финансов”: погашенная задолженность

В рассматриваемом примере по плану оплат будет еще раз начислена задолженность контрагента “Заказчик ПО NS2000” после “закрытия” этапа предоставления услуг (по договору — подписания акта о приемке).

Рассмотренный выше пример демонстрирует некоторые аспекты использования функции “План оплат” и ее связь с модулями и другими функциями системы. Однако полностью возможности функции раскрываются только в менее тривиальных случаях, в которых она подтверждает не только свою важность для достижения целей оперативного контроля движения финансов, но и органическое единство со всей системой NS2000. Например, единый механизм работы с планами оплат и оплатами позволяет “закрывать” планы оплат как платежными документами из модуля “Платежи” и кассовыми ордерами из модуля “Касса”, так и другими документами системы (то есть учитывать бартер). Существует возможность встраивать новые типы оплачивающих документов: векселя и т.п.

Гудилин Кирилл



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"