Можно ли облегчить работу бухгалтерии

Можно. Это уже проверено практикой внедрения и использования программных комплексов, разработанных и реализуемых ООО “Фирма СтройСофт”.

Для ответа на вопрос, сформулированный в заглавии этой статьи, необходимо несколько взаимосвязанных программ. Не будем рассматривать здесь программу расчета смет и производственных документов “Ресурсная смета” (она была описана в предыдущих номерах журнала), а рассмотрим бухгалтерские программы для учета материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов и заказчиками продукции и взаимосвязь этих комплексов со сметной программой.

Не секрет, что бухгалтерская отчетность в строительстве является одним из самых сложных видов бухгалтерской отчетности. Сложность учета материалов, их движение между участками, списание на производство и реализацию вызывают большие трудности в решении этих вопросов на многих программных комплексах универсального назначения, не говоря уже про ручную обработку. Особенностью учета можно назвать и потребность учета материальных ценностей, как в денежном, так и в подробном количественном выражении или в аналитическом учете. Хотя многие существующие программы позволяют реализовать это, но подчас они не могут сформировать итоговые синтетические документы, такие, как журналы учета, ведомости движения материалов, анализ по различным критериям учета, да еще и реализовать это в привычной для бухгалтера форме, близкой к ручной обработке и, соответственно, в понятном виде.

Программный комплекс “Материальный отчет”, написанный еще в эру плановой экономики, доработанный до уровня современных требований, позволяет осуществить все мероприятия по учету материалов. Работая с программой, бухгалтер видит на мониторе привычные и знакомые формы бумажного материального отчета по форме М-19, существующего с незапамятных времен. Это позволяет снимать неприятные моменты внедрения программы в организациях, где работают опытные кадры, но, к сожалению, не прошедшие школу работы с вычислительной техникой. Схема работы проста:

При внесении накладных можно использовать все возможные варианты учета стоимости (по цене накладной, по средней цене, с разнесением каждого прихода по раздельным строкам отчета). Учет взаимосвязанных приходов и расходов, особенно при внутрифирменной передаче материалов, можно решать различными методами, в зависимости от учетной политики организации. Можно проводить парный ввод накладных с проверкой внесения в каждый отчет, можно учесть только одну накладную в одном из отчетов, и в дальнейшем по команде программа выровняет и физические величины, и ценовые; а можно собрать все накладные в едином списке и разнести их попарно по отчетам одной командой. Все зависит только от постановки учета. Настраиваемая форма отчетности — ведомость движения материалов в денежной форме В-10с поможет определить ошибки учета и провести итоговые данные в любом используемом бухгалтерском универсальном комплексе в виде сводных проводок. Большое число различных документов дает возможность проанализировать практически все аспекты учета материалов в организации.

Программа “Расчеты с поставщиками” берет на себя все функции по приходу материалов в организацию, распределения их по материально-ответственным лицам, разнесение сумм на статьи отчетности и многие другие функции. Одной из замечательных особенностей этой программы является режим автоматической разноски накладных к счетам оплаты, с закрытием счетов и получением книги покупок. Само собой разумеется, что эта программа связана с “Материальным отчетом” и вся наработанная информация может быть автоматически учтена в отчетах держателей материалов, а при необходимости и отозвана обратно.

Программа “Расчеты с заказчиками” дает все необходимые инструменты для ведения книги продаж и внешних отношений организации с покупателями продукции. Удобный и понятный интерфейс программы позволяет неподготовленным операторам компьютера быстро ее освоить и снять с себя огромный пласт работы.

Но все вышесказанное — это не тема статьи. Некоторые программные комплексы других разработчиков могут решать те же задачи (может быть, в другом исполнении), и это хорошо. Однако на рынке программных средств для строительных организаций сложилась односторонняя ситуация: тот, кто занимается программными средствами сметных и производственных расчетов, не занимается бухгалтерскими системами, и наоборот. Попытки успешно организовать взаимосвязь программных комплексов различных разработчиков нам неизвестны. А вопрос интересный и требует практического решения.

В чем трудность реализации связи сметных и бухгалтерских программ?

В сметной нормативной базе применяется несколько сотен тысяч наименований различных материалов, изделий и конструкций. В тоже время вряд ли какая-нибудь строительная организация использует и десятую часть полного сметного перечня материалов. Есть вопросы взаимосвязи обозначений материалов в смете, форме М-29 (списание материалов на производство) и самом материальном отчете. Практически никогда не совпадают наименования материалов в различных программах. Все это затрудняет реализацию взаимосвязи смет и бухгалтерии.

Однако все вопросы можно решить. Решает их маленькая программа связи формы М-29 и материального отчета, названная нами “Переход М-29 в М-19”.

Рис. 1

Рис. 2

Изюминка программы заключается в справочнике соответствий шифров и наименований сметных материалов их аналогам в материальных отчетах. Часто случается, что нескольким сметным материалам может соответствовать один материал в отчете. Для этого в справочнике соответствия хранится информация о каждом материале, который хотя бы один раз был списан по форме М-29 и указывается, какому материалу в форме М-19, с каким коэффициентом пересчета единиц измерения он был определен. При начальном заполнении справочника работа бывает медленной, но чем дольше Вы работаете с программой, тем быстрее и приятнее проходит списание материалов.

И несколько замечаний по схеме учета материалов. Для того чтобы учесть материалы, списанные на производство по форме М-29, в материальном отчете необходимо:

Материальный отчет пополнится данными из формы М-29.

При проведении списания можно, при необходимости, внести изменения в объемы списываемых материалов.

Программа создана так, что возможна работа в сети, с указанием мест нахождения программных комплексов “Ресурсная смета” и “Материальный отчет”.

Как показала практика работы, при использовании комплекта “Ресурсная смета”-”Переход М-29 в М-19”-”Материальный отчет” работы ускоряются в несколько раз, разгружаются работники и сметного, и производственного отделов, бухгалтеры-материалисты.

В целом система взаимосвязи программ сметного назначения и бухгалтерского комплекса выглядит следующим образом.

Все описанное выше это не весь аспект взаимосвязи сметного отдела и бухгалтерии, автоматизации учета и расчетов. Немалый объем работ приносит расчет заработной платы, особенно при смешении вариантов оплаты труда, при большом числе работников. Имеющаяся у нас программа “Заработная плата строительной организации” создана и настроена исключительно для строителей. Она позволяет реализовать все, что касается расчетов, выплат и прочего, и прочего, и прочего. Но о ней и других программах — в следующих публикациях.

Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

ООО “Фирма СтройСофт”

Можно ли облегчить работу бухгалтерии и
сметного отдела строительной фирмы
одним программным комплексом?

Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2

ООО “Фирма СтройСофт”

Можно ли облегчить работу бухгалтерии и сметного отдела строительной фирмы одним программным комплексом?

Можно ли облегчить работу бухгалтерии и
сметного отдела строительной фирмы
одним программным комплексом?