Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'3

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания АйТи

От бухгалтерского учета к управленческому

Рыночное хозяйство, ориентированное на потребителя, привело к серьезным изменениям в бухгалтерском учете. Наряду с выполнением законодательных предписаний в области отчетности, все большее внимание уделяется обеспечению экономического управления предприятием. В связи с этим возрастают требования к информационным системам. Они должны не только обеспечивать формирование информации для внешних пользователей, но и предоставлять возможность организации внутреннего управленческого учета.

Учет с целью формирования информации для внешних пользователей (для него в литературе часто используют термин “финансовый учет”) решает задачу предоставления данных о деятельности предприятия налоговым и статистическим органам, инвесторам, акционерам и прочим внешним потребителям информации. Он рассматривает предприятие в целом, не отражая внутреннюю структуру бизнес-процессов. Функционально развитые информационные системы предоставляют возможность получения информации для внешних пользователей разного уровня обобщения.

Данные о движении денежных средств и товаро-материальных ценностей между предприятием и внешними организациями (эта информация регистрируется на отдельных участках учета). Речь идет о получении отчетов о движении безналичных денежных средств, наличных денег, дебиторской и кредиторской задолженности. Такие отчеты не требуют обработки учетной информации по всему предприятию и формируются на конкретном участке учета аналогично журналам-ордерам, хотя форма представления может быть самой разнообразной.
Отчетность, формируемая по предприятию в целом. Она составляется на основе остатков и оборотов по счетам за выбранный отчетный период. Состав и форма внешней отчетности регламентируется законодательством.
Расчет финансовых показателей предприятия. Такие показатели позволяют получить интегральную оценку различных аспектов состояния предприятия на основе анализа его баланса и оборотов по счетам. Наиболее часто используются показатели платежеспособности, ликвидности и рентабельности, а также характеризующие структуру баланса и оборотных средств.

Один из важнейших элементов управленческого учета — предоставление учетной информации внутренним пользователям для обеспечения процесса принятия управленческих решений. Этот процесс невозможен без данных о внутренней бизнес-структуре предприятия, аналитической информации о деятельности центров прибыли, центров затрат, о структуре затрат и так далее. Управленческий учет в автоматизированной системе может быть осуществлен при соблюдении следующих требований:

состав учетных регистров, счетов должен отражать специфику деятельности конкретного предприятия;
учетные данные должны содержать максимум аналитической информации об объектах учета как в денежном, так и в натуральном выражении;
данные должны предоставляться максимально оперативно;
управленческий учет по своей структуре должен быть тесно интегрирован с процессом планирования деятельности предприятия и алгоритмами принятия решений.

Несмотря на то, что финансовый и управленческий учет преследуют разные цели, хозяйственные процессы, отражаемые в них, являются идентичными, различия прослеживаются только в степени детализации хозяйственных процессов. Учетные данные являются едиными, поэтому при внедрении информационной системы естественным будет использование единой регистрации учетных данных и различная интерпретация их для целей получения данных финансового и управленческого учета.

Исторически сложилось так, что бухгалтерский учет российских предприятий направлен преимущественно на достижение целей внешнего контроля. Естественно, что информационные системы, автоматизирующие учет, предназначены, в первую очередь, для внутреннего финансового анализа учетной информации. Для получения управленческой информации в большинстве случаев вводится аналитика по счетам стандартного плана бухгалтерских счетов. Этого вполне достаточно для небольших предприятий. На крупных предприятиях такой подход чрезмерно усложняет ведение учета и не всегда обеспечивает требуемые учетные регистры. Следует также учитывать, что факты хозяйственной деятельности регистрируются во внешнем учете только по документам утвержденной формы и интерпретируются исходя из его конкретных целей, например, стремления оптимизировать налогообложение предприятия. Все это затрудняет использование финансового учета как источника детальной и оперативной информации для принятия управленческих решений. Этих проблем можно избежать, если использовать для финансового и управленческого анализа различные планы счетов, регистрацию данных на которых производить одновременно при обработке первичных документов.

Использование отдельного плана счетов предоставляет широкие возможности для организации управленческого учета на предприятии. Этот учет не регламентируется законодательством, поэтому перечень и назначение счетов определяются нуждами предприятия. Здесь можно использовать правила GAAP, предоставляющие свободу в определении необходимого набора счетов. Может быть упрощена и сама процедура учета хозяйственных операций. Для управленческого учета операции могут регистрироваться без наличия первичных документов, отвечающих требованиям законодательства (при этом, однако, необходимы правила, гарантирующие достоверность информации). Таким образом в информационной системе могут использоваться три типа данных:

данные, используемые только для финансового учета. Они должны быть оформлены первичными документами в соответствии с установленными правилами;
данные, учитываемые в финансовом и управленческом учете. Они должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами. Документы могут обрабатываться в зависимости от целей финансового и управленческого учета и иметь различную технологию обработки;
данные, используемые только для управленческого учета. Они могут регистрироваться по внутренним правилам, возможно, без первичного документа.

При этом, если данные финансового учета, использованные при составлении отчетности, как правило, контролируются бухгалтерией, то для управленческого учета, который должен быть максимально оперативным, этот этап исключается.

Дополнительные возможности для планирования и анализа фактических данных предоставляет ведение учета по нескольким балансовым единицам с возможностью их консолидации. Это особенно важно при наличии подразделений, осуществляющих самостоятельную хозяйственную деятельность.

Описанные возможности анализа учетных данных реализованы в системе автоматизации деятельности предприятия БОСС-КОРПОРАЦИЯ, разработанной компанией АйТи в архитектуре клиент-сервер на базе Oracle. Она представляет собой комплекс функциональных модулей, предназначенных для автоматизации основных процессов предприятия. Учет может производиться для нескольких балансовых единиц, для каждой из которых вводится один или более планов счетов. Предоставляются широкие возможности для организации финансового и управленческого учета для предприятий и отдельных подразделений. Финансовый учет ведется по юридическим лицам, с формированием соответствующей отчетности. Выделение управленческого учета позволяет вести его по участкам, определенным исходя из направлений деятельности предприятия и не связанным с юридическими или административными границами отдельных предприятий. Причем учет для таких участков ведется только по тем счетам, которые необходимы для эффективного управления предприятием. Балансовая единица в системе может быть независимой или подчиненной другой балансовой единице. Таким образом, может быть задана произвольная иерархическая структура, для которой обеспечивается консолидация данных.

Перечень первичных документов и настройка способа их обработки производится исходя из потребностей предприятия (в первую очередь это относится к внутренним документам, законодательно установленные документы обрабатываются стандартным образом). Ввод данных в зависимости от вида первичного документа и его содержания вызывает автоматическую регистрацию операций в одном или нескольких планах счетов одной или разных балансовых единиц.

Рис. 1. Использование бюджетирования при планировании

Эффективным средством управления предприятием является бюджетирование. Бюджеты в количественном выражении описывают планирование различных видов деятельности предприятия или его подразделений, помогают в координации планов и контроле за их выполнением (рис.1) .

Рис. 2. Список бюджетов

Рис. 3. Структура бюджетов

Система БОСС-КОРПОРАЦИЯ обеспечивает функции планирования и контроля производственных или финансовых показателей предприятия. Перечень бюджетов, их структура и конкретные статьи описываются пользователем (рис.2, 3).

Для каждой статьи бюджета задаются плановое и прогнозное значение, а также алгоритм расчета фактического значения (рис.4). Последнее может быть рассчитано на основе учетных данных одного из плана счетов или являться комбинацией значений других статей бюджета. Поддерживается иерархия бюджетов по учетным периодам и подчиненным балансовым единицам и предоставляется возможность их консолидации (рис. 4).

Рис. 4. Настройка алгоритмов расчета фактического значения

Предоставляются средства автоматизированного анализа бюджетов и представления результатов в табличном и графическом виде (рис.5).

Рис. 5. Табличное и графическое представление анализа бюджетов

Для принятия решений руководителям предприятия важно иметь оперативную информацию о его деятельности. Управленческий анализ данных и представление их в виде значения бюджетных статей является одним из вариантов решения этой задачи. Анализ отклонений фактических данных от плановых позволяет оценить достигнутые результаты и выработать необходимые меры.

В. Хромов,
А. Сунгатуллин

С вопросами и предложениями обращайтесь digraph@rinet.ru