Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Аналитические Технологии (ВИП Анатеx)”

Реорганизация и автоматизация
систем управления предприятием

Необходимость реорганизации

В настоящее время любое промышленное предприятие сталкивается с серьезными финансовыми проблемами и жесткой конкуренцией как со стороны западных, так и со стороны российских товаропроизводителей. При ограниченных ресурсах предприятия должны действовать быстрее и эффективнее, проникать на мировые рынки, совершенствовать и организационную структуру, товарные, финансовые и информационные потоки, и технологии работы, внутренний и внешний документооборот.

Переход от планового ведения хозяйства к рыночной экономике, при которой объем производства предприятия, материально-техническое снабжение и сбыт продукции не планируются и не регламентируются вышестоящими организациями, требует иного подхода к построению и применению автоматизированных систем управления предприятием.

Существующие на большинстве крупных и средних предприятий автоматизированные системы управления (АСУ), созданные и эксплуатируемые более чем за 30-летний период, выполняют, как правило, функции автоматизации трудоемких, рутинных вычислительных и информационных процессов. В основном это задачи ведения нормативно-справочной базы данных, планирования производственных и людских ресурсов, учета движения кадров, расчета заработной платы. Экономический эффект от внедрения АСУ и срок окупаемости установленного оборудования и программного обеспечения рассчитывался, как правило, исходя из снижения трудоемкости обработки информации и высвобождения персонала.

При этом АСУ или вообще не выполняли, или недостаточно способствовали выполнению собственно функций управления. Например, осуществляемый АСУ расчет плановой и фактической себестоимости продукции делался один раз в квартал, что может быть достаточным для ведения бухгалтерского учета, но недостаточным для оперативного принятия решений, выработки оптимальной или приемлемой ценовой политики предприятия, управления им в условиях рынка.

Поэтому проблема, перед которой сегодня оказались наши предприятия заключается в том, что закупленные ранее и установленные на них АСУ (или разработанные собственными силами) перестали удовлетворять требованиям, которые предъявляют современные динамичные бизнес-системы.

Дело тут вовсе не в качестве программирования или мощности средств вычислительной техники. “Корень зла” заключен в изменении точки зрения на основные функции автоматизированных систем, а также в устаревшей технологии проектирования таких систем.

Термин “Автоматизированная система управления (АСУ)” применительно к системам, предназначенным для управления предприятиями, нельзя признать адекватным, правильно отражающим функции данных систем. С уверенностью можно сказать, что на сегодняшний день не создано систем, вырабатывающих управляющие воздействия на уровне предприятия, за исключением заводов-автоматов и безлюдных производств.

К началу 90-х годов концепция автоматизированных систем управления (АСУ, ACУП, ОАСУ, MIS, EIS) претерпела кризис, а старая терминология стала вытесняться новой. На смену классическим АСУ пришло следующее поколение автоматизированных систем управления предприятий — корпоративные информационные системы (КИнС). Возрождение интереса к информационным системам в России не случайно, а вызвано вполне объективными причинами.

При переходе к рыночным отношениям у российских предприятий было два пути: либо тихо умирать, оставаясь на уровне технического оснащения 70–80-х годов, либо жить и развиваться, проводя техническое перевооружение с использованием современных информационных и компьютерных технологий.

Корпоративная информационная система является, по существу, естественным преемником эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятий. Изменение экономических условий привело к изменению условий управления предприятиями и, как следствие, предъявило новые требования к автоматизированным информационным системам, главными из которых являются:

Принцип работы КИнС совершенно иной, чем в АСУ. Современная информационная система должна быть ориентирована не на задачи, а на реализацию рациональных бизнес-процессов, реализуемых соответствующей организационно-штатной структурой с помощью стандартной системы документооборота. Отсюда следуют отличительные черты КИнС:

Таким образом, КИнС — это человеко-машинная система, которая непосредственно осуществляет организационную, управленческую и производственную деятельность предприятия, а не является вспомогательной или сервисной прослойкой. Другими словами, КИнС — это информационно-управляющая система, в которой используются современные информационные и компьютерные технологии.

Анализ существующих АСУ показал, что данные системы, функционирующие на крупных и средних промышленных предприятиях, в редких случаях имеют в своем составе полновесную подсистему бухгалтерского учета, которая регистрирует все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, фиксирует бухгалтерские проводки по всем счетам, формирует необходимые учетные регистры и выходные формы, предоставляемые в различные контролирующие органы. В тоже время для того, чтобы поставить бухгалтерский учет на более качественный уровень и иметь меньше проблем с налоговой инспекцией, наличие такой подсистемы просто необходимо.

Но самое главное заключается в том, что “стандартная” (с точки зрения отечественных стандартов) бухгалтерская информация недостаточна для целей управления. Она не содержит, например, подробных оперативных данных по затратным центрам (подразделениям) и затратным объектам (видам продукции) для произвольных периодов времени с целью анализа и выработки мероприятий по снижению себестоимости. Бухгалтерский учет лишь констатирует факты, как сработало предприятие за прошлый период, с запаздыванием минимум на месяц.

Подобная ситуация является не только следствием общей экономической ситуации в стране, кризиса неплатежей, но и следствием ошибок в управлении предприятием. Иногда элементарный экономический расчет и обеспечение руководства необходимой и своевременной информацией может предостеречь от необдуманной сделки. Экономический аспект управления предприятиями и направленность на обеспечение высшего руководства необходимой информацией для принятия решений становится главными принципами построения корпоративной информационной системы предприятия.

Важнейшим механизмом управления современным предприятием, ориентированным на получение прибыли, является управленческий учет (management accounting). Управленческий учет предназначен для анализа внутренних производственных и хозяйственных операций. Выделение управленческого учета в самостоятельный элемент системы управления предприятием обусловлено организационной и методологической перестройкой системы бухгалтерского учета.

Руководителям предприятия для выработки оперативных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия необходима как обобщенная информация по затратам, так и калькуляция затрат по центрам ответственности, по наименованиям изделий, по видам продукции и т.д.

Особенностью управленческого учета является связь процессов управления и учета. Базовыми принципами управленческого учета являются следующие:

Внедрение на предприятии управления на основе более точного отнесения издержек на бизнес-процессы и продукцию (услуги) является наиболее перспективным направлением проведения реорганизации деятельности предприятий.

Для реализации управления деятельностью предприятия на основе издержек используются два последовательно применяемых метода, а именно: метод измерения стоимости продукции или услуг (ABC, Activity-Based Costing), основанный на действиях и объектах издержек, и метод ABM (Activity-Based Management), обеспечивающий анализ АВС-информации и формирования управляющих воздействий.

В общем виде АВС-метод позволяет определить:

АВМ-метод на основе информации, полученной в результате применения АВС-метода, обеспечивает выполнение анализа издержек, действий и производительности.

В результате проведения анализа появляется возможность управления действиями бизнес-процессов и, тем самым, устранения ненужных расходов, уменьшения затрат времени и увеличения прибыли.

Более подробную информацию и соответствующую литературу по АВС/АВМ методам можно получить в нашей компании.

Кроме того, необходима тесная интеграция экономических задач: планирования, бухгалтерского учета, финансового управления, а также снабженческого, сбытового и производственного комплексов. Например, информационный разрыв бухгалтерского материального учета и складского учета приводит к снижению оперативности и достоверности определения остатков на складах сырья, комплектующих и готовой продукции.

Типичным положением дел является и такое, когда необходимая информация в базе данных автоматизированной системы имеется, но не доступна для руководства предприятия. Этой информацией успешно пользуются специалисты подразделений, руководители среднего звена, но до высшего руководства она доходит в виде громоздких сводок, неприемлемых для простого человеческого анализа и принятия решений. И в этой ситуации руководство может высказаться о том, что на предприятии отсутствует, например, автоматизированная система учета.

Для того, чтобы предприятие “выжило” в жестких рыночных условиях, совет директоров может оперативно выделить средства на изменение организационной структуры предприятия, например, создать подразделение маркетинга или контроллинга, обучить кадры, закупить технологическое оборудование. Но, слабо веря в эффективность денежных вложений в информационные технологии, руководство может “сэкономить” на этом направлении, что является большой стратегической ошибкой. Например, как эффективно может работать созданное подразделение маркетинга без наличия оперативной достоверной информации о сбыте продукции предприятия в различных регионах, а также соответствующих методик, обеспечивающих обобщение, анализ, оценку и прогноз развития рынка продукции в регионах.

Предприятия, которые направляют достаточно средств на развитие информационных технологий, получают реальную основу для повышения эффективности своей деятельности.

С другой стороны, на предприятиях, у подразделений автоматизации, как правило, имеется немалый творческий потенциал для реализации новых задач. Об этом свидетельствует повсеместное создание в короткие сроки неплохих систем ведения реестров акционеров своих предприятий, акционерных обществ. Необходимо лишь обучить свои коллективы передовому опыту построения современных информационных систем для предприятий.

Таким образом, можно сделать вывод, что главными причинами перестройки существующих автоматизированных систем управления являются недостаточная комплексность и интегрированность выполняемых функций, а также слабая ее ориентация на формирование вариантов решений для высшего руководства предприятия.

Корпоративные информационные системы, как западные, так и российские, различаются используемыми принципами построения, набором реализованных функций, инструментальными средствами проектирования, способами настройки параметров. К общим тенденциям создания и развития КИнС можно отнести следующие:

Рис. 1. Этапы реорганизации деятельности предприятий

Реорганизация деятельности предприятий и проектирование КИнС

Переход предприятия на функционирование в новых условиях рынка требует изменения способов управления им, возникает необходимость перестройки бизнес-процессов, как внутренних, так и внешних. Для этого требуется переосмыслить по-новому обязанности, ответственность, задачи сотрудников, товарные, финансовые и информационные потоки, документооборот, а также корпоративную культуру в целом.

В процессе реализации ряда проектов нашей компанией был разработан оригинальный методологический подход реорганизации деятельности предприятий и проектирования КИнС предприятия. Структурная схема подхода представлена на рисунке 1.

Концепцию системы управления предприятием, которая включает систему менеджмента качеством и концепцию корпоративной информационной системы, целесообразно разрабатывать одновременно в рамках проекта по реорганизации деятельности, а внедрение осуществлять поэтапно в последовательно-параллельном режиме.

Как видно из рисунка, основными этапами реорганизации предприятий являются.

  1. Реорганизация или организация бизнес-процессов предприятия (организационно-штатной структуры, технологий работы, системы управления, включая систему менеджмента качества). На этом этапе целесообразно пригласить внешнюю независимую консультационную компанию и провести так называемый бизнес-консалтинг.
  2. Автоматизация деятельности предприятия (разработка и внедрение корпоративной информационной системы). Этот этап целесообразно проводить совместными усилиями внешней консалтинговой компании, компанией — системным интегратором и собственным подразделением автоматизации. На этом этапе осуществляется консалтинг в области информационных технологий (ИТ-консалтинг).

Основные подходы к разработке корпоративных информационных систем

Сегодня можно выделить четыре подхода к разработке корпоративной информационной системы на предприятии.

  1. Проектирование и внедрение системы собственными силами.

    Этот подход наиболее дешевый, но процесс создания системы может растянуться на годы и потерять смысл, то есть превратиться в процесс ради процесса. Предприятие при этом будет “терять очки” в конкурентной борьбе.

  2. Приобретение и внедрение готовой информационной системы от отечественных разработчиков.

    В настоящее время, несмотря на появление на рынке готовых отечественных информационных систем с солидным списком внедрений, качество их оставляет желать лучшего. Абсолютное большинство внедрений таких систем — это решение отдельных задач для небольших предприятий. Разработчики, как правило, не используют в своих проектах серьезные и надежные СУБД типа ORACLE, INFORMIX, SYBASE. Это означает, что они не имеют достаточного опыта внедрения и эксплуатации серьезных систем с количеством автоматизированных рабочих мест от нескольких десятков до нескольких сотен, с необходимостью обеспечения высокой надежности решаемых задач и низким временем реакции. Попытка строить корпоративные информационные системы с использованием дешевых, настольных СУБД, развитых до сетевого варианта, свидетельствует о невысоком уровне предлагаемых систем и продуктов.

  3. Приобретение и внедрение готовой информационной системы известных поставщиков европейского и мирового уровня.

    4. Такие информационные системы, как R2/R3-SAP, BAAN, ORACLE COOPERATIVE APPLICATIONS, SYSTEM/4-IFS, MANMAN/X-CA, SYMIX, ROSS System пользуются широкой популярностью на Западе, имеют по несколько тысяч внедрений по всему миру на предприятиях различных отраслей экономики.

К положительным качествам этих систем можно отнести следующие:

Практически все системы включают в себя следующие подсистемы или компоненты: ПРОИЗВОДСТВО, СБЫТ, ЗАПАСЫ, СКЛАДЫ, ФИНАНСЫ, ПРОЕКТЫ, ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, ПЕРСОНАЛ, КАЧЕСТВО. Как правило, в предлагаемых системах используются собственные инструментальные средства проектирования приложений и настройки параметров, учитывающих особенности предприятий.

Отрицательными качествами данных систем являются:

Универсальность таких систем определяется и оправдывается тем, что разработчики при большом количестве клиентов не имеют возможности учитывать индивидуальные особенности заказчиков, тем более, что функционирование большинства предприятий имеет много общего: процессы снабжения, сбыта, финансов, производства, персонала, качества. Но надо иметь в виду и следующий фактор — чем крупнее предприятие, тем больше у него производственных и экономических особенностей и традиций.

Универсальность поставляемых систем необходима поставщику для того, чтобы снизить свои издержки на проектирование, но она не является привлекательным параметром для заказчика.

Создание корпоративной информационной системы объединенными усилиями отечественного системного интегратора, выступающего в роли генподрядчика и собственного подразделения АСУ.

Наличие на предприятии опытного коллектива разработчиков АСУ позволяет ставить и решать большие и ответственные задачи.

При этом необходимо:

Привлечение к созданию информационной системы предприятия опытной, профессиональной, обязательно сторонней команды в качестве генподрядчика позволит повысить уровень разработок, более ответственно и эффективно вести проект и укладываться в заданные сроки.

По мнению авторов, в российских условиях наиболее эффективным подходом к построению КИнС является последний. При этом разработка информационной системы осуществляется в две основные стадии.

На первой стадии российская консалтинговая фирма осуществляет работы по реорганизации деятельности предприятия, а также разрабатывает системный проект КИнС.

В системном проекте, как правило, представляются:

Вторая стадия работ характеризуется тем, что фирма — системный интегратор на основании материалов системного проекта совместно с подразделением АСУ предприятия осуществляет разработку и внедрение КИнС.

Применение нашей компанией данного подхода при совместной разработке КИнС для промышленных, строительных и торговых предприятий подтвердил его высокую эффективность.

Этапы построения КИнС

Любая реорганизация не может быть проведена мгновенно. Постепенный, поэтапный подход является наиболее приемлемым. По мнению авторов, опыт выполнения подобных работ показывает, что основными шагами перестройки информационных систем являются.

I этап

Проведение экспресс-обследования состояния предприятия и определение предварительного бюджета финансирования создания корпоративной информационной системы предприятия.

II этап

Заключение рамочного договора с Генеральным подрядчиком.

III этап

Заключение договора с российской консалтинговой компанией на проведение бизнес-консалтинга и разработку системного проекта КИнС. Проведение обучения и создание на предприятии группы системных аналитиков.

IV этап

Разработка технического задания на создание корпоративной информационной системы. Уточнение бюджета финансирования системы.

V этап

Заключение договоров и поставка технических и инструментальных программных средств для службы поддержки информационной системы. Формирование новой структуры службы поддержки новой системы. Организация обучения специалистов.

VI этап

Заключение договора и разработка прикладного программного обеспечения. Организация работ по созданию телекоммуникационной системы предприятия: заказ оборудования и прокладка кабелей. Проведение учебы и семинаров специалистов, руководителей среднего звена, а также высшего руководства.

VII этап

Заключение договоров и закупка оборудования для информационной системы предприятия. Установка и монтаж оборудования, пуско-наладочные работы. Опытно-промышленная эксплуатация прикладного программного обеспечения, реализующего функции подсистем.

VIII этап

Тиражирование проекта информационной системы предприятия.

Заключение

Рассмотренный в данной статье методологический подход был успешно опробован в организационных структурах различного типа, а именно, промышленных предприятиях, предприятиях торговли и сервиса, банках, инвестиционных и страховых компаниях, центральных и местных административных органах и коммерческих предприятиях. В настоящее время подход широко используется при выполнении консалтинговых проектов по построению корпоративных информационных систем предприятий.

В. Ивлев, к.т.н.,
Т. Попова, к.э.н.

С вопросами и предложениями обращайтесь digraph@rinet.ru

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"