Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “ЭФЕС”

Бухгалтерская Операционная Система

Шавлюгин Андрей Геннадьевич

Тиражные среды

Данная статья является продолжением публикаций в данном журнале: № 3 за 1996 год, №№ 1,2,3 за 1997 год и № 2 за 1998 год. Статья посвящена описанию технологии БОС и некоторых информационных сред (задач) БОС, созданных для тиражного распространения вместе с системой на правах отчуждаемого коробочного программного продукта. Некоторые сведения о системе будут повторены с целью сохранения целостности понимания материала.

Назначение системы

Основным назначением Бухгалтерской Операционной Системы, далее БОС, является автоматизация бухгалтерского, складского и прочих видов учета на предприятиях, различных по виду и масштабам деятельности. Все необходимые функции учетной деятельности: операции, проводки, сальдо, итоги в различных разрезах, закрытие периода и т.д.— входят в ядро системы. Такие функции называются штатными и не требуют специальной настройки. Дополнительные функции обработки информации создаются средствами настройки системы и являются плодом творчества пользователя-администратора, направленным на полное удовлетворение потребностей своего предприятия.

БОС является универсальной системой хранения и обработки информации. Поэтому с ее помощью можно автоматизировать и другие участки управления предприятием, не связанные с учетом: маркетинг, планирование, отдел кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

В идеологию системы положены следующие основные принципы.

1. Предоставить ВСЕМ пользователям системы общие штатные средства экранного интерфейса, обработки и анализа информации, покрывающие всю гамму их потенциальных потребностей.
2. Предоставить КАЖДОМУ пользователю системы информационную среду с необходимым только ему набором объектов (счетов, справочников, документов), процессов их обработки и отчетов.
3. Обеспечить ВЫСОКУЮ степень гибкости и производительности при настройке или перенастройке информационной среды конкретного пользователя на его потребности.

Система призвана заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на высокопроизводительную работу администраторов системы с общими знаниями работы на компьютере и основ бухгалтерского учета. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС со всеми формами и процессами обработки информации. При создании используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и процессов. Имеются мощные средства диагностики (но-хау), контролирующие взаимную корректность структур данных объектов и процессов их обработки при любых изменениях среды БОС.

В итоге значительно сокращается время на разработку, а главное, на модификацию информационной среды БОС при развитии или изменении учетных задач.

В силу вышесказанного, другим приложением БОС является быстрое (1–3 месяца), и качественное создание новых информационных сред с документацией для тиражного распространения по цене коробочных программных продуктов. Причем налицо безболезненное развитие любой из этих сред в нужную сторону дилером, по просьбе пользователя, или самим пользователем, при наличии у него инструментальных средств БОС.

СРЕДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ — совокупность всех информационных объектов и процессов, обеспечивающих потребности бухгалтерского учета и прочих информационно-учетных задач предприятия.

СИСТЕМНЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение двух логически связанных объектов среды: ОБОРОТЫ счета и ОСТАТКИ счета, в которых хранится однородная по аналитике учетная информация.

БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение объекта учета материальных и/или денежных средств предприятия. Используется в корреспонденции проводок хозяйственных операций и для обработки бухгалтерской информации. Полный номер балансового счета состоит из четырех цифр, которые можно использовать для обозначения основного счета и его субсчета: 1201, 1202, 7001.

АНАЛИТИКА — совокупность аналитических признаков, однозначно идентифицирующих объекты бухгалтерского учета и справочной информации. Количество признаков или, иначе, глубина аналитики диктуется потребностями анализа информации, с большей или меньшей степенью детализации, в конкретном объекте среды БОС.

СВЯЗИ — иерархические отношения между объектами среды БОС, определяющие контроль вводимой информации, для обеспечения целостности и непротиворечивости последней. Наличие связей автоматически добавляет в интерфейс пользователя штатные сервисные функции по работе с информацией в данном объекте.

Среда пользователя состоит из двух типов категорий: информационных объектов и процессов их обработки.

К ОБЪЕКТАМ относятся следующие категории:

ОБОРОТЫ счета — объект среды, содержащий информацию по оборотам балансового счета.

ОСТАТКИ счета — объект среды, содержащий информацию по остаткам балансового счета на начало отчетного периода.

СПРАВОЧНИК — объект среды, содержащий любую справочную информацию, как используемую при работе с объектами счетов среды БОС, так и используемую для самостоятельных целей.

ДОКУМЕНТ — объект среды для подготовки и хранения информации любого выводимого на печать документа.

Все объекты имеют унифицированные средства интерфейса: панель ввода/корректировки информации и таблицу для поиска и просмотра информации.

К ПРОЦЕССАМ относятся следующие категории:

ОТЧЕТ — процесс оперативного извлечения фрагментов информации из объектов среды c целью её анализа в различных разрезах и получения итогов по единицам учета.

РАСЧЕТ — процесс обработки информации объектов среды и объектов экранного интерфейса. Расчет является автоматическим процессом, но может выполняться с участием пользователя для ввода дополнительных данных.

ОПЕРАЦИЯ — процесс ввода информации о бухгалтерской проводке в обороты счетов. В системе предусмотрены ручные операции, выполняемые непосредственно пользователем, и автоматические операции, выполняемые без участия пользователя.

КРИТИЧЕСКОЕ ОТСТУПЛЕНИЕ

Известно, что самым слабым звеном при создании и сопровождении любой информационной системы является изменение структур данных после написания программных текстов для процессов их обработки или самих процессов в силу изменения методики, по которой они работали. Эти изменения влекут необходимость корректировки программ со всеми вытекающими из этого последствиями. А именно: вносятся дополнительные ошибки, снижается временно надежность работы, производятся значительные затраты времени и сил на повторные отладку и тестирование программ. И наконец, замена программ у пользователя вызывает необходимость написания конвертеров для перекачки прежней информации.

Все это вместе приводит к значительным потерям времени при изменении учетной политики или методики обработки информации, причем чем больше информационная система, тем больше эти потери. И на каком-то этапе такое сопровождение делается в принципе невозможным, потому что такие сроки изменения программ, а тем более с сомнительной надежностью в течение периода обкатки, не могут устроить заказчика.

Кроме вышеизложенного, финансовые затраты на такой цикл очередного изменения информационной системы могут быть значительны, независимо от того, большая или маленькая фирма выполняет разработку и сопровождение программ данной системы.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

С целью преодоления негативных последствий при создании и развитии информационных систем компанией ЭФЕС была разработана и воплощена в системе БОС технология определения процессов обработки структур данных, позволяющая: 1) выполнять визуальное описание алгоритмов процессов, как данных; 2) обеспечить полный контроль взаимной корректности процессов и данных при любых их изменениях. Данная технология в силу ряда исторических причин при развитии БОС, а также исходя из ее целевой направленности, получила название технологии создания АВТОМАТИКИ. В рамках данной технологии в системе БОС введены следующие понятия и категории:

АВТОМАТИКА — совокупность создаваемых в среде БОС автоматических процессов с целью замены рутинных приемов обработки информации с участием человека на полностью или частично автоматизированную технологию обработки.

ЭЛЕМЕНТ РАСЧЕТА — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс поиска и обработки информации в конкретном объекте среды или экранного интерфейса. Состоит из описания объекта обработки и условий обработки.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ РАСЧЕТ — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс обработки информации среды БОС. Состоит из формулы и последовательности элементов, реализующих различные действия в объектах среды и экранного интерфейса.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПАКЕТ — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс обработки информации среды БОС. Состоит из последовательности автоматических расчетов с указанием места и способа запуска пакета на выполнение.

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ — гибкая алгоритмическая структура, описывающая процесс ввода информации по хозяйственной операции, состоящая из макетов проводок и подключенных к ним различных пакетов или расчетов. Для каждой проводки задаются условия повторения, порядок и правила поиска информации для заполнения аналитики корреспондирующих счетов.

Каждая среда БОС имеет свой набор автоматических операций, пакетов и расчетов, обслуживающих бухгалтерские и прочие учетно-информационные задачи. Операции, пакеты и расчеты создаются администратором после создания объектов БОС на этапе проектирования сценариев работы. Пакеты и расчеты дополняют штатные средства системы возможностью более гибкой и непредсказуемой обработки информации, а также возможностью создания произвольного сценария взаимодействия пользователя с объектами среды БОС.

Среда бос “семейная бухгалтерия”

Данная среда предназначена для семейного денежного учета и позволяет вести работу как от проводки, так и от справочника “Расходы ФИЗ.ЛИЦ”, имеющихся в системе с использованием штатных и автоматических средств ввода информации и отчетов.

Учет домашних доходов и расходов является важнейшей задачей, которая интересует почти все семьи. На практике этим занимаются в той или иной форме большая часть семей. Для этого используются записи в блокнотах, тетрадях, на листочках или других бумажных носителях. Технология учета у всех примерно одинакова: подсчитать расходы и вычесть их из текущих накоплений, чтобы проверить текущий остаток.

Мало кто подозревает, что классическая бухгалтерия занимается тем же самым. Только использует для этих целей, вместо листочков, набор балансовых счетов, обозначающих некие “кармашки”, по которым движутся наши с вами денежки. При выполнении одной операции денежки приходят в “кармашек”, при выполнении другой операции они уходят, а разность между приходом и расходом является текущим остатком этого “кармашка”. В бухгалтерии этот остаток называют умным словом САЛЬДО, приход называют ДЕБЕТ, расход называют КРЕДИТ, а операцию по перемещению денежек из одного “кармашка” в другой называют ПРОВОДКОЙ. Так что ничего хитрого в бухгалтерии нет, только надо аккуратно и вовремя отразить нужную операцию. И тогда вы всегда получите ответ, где находятся ваши деньги. Ни один рубль не пропадет в черную дыру и не появится тоже, хотя последнее было бы не плохо.

Теперь после вышесказанного вы, наверное, считаете себя бухгалтером, и в принципе правильно. Обсудим, что необходимо для создания и ведения семейной бухгалтерии. Во-первых, необходим набор балансовых счетов, называемый ПЛАНОМ СЧЕТОВ, отражающий все необходимые нам “кармашки”. Во-вторых, необходима СХЕМА ПРОВОДОК, отражающая все необходимые нам операции. В-третьих, необходим инструмент, который поможет всё это сделать и эксплуатировать, например, Бухгалтерская Операционная Система (БОС).

Для ведения семейной бухгалтерии предлагается набор из пяти балансовых счетов, имеющих следующее назначение и статус:

• 0600— Вложения(Активный)
• 2000— Расходы(Активный)
• 5000— Касса(Активный)
• 7100— Подотчет(Активный)
• 8000— Прибыли/Убытки(Пассивный)

Кодировка счетов взята из классической бухгалтерии и не играет особой роли для начинающих. Хотя для профессионального бухгалтера она говорит о многом. В частности, что все основные разделы БАЛАНСА здесь представлены. А значит, такой учет будет отражать деятельность семьи как очень маленького предприятия или предпринимателя.

Счет 0600 — отражает семейные средства, вложенные во вклады, депозиты, акции, ценные бумаги и прочие объекты. Например, деньги, положенные в тумбочку или под кровать для каких-то далеко идущих целей, тоже рассматриваются как вложения, поскольку не могут использоваться на текущие расходы. По дебету счета показывается вложение/довложение. По кредиту — изъятие вложения или его части.

Счет 2000 — отражает семейные расходы по различным статьям. По дебету счета показываются все расходы. По кредиту — их общее списание на финансовый результат деятельности семьи за месяц.

Счет 5000 — отражает движение наличных средств, поступивших в семью и хранящихся здесь для текущих расходов. По дебету счета показываются все доходы в наличном выражении. По кредиту — выдача денег в подотчет или перевод в различные вложения.

Счет 7100 — отражает движение наличных средств, выданных в подотчет членам семьи. По дебету счета показывается получение денег. По кредиту — расход денег на различные нужды.

Счет 8000 — отражает прибыли/убытки семейной жизни. По кредиту счета показываются все доходы семьи. По дебету — списание расходов. Кредитовое сальдо отражает прибыльность семьи.

Для отражения хозяйственных операций в семье используются следующие проводки:

1. Учет ДОХОДОВД-т 5000К-т 8000
2. Выдача ПОДОТЧЕТД-т 7100К-т 5000
3. Учет РАСХОДОВ Д-т 2000К-т 7100
4. Учет ФИН.РЕЗУЛЬТАТАД-т 8000К-т 2000
5. Учет ВЛОЖЕНИЙД-т 0600К-т 5000
6. Изъятие ВЛОЖЕНИЙД-т 5000К-т 0600
7. Учет ДИВИДЕНДОВД-т 0600К-т 8000

Учет ДОХОДОВ — операция выполняется при поступлении в семью любых наличных средств: зарплаты, премии, гонораров, наследства, наличных дивидендов и прочих доходов.