Система “Галактика” является средством непрерывного управления деятельностью предприятия и его подразделений, использованием ими ресурсов, инвестиций, а также инструментом преодоления возникающих трудностей и предотвращения возможных срывов в работе. Располагая этим мощным инструментом, предприятие полностью решает фундаментальную проблему своего существования — эффективную организацию бизнес-процессов в быстро изменяющихся окружающих условиях. Система “Галактика” состоит из нескольких модулей, которые позволяют осуществлять планирование хозяйственной деятельности, оперативное управление ею, бухгалтерский учет, анализ результатов реализации плана.

Известно, что хозяйственная деятельность предприятия сопровождается оформлением значительного количества различных документов, фиксирующих суть проводимых хозяйственных операций, условия их осуществления и называемых первичными документами. Исчерпывающее документирование деятельности, своевременная генерация корректных первичных документов — это первый этап учетной работы. Второй этап состоит в отражении на основе первичных документов хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. В такой же последовательности организована работа в системе “Галактика”: 1. Ввод первичного документа; 2. Составление бухгалтерской проводки. Следует отметить, что первичные документы, сформированные в отдельных функциональных модулях программы, хранятся в единой базе данных и только по мере необходимости по ним формируются бухгалтерские проводки. Таким образом, программа “Галактика” предоставляет Вам возможность получать отчеты о положении дел на предприятии на основании первичных документов (договоров, актов, накладных, складских ордеров и т.д.) и отчеты на основании счетов бухгалтерского учета.

В системе “Галактика” реализован механизм, который позволяет к каждому первичному документу привязать соответствующую бухгалтерскую проводку. Лучше всего это делать с помощью Типовых Хозяйственных Операций (ТХО). Это обеспечивает автоматизированное выполнение действий, связанных с отражением хозяйственных средств предприятия на счетах бухгалтерского учета. Специальный программный модуль “Хозоперации” связывает данные оперативного учета со счетам и бухгалтерского учета посредством Типовых Хозяйственных Операций. Эффективно используя все возможности этого модуля, бухгалтер освобождается от рутинной работы, состоящей в многократном повторении одних и те же стандартных действий, и, кроме этого, избегает некоторых возможных ошибок, возникающих в результате невнимательности при составлении бухгалтерских проводок “вручную”.

Автоматизированное формирование проводок к документам основано на том, что для каждого типа документа существует определенный перечень хозяйственных операций. Например, для документа “Приходный кассовый ордер” можно составить следующие Типовые Хозяйственные Операции:

1. “Поступление в кассу денежных средств с расчетного счета” (проводка: Дебет 50 — Кредит 51).
2. “Возврат подотчетными лицами неиспользованных сумм” (проводка: Дебет 50 — Кредит 71).
3. “Поступление денежных средств от работников предприятия в счет погашения задолженностей по недостачам” (проводка: Дебет 50 — Кредит 73) и т.д.

Таким образом, бухгалтер в процессе ввода системы в промышленную эксплуатацию определяет перечень Типовых Хозяйственных Операций к первичным документам и, затем, в дальнейшем при формировании бухгалтерских проводок к документу ему остается только из предложенного списка операций выбрать ту, которая соответствует созданному первичному документу, при этом сумма по бухгалтерской проводке будет соответствовать сумме, проходящей по документу.

Следует учесть, особенность документов, созданных в Контуре Бухгалтерского учета,— привязывать бухгалтерские проводки к ним можно двумя способами: 1-ый способ — определять типовую хозяйственную операцию непосредственно в первичном документе; 2-ой способ — определять типовую хозяйственную операцию для группы документов в модуле “ХозОперации”. Допустим, на предприятии за день по банку проходит несколько десятков платежных поручений. Вы можете формировать бухгалтерские проводки в каждом вновь созданном платежном поручении или в конце дня в модуле “ХозОперации” по одной команде сформировать проводки сразу для всех платежных поручений.

Этим преимущества автоматизированного бухучета не исчерпываются. Типовую хозяйственную операцию можно настроить так, что суммы оборотов по проводке будут рассчитываться по заданным алгоритмам. В таких алгоритмах используются функции языка проектирования отчетов и системные ключи. С помощью функций языка проектирования отчетов определяются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Системные ключи — это реквизиты первичных документов (счетов, договоров, накладных, актов).

Нельзя не упомянуть о том, что механизм Типовых Хозяйственных Операций дает возможность автоматизированного расчета налогов с одновременным формированием проводки.

Для того чтобы представить процесс настройки Типовой Хозяйственной Операции, опишем типовую операцию, например, для документа “Бухгалтерская справка”, с помощью которой впоследствии автоматически будет формироваться проводка по начислению налога на недвижимость см таблицу № 1

При создании в модуле “Банк, отчеты” бухгалтерской справки система автоматически рассчитает сумму оборота по проводке на основании введенной формулы после выбора данной операции.

К одной типовой хозяйственной операции можно сформировать несколько бухгалтерских проводок.

Например, поставщик выписал счет (документ-основание) на оплату товара и услуги по перевозке (см. рис. 1).

Чтобы сформировать бухгалтерские проводки к накладной с отнесением стоимости перевозки на издержки обращения, опишем Типовую Хозяйственную Операцию следующим образом см. таблицу № 2.

Для документов, созданных в модулях Контура оперативного управления, бухгалтерские проводки формируются в модуле “ХозОперации” при разноске хозяйственных операций. В нашем случае после установления связи накладной с вышеописанной Типовой Хозяйственной Операции программа автоматически сформирует две проводки “Дебет 41 — Кредит 60” и “Дебет 44 — Кредит 60”, при этом произойдут следующие расчеты:

Механизм Типовых Хозяйственных Операций избавит от рутинной работы, связанной с ведением трудоемкого аналитического учета. Но для этого бухгалтер должен определить, во-первых, четкую систему аналитических счетов и, во-вторых, порядок группировки исходных данных.

Система “Галактика”— сетевой многопользовательский комплекс. Это означает, что оформлением первичных документов могут заниматься менеджеры предприятия, а бухгалтеру предстоит к созданным документам привязать бухгалтерские проводки. В этом случае актуально такое достоинство системы, как возможность групповой обработки документов одной типовой хозяйственной операцией, т.е. к нескольким ранее созданным однотипным документам можно за один прием добавить бухгалтерские проводки.

Кроме описанных выше основных операций по формированию бухгалтерских проводок к документам, в системе “Галактика” существуют дополнительные операции.

1. Отмена сформированных проводок.
2. Формирование групповых (свернутых и развернутых) проводок.
3. Формирование корректирующих проводок в случае несоответствия суммы по документу и суммы по проводкам, относящихся к данному документу;
4. Составление отчетных форм (реестров).
5. Настройка Типовых хозяйственных операций для автоматического закрытия временных счетов в конце отчетного периода.

Внедрение системы “Галактика” на предприятии потребует определенных усилий. Но все усилия будут оправданы уже в первые месяцы ведения бухгалтерского учета с использованием этой системы. Грамотная и оптимальная настройка типовых хозяйственных операций — залог успешной и приятной работы бухгалтера в “Галактике”.