Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

НТФ “GRIMO”

ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС “GRIMO”
ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

Т.В. Хлебникова

Комплексный подход к автоматизации предприятий розничной торговли

Автоматизация предприятий, относящихся к розничной торговле, имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой этого вида деятельности. Комплексная автоматизация подразумевает не просто оборудование контрольно-кассовыми аппаратами с системой штрих-кодирования и объединение их в сеть с персональными компьютерами, оснащенными бухгалтерскими и складскими программами. Конечной целью автоматизации является создание информационной базы для принятия управленческих решений, выбора стратегии на основе анализа финансово-хозяйственной деятельности по различным показателям и достижения конкурентоспособности предприятия. Поэтому решение проблемы автоматизации требует системного, комплексного подхода. Процесс принятия решений должен начинаться с определения целей, взаимосвязей между частями, составляющими систему. Особую важность приобретает планирование деятельности предприятия с учетом различных факторов. Поскольку процессы планирования и прогнозирования взаимосвязаны, а основой для прогнозирования является статистическая и финансово-бухгалтерская отчетность, становится очевидной потребность в полноте и достоверности информации.

Таким образом, руководитель торгового предприятия останавливается перед необходимостью определения основных составляющих компонентов автоматизации: выбор оборудования для поддержки системы штрих-кодирования (кассовые аппараты, сканеры, электронные весы, терминалы сбора данных) и инсталляцию специализированного программного обеспечения, связывающего товарный учет и бухгалтерскую отчетность. Решение этих вопросов тесно переплетается. Многие организации уже имеют бухгалтерские программы, но при переходе к технологии штрих-кодирования может возникнуть проблема оперативного обмена информацией между отдельными подразделениями (торговый зал, склад, бухгалтерия). В этом случае возможны дополнительные программные разработки, обеспечивающие привязку контрольно-кассовых аппаратов к имеющимся бухгалтерским программам, что требует определенного времени и, естественно, финансовых затрат. Поэтому вполне обоснованным может быть вариант замены имеющейся бухгалтерской программы на программный комплекс, включающий товарную, бухгалтерскую и аналитическую части.

Количественно-суммовой учет с применением технологии штрихового кодирования

Исходный момент в деятельности предприятия розничной торговли — приобретение товаров для реализации. Технология штрих-кодирования, принятая во всем мире, позволяет повысить эффективность работы, связанной с учетом поступления и движения товаров на складах и в секциях, что важно при расширении ассортимента и увеличении товарооборота. В прошлом номере освещался вопрос использования контрольно-кассовых аппаратов совместно с программным комплексом “Grimo”. Остановимся на этом более подробно, так как для многих торговых организаций сейчас актуален вопрос замены кассовых аппаратов. На рис. 1 приведена структура комплекса “Grimo” с ориентировочной привязкой программных модулей к рабочим местам.

К программному комплексу “Grimo” возможно подключение различных кассовых аппаратов: от фискальных регистраторов (“Штрих”, “Элвес”, “АМС 100Ф) до IBM POS с большими возможностями. Эти кассовые аппараты внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Потребности небольших и средних предприятий вполне удовлетворяют фискальные регистраторы, оснащенные матричным принтером с высокой скоростью печати и малой стоимостью расходных материалов. Чековые принтеры могут быть различных моделей, выбор принтера определяется в зависимости от информации, которую предполагается печатать на чеке.

Одна секция может обслуживаться одновременно несколькими кассовыми аппаратами различного типа. Для этого предусмотрен режим привязки кассовых аппаратов, позволяющий каждому элементу (условное обозначение кассового аппарата с необходимыми характеристиками) поставить в соответствие обслуживаемый отдел. Эта операция выполняется до начала работы. Следующая операция — обеспечение доступа имеющейся номенклатуры товара для контрольно-кассовой машины. В зависимости от типа контрольно-кассового аппарата выбирается режим связи с ККМ. Для кассовых аппаратов типа АМС 100Ф проводится сеанс связи в одном из двух режимов:

Рис.1

Для кассовых аппаратов типа PWP-S 100RF производится импорт — экспорт справочника товаров. Импорт справочника необходимо делать в начале рабочего дня. После получения доступа к информации о товарах, кассовый аппарат необходимо перевести в режим оформления чеков. При завершении работы производится экспорт справочника товаров и формируется кассовый отчет по результатам продажи.

Сеанс связи с ККМ может быть произведен неоднократно в течение рабочего дня при поступлении нового товара в торговый зал или необходимости получения оперативного отчета о продажах. Справка о продажах содержит информацию о количестве реализованного товара и сумме реализации, поставщике товара, а также информацию о фактических остатках. Это позволяет отслеживать динамику продаж и планировать закупки товаров.

Рис.2

Для оценки состояния дел торговой организации и анализа финансово-хозяйственной деятельности необходимо иметь достоверную картину о наличии товаров на складах. Упростить работу на складе можно при помощи специального оборудования: существуют различные типы сканеров — портативные и стационарные для оформления крупногабаритных покупок, терминалы сбора данных для проведения инвентаризаций. Память терминала позволяет хранить собранную информацию и при объединении в сеть с персональным компьютером на рабочем месте товароведа передавать эту информацию в систему.

Принцип построения учета в программном комплексе “Grimo”— от первичных документов. Поступление товара регистрируется на складе или в секции. В картотеке для каждого наименования формируется учетная карточка, содержащая всю необходимую информацию: поставщик, цена поставщика, цена магазина, количество, сумма, № ТТН, штрих-код. При регистрации поступающего на склад или в секцию товара могут использоваться различные типы сканеров для считывания штрих-кода, формирования информации по поступившему товару и занесения его в учетную карточку. Штрих-код может быть уже нанесен на товар поставщиком в соответствии со стандартами. Если штрих-кода на товаре нет, можно нанести собственный код. Существует специальное оборудование, позволяющее самостоятельно наносить штрих-код на наклейки из специальной бумаги. Для печати штрих-кода используются лазерные и матричные принтеры. Обычно применяется метод термопечати на бумажной ленте шириной 60–108 мм. Причем выходная информация может формироваться различным образом в зависимости от потребностей организации. Результатом сканирования нанесенного штрих-кода будет извлечение наименования и стоимости товара из справочника и формирование информации для печати чека при оформлении продажи.

В программном комплексе “Grimo” реализована возможность работы с товаром по штрих-коду при подключенном сканере или по этикет-коду в случае его отсутствия. При настройке работы на конкретный кассовый аппарат переключатель в предусмотренном для этого поле “Базовый код” устанавливается в необходимое положение (см. рис. 2). В соответствии со значением переключателя в дальнейшем будет строиться работа материальноответственного лица при приеме товара и продавцов при продаже.

Технология работы аналогична штрих-кодовой. Отличие состоит в том, что наносимый на товар этикет-код представляет собой уникальную для каждого товара цифровую комбинацию, которая заносится в учетную карточку в поле “штрих-код”. При продаже товара кассир набирает этот цифровой код на клавиатуре кассового аппарата, а программа по коду осуществляет поиск соответствующего товара для печати наименования и стоимости на чеке. Применение такого метода позволяет вести количественный учет без приобретения сканера. Еще одно преимущество этого метода — более низкая стоимость расходных материалов для печати этикет-кода. Метод работы по этикет-коду удобен также при работе с некоторыми специфическими видами товаров, такими как мелкая галантерея, ювелирные изделия.

Автоматизация работы
ювелирной секции

Для автоматизации работы ювелирных магазинов и ювелирных секций предназначен модуль “Ювелир” программного комплекса “Grimo”. Модуль “Ювелир” работает как в сетевом, так и в локальном режиме. Автономная работа программы обеспечивает ведение количественно-суммового учета в ювелирных секциях. При эксплуатация программы в комплексе с другими задачами обработка операций происходит в едином информационном пространстве (структура организации, словари поставщиков, справочники товаров, план бухгалтерских счетов и словари бухгалтерских проводок).

Программа позволяет выполнять все действия, связанные с приходом/расходом товара по накладным, проверкой и корректировкой данных, получением справок и отчетов.

Основные функции, выполняемые системой:

Информация о продажах формируется автоматически при подключенных к компьютерной сети контрольно-кассовых аппаратах. Если в организации используются контрольно-кассовые аппараты не связанные с сетью, для ведения количественного учета предусмотрена возможность формирования информации о продажах (см. рис. 6).

 

Рис.3

 

 

Рис.4

 

 

Рис.5

 

 

Рис.6

Таким образом, в товарных задачах происходит подготовка информационного массива для дальнейшей обработки в бухгалтерии (контировка операций, получение бухгалтерской отчетности, справок по расчетам с поставщиками и дебиторско-кредиторской задолженности), получение валовых и относительных показателей, которые необходимы для качественного анализа итогов финансовой деятельности. Финансовая отчетность служит исходным материалом для получения количественной оценки степени финансовой устойчивости предприятия. Анализ информации за определенный период позволяет своевременно предпринять меры, необходимые для стимулирования торговли и повышения конкурентоспособности предприятия.

С вопросами и предложениями обращайтесь digraph@rinet.ru

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"