Существующие в настоящее время программные продукты для автоматизации бухгалтерского и складского учета можно разделить на две большие группы.

К первой из них принадлежат те, которые могут удовлетворить запросы практически всех пользователей, но требуют специального программирования в каждом отдельном случае. Ярким примером такого рода систем является 1С-Торговля. Недостатком этого подхода является высокая стоимость и большие сроки внедрения системы. Достоинство состоит в гибкости настройки практически под любые требования системы.

Вторую группу программных продуктов составляют полностью готовые программы, которые сразу после покупки готовы к работе. Они не требуют дополнительного программирования, и срок их внедрения определяется исключительно временем, требуемым на обучение персонала. Достоинство такого подхода — возможность еще до покупки системы увидеть, как она будет работать и понять, стоит ли на нее тратить деньги. Кроме того, стоимость внедрения равна цене самой программы — дополнительные инвестиции в программирование не требуются. К недостаткам можно отнести меньшую адаптируемость к требованиям заказчика. Рассматриваемая в данной статье система Склад относится ко второй группе программных продуктов.

Система Склад, являясь универсальным инструментом, включает большой набор функциональных возможностей, которые нужны далеко не каждому пользователю. Существует пять вариантов системы, обладающих разными функциональными возможностями и различной стоимостью от 50 до 400 $. Наличие нескольких вариантов позволит не платить лишние деньги за функциональную избыточность и наращивать новые функции по мере необходимости и развития фирмы. При переходе на новый вариант с большими функциональными возможностями пользователь доплачивает лишь разницу в цене между предыдущим и новым вариантом. Для всех версий используется единая база данных, поэтому при работе с новым вариантом не возникает необходимости вводить данные заново.

В системе реализован ряд принципов, существенно упрощающих работу с ней, а также облегчающих понимание общей структуры системы.

В системе предусмотрены два способа занесения информации в систему: “от документа” и без оформления документа.

Рис. 1. Главное меню системы Склад

Принцип работы “от документа” подразумевает, что при создании первичного документа введенная информация автоматически разносится по другим разделам программы(см. рис. 2). Например, при создании приходной накладной информация о приходе товара автоматически заносится в карточку товара, карточку поставщика этого товара, учитывается на складе, на который поступил товар, а также на основе нее автоматически формируются бухгалтерские проводки.

При работе без оформления документов информация о товарных операциях (приходе, расходе, перемещении, резервировании) непосредственно вводится в карточку товара. Например, можно создать запись в карточке товара о приходе с нужным количеством. При этом документы о приходе товара созданы не будут.

Пользователю рекомендуется выбрать работу “от документа”, поскольку этот принцип отражает естественную логику работы с товаром, а также позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных.

Принцип “единого информационного пространства” позволяет однократно вводить информацию в систему на том рабочем месте, где эта информация появляется. Информация становится доступной для всех пользователей системы немедленно после ее ввода в систему, то есть система работает в режиме реального времени. Например, если менеджер со своего рабочего места выписывает расходную накладную на товар, пользователи на других рабочих местах немедленно увидят этот товар как проданный.

Кроме того, информация для аналитического и финансового учета формируется автоматически на основе первичных данных и не требует дополнительных затрат на ее сбор.

Принцип “сквозной доступности” позволяет получать доступ к информации (добавлять, корректировать, удалять) в любом месте системы, где она необходима. Например, при создании приходной накладной при отсутствии карточки поставщика (новый поставщик) пользователь может, не покидая накладную, добавить карточку поставщика, затем вернуться к оформлению накладной, выбрав из списка поставщиков только что добавленного. Аналогичным образом в процессе формирования приходной накладной можно создать новую карточку товара.

* Цены указаны за однопользовательские версии.

Принцип “разумной блокировки” позволяет редактировать одну и ту же запись с разных рабочих станций, не опасаясь, что это приведет к неверным результатам. Например, одновременно с разных рабочих станций выписываются расходные накладные на один и тот же товар на все оставшееся на складе количество. Система позволит находиться в редактировании строки карточки товара одновременно с нескольких рабочих станций, однако собственно списание товара со склада выполнится только для того пользователя, который первый нажмет клавишу сохранения в строке своей накладной. Остальным пользователям списание товара будет заблокировано.

Принцип “формирования рабочей среды” позволяет организовать функционально различные рабочие места путем санкционирования доступа к информации. Например, рабочее место менеджера торгового зала. Для организации такого рабочего места администратор системы должен добавить имя нового пользователя в список пользователей и назначить права на добавление и просмотр счетов на оплату, покупателей, а также на просмотр информации о наличии товаров на складах. Главное меню такого рабочего места будет состоять только из тех пунктов, которые санкционированы администратором системы, а при работе с записями он сможет увидеть только разрешенные ему поля.

Таким образом, работая с сетевой версией системы, пользователь может сформировать столько рабочих мест с необходимым набором функций, сколько ему нужно.

Принцип “единой товарной карточки” предусматривает учет всех операций движения товара, связанных с разными складами, на одной карточке товара. В карточке подсчитываются остатки товаров в целом по предприятию и по каждому складу в отдельности. В системе можно распечатать товарную карточку с операциями и остатками как по всему предприятия, так и только по отдельному складу. Отчетные формы о движении товаров можно сформировать в разрезе отдельного склада, в разрезе нескольких отобранных складов или по всему предприятию (по всем складам).

Учетная цена товара в системе рассчитывается по методу средней на основе всех операций прихода товара и является средней учетной ценой для всех складов.

Однако в реальной жизни может потребоваться получать учетные цены товара отдельно для каждого склада.

Принцип “контекстной аналитики” подразумевает, что для получения сводной или отчетной информации об объекте (например, товаре, группе товаров, контрагенте, группе контрагентов и т.д.), необходимо “войти” в этот объект, то есть войти в соответствующий пункт меню, где ведется работа с данным объектом. Например, печать Ведомости расхода комплектующих вызывается из пункта Главного меню “Акты комплектации товаров”.

При создании в системе первичных документов, оформляющих движение товаров (приходных и расходных накладных, накладных на перемещение, актов комплектации) сохранение товарной позиции документа подтверждает совершение товарной операции. Например, после создания и сохранения товарной позиции в расходной накладной в карточке соответствующего товара создастся операция расхода и пересчитаются остатки товара на складе и по предприятию в целом.

Применение собственной базы данных, разработанной специалистами фирмы “СофтЛенд Системз”, позволило организовать хранение всей информации, однажды введенной в систему, без использования операций закрытия периода. При этом пользователь в любой момент может получить первичные и отчетные данные за любой период времени. В то же время в системе можно установить запрет корректировки информации по указанной дате. После этого все корректировки информации, имеющей дату, более раннюю, чем введенная, будут запрещены.

Система Склад предусматривает обмен данными между удаленными складами и филиалами. Под удаленными складами понимаются рабочие места, которые не имеют возможности подключения к базе данных через локальную сеть. Система Склад позволяет подключать такие рабочие места как в режиме on-line, так и в режиме off-line. Для подключения в режиме on-line можно использовать такие стандартные программы как PC— Anywhere, WinFrame и т.п. Следует отметить, что для обеспечения режима on-line требуется наличие устойчиво работающего канала связи, причем во время работы программы он будет полностью занят.

Рис. 2. Схема движения информационных потоков в системе Склад

Для связи в режиме off-line служит вспомогательная программа “Обмен информацией между базами данных”(рис.3), разработанная специалистами SoftLand Systems. Программа позволяет экспортировать все необходимые данные из исходной базы данных в файл обмена и импортировать информацию из файла обмена в базу данных удаленного склада. Файл обмена передается на удаленный склад по модему или на дискете.

Пользователь самостоятельно выбирает перечень документов и операций из базы данных для экспорта (смотри рисунок 4). При создании файла обмена задается период, за который будет отобрана информация. Для каждого документа или операции указывается одно из значений: “Все”, что означает экспортировать все документы за данные период, “Нет”, то есть не экспортировать, или “Список”. Список документов можно задавать только для приходных и расходных накладных, а также накладных на перемещение между складами. Из общего списка пользователем помечаются нужные накладные. Кроме документов и операций, в файл обмена экспортируются товары, группы товаров, склады, контрагенты, типы документов, которые участвуют в движении товаров. При импорте информации пользователь может указать букву или знак, который будет добавлен к номерам всех импортируемых документов для того, чтобы потом их можно было легко отобрать.

Рис. 3. Главное меню программы “Обмен информацией между базами данных”

Важной особенностью описанной организации обмена является возможность реализовать множество различных режимов работы с удаленными складами. Например, на удаленном складе может производиться только выписка первичных документов, информация о которых затем передается в центральный офис. Или из офиса на склад требуется передавать только операции резервирования товаров.

Рис. 4. Задание условий для экспорта информации

При создании единой информационной базы, включающей объединенные данные со всех складов, пользователь может столкнуться с рядом проблем, о которых должен знать заранее.

В случае, когда каждый склад или филиал может самостоятельно закупать новые товары, один и тот же товар на разных складах может иметь разные названия, что затрудняет объединение данных в единой базе. Поэтому оформление закупки нового товара на складе должно происходить после согласования данных (номенклатурного номера, наименования нового товара) с центральным офисом. Если поступление новых товаров на предприятие организуется только через центральный офис, проблемы согласования не существует.

Информационная система предприятия должна обеспечивать руководство данными для ведения управленческого учета. Разработка и осуществление управленческих решений базируется на плановой, оперативной и аналитической информации.

Система Склад является мощным инструментом для ведения аналитического учета. В системе можно получить большое количество сводных отчетов с использованием и отбором информации в любом разрезе и с любой степенью детализации.

В системе нет отдельного раздела для печати выходных форм. Чтобы получить отчет об определенном объекте, необходимо войти в соответствующий раздел системы. Например, печать списка платежей покупателя вызывается из раздела “Покупатели” из карточки нужного покупателя.

Оборотная ведомость

Ведомость может быть получена за любой период времени. Оборотная ведомость составляется по всем складам или по отдельному складу. Существуют следующие виды отчета

Оборотная ведомость по группам — справка

Данный отчет показывает обороты в разрезе групп товаров в реальных и учетных ценах с расчетом торговой наценки.

Оборотная ведомость по счетам — справка

Отчет показывает обороты в разрезе учетных счетов бухгалтерского учета в реальных и учетных ценах с расчетом торговой наценки.

Оборотная ведомость по счету

Отчет показывает обороты в разрезе товаров указанного учетного счета. Отчет может быть получен в учетных ценах, в реальных ценах с расчетом торговой наценки, или только в количественном выражении.

Оборотная ведомость по всем группам

Отчет содержит обороты в разрезе товаров всех групп в учетных ценах, в реальных ценах или в количественном выражении.

Оборотная ведомость по группе

Отчет содержит обороты в разрезе товаров указанной группы.

Оборотная ведомость по отобранным товарам

Отчет содержит обороты по отобранным товарам.

Движение товаров (приходы) по группам за период

Отчет составляется по данным отобранных приходных накладных. Для каждого товара указывается приход за период в количественном выражении и в ценах прихода. Товары отсортированы по группам.

Движение товаров (перемещение) по группам за период

Отчет составляется по данным отобранных накладных на внутреннее перемещение. Можно отобрать перемещения по всем складам или задать склад-приемник и склад-источник. По каждому товару указывается передача в количественном выражении, в учетных и реальных ценах, рассчитывается размер и процент наценки.

Движение товаров (расходы) по группам за период

Отчет составляется по данным отобранных расходных накладных. Отчет содержит расходы товара за указанный период в количественном выражении, в учетных и реальных ценах. Для каждого товара рассчитывается размер и процент наценки:

• для отобранных операций с товарами за период,
• для отобранных операций прихода,
• для отобранных операций расхода,
• для отобранных операций прихода-расхода,
• для отобранных операций перемещения между складами.

Справка по отобранным строкам

Отчет содержит сводную информацию по отобранным операциям: количество строк прихода, расхода, перемещения, общие суммы расхода, прихода и перемещения в реальных ценах, сумма операций в учетных ценах и размер наценки.

Справка со строками прихода-расхода

Отчет содержит перечень отобранных операций. По каждой операции указывается дата, наименование товара, контрагент, количество, цена и сумма в учетных и реальных ценах, величина наценки по операции.

Справка с группировкой товаров

Отчет показывает количество прихода и расхода, суммовой оборот по каждому товару. Товары в отчете отсортированы по группам.

Справка по клиентам

Отчет показывает суммы прихода и расхода за период по каждому контрагенту, рассчитанные по отобранным операциям.

Справка по складам для отобранных операций перемещения

Наличие товаров во всех группах

Отчет показывается фактические и предполагаемые (за вычетом зарезервированного количества) остатки по каждому товару по предприятию в целом и по каждому складу. Отчет может быть сформирован по отдельному складу или по списку складов, по всем товарам, по товарам определенной группы или по отмеченным товарам.

Количественно-суммовые остатки в ценах продажи

Отчет показывает остатки на указанную дату по каждому товару в количественном выражении и в выбранной продажной цене. Остаток может рассчитываться по всем складам, отдельному складу или по выбранному перечню складов. В отчет могут быть включены все товары или товары отдельной группы.

Состояние товарных запасов

В отчете указываются остатки по каждому товару: фактический остаток, зарезервированное количество, свободный остаток, введенный размер минимального запаса, разница между свободным остатком и минимальным запасом. Отчет используется для планирования закупок товарных запасов. Отчет может быть сформирован по всем складам или по определенному складу. Можно получить отчет по товарам определенной группы или только для товаров с отрицательным свободным остатком. В последнем случае отчет формируется по отобранным товарам с отрицательным остатком.

Список товаров с отрицательным предполагаемым остатком

Отчет о реализации по накладной

Отчет показывает количественные и суммовые обороты по каждому наименованию из накладной на реализацию по следующим типам движения: получено, возврат поставщику, продано, остаток.

Остатки товаров по накладной

Отчет содержит количественно-суммовые остатки для каждого товара из накладной на текущую дату. Суммовой остаток рассчитывается по ценам, указанным в приходной накладной на реализацию.

Протокол расчета продаж и остатков

В отчете для каждого товара из накладной на реализацию представлен расчет остатка с учетом операций расхода, возвратов покупателей, возвратов поставщику данного товара.

Сводный отчет по товарам на реализации за период

Отчет показывает баланс расчетов с поставщиками по реализованным товарам. По каждому поставщику, у которого был взят товар на реализацию, в отчете указывается: суммовой остаток полученных товаров на начало периода, суммовые обороты за период: получено, возвращено, реализовано, а также остаток на конец периода, реализованных товаров на конец периода, оплачено на конец периода.

Отчет по накладным на реализацию за период

Отчет показывает баланс расчетов за товары, полученные на реализацию от указанного поставщика, по каждой приходной накладной на реализацию. Для каждой накладной указывается суммовой остаток на начало и конец периода, сумма реализованных товаров за период, сумма реализовано на конец периода, сумма произведенных платежей по накладной на конец периода.

Отчет по товарам, взятым на реализацию, за период

Ведомость расхода комплектующих

Ведомость может быть составлена за любой период в целом по предприятию или только по указанному складу. Отчет содержит перечень комплектующих, которые были использованы за период для комплектации, с количеством, учетной ценой и суммой.

Ведомость прихода комплектов

Анализ продаж товаров за период

Отчет может быть получен по всем товарам, по группе товаров, по отобранным или отмеченным товарам, а также по предприятию в целом или по отдельному складу.

Существует несколько видов анализа продаж:

• По товарам — для каждого товара показывает количество и сумму продаж за период, долю в общих продажах, размер полученной от продаж прибыли, долю в общей прибыли. Данный анализ позволяет выявить товар, приносящий максимальную прибыль или имеющий максимальный оборот;
• По дням периода;
• По неделям периода;
• По месяцам периода — для каждого месяца (дня, недели) показывает количество и сумму продаж всех товаров, долю в продажах за весь период, размер полученной за месяц (день, неделю) прибыли, долю в общей прибыли, полученной за период. С помощью анализа можно определить месяц (день, неделю) с наибольшим, наименьшим оборотом, с максимальной, минимальной прибылью.

Список расходных накладных с наценкой

Отчет составляется по отобранным расходным накладным. Для каждой накладной указывается сумма в продажных и учетных ценах, размер полученной прибыли (наценки), доля в общей прибыли, полученной по всем расходным накладным из списка.

Справка о наценке по накладной

Показывает размер наценки по расходной накладной в суммовом и процентном выражении. Справка по отобранным операциям расхода с рентабельностью больше указанного процента

Для получения отчета предварительно производится отбор операций расхода за период с рентабельностью больше определенного процента. Для каждой операции в отчете указывается дата, наименование товара, документ, контрагент, количество, сумма в учетных ценах, в продажных ценах, наценка.

Справка по отобранным продажам ниже себестоимости

Рассматриваемые выходные формы могут быть получены по всем покупателям, по отобранным покупателям или только по покупателям-должникам.

Справка по покупателям — текущий баланс

Отчет показывает баланс расчетов с покупателями. Для каждого покупателя указывается сумма полученных товаров, сумма возврата, сумма оплаты и баланс — разница между полученными и оплаченными товарами минус возврат. Отрицательный баланс означает долг покупателя перед фирмой.

Анализ расчетов с покупателями за период

По каждому покупателю в отчете указывается баланс на начало периода, сумма полученных за период товаров, сумма возвращенных товаров, сумма платежей, баланс на конец периода.

Справка по группам покупателей за период

Отчет показывает анализ расчетов с покупателями в разрезе групп покупателей, введенных в словаре покупателей.

Список всех покупателей с дополнительной информацией

Для каждого покупателя по списку печатается дополнительная информация из карточки покупателя.

Перечисленные ниже отчеты могут быть сформированы также для отдельного покупателя.

Платежи всех покупателей за период

Отчет содержит список платежей от всех покупателей, полученных за указанный период. По каждому платежу в отчете фиксируется дата получения, основание платежа, форма оплаты, курс и сумма платежа. Все платежи отсортированы по покупателям, от которых они получены.

Анализ расчетов с покупателями по датам за период

Отчет показывает расчеты со всеми покупателями на каждую дату заданного периода. На каждую дату расчета показывается сумма платежей всех покупателей, сумма выданных покупателям товаров, сумма возвратов, баланс за день, баланс на конец дня.

Итоги по товарам за период

Отчет показывает расход товаров и полученную от расхода прибыль за заданный период времени. По каждому товару в отчете содержится следующая информация: текущая учетная цена, количество отдано, количество возврата, итог (“отдано” минус “возврат”), сумма итога в продажных ценах, в учетных ценах, наценка.

Анализ расчетов с покупателями по кредитам

Отчет позволяет проследить расчеты покупателей по товарным кредитам за заданный период времени. Отчет может быть сформирован с разной степенью детализации: по каждому покупателю или по группам покупателей. Для каждого покупателя показывается общая сумма полученных покупателем товаров, а также сумма платежей, сумма возвращенных товаров, процент оплаты и долг на момент истечения товарного кредита и на текущий момент.

Скидки покупателей по группам товаров

Отчет показывает установленные в карточках покупателей скидки для каждого покупателя по различным группам товаров.

Полученные товары и платежи по покупателю

Отчет содержит список всех полученных покупателем товаров с указанной даты и список произведенных покупателем платежей.

Полученные товары по операциям по покупателю

Рассматриваемые выходные формы могут быть получены по всем поставщикам или только по отобранным.

Справка по поставщикам — текущий баланс

Данный отчет показывает баланс расчетов с поставщиками на текущий момент. По каждому поставщику в отчете содержится следующая информация: сумма полученных от поставщика товаров, сумма возврата, сумма платежей поставщику, текущий баланс.

Анализ расчетов с поставщиками за период

По каждому поставщику в отчете указывается баланс на начало периода, сумма полученных от поставщика за период товаров, сумма возвращенных товаров, сумма платежей, баланс на конец периода.

Список всех поставщиков с дополнительной информацией

Для каждого поставщика из списка печатается дополнительная информация из карточки поставщика.

Описанные ниже отчеты могут быть также сформированы для отдельного поставщика.

Платежи всем поставщикам за период

Отчет содержит список платежей всем поставщикам за указанный период. По каждому платежу в отчете фиксируется дата, основание платежа, форма оплаты, курс и сумма платежа. Все платежи отсортированы по поставщикам.

Анализ расчетов по датам за период

Отчет показывает расчеты со всеми поставщиками на каждую дату заданного периода. На каждую дату расчета показывается сумма платежей всем поставщикам, сумма полученных товаров, сумма возвратов, баланс за день, баланс на конец дня.

Итоги по товарам за период

Отчет показывает поступление товаров от поставщиков за заданный период времени. По каждому товару в отчете содержится следующая информация: текущая учетная цена, количество прихода, количество возврата, итог (“приход” минус “возврат”), сумма итога в учетных ценах.

Полученные товары и платежи поставщика

Отчет содержит список полученных от поставщика товаров с указанной даты и список произведенных поставщику платежей.

Полученные товары поставщика по операциям

Сводный отчет реализаторов за период

Отчет показывает расчеты с реализаторами за период. По каждому реализатору указывается остаток товаров у реализатора на начало периода, сумма полученных за период товаров, сумма возвратов, сумма реализованных товаров, а также остаток, сумма реализованных товаров и сумма оплаты на конец периода.

Продажи реализаторов за период

Отчет содержит список проданных реализаторами товаров. Продажи товаров отсортированы по реализаторам и по накладным, по которым эти товары были получены. Для каждой продажи указывается дата, наименование товара, цена, количество и сумма.

Итоги продаж реализаторов по товарам

Отчет содержит отсортированный по группам список товаров, проданных реализаторами за указанный период. По каждому товару указывается только количество и сумма.

Отчет реализатора по накладной

Отчет показывает количественные и суммовые обороты по каждому наименованию из накладной на реализацию по следующим типам движения: получено, возврат, продажи реализатора, остаток на текущий момент.

Отчет по накладной с операциями

Отчет показывает количественные и суммовые обороты по каждому наименованию из накладной на реализацию с подробным описанием всех операций продаж и возвратов. Для каждой операции указывается дата, количество и сумма.

Остатки товаров по накладной

Отчет содержит список непроданных реализатором товаров, полученных по данной накладной.

Для каждого наименования указывается количество, цена и сумма.

Остатки товара у реализатора

Отчет содержит список непроданных реализатором товаров, полученных по всем накладным на реализацию. Для каждого наименования указывается количество, средняя цена и сумма.

Отчет реализатора по накладным

Отчет показывает расчеты с реализатором за указанный период в разрезе накладных на реализацию. По каждой накладной указывается: остаток на начало периода, движение товаров за период: получено, возвращено, реализовано, а также данные на конец периода: остаток, реализовано и оплачено.

Продажи реализатора за период

Отчет содержит список проданных реализатором товаров, отсортированный по расходным накладным, по которым были получены товары. По каждой продаже указывается дата, наименование товара, цена, количество и сумма.

Анализ продаж реализатора за период

В отчет включаются все продажи реализатора за указанный период.

Существует несколько видов анализа продаж:

Справка по платежам за период

Отчет показывает движение денежных средств за период. В отчете содержится следующая информация: приход за период, расход, баланс (приход-расход). Кроме того, отдельно вычисляются значения по наличным и безналичным платежам.

Список платежей за период

Отчет содержит информацию о всех полученных и произведенных платежах за указанный период времени. Для каждого платежа указывается дата, контрагент, основание платежа, форма оплаты, валюта, сумма в валюте платежа и валюте ведения учета в системе.

Анализ платежей за период

Отчет показывает движение денежных средств по дням, неделям или месяцам периода. На каждый отрезок периода (день, неделю или месяц) указывается приход денежных средств, расход и баланс.

Список возвратов денег поставщиками

Отчет содержит список платежей поставщиков за возвращенные им товары. По каждому платежу указывается дата, контрагент, основание платежа, форма оплаты, валюта, сумма в валюте платежа и валюте ведения учета в системе.

Список возвратов денег покупателям

Корреспонденция счетов бухучета

Отчет показывает движение средств по бухгалтерским счетам за указанный период времени. Данные в отчете показываются по следующим позициям движения: с дебета счета, на кредит счета, количество проводок и сумма.

Журнал хозяйственных операций

Анализ выписки счетов по продавцам за период

По каждому продавцу отчет показывает количество выписанных счетов, общую сумму, сумму оплаты по всем счетам продавца, сумму выдач, наценку в процентном и суммовом выражении, а также ее долю в общей прибыли, полученной от продажи, произведенной всеми продавцами за период.

Анализ выписки расходных накладных по продавцам за период

По каждому продавцу отчет показывает количество выписанных продавцом накладных, сумму по накладным, долю в сумме продаж всех продавцов за период, наценку по накладным в количественном и суммовом выражении, ее долю в общей прибыли, полученной от продаж всех продавцов за период.

Список счетов продавца за период

Отчет содержит список всех счетов, выписанных продавцом за указанный период. Для каждого счета в отчете указывается дата, номер, покупатель, тип документа, склад, сумма, сумма платежей по счету, сумма выдач по счету.

Список расходных накладных продавца за период

Отчет содержит список всех расходных накладных, выписанных продавцом за указанный период. Для каждой накладной в отчете указывается дата, номер, покупатель, тип документа, склад и сумма.

Список расходных накладных продавца за период с товарам

В отчете для каждой накладной, кроме общей информации, указывается перечень товаров с количеством, ценой и суммой по каждой позиции.

Список расходных накладных по продавцу с наценкой

В отчете для каждой накладной, кроме общей информации, указывается сумма накладной в учетных ценах, наценка в суммовом и процентном выражении.

Объемы продаж по группам за период (по продавцу)

В условиях, когда в системе одновременно работает много сотрудников с разными функциональными обязанностями, особо серьезной становится проблема защиты информации.

В системе Склад имеется возможность организовать функционально различные рабочие места путем санкционирования доступа к информации. Для создания рабочих мест администратор системы назначает каждому сотруднику, который будет работать в системе, индивидуальные права на совершение различных действий и на доступ к различным видам информации. Права пользователю назначаются в соответствии с его обязанностями и функциями. Деление всей информации на виды, которые включаются в права пользователя, является очень детальным (рис.5). Поэтому в системе можно описать практически любой набор прав.

Рис. 5. Организация рабочего места менеджера торгового зала

В условиях гибкой системы назначения прав пользователям можно организовать рабочее место сотрудника предприятия с традиционной организационной структурой, когда функции отдельного работника определяются подразделением, в котором он работает. Кроме того, можно создать рабочее место для пользователя, являющегося участником процессной команды, которая несет ответственность за выполнение определенного бизнес-процесса. В этом случае работа предприятия организуется вокруг бизнес-процессов, которые отражают деятельность всего предприятия.

Система Склад работает под управлением операционной системы MS-DOS. Система может работать под WINDOWS 3.1/3.11, WINDOWS'95, а также WINDOWS NT и OS/2 как задача DOS.

Система состоит из одного исполняемого файла, размер которого составляет менее 1.5 Mb, что позволяет хранить его на одной дискете 3.5” емкостью 1.44 Mb. Для работы программы достаточно 480 Kb свободной оперативной памяти. Использование оптимизированного программного кода позволяет системе работать с приемлемым быстродействием даже на компьютерах с процессором 80286.

Средства программной реализации системы — BORLAND PASCAL 7.0 и ASSEMBLER.

Специалистами фирмы в 1995 году была разработана и реализована новая сетевая технология, названная “виртуальный клиент-сервер”. Для того, чтобы понять ее суть, требуется небольшое историческое отступление.

Одним из этапов развития сетевых технологий стало появление файл-серверов. Файл-сервер обеспечивает ускорение доступа к информации за счет создания общего для всех рабочих станций кэша. Суть кэширования информации состоит в том, что прочтенную информацию можно сохранять в оперативной памяти. Тогда при последующих обращениях к устройству поиск требуемой информации сначала производится в быстрой оперативной памяти и, только если она не найдена, ведется поиск информации на внешнем устройстве. При этом все станции обращаются за информацией к файл-серверу, а он или читает ее из кэш-памяти, или с диска, если в кэш-памяти нужной информации не оказалось. Но поскольку каждая из программ на рабочих станциях вынуждена сама работать с файлами баз данных, она должна получать через сеть много лишней информации. Например, для поиска записи с заданным ключом надо прочесть несколько индексных блоков и только после этого собственно запись. Если требуется отбор записей по каким-либо критериям, для этого может понадобиться прогнать через сеть всю базу данных. Отбор нужных записей будет выполняться на рабочей станции, но огромное количество ненужных записей пройдет через сеть. Все это приводит к перегрузке сети, поскольку объем информации, передаваемый через нее в единицу времени, ограничен.

При использовании технологии “клиент-сервер” поиск и отбор нужных записей производится на сервере приложений, который получает запросы от рабочих станций, выполняет поиск и передает на рабочую станцию только те записи, которые реально нужны. Эта технология решает проблему перегрузки сети. Но так как вся работа с базой данных ведется на сервере приложений, то он должен быть очень быстродействующим для обеспечения нормальной работы достаточного количества рабочих станций. При этом увеличение количества рабочих станций требует пропорционального увеличения производительности сервера приложений.

В разработанной специалистами фирмы технологии “виртуальный клиент-сервер” каждая рабочая станция работает с файлами базы данных, используя метод кэширования. Суть кэширования информации состоит в том, что прочтенную информацию можно сохранять в оперативной памяти. Тогда при последующих обращениях к устройству поиск требуемой информации сначала производится в быстрой оперативной памяти и, только если она не найдена, ведется поиск информации на внешнем устройстве. При использовании кэширования нагрузка на сеть падает, так как большинство запрашиваемых записей уже находятся в оперативной памяти. В то же время скорость работы СУБД существенно возрастает, как и должно быть при использовании кэширования. Для того чтобы содержимое кэш на всех рабочих станциях отслеживало изменения, используется синхронизация. То есть каждая рабочая станция, которая изменяет базу данных, оповещает все остальные станции об этих изменениях. Но синхронизация не создает дополнительную нагрузку на сеть. Информация об изменениях в любом случае передается по сети для того, чтобы операционная система могла занести их в файл. И эта информация достигает одновременно всех рабочих станций. Кроме существенного ускорения обработки, предложенная технология позволяет каждой из рабочих станций отображать изменения в базе данных на экране автоматически, то есть без дополнительных действий пользователя.

Практическое применение технологии показало, что по скорости работы система Склад превосходит программы, написанные с использованием Clipper, FoxPro и Btrieve, на порядок.