Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

АО “Электронные деньги”

Материальный учет

В предыдущих публикациях (№№ 1'97 стр.26, 1'98 стр. 229) Вы могли ознакомиться с предложением АО “Электронные деньги” по пакету программ для автоматизации оптовой и розничной торговли. Нам хотелось бы ознакомить Вас более подробно с принципами, заложенными в каждый программный продукт и систему (комплекс) в целом. В том случае, если Вы хотите узнать обо всем и сразу, можете связаться с нами через редакцию. Хотелось бы начать с программы АРМ “Склад”, так как это именно точка от которой начинается пляска.

Программа АРМ “Склад”— инструментальное средство и, следовательно, она не ведет, а отражает работу исполнителя, в том числе и его ошибки. Принцип: программу обмануть нельзя, можно обмануть только себя.

Учетная политика

Учетная политика включает в себя: понятие материальной ответственности и ценового учета. Материальная ответственность может быть общей (бригадной) или дифференцированной.

В случае, когда хозяина торгового предприятия не интересует, за кем, какой и в каком количестве товар числится, можно говорить об общей материальной ответственности или о ее отсутствии. Тогда обеспечивается единство справочника товаров, уменьшается документооборот (не надо оформлять внутреннее перемещение), внимание сосредотачивается на расчетах со сторонними организациями.

В случае дифференцированной материальной ответственности для каждого материально-ответственного лица (МОЛ) создается своя информационная база. Здесь обеспечивается учет товаров и их движения по каждому МОЛ, но задача учета расчетов со сторонними организациями полностью перетекает в систему бухгалтерского учета, с которой АРМ “Склад” имеет интерфейс по экспорту товарных отчетов МОЛ.

Ценовая политика определяет как внутренний стоимостной учет товаров, так и способ определения результатов торговли. Под учетной ценой товара понимают цену, по которой товар числится за предприятием/МОЛ. Под фактической ценой товара понимают цену операции оприходования/отпуска по документу. Здесь различаются следующие виды ценовой учетной политики (два вида учетной цены): по себестоимости (отпускная цена — свободная), по отпускным/розничным (фиксированным) ценам.

В случае учетной цены по себестоимости товар приходуется по цене поставщика и реализуется по свободной фактической цене. Результаты торговли определяются либо с помощью механизма КСУ за отчетный период как итоговый валовой доход, полученный за отчетный период от разницы цен закупки и продажи и расчетом средневзвешенной учетной цены (см. табл. № 1), либо через расчет наценки по каждому документу. Отметим, что в рамках данной ценовой политики нет нужды в регулярных переоценках товаров при изменении отпускных цен. Дополнительную информацию смотрите в разделе “Количественно-Суммовой учет товаров и тары”.

Таблица № 1

В случае учетной розничной цены наценка определяется в момент оприходования товара, и учет ее реализации передается в ведение бухгалтерского учета. Переоценка товара в рамках данной ценовой политики — специальная процедура, которая сопровождается формированием акта переоценки.

Программа обеспечивает следующие варианты формирования справочников: единство ассортимента в условиях свободных цен за счет средневзвешенной учетной цены, множественность ассортимента в зависимости от учетной цены и/или поставщика, единство ассортимента за счет привязки справочника поставок к справочнику товаров(партионный учет). При использовании заказчиками штрих-кода изготовителя для идентификации товара (например, в случае работы совместно с кассами) необходимо обеспечивать единство ассортимента. Рассмотрим подробнее ваpианты.

Единство ассортимента в условиях свободных цен обеспечивается за счет расчета в КСУ средневзвешенной учетной цены за отчетный период (табл. № 2).

Множественность ассортимента в условиях свободных или фиксированных цен возникает для товара одного наименования из-за необходимости различать разные учетные цены и/или разных поставщиков и/или поставки данного товара, что приводит к открытию новых карточек товара (табл. № 3).

Таблица № 2

Таблица № 3

Единство ассортимента при необходимости различать разные учетные цены и/или разных поставщиков данного товара может быть обеспечено за счет привязки справочника поставок к справочнику товаров (табл. № 4).

Таблица № 4

Часть заказчиков, и довольно значительную, интересуют валютные цены. Этому есть две причины: попытка сгладить инфляционные процессы и/или прямые договоры с инофирмами. В зависимости от этого различаются версии программы: чисто рублевая, с валютными ценами поставщика — и с валютными отпускными ценами.

Версия с валютными ценами поставщика обеспечивает ввод входных цен в валюте поставщика, задание курса перевода и калькуляцию бухгалтерских проводок по расчетам с поставщиком в валюте и рублевом эквиваленте.

Версия с валютными отпускными ценами вводит дополнительно два понятия: национальная и базовая валюта. Национальная валюта — денежная единица, в которой требуется представлять отчетность. Базовая валюта — денежная или условная единица, в которой устанавливаются отпускные цены. В данной версии ведется справочник валют и курсов валют по отношению к национальной и базовой валюте.Смена курса — не чаще раза в день, причем курс действует в течение всего дня.

Учет товаров в зависимости от форм собственности на товар

Здесь мы коснемся понятия Балансовый Счет/Субсчет (БСС) — одного из основных понятий бухгалтерского учета. В материальном учете БСС интересует нас с точки зрения отражения в нем различий в формах собственности на товар. Товар может находиться в собственности торгового предприятия и, следовательно, отражаться на 41 балансовом счете. Товар может быть принят на реализацию, комиссию, тогда он должен отражаться на забалансовом счете (например, на 004).

Имеется два решения данной задачи. Первое, самое простое и самое трудоемкое — организация информации для нескольких МОЛ, невзирая на то, что это один и тот же ответственный, в зависимости от БСС учета. То есть для одного МОЛ открываются несколько складов: товары в собственности (41 счет), товары на ответственном хранении (00 счет) и т.д. Проиллюстрируем технологию работы в рамках данного решения на примере.

Пусть нам надо отпустить покупателю товар, находящийся в подотчете на реализацию. В этом случае надо:

• списать с МОЛ товар на реализации по внутреннему перемещению;
• оприходовать товар на МОЛ по 41 счету по внутреннему перемещению;
• оформить расходный документ на отпуск покупателю с 41 счета.

Итого: 3 операции и 3 документа.

Второе, более красивое решение основывается на использование справочника поставок, где товар характеризуется не только ценой, поставщиком и номером поставки, но и БСС. В этом случае программа берет на себя функцию распознавания формы собственности и соответствующих преобразований. В нашем примере операция оформляется одним документом, но по бухгалтерским проводкам рассвечивается по полной программе: списание с 00 счета, оприходование на 41 счет с 60 счета (расчет с поставщиком), списание с 41 счета на расчеты с покупателем или результаты торговли. Таким образом, мы имеем один документ вместо трех как в предыдущем варианте.

Функциональные возможности программы

Ведение товарной картотеки. Все товары, в том числе и вновь поступающие, автоматически заносятся в справочник товаров. Выписка приходных и расходных документов приводят к появлению и изменению оперативного остатка товара в справочнике. Оперативный остаток не только показывает, сколько имеется товара, но и контролируется при отпуске товара покупателю на наличие. Программа обеспечивает возможность вести оперативный остаток с учетом заказов покупателей. Справочник товаров содержит необходимое и достаточное описание товара для решения всех других функций программы (табл. № 5). Один из важных реквизитов товарной строки — контролируемый бухгалтерский остаток на начало отчетного периода. Для картотеки он важен как исходная точка для процедуры восстановления оперативного остатка в случае каких-либо аварий.

В представленной таблице не показаны другие реквизиты справочника. Они будут объявляться по мере знакомства с другими задачами.

По каждой товарной строке можно посмотреть документальную историю данного товара (см. Табл.№ 6)

Таблица № 5

Таблица № 6

Таблица № 7

Таблица № 8

Ведение картотеки торговых партнеров

Все поставщики и покупатели, а также корреспонденты по внутреннему перемещению товаров заносятся в справочник торговых партнеров. Справочник торговых партнеров содержит необходимое и достаточное описание партнера для решения всех других функций программы (табл. № 7).

В представленной таблице не показаны другие реквизиты справочника. Они будут объявляться по мере знакомства с другими задачами.

По каждой строке партнера можно посмотреть его документальную историю (см. табл.№ 8).

Оприходование товаров

Оформляется выпиской приходного документа по факту приемки товара в подотчет. Документ характеризуется кодом МОЛ, номером и датой выписки. В таблице № 9 представлена “шапка” накладной, товарные строки и сформированные бухгалтерские проводки.

Попутно с выпиской документа решаются следующие задачи: пополнение справочника торговых партнеров новым поставщиком и пополнение справочника товаров новыми товарами. В связи с этим важно отметить, что задача оприходования товаров имеет первостепенное значение для всех последующих задач и, следовательно, требует особого внимания и ответственности со стороны того, кто ею будет заниматься.

Программа обеспечивает заказчику возможность оприходовать товар различными видами операций, например: от поставщика, по внутреннему перемещению, в порядке возврата от покупателя и т.д. Заказчику в составе программы поставляются средства настройки видов операций как оприходования, так и отпуска товаров, что порождает еще большее многообразие применений программы. К сожалению, а может быть и к счастью разработчики программы в попытках подготовить типовой набор операций не нашли на множестве объектов внедрения ни одной повторяющейся операции, что подтверждает правоту разработчика в вынесении настроек операций на уровень пользователя.

В программе заложен принцип документообоснованности изменений справочной информации и вместе с тем независимости документов от прямых изменений справочной информации. Это значит, что выписка документов влияет на справочники, а изменения, вносимые в справочники, не влияют на содержание документов. Данный принцип полезен для поиска ошибок или анализа причин тех или иных изменений информационной базы, но будет раздражать пользователей, привыкших к автоматическим изменениям документа по изменению справочной информации.

Таблица № 9

По мере ввода товарных строк в приходный документ оперативный остаток в справочнике товаров автоматически увеличивается на количество приходуемого тов.

Отпуск товаров

Оформляется выпиской расходного документа по факту отпуска товара из подотчета, а иногда и предварительно (Табл. № 10).

По мере ввода товарных строк в расходный документ оперативный остаток в справочнике товаров автоматически уменьшается на количество отпускаемого товара, но в пределах наличного остатка.

Комплектация отчета МОЛ

Документы подтверждаются включением в отчет. Отчет состоит из двух частей: поступление и выбытие за отчетный период (табл. № 11 и табл. № 12). Периодичность составления отчета — дело заказчика: раз в день, неделю, но не реже одного раза в месяц. В отчет включаются все “отработанные”, то есть подписанные к этому моменту документы, не взирая на дату документа. Отчет характеризуется кодом МОЛ, номером и датой. Причем дата отчета является датой подтверждения и учета включенных в него документов.

Следует отметить особую роль последнего отчета за месяц. При его формировании следует проверить, нет ли забытых по какой-либо причине документов. Например, если не включить в отчет текущего месяца приходный документ, на основании которого был оприходован товар, частично или полностью реализованный в течение месяца, а расходные документы на его реализацию включить в отчеты текущего месяца, то по результатам КСУ мы, очевидно, получим отрицательный бухгалтерский остаток.

Таблица № 10

Таблица № 11

Таблица № 12

Товарный отчет является единицей информации, передаваемой в программу бухгалтерского учета в составе приходных/расходных документов с товарными строками и автоматически сформированными проводками.

Количественно-суммовой учет

Является процедурой подведения итогов работы за месяц и закрытия отчетного периода. Для обработки выбирает: бухгалтерские остатки на дату последней записи остатков, все отчеты за период с этой даты по заданное число (как правило это — последний день отчетного месяца или последний день работы перед инвентаризацией). В результате обработки формируется набор выходных документов: оборотная ведомость КСУ, сальдовая ведомость КСУ, итоговая ведомость КСУ и ведомость залежалых остатков.

Оборотная ведомость КСУ — наиболее подробный документ, содержащий исчерпывающую информацию об остатках и движении каждого товара (табл. № 13).

Таблица № 13

Таблица № 14

Сальдовая ведомость КСУ — документ, содержащий итоговую строку об остатках и движении каждого товара (см. табл. № 14).

Очевидно, что печать оборотной ведомости на объекте с интенсивным движением товара — задача объемная и по времени, и по бумаге. Поэтому рекомендуется для отчетности печатать только сальдовую ведомость, а в случае необходимости — фрагменты оборотной ведомости.

Имейте в виду, что механизм КСУ можно использовать для самоконтроля и предварительной оценки результатов, регулярно комплектуя отчеты и запуская КСУ без закрытия отчетного периода.

После контроля ведомости КСУ материальноответственным лицом и бухгалтером производится закрытие отчетного периода записью результатов на дату, следующую за отчетным периодом.

P.S. С 1 октября вступили в силу Изменения и дополнения № 6 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 11 октября 1995 г. № 39 “О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость”, утвержденные приказом ГНС РФ № БФ-3–03/170 от 7 августа 1998 г. Новшества по части НДС коснутся в первую очередь розничной торговли и системы общепита.

Избежать переплаты суммы НДС, подлежащего взносу в бюджет, по нашему мнению, поможет введение системы штрихового кодирования товара либо другой идентификации товара (ННТ), с жесткой привязкой товарного справочника к кассовым аппаратам, которые позволят учитывать выручку от реализации товара по разным ставкам НДС.

Более подробно узнать о функциональных возможностях программ и предлагаемых технологических решениях Вы можете, обратившись к разработчикам ПО.

Коллектив разработчиков
фирмы “Электронные деньги”

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"