Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Интеллект-Сервис”

“БЭСТ-ПРО” — система управления предприятием

Эффективное управление современным предприятием невозможно представить без использования информационных технологий. Для принятия конкретного решения порой необходимо проанализировать очень большой объем информации, который нереально собрать и обработать вручную. Кроме того, анализируемые параметры находятся в постоянном развитии, то есть непрерывно меняются, и изменения эти надо отслеживать.

Совсем недавно на рынке программных продуктов появилась еще одна система управления предприятием. Компания “Интеллект-Сервис” представила свою новую разработку — систему “БЭСТ-ПРО”. По сравнению с предыдущими программами (в частности, с наиболее распространенной системой “БЭСТ-4”), новую систему отличает ориентированность на управление предприятием.

Главным достоинством системы “БЭСТ-ПРО” является то, что она позволяет пользователю на основе одних и тех же первичных документов вести бухгалтерский, оперативный и управленческий учет. В системе сохранен принцип работы “от документа”. Этот принцип означает, что вся необходимая пользователю внутренняя и внешняя отчетность генерируется автоматически на основе введенных пользователем первичных документов.

Круг пользователей, на которых рассчитана система “БЭСТ-ПРО”, также расширился. Для этой системы существует несколько вариантов поставки: для промышленных предприятий, для предприятий торговли и сферы услуг. Каждая поставка включает в себя оптимальный набор функциональных возможностей, ориентированный на соответствующий тип предприятия. Масштаб деятельности и количество сотрудников могут быть любыми — система в состоянии поддерживать учет на многотысячных предприятиях.

В структуре системы, независимо от варианта поставки, можно выделить несколько крупных блоков: бухгалтерский, оперативный, управленческий учет, зарплата и кадры. Возможность ведения кадрового учета также является новой для программ серии “БЭСТ”.

Принципиально изменился в системе подход к организации рабочего места. Каждое рабочее место можно настроить, определив допустимый для него набор функциональных возможностей. Иначе говоря, каждый пользователь имеет строго ограниченный набор полномочий при работе с системой. Такая организация работы системы значительно повышает надежность защиты данных от несанкционированного доступа.

Все финансово-хозяйственные операции пользователь прежде всего отражает в оперативном учете. Данные оперативного учета являются фундаментом для эффективного управления текущей деятельностью предприятия. В программе “БЭСТ-ПРО” специальные функции позволяют оперативно получать информацию, необходимую при планировании и управлении действующим предприятием: состояние взаиморасчетов с контрагентами, выполнение обязательств по договорам, текущие остатки денежных средств, ожидаемые платежи и поступления и др. Данные предоставляются без каких-либо искажений, в том виде, в каком они были зарегистрированы в системе, в режиме реального времени. Система позволяет полностью контролировать текущее состояние взаиморасчетов с контрагентами в любой валюте без использования бухгалтерского учета.

Важной особенностью оперативного учета является то, что его данные базируются только на основе первичных документов и не связаны с необходимостью немедленного оформления бухгалтерских проводок. Эта особенность позволяет принципиально изменить организацию работы и перераспределить функции. Поскольку проведение данных через бухгалтерский учет может быть отложено во времени, то значительная часть операций (в основном, рутинных) по формированию и обработке первичных документов и оперативному анализу и планированию может осуществляться персоналом, не имеющим бухгалтерской подготовки. Это могут быть менеджеры, кладовщики, экспедиторы и т.д. Такая организация работы значительно облегчает труд бухгалтера и позволяет ему сосредоточиться на аналитической работе. Кроме того, независимое ведение оперативного учета позволяет достаточно быстро находить и исправлять ошибки в первичных документах, формировать и корректировать проводки непосредственно перед окончанием отчетного периода, когда можно учесть последние изменения законодательства, в том числе, введенные в действие задним числом, и финансово-экономическую ситуацию.

Еще одним характерным отличием системы “БЭСТ-ПРО” является то, что она обеспечивает возможность одновременной работы на разных рабочих станциях в DOS и WINDOWS режимах. Это позволяет сочетать преимущества работы разных операционных систем: DOS-режим обеспечивает высокую производительность программы (это, в частности, крайне важно при больших объемах документооборота), а WINDOWS-режим обеспечивает качественную печать отчетов и первичных документов (например, банковских), экспорт документов и отчетов в WORD И EXCEL, создание графических образов документов и другие дополнительные возможности.

Система “БЭСТ-ПРО” отличается большой скоростью обработки больших объемов данных, высокой защищенностью от несанкционированного доступа. Система реализована в СУБД Btrieve на языке программирования С++, предназначена для работы в локальном и сетевом режимах в сетевых операционных системах NOVELL, WINDOWS 95/NT.

Кроме этого, система обладает рядом уникальных возможностей, реализованных в модуле “ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРОВ”. Полностью интегрированный в модули оперативного и бухгалтерского учета, этот блок отличается большой гибкостью. Поставляемый в стандартном комплекте набор типовых договоров соответствует потребностям большого количества предприятий и включает в себя лизинговые соглашения, договоры аренды, подряда, оказания услуг, бартера, консигнации и т.д. Режим настройки шаблонов позволяет настраивать договоры под любой вид деятельности. В модуле реализована возможность ведения долгосрочных контрактов с периодическими платежами, многоэтапных договоров с различными управляющими параметрами этапов. Предусмотрены гибкая привязка первичных документов к договору, отслеживание и контроль выполнения договоров, расчет и начисление штрафных санкций, анализ договорной деятельности.

О работе с этим модулем расскажем более подробно.

Возможности модуля “Ведение договоров”

Модуль “Ведение договоров” предназначен для учета договорной деятельности и предоставляет пользователю следующие возможности.

  1. Ведение договоров и контрактов в привычном текстовом виде.
  2. Поддержка видов договорной деятельности:
  1. Поддержка большого количества шаблонов договоров по разным видам договорной деятельности.
  2. Поддержка мультивалютного учета.
  3. Составление полной спецификации и расчет сметы договора.
  4. Ведение календарного плана исполнения договора.
  5. Отслеживание текущей дебиторской/кредиторской задолженности по исполняемым договорам.
  6. Расчет и начисление штрафных санкций.
  7. Сведение сальдо расчетов по договору в целом, по счетам и этапам договора.

Формирование договора и описание входящих в него этапов происходит в меню “Ведение картотеки договоров”, а наблюдение за ходом выполнения договорных обязательств — в меню “Контроль исполнения договоров”.

После оформления и утверждения договора он появляется в реестре исполняемых договоров и становится доступным в других модулях системы.

В ходе дальнейшей работы можно формировать счета, заказы, платежи и накладные, оформляя исполнение этапов по договору. Схема привязки документов при этом следующая: счета и заказы “привязываются” к договорам; а накладные, акты выполненных работ и платежи могут “привязываться” как к счетам, так и напрямую к договору.

В меню “Взаиморасчеты с контрагентами” можно оперативно отслеживать текущее состояние взаиморасчетов на уровне контрагента, договора и счета. Анализ договорной деятельности осуществляется в меню “Контроль исполнения договоров” и меню “Отчеты”.

Настройка

Перед началом работы с модулем необходимо выполнить его настройку. Настройка договорной деятельности состоит из следующих этапов:

Для каждого вида договорной деятельности предусмотрены шаблоны договоров. Шаблон договора включает в себя текст договора, набор типовых операций, наименования сторон и вид движения средств по договору.

Настройка видов договорной деятельности

Поставляемая программа уже содержит большой перечень настроенных шаблонов договоров. По усмотрению пользователя этот перечень можно расширить. При формировании нового типа договора необходимо выбрать существующий шаблон и потом настроить следующие параметры:

В режиме создания типа договора можно просмотреть доступные операции для созданного типа и откорректировать наименование сторон по договору. Если для данного типа установлен параметр “многосторонний договор”, то можно добавить другие стороны договора. Добавление в этом случае, равно как и в любом режиме работы с системой, осуществляется клавишей Ins.

Раздел “Справочники” обеспечивает ведение автономных справочников с информацией, необходимой для подготовки договоров.

Справочники подсистемы

Шаблон текста для типа договора можно откорректировать в поле “Дизайнер формы договора”.

Дизайнер формы договора предназначен для подготовки шаблона текста договора и имеет 2 вида:

Шаблон текста договора структурирован и состоит из отдельных статей договора. Статья, в свою очередь, состоит из текста и полей, которые в дальнейшем заполняются в структурной карточке договора.

Формировать структуру договора можно в текстовом виде с помощью управляющих клавиш (создать статью можно по клавише Ctrl+F3). Перемещение и набор текста осуществляется по аналогии с обычным текстовым редактором. Если на предприятии есть подготовленные договоры в текстовых файлах, то их можно импортировать в систему (клавиши Ctrl+F4).

При вставке поля в текст (клавиша F3) появляется иерархический список доступных полей, состоящий из следующих разделов:

Поля договора — стандартные реквизиты договора, которые есть во всех типах в карточке договора; эти поля всегда имеют однозначную трактовку, независимо от того сколько, раз они встречаются в тексте договора.

После выбора поля необходимо откорректировать его параметры.

Рис. 1.

Рис. 2. Справочники

Рис. 3. Простая карточка договора

Рис. 4. Структурная карточка договора

Карточка договора

Простая карточка — это задание основных общеописательных характеристик договора без возможности ведения операций по договору, текста и спецификации. Она используется для ведения договора как “скобки”, которые будут собирать операции оперативного учета по отгрузкам и оплатам для сведения взаиморасчетов.

Простая карточка договора

Структурная карточка состоит из нескольких разделов:

Структурная карточка договора. Основные данные

Текст договора представляет собой экранную форму с возможностью корректировки отдельных реквизитов договора. Заполнив все поля этой формы, можно распечатать текст договора либо сохранить его в файл и затем использовать в графических текстовых редакторах. При работе с договором в модулях “Управление закупками”, “Управление продажами” всегда можно вызвать карточку договора на просмотр. Если заполнена текстовая часть договора, то все условия и обязательства по договору можно посмотреть в привычной для пользователя форме.

Спецификация договора — это план ведения этапов договора с описанием товарных позиций по операциям и расчетом общей суммы договора. Кроме того, здесь могут быть описаны финансовые санкции, связанные с задержкой выполнения операций, либо несоблюдения обязательств по договору как контрагента, так и самого предприятия. Расчет и начисление санкций происходит при формировании счета по этой операции договора. Этот раздел можно распечатать в двух видах: как спецификацию (смету) договора или как календарный план выполнения этапов договора.

Структурная карточка договора. Спецификация

Существуют следующие типы операций, которые отличаются внешним видом и логикой обработки:

При вставке операций в спецификацию они попадают в разные разделы:

Рис. 5. Структурная карточка договора.Спецификация

Общая сумма договора калькулируется по суммам операций прихода или расхода в зависимости от вида движения средств по договору. Параметр “Вид движения” настраивается для типа договора и дальнейшей правке не подлежит. Если у договора нет ни одной операции (или для простой карточки), то общая сумма вводится вручную.

Контроль исполнения договоров

В процессе подготовки договора он записывается в реестр договоров и имеет статус “Черновик”. После подготовки и оформления договора, его статус можно изменить на “Утвержден”, и он появится в реестре исполняемых договоров.

С договором, имеющим статус “Утвержден”, пользователь может осуществлять следующие операции:

При осуществлении контроля за исполнением договора пользователь может в оперативном режиме просматривать текущие расчеты по договору. На основании оперативных документов, “подвязываемых” к счетам и договору из подсистем “Управление закупками”, “Управление продажами” и “Денежные средства” (платежи, накладные и акты выполненных работ) выводится текущая дебиторская и кредиторская задолженность по договору.

Исполнение договора. Расчеты

В разделе “Счета” можно формировать счета к оплате и поступлению по операциям договора и контролировать сальдо по каждому счету.

Раздел “Заказы” появляется только для тех договоров, у которых есть в спецификации операции, связанные с отгрузкой товара. По запланированной закупке товара можно формировать заказы поставщикам, по запланированной продаже — заказы покупателям и резервировать товары на складе.

Рис. 6. Исполнение договора

Для “привязывания” к договорам различных документов, появляющихся в процессе исполнения договора., предназначен режим “Внешняя корреспонденция”.

После принятия решения о закрытии взаиморасчетов по договору необходимо изменить его статус на “Закрыт”. Тогда в этот договор нельзя будет вносить никакие изменения и он будет недоступен из других модулей системы. Для дальнейшего анализа договорной деятельности предприятия существует несколько типов статуса “закрытого” договора:

Анализ договорной деятельности

Планирование деятельности по договору осуществляется в момент подготовки карточки договора в разделе “Спецификация”. Исполнение и контроль обязательств производится при выполнении операций, запланированных по договору, в модуле “Контроль исполнения”. Здесь же можно анализировать выполнение плана договора по срокам и спецификациям документов.

Общий анализ по разным видам договорной деятельности осуществляется в отчетах, поставляемых с системой. С помощью отчетов можно:

Таким образом, в модуле учета договорной деятельности можно получать полную информацию о состоянии дел по любому договору в различных разрезах. Информация предоставляется в оперативном режиме и позволяет пользователю принимать управленческие решения, сообразуясь с реальным положением дел.

Наталья Соболева

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"