Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания RSI

Документы любят порядок


Наступает время отчетов. Каждые 3 месяца бухгалтер снова и снова сдает экзамен на точность, аккуратность, профессионализм.

У бывалых бухгалтеров есть свои секреты успеха. Как говорил один специалист: “Сдача баланса — это только начало работы. Расслабляться нельзя. Наоборот, перед тем, как поставить отчет на полку и сложить все бумаги в архив, нужно еще раз проверить первичные документы. Времени вернуться к ним позже уже не будет”.

Только после того, как бухгалтер убедится еще раз, что с первичными документами все в порядке — можно позволить себе немного отдохнуть.

Поэтому еще раз поднимаем тему первичных документов и документооборота на предприятиях. Особенно это касается малых и средних фирм. К сожалению, именно они не всегда аккуратны по отношению к документам.

Документ — это серьезно

Одна из распространенных ошибок бухгалтера — пренебрежение требованиями к порядку и полноте оформления первичных документов. Действительно, на всех ли предприятиях формы первичных документов официально утверждены руководителем? А это — одно из требований закона “О бухгалтерском учете”. Кроме этого, Госкомстатом России разработаны и утверждены новые формы первичных учетных документов.

По закону, на основе утвержденных форм первичной документации предприятие может самостоятельно разрабатывать собственные бланки, но с сохранением всех обязательных реквизитов. На кассовые и банковские документы эта возможность не распространяется.

В случае нарушения предприятием требований законодательства по оформлению первичных документов руководство предприятия может быть привлечено к административной ответственности. Кроме этого, сама бухгалтерская информация признается недостоверной.

Как один раз навести порядок в документах …

Как застраховаться от неприятностей? Вроде, все очевидно. Правильно и аккуратно заполнять каждый документ. К сожалению, опыт работы с бухгалтерами, кладовщиками, менеджерами показывает, что соблюдать это на первый взгляд очевидное правило не так просто. Человеку свойственно ошибаться. Легко забыть заполнить некоторые маловажные, на его взгляд, строки документов, не проставить корреспондирующий счет в приходном кассовом ордере, не проверить правильность выделения налогов и т.п.

Такие проблемы обычно решаются административными путями. Должен быть разработан регламент документооборота. Проведен выборочный контроль полноты и правильности заполнения документов. Но чтобы такие меры были эффективны, установленный порядок требует столь же жесткого организационно-информационного подкрепления.

Наверно, удобнее всего это сделать с помощью компьютера. Даже недорогая универсальная программа бухгалтерского учета для малых и средних предприятий может решить почти все проблемы с первичными документами. Не останавливаясь на прочих достоинствах использования программ, таких как автоматическое формирование отчетности, исключение арифметических ошибок, постоянная проверка корректности проводок, рассмотрим только основные концепции работы различных программ с первичными документами.

…и закрепить его навсегда…

Бухгалтер абсолютно прав, когда при выборе программы он обращает самое пристальное внимание на порядок заполнения документов. И вот почему. Многие программы, предназначенные для небольших предприятий, при составлении первичных документов не смогут сами заполнить все обязательные реквизиты.

Например, при заполнении акта приема-передачи основных средств более половины реквизитов бухгалтер должен вносить хоть и на машине, но вручную. Программа “не помнит” инвентарный номер объекта, место его хранения, норму и сумму начисленного износа и т.п. Или при заполнении счета-фактуры бухгалтер предприятия-поставщика вынужден вновь и вновь печатать номер телефона и ИНН покупателя. Несмотря на то, что такой клиент есть в его справочнике. Почему так происходит? Все просто: в базах данных программы не предусмотрено хранение таких реквизитов.

Такая на первый взгляд мелочь сильно снижает скорость работы, а главное, не исключает тех же ошибок, которые возникали и при ручном учете — незаполненные реквизиты, неверные суммы, нарушения в оформлении документа. Получается, что установленный порядок не может быть поддержан с использованием такой программы. Задача не решена, а просто переведена на компьютер.

Вместе с тем, появляется новое поколение программ, где вопросы организации документооборота на небольших предприятиях решаются на очень хорошем уровне. Например, в программе “Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия” проблем с оформлением документов не существует. Развитая система аналитических признаков плюс неограниченное количество видов объектов учета полностью исключают повторный “ручной” ввод информации.

Все данные о любом объекте учета — сотруднике, организации, основном средстве, товаре, кредите — вводятся в систему в момент появления такого объекта. В дальнейшем все реквизиты этого объекта автоматически попадают в любой документ: платежное поручение, справку о дебиторах и кредиторах, товарный отчет и т.д.

..с помощью профессионалов

На основе “Универсальной бухгалтерии” главный бухгалтер самостоятельно может определить регламент работы с документами для своих сотрудников. При незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Развитые средства контроля предупреждают появление ошибок и неточностей.

Если по требованию налоговой инспекции или других контролирующих органов организация будет обязана изготовить бумажные копии первичных документов, можно быть уверенным в том, что все они заполнены в полном соответствии с рекомендациями Госкомстата.

Удачная реализация в этой программе такого важного момента, пожалуй, объясняется следующим. Компания-разработчик имеет большой опыт работы с бухгалтерскими и банковскими системами. Поэтому изначально процесс разработки программы был поделен на два этапа. Сначала постановщики и программисты создавали современный, технологически развитый комплект базовых компонентов для обработки и хранения данных, редактирования и исполнения форм первичных документов и отчетов. А наполнение баз данных формами первичных документов, формами отчетов для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, формами внутренних документов вели уже профессиональные бухгалтеры и аудиторы. Поэтому программа получилась профессиональной не только с технологической, инструментальной стороны, но и, что очень важно, с точки зрения ведения бухгалтерского учета.

Применение этого подхода позволяет бухгалтеру намного быстрее сформировать и сдать отчет, не возвращаясь вновь к проведенным документам.

Руководитель проекта
Сергей Александров



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"