Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “ФОРМОЗА-СОФТ”


Программные продукты

“МОНОПОЛИЯ”— КИС для крупных и средних торговых и торгово-производственных предприятий от фирмы “ФОРМОЗА-СОФТ”

Проблемы автоматизации торговых компаний

Под автоматизацией предприятия часто понимают постановку компьютерного бухучета. Регулирование же документооборота, товародвижения, действий сотрудников фирмы и контроль над этими процессами остаются вне поля зрения подобных систем автоматизации. Управлять предприятием без грамотного построения логики работы организации и тщательного контроля над всеми бизнес-процессами попросту невозможно. Система должна быть многофункциональной, гибкой в настройке и легко масштабируемой, способной эффективно управлять в автоматическом режиме как небольшим магазином, так и целой сетью компаний, магазинов и складов, адаптируясь к специфике работы различных предприятий.

КИС “МОНОПОЛИЯ” от фирмы “ФОРМОЗА-СОФТ” (дочерней структуры компании “ФОРМОЗА”— известного поставщика компьютерного железа) решает эти задачи.

Есть все, что нужно для большой торговой фирмы — работа в режиме реального времени с любым количеством филиалов, легкое и в тоже время надежное распределение прав в системе, настраиваемая бизнес-логика и контроль за действиями сотрудников, резервирование товарно-денежных активов, мощный финансовый учет, строящийся на заведении первичных документов, автоматическом формировании проводок и нескольких настраиваемых планах счетов, финасовое состояние любой из фирм холдинга на любой момент времени и анлиз по произвольным параметрам, сборочное производство заказных и стандартных сложных технических изделий. Ко всему этому “навешен” доступ через Интернет — например, Интернет-Магазин с резервированием товара оплатой по кредитным картам.

Что касается описания полной функциональности системы — это тема не для обзорной статьи в одну полосу, мы же попытаемся показать принципы, используемые при построении системы, и, возможно, некоторые изюминки

При проектировании системы “МОНОПОЛИЯ” особое внимание было уделено решению проблем надежности и безопасности данных.

Проблема действительно является одной из самых важных, а если речь идет о КИС, ее важность возрастает многократно, так как “в руках” системы находятся абсолютно все данные о фирме и ее деятельности, и потеря (порча) этих данных равносильна стихийному бедствию. Кроме того, данные должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа. Эта проблема особенно актуальна на крупных фирмах, где проконтролировать каждое рабочее место очень сложно или невозможно. В этом смысле очень важно выбрать СУБД, отвечающую этим требованиям. Решения ORACLE наиболее проверены временем, большим количеством пользователей, полностью отвечают требованиям надежности, безопасности и гарантируют целостность данных.

Очень важное качество системы — умение гибко настраиваться на деятельность конкретного предприятия. Система поставляется полностью настроенной на типовые торговые бизнес-процессы — реализация за наличный и безналичный расчет, возвраты товара, реализационные поставки, закупки и т.д. Тем не менее, как показывает опыт, большинство крупных и средних фирм часто используют свои, только им ведомые процессы. Например, реализация с отсрочкой платежа, по балансу, с резервированием товара или без, отпуск с определенного склада, резервирование по платежке, замена товара по гарантии или возврат поставщику. При этом в системе имеется возможность не только настроить свои процессы при внедрении системы или завести новые во время эксплуатации, но и перенастроить их в соответствии с изменениями бизнес-логики работы фирмы в процессе развития.

Средства разработки

Система “МОНОПОЛИЯ” разработана на основе открытых технологий с использованием архитектуры “клиент—сервер”. В качестве сервера баз данных была выбрана СУБД ORACLE как самое надежное и проверенное временем решение. Еще один аргумент в пользу ORACLE — многоплатформенность, то есть безболезненная переносимость между операционными системами (Windows NT, UNIX и т. д.) и аппаратными платформами (Intel, Sun, DEC, …). Это дает возможность легко масштабировать систему в соответствии с развитием фирмы.

Проект ведется с применением CASE-технологии в ORACLE Designer/2000. Клиентская часть выполнена на ORACLE Forms и, частично, Borland Delphi Client/Server 32-бит и работает под управлением операционной системы Windows 95 или Windows NT.

Структура системы

Особенностью системы “МОНОПОЛИЯ” является отсутствие в ней отдельных автоматизированных рабочих мест (АРМ-ов), а есть настраиваемое рабочее место сотрудника организации. Каждый сотрудник имеет в системе свои имя и пароль, при вводе которых он попадет в свое индивидуальное меню. Тем не менее, в системе можно выделить логические модули. Рассмотрим некоторые из них.

Управление структурой фирмы и персоналом, штатное расписание

В системе заложены возможности настройки на произвольную структуру предприятия. Система поддерживает работу нескольких предприятий.

Каждое предприятие может иметь неограниченное количество подразделений, каждый из которых состоит из произвольного количества объектов. Тип объекта определяет логику работы сотрудников на этом объекте. Например, работник объекта типа “касса” не может принять или выдать товар, а работник объекта “склад” не может работать с наличными деньгами. Таким образом, система настраивается на организационную структуру фирмы.

Следующий шаг настройки — определение должностей и их привязка к организационной структуре предприятия. Таким образом формируется штатное расписание. Подчеркнем, что штатное расписание в системе является не просто справочной информацией — оно четко устанавливает обязанности и полномочия работника на фирме.

Таким образом, сотрудник, назначенный на какую-то конкретную должность, получает права в системе, связанные с этой должностью. Более того, он может совмещать несколько должностей и иметь дополнительные права, назначенные ему индивидуально.

Справочник товаров и прайс-лист

В системе товарное пространство имеет иерархическую структуру с произвольных количеством уровней вложенности. В иерархии могут участвовать объекты трех типов по схеме: группа — ...— группа — номинал — аналог. Вспомним определения этих объектов:

Как показывает практика, древовидная структура очень удобна при большом ассортименте товара (1 000–100 000 позиций), кроме того, наличие трех типов объектов, участвующих в иерархической схеме имеет (в отличие от общепринятой двухуровневой — позиция и группа) ряд преимуществ. Так, при формировании заказа необязательно указывать конкретную позицию товара. Достаточно указать номинал и система позволит выдать со склада любой из аналогов.

Кроме того, в системе можно хранить атрибуты товара, связанные с какими-либо его свойствами. Например, код производителя, интернет-адрес, по которому можно найти информацию о нем, штрих-код, графическое изображение и т.д. Эта информация будет храниться в базе данных и может быть использована менеджерами при работе с клиентами, при анализе или для размещения совместно с прайс-листом на Web-сервере фирмы в сети Интернет.

Многовалютность

Система может работать с произвольным количеством валют, по каждой из валют система может хранить произвольное количество курсов. Это могут быть курсы ММВБ, ЦБ РФ, банка, клиентом которого является организация. Кроме того, полезно иметь несколько своих курсов пересчета (например, для того, чтобы обслуживать разных клиентов на разных условиях). Их можно не вводить в систему специально, а вычислять от одного из введенных.

Формирование цены

Система поддерживает многоколоночный прайс-лист, то есть один и тот же товар может иметь несколько цен.

Цены в колонках могут определяться вручную или формироваться автоматически в соответствии с профилем цены на заданный товар или группу товаров. Профилем цены в системе называется закон, по которому формируются цены в колонках прайс-листа. Профилей цен, так же как и колонок в прайс-листе, может существовать произвольное количество.

Менеджер, ответственный за изменения и/или назначения цен, работая с прайс-листом имеет полную информацию для принятия решения. Он видит, есть ли свободный и зарезервированный товар на складе, видит учетную цену товара, автоматически рассчитываемую системой в зависимости от выбранного метода учетной политики, цену последнего прихода товара, может посмотреть все приходы выбранного наименования товара за период времени с указанием даты, цены, поставщика, номера приходного документа. Может оценить состояние складов по группе товара в терминах учетных, розничных, оптовых цен, а также в количественном выражении. Есть возможность работать с выборкой товара по заданному шаблону или с выборкой, привязанной к документу прихода товара.

Кроме того, имеется возможность отредактировать прайс-лист на произвольную дату в будущем, и система автоматически задействует новые цены в указанный момент времени.

Таким образом, все перечисленные свойства логического модуля прайс-лист делают работу по отслеживанию, изменению и формированию цен легкой и удобной, а главное — продуктивной.

Настройка бизнес-логики

Как уже говорилось выше, особенностью системы “МОНОПОЛИЯ” является ее настраиваемость в соответствии с бизнес-логикой предприятия. Документы в системе подразделяются на два основных класса: это первичные документы и основания.

Первичные документы — регистрируют (подтверждают) факты движения материальных ценностей (например, Накладная или Кассовый Ордер).

Основания планируют движение первичных документов и, следовательно, описывают порядок выполнения хозяйственныех операций (например, Наличный Счет или Договор на Поставку).

Основной инструмент настройки бизнес-логики — это описание бизнес-процессов или, на языке системы, настройка типов оснований. Настройка рассчитана на руководителей, далеких от программирования (во всяком случае этого не требуется), но хорошо знающих свой бизнес. Хотя такими людьми могут выступать и привлеченные специалисты — например консультанты-аудиторы.

Очень важно, что необязательно полностью настраивать бизнес-логику системы до ее внедрения — типы оснований можно изменять и добавлять новые в процессе работы, как говорится, по-необходимости.

Основание каждого типа описывает свой бизнес-процесс, то есть содержит свой набор хозяйственных операций.

Таким образом, типы оснований описывают сами процессы, то есть то, как материальные ценности будут двигаться по системе, конкретной же информацией о товарах, ценах, клиентах и т.п. основание наполняется в процессе повседневной работы предприятия. В процессе этой работы будут исполняться хозяйственные операции, а это означает движение материальных ценностей, генерацию первичных документов, изменение состояния бухгалтерских счетов (об этом чуть позже) и так далее.

Следует отметить, что на работу с основаниями существует целая иерархия прав доступа. Права на работу с основанием данного типа можно определить как конкретным сотрудникам, так и сотрудникам, занимающим определенные должности. Кроме того, может быть наложено ограничение на работу с основанием по сумме, то есть если сумма документа превышает ограничение, работник теряет право на работу с ним и должен обратиться к вышестоящему сотруднику.

Итак, основание — основной планировщик бизнес-процессов. Кроме того, учитывая наличие иерархии прав доступа, основания можно рассматривать как приказы сотрудников, принимающих решения.

Управленческий и финансовый учет в системе

Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, которая собирается, обрабатывается и передается в виде удобном для анализа и принятия решений руководству фирмы.

Одной из важных составляющих управленческого учета является финансовый учет. Система “МОНОПОЛИЯ” построена таким образом, что финансовая информация доступна для анализа за любой период времени, на любой момент времени, вплоть до операций, совершаемых сотрудниками прямо сейчас.

С другой стороны, при принятии решений руководство опирается не только на финансовую информацию. Необходимо иметь возможность видеть всю накапливаемую системой информацию в любом разрезе, с возможностью ее визуализации для быстрого восприятия.

Финансовый учет строится на принципах сплошного учета хозяйственных операций и системе двойной записи. Каждая организация в системе может иметь несколько планов счетов синтетического учета, которые можно настраивать в соответствии с потребностями организации.

При заведении первичных документов в соответствии с планом основания фиксируются типовые проводки, которые настроены на хозяйственные операции.

Таким образом, непосредственно в процессе осуществления предприятием хозяйственной деятельности система автоматически будет отражать в плане счетов все проводимые хозяйственные операции. Причем у бухгалтера (или финансового менеджера — в зависимости от того, с каким планом счетов идет работа) есть возможность вручную, более тонко, с помощью мемориальных ордеров осуществить необходимые проводки.

Серьезные средства анализа — вопрос, выходящий за рамки систем автоматизации. В стандартную поставку системы входит около 100 видов отчетов, которых вполне достаточно для работы персонала и получения повседневной оперативной информации. Более того, пользователи системы, знакомые со стандартными средствами формирования отчетов (Oracle Reports, Crystal reports) могут создавать новые виды отчетов и подключать их к системе по мере необходимости.

Однако кроме оперативной и бухгалтерской информации руководству для принятия решений необходимо иметь более полную развернутую информацию за большой период деятельности в самых разных разрезах, причем, как правило, предусмотреть, какая информация и в каком разрезе будет нужна на том или ином этапе, невозможно. На многих предприятиях для подготовки подобной информации существуют специальные службы.

Тем не менее в рамках “МОНОПОЛИИ” предлагается система анализа, основанная на технологии DataWareHouse. Ее преимущество состоит в том, что сервер преобразует накапливаемую информацию в специальный формат, формируя слой метаданных, и хранит ее отдельно от оперативной информации в виде, удобном для быстрого получения информации в разных разрезах за произвольный период времени. Время ответа такой системы на самый сложный запрос измеряется секундами, тогда как получение такой же информации из первичной базы данных могло бы занимать десятки минут или даже несколько часов.

Простой и удобный интерфейс позволяет строить очень сложные запросы пользователю, далекому от программирования и незнакомому с правилами построения запросов к базам данных.

Оперировать придется с такими понятиями, как товар, группа товаров, период времени и другими аналогичными параметрами, хранимыми в базе данных. Можно накладывать ограничения, фильтры. Результат отработки — информация в табличном виде с построением графиков, с возможностью экспорта в таблицы Excel.

Информацию, которую необходимо получать систематически, можно сохранить в виде отчета и вызывать его по мере надобности. Права на доступ к тем или иным отчетам можно раздать пользователям системы в зависимости от занимаемой должности.

Хочется добавить, что работа как с системой анализа, так и с системой в целом возможна с удаленной рабочей станции по коммутируемым или выделенным каналам связи, а также по сетям Internet/Intranet.

Сборочное производство

Автоматизация производственного процесса — очень сложная задача. Однако в рамках системы “МОНОПОЛИЯ” удалось решить более узкую задачу, ограничив производственный процесс масштабами сборочного производства. Объем данного документа не позволяет подробно остановиться на этом решении. Хотелось бы лишь в нескольких словах сказать, какие задачи решает логический модуль “сборочное производство”. Это формирование заказа на сборку, резервирование товара под заказанное изделие, обработка заказов и формирование нарядов, заказ внешней сборки (силами третьей организации), входной контроль, ОТК, продажа готовых изделий, поддержка серийных номеров изделий, отслеживание состава изделия вплоть до серийных номеров комплектующих, гарантийный ремонт, изменение конфигурации изделия и так далее. Вот неполный перечень задач, решаемых в рамках системы логическим модулем “сборочное производство”.

ПУБЛИКАЦИИ в предыдущих номерах журнала

Название статьи

Страница

2’98 Проблемы автоматизации торговых компаний

51

РЕКВИЗИТЫ
Адрес: 127254, Москва, ул. Руставели, д. 1/2
Тел./факс: (095) 219–0817, 210–44–00
E-mail: soft@formoza.ru
Интернет: http://www.soft.formoza.ru


Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"