Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Алеф. Бухгалтерия как средство автоматизации учета в сложных хозяйственных образованиях.

Опыт использование финансового приложения “Алеф. Бухгалтерия”
для получения консолидированной отчетности на уровне проводок.

Проблемы построения финансовых систем сложных хозяйственных образований

С развитием хозяйственных отношений решение вопросов финансового учета операций стало одним из лимитирующих факторов развития хозяйственных образований. Недоверие к учетным данным, несогласованность учетных политик партнеров приводит к непрерывным сверкам, которые при невыполнении условий совместимости учетных данных не могут привести к положительному результату.

Это переводит проблему взаиморасчетов в класс нечетких, требующих управленческого решения, которое не может быть полностью корректным при несогласованности учетных данных. Побочным эффектом подобной несогласованности является общий рост недоверия и ослабление хозяйственных связей.

Рассмотрим природу возникновения расхождений в учетных данных в трех аспектах: политическом, методологическом и технологическом.

Среди причин расхождения, относимых нами к ряду политических, выделим следующие.

1. Неструктурированность хозяйственного образования. Четкое понимание структуры компании, назначения подразделений и их роли в бизнесе хозяйственного образования в целом является необходимым условием успешности процесса построения корпоративной учетной системы. К этому же разделу можно отнести необходимость в четко зафиксированной и приведенной в соответствие с реальным положением дел структуре капитала компании.
2. Некорпоративность (островное мышление). Некорпоративность является продуктом “островного мышления”: мышления жителей острова, принимающих границы острова за границы Мира и не подозревающих о существовании “Большой Земли”. Это, пожалуй, самая серьезная проблема, возникающая при построении учетной системы образований, имеющая культурные и социальные корни. Она обострена отсутствием исторических традиций ведения бизнеса, духа корпоративности. Она существует во всем мире и во многом зависит от способа оценки труда руководящего управленческого персонала.
3. Оборонительная позиция подразделений по внесению изменений в учетную политику. Часто причиной несогласованности становится нежелание вносить изменения в учетную политику подразделения бухгалтером. Причинами этого может быть элементарная неспособность разобраться в проблеме или осознание объема дополнительной работы, связанного с изменениями. При выработке корпоративной учетной политики необходимо учесть интересы всех подразделений, выявить и нивелировать интересы, связанные с некорпоративным поведением.
4. Сопротивление “убыточных”¹ подразделений. Как правило, инициаторами формирования учетной политики являются “прибыльные” подразделения. Убыточные подразделения по мере сил стараются сдерживать этот процесс. Часто это происходит из-за несбалансированности механизмов оценки оплаты труда руководителей обеспечивающих подразделений, не имеющих возможности извлекать прибыль из внутренних операций или осуществлять операции с хозяйствующими субъектами, не принадлежащими холдингу (PR, служба безопасности, юридическая служба e.tc.).
5. Проблема ресурсообеспечения процесса построения учетной системы. Процесс построения корпоративной учетной системы требует большого количества людских, технических, финансовых ресурсов. Четкое планирование ресурсов и непосредственное участие в процессе высшего руководства являются важным условием успешности выполнения проекта в целом.

Среди причин, относимых к методическому аспекту, выделим отсутствие единой учетной политики.

Корпоративная учетная политика не может быть выработана раз и навсегда. В динамических средах, каковой является современная хозяйственная деятельность, учетная политика должна постоянно приводиться в соответствие с реальностью.

Существует достаточно много объективных проблем связанных с выработкой учетной политики. Например, проблема согласованности (одновременности) отражения хозяйственных операций в учете, проблема учета цен при внутрифирменной передаче, учета операций при переходе через границу учетного периода, учета оплат по финансовым поручениям других подразделений образования и прочие.

Рассмотрим пример: подразделение А платит по финансовому поручению подразделения В в адрес третьего подразделения С. В момент списания средств с расчетного счета в учете А появляется проводка, кредитующая счет денежных средств (Расчетный счет) в соответствии с банковской выпиской. Какой счет корреспондирует в данной проводке со счетом денежных средств? Создается ли в этот момент какая-либо проводка в учете В и С? Ситуация еще более усложняется, если платеж был совершен в валюте, отличающейся от валюты учета. На кого относить курсовую разницу, возникшую за время трансферта? На кого относить суммовую разницу, если задолженность, закрываемая платежом, числится не в валюте платежа?

В завершение предположим, что платеж был совершен в последний день учетного периода и адресат не успел получить денежные средства в том же учетном периоде. Все незавершенные операции должны быть особым образом обработаны при формировании консолидированной отчетности по холдингу.

Многие из названных проблем могут быть по-разному решены, учитывая условия договоров, технологический контекст делопроизводства конкретного хозяйственного образования.

К технологическому аспекту относятся проблемы, связанные со сложностью и степенью развития инфраструктуры, организацией документооборота, проблемы автоматизации учетного процесса и другие.

В рассмотренном выше примере при определенной степени автоматизации регистрации внутрифирменных операций можно полностью отказаться от выверок взаиморасчетов. Однако для этого при регистрации операции списания денежных средств с расчетного счета А в учете и В и С должно быть также отражено это движение, с последующим акцептом при зачислении средств на расчетный счет В.

Рассмотренные аспекты позволяют сформулировать некоторые дополнительные принципы и условия, выполнение которых значительно упрощает построение системы финансового учета сложного хозяйственного образования и позволяет осуществлять консолидацию на уровне проводок.

• Принцип корпоративности. Этот принцип утверждает приоритет корпоративных интересов над интересами подразделений. В рамках этого принципа подразумевается наличие политической воли и возможности вносить изменения в учетную политику подразделений в интересах группы в целом.
• Принцип обратной зависимости. Если какое-либо подразделение в достаточной степени обосновало свою невозможность выполнения корпоративных учетных принципов, они должны быть в необходимой степени скорректированы.
• Условие одновременности отражения внутрифирменных операций. Это достаточно жесткое условие, которое достаточно сложно выполнимо в случае, когда филиалы и подразделения распределены на большой территории и нет возможности обеспечить с ними постоянную связь. В этом случае с частью подразделений может быть обеспечена консолидация на уровне проводки, а с оставшимися — на уровне отчетности.
• Условие единой валюты учета для целей получения консолидированной отчетности. Конечно, в различных подразделениях валюты учета могут отличаться. Филиалы могут быть распределены территориально — и могут вести учет в различных валютах учета. В ряде случаев финансовый учет удаленных подразделений головная компания ведет своими силами на основании первичной документации, поступающих от подразделений.
• Условие единых справочников контрагентов. Выполнение этого условия позволяет упростить процесс регистрации операций в разделах других участников хозяйственной операции.
• Условие согласования плана счетов. Данное условие предполагает, что независимо от конкретного номера счета, счета, несущие соответствующую смысловую нагрузку должны быть снабжены некоторой обязательной аналитикой, которая позволит производить консолидацию на уровне проводок.

Автоматизация финансового учета сложных хозяйственных образований
с помощью программы “Алеф. Бухгалтерия”

Говоря об автоматизации учета сложных хозяйственных образований, рассмотрим следующие проблемы:

• разграничение доступа к проводкам, документам, справочным данным;
• обеспечение одновременности отражения хозяйственных операций;
• подготовка и контроль исполнения бюджетов;
• оперативное планирование денежных потоков.

Концепция безопасности в системе
Алеф. Бухгалтерия

Для сложных хозяйственных образований обеспечение конфиденциальности при доступе к учетным данным — одна из наиболее сложных задач, возникающая при построении учетной системы.

В Алеф.Бухгалтерии учетное пространство, требующее регламентации, представлено следующими позициями:

• доступ к данным на SQL сервере;
• использование различных интерфейсных возможностей для доступа к операциям: доступ к плану счетов, системным настройкам, сервисным функциям и т.д.;
• доступ к документам, их формам и исполняемым алгоритмам;
• доступ к аналитическим справочникам;
• доступ к проводкам;

Для ограничения доступа персонала непосредственно к SQL серверу в Алеф.Бухгалтерии предусмотрен механизм автоматической смены логина и пароля к базе данных. При регистрации пользователя в системе ему присваивается системный пароль и логин, отличный от логина и пароля данного пользователя в базе данных. Таким образом, пользователь не может, используя свои логин и пароль в Алеф.Бухгалтерии, подключиться к базе данных, используя консоль сервера. При подсоединении пользователя к базе данных Алеф. Бухгалтерия сначала подсоединяется под системным паролем, который недоступен пользователям, получает из специальных таблиц настоящие параметры пользователя и переподключается с новыми параметрами, соответствующими правам пользователя. В момент запроса и переподключения предусмотрена возможность шифрования пакета, чтобы защититься от перехвата его с помощью монитора транзакций или другого подобного средства.

Для ограничения прав доступа пользователей к функциям Алеф.Бухгалтерии предусмотрена регламентация прав доступа для групп пользователей на функции доступные из интерфейса. Пользователи одновременно могут быть включены в несколько групп. В этом случае их права определяются объединением прав для всех групп, в которые включен пользователь.

Особый интерфейс Алеф.Бухгалтерии позволяет регламентировать права доступа к документам, их формам и алгоритмам. При доступе к документам можно дать права на создание документов, удаление своих, удаление любых, чтение документов, редактирование, создание проводок по документам и удаление проводок. На рисунке 1 изображен соответствующий интерфейс Алеф.Бухгалтерии.

Фундаментальным системным средством для регламентации доступа к документам, справочникам и проводкам в Алеф.Бухгалтерии является “Раздел”. Раздел — это средство сегментирования учетного пространства. Его назначение не исчерпывается секретностью. Разделы применяются при организации учета нескольких предприятий (подразделений) в одной базе данных, для обеспечения корректного вычисления курсовых разниц, себестоимости, обеспечения оперативного планирования платежей, формирования множественных планов счетов в единой базе данных и т.д. Полнее о разделах и других системных особенностях Алеф.Бухгалтерии можно прочитать в документации. Для доступа пользователя системы к информации определенного раздела он должен быть зарегистрирован как пользователь этого раздела. Из доступных разделов администратор или сам пользователь может сформировать себе наборы, в которых удобно выполнять те или иные операции. Например, пользователь имеет разрешение на использование разделов Банк Компании 1, Банк компании 2, Кредиторская задолженность Компании 1, Кредиторская задолженность компании 2. Разумно было бы объединить эти разделы в три набора: Компания 1, Компания 2 и Все доступные. В набор Компания 1 поместить Банк Компании 1 и Кредиторская задолженность Компании 1, в набор Компания 2, соответственно — Банк Компании 2 и Кредиторская задолженность Компании 2. Набор Все Доступные может включать все доступные разделы для ускорения поиска необходимой информации. Пользователь может самостоятельно переключаться между доступными ему наборами разделов.

При сохранении документа можно указать раздел, в котором будет сохранен документ. Каждый документ Алеф.Бухгалтерии может быть опубликован как справочник. После этого он может быть использован для определения аналитических разрезов на плане счетов, вызова из других документов в качестве справочника.

Рис. 1. Экран регламентации прав пользователей на использование форм
и алгоритмов документов

При публикации справочника указывается раздел, в котором публикуется сама сущность справочника. Кроме того, при сохранении каждого документа можно указать, в какой раздел должен попасть образ этого документа в качестве справочника. Таким образом, если пользователь не имеет доступа к разделу, в котором опубликован справочник, он не узнает, что такой справочник существует. Если же он имеет доступ к разделу публикации справочника, он увидит в справочнике лишь те строки, которые опубликованы в доступных ему разделах.

При просмотре проводок пользователь увидит лишь ту аналитику проводки, которая сформирована доступными ему аналитическими справочниками.

Кроме того, каждая проводка может быть помещена в тот или иной раздел. В этом случае пользователю будет доступен лишь массив проводок, размещенный в актуальном наборе разделов.

Рис. 2. Блок проводок, обеспечивающий секретность

Рассмотрим на примере закрытия кредиторской задолженности, как может быть реализована концепция безопасности, принятая в Алеф.Бухгалтерии.

Предположим, что в компании есть специально выделенный работник, отслеживающий своевременное погашение кредиторской задолженности, который не имеет доступа к денежным счетам.

В рассматриваемом примере для обеспечения секретности предназначен специальный счет “Счет обеспечения секретности”. В российском учете в этом качестве может быть использован, например, счет 76.

С одной стороны, мы должны его проинформировать, что счет оплачен (кредитовое сальдо на счете кредиторской задолженности в разрезе основания платежа должно быть закрыто), с другой — скрыть форму оплаты.

В Алеф.Бухгалтерии для этого обычно используется блок проводок, изображенный на рисунке 2. Проводка 1а содержит конфиденциальную информацию о расчетном счете, по которому прошло движение (аналитика кредита). Она помещена в секретный раздел.

Для закрытия кредитового сальдо на счете кредиторской задолженности в разрезе основания платежа в общем разделе предназначена проводка 1в. Работник, имеющий доступ к общему разделу, видит, что основание платежа закрыто, он также может просмотреть проводку 1в, которая не содержит конфиденциальной информации.

Третья проводка блока — 1б — предназначена для сторнирования проводки 1в в секретном разделе. В данном примере предполагается, что работник, отвечающий за движение денежных средств, имеет доступ к общему разделу. В противном случае проводка 1б также должны находиться в недоступном ему разделе.

Отметим, что при проведении документа на оплату работник, контролирующий денежные потоки создаст все три проводки, однако при отсутствии доступа к общему разделу в хозяйственной операции увидит только одну. Поэтому, он не может нести ответственность за остальные две проводки. В подобных случаях настройщик системы должен быть особенно внимателен.

Для того чтобы завершить обсуждение концепции безопасности системы Алеф. Бухгалтерия, вкратце рассмотрим архитектуру системы с этой точки зрения. На рисунке 3 изображены архитектурные слои Алеф.Бухгалтерии.

Верхний слой состоит из документов, их форм и алгоритмов. С помощью разделов этот слой сегментирован на условно независимые рабочие места. Пользователи системы могут не подозревать о наличии соседних рабочих мест, их функциональности и составе документов.

Второй и третий сверху слой составляют “разъем”. Разъем предназначен для того, чтобы обеспечить независимость основных настроек системы от конкретного плана счетов и конкретного состава документов.

Верхняя часть разъема состоит из слоя профильных документов. Профильные документы — это декларации состава полей и их смысловой нагрузки.

Нижняя часть разъема имеет более сложную структуру, описание которой не является предметом настоящей статьи. Поэтому ограничимся лишь объяснением функциональной нагрузки. Нижняя часть разъема транслирует данные, определенные с помощью профильных документов, связывает их с полями конкретного документа, получает их значение и формирует проводки на конкретном плане счетов.

Как видно из рисунка, ни нижняя, ни верхняя часть рисунка не сегментируется разделами. Доступ в этой части регламентируется лишь разрешениями на выполнение различных настроечных операций в этой части для определенных групп пользователей.

Самый нижний слой — слой проводок. Он также сегментируется разделами и формирует информационное поле конкретного рабочего места.

Рис. 3. Архитектура системы “Алеф. Бухгалтерия”

Обеспечение одновременности отражения внутрифирменных операций в учете

При автоматизации финансового учета сложных хозяйственных образований рассмотрим два аспекта: внутрифирменное оказание услуг и платежные операции, выполняемые по финансовым поручениям.

Рассматривая проблему одновременности отражения кредиторской и дебиторской задолженности при оказании услуг внутри хозяйственного образования необходимо иметь в виду обязательное право бухгалтера подразделения на акцепт операций. Невыполнение этого правила будет иметь пагубные политические последствия.

На рисунке представлен блок проводок, который формируется для обеспечения одновременности операций в этом случае. Конечно, это не единственный способ решения проблемы. Например, вместо балансовых счетов для неакцептованных операций могут быть использованы забалансовые счета, проводки на которых просто сторнируются при акцепте в необходимой аналитике. Отметим, что в рассматриваемом примере для упрощения проводки начисления неоплаченного НДС опущены.

В верхней части рисунка 4 изображен блок проводок, регистрируемый в учете подразделения, оказывающего услуги. В нижней — того подразделения, которому их оказывают.

При оформлении счета-фактуры формируются проводки 1а и 1б (рис. 1), отражающие соответственно дебиторскую и кредиторскую задолженности, требующие акцепта.

При акцепте счета происходит окончательное начисление задолженности.

При обеспечении одновременности отражения операций очень важно организовать учетный процесс таким образом, чтобы пользователь, заполняя формы документов Алеф.Бухгалтерии, не задумывался, регистрируется счет на внутрифирменное оказание услуг или обычный счет покупателю.

Рассмотрим фрагмент карточки контрагента, представленный на рисунке 5.

Для того чтобы обеспечить автоматическую настройку формирования проводок в тех или иных разделах, карточка документа имеет специальные поля, в которых хранится информация о разделах, в которых ведется учет данного контрагента, его категории при консолидации по различным уровням хозяйственного образования.

При формировании документа “Счет-Фактура” пользователь должен указать контрагента в поле “Наша компания” и в поле “Покупатель”.

При выборе контрагента в поле “Наша компания” система узнает тот раздел Компании 1 (см. блок проводок). При выборе покупателя система получает ссылку на раздел компании покупателя. Если это значение не пустое, то документ “Счет-Фактура” сформирует проводки не только в разделе “Нашей компании”, но и в разделе “Покупателя”. Если раздел покупателя не определен, то система предполагает, что контрагент внешний (не ведет учет в единой системе) и, следовательно, никаких дополнительных проводок делать не требуется.

Рис. 4. Блок проводок, обеспечивающий одновременность отражения задолженности

Рис. 5. Фрагмент карточки контрагента

При акцепте счета-фактуры необходимо просто указать код акцептованного документа. Документ “Акцепт счета поставщика” сформирует проводки 2а, 2б, 2в, 2г указанного блока.

Более сложная картина открывается при детальном отражении платежных операций в учете. Рассмотрим подробнее случай с четырьмя участниками операции. Конечно, на практике встречаются и более сложные случаи цепочек платежей. Отметим, что в Алеф.Бухгалтерии нет никаких системных ограничений, которые не позволили бы создать алгоритм для формирования соответствующих проводок. Однако наш опыт показывает, что достаточно сложные расчетные механизмы могут быть описаны в рамках модели с четырьмя участниками. Обслуживание более сложных моделей расчетов потребует более серьезной подготовки прежде всего персонала, работающего с первичной документацией, и ужесточения процедур документооборота.

Предположим, что при совершении платежа задействованы четыре компании: А, B, C и D. Пусть A совершает платеж по поручению D в адрес C для B.

На рисунке 6 приведены потоки погашения обязательств (от D к B) и движения денежных средств (от A к C). Очевидно, что A, B, C и D — это роли, которые могут исполняться как двумя компаниями, так и четырьмя. A — это плательщик, С — получатель денежных средств, D — инициатор платежа, по поручению которого А отправляет денежные средства в адрес C. D несет полную ответственность за всю операцию в целом. B — это контрагент, которому в конечном счете денежные средства направлены. В соответствии с этой моделью была построена карта схем, по которой создаются проводки в учете.

В простейшем случае, когда одна компания, исполняет роли A и D, а другая — B и C, мы имеем самый обыкновенный платеж между двумя контрагентами. При этом, если обе компании ведут учет в единой базе данных, проводки создаются в двух разделах.

Рис. 6. Модель расчетов.

• A — отправитель,
• B — получатель,
• С — оператор получателя,
• D — плательщик.

Для случая, когда A, B, C, D — различные контрагенты и все ведут учет в единой базе данных, карта предусматривает создание проводок в четырех различных разделах. На рисунке 7 представлен блок проводок для этого случая. Проводки, связанные с начислением налога на добавленную стоимость, начислением прибылей или убытков по суммовой разнице и проводки секретности, описанные выше, на рисунке не представлены.

В этом случае предусматривается два блока проводок. Первый создается на основании документа о списании денежных средств с расчетного счета компании А (платежного поручения). Этот блок состоит из проводок 1а, 1б, 1в, 1г, зарегистрированных в разделах участников операции.

Проводка 1а списывает денежные средства с расчетного счета компании А и начисляет дебиторскую задолженность по взаиморасчетам у компании D. Действительно, в этой операции именно D является инициатором платежа, в то время как А выполняет исключительно операторские функции.

Рис. 7. Блок проводок, обеспечивающий одновременность отражения платежных операций

В разделе компании D регистрируется соответствующая кредиторская задолженность по взаиморасчетам в аналитике А (1в). В то же время в учете компании D возникает дебиторская задолженность компании В, ведь именно в ее адрес были направлены денежные средства. Зеркальная проводка возникает в учете компании B (1г).

Компания С является получателем платежа. В ее учете проводки создаются на основании двух документов. При списании денежных средств с расчетного счета компании А в учете компании С регистрируется задолженность перед компанией С, так как денежные средства уже направлены в адрес С, но так как перевод денежных средств может занять некоторое время, счет задолженности корреспондирует со счетом “Денежные средства в пути”. При зачислении денежных средств на счет компании С, счет “Денежные средства в пути” закрывается на “Денежные средства” (2а).

Конечно, для описания подобного процесса могут быть использованы и другие блоки проводок, лучше отражающие контекст хозяйственной операции и соответствующие учетной политике хозяйственного образования и условиям договоров. Однако предложенный блок проводок удовлетворяет условию одновременного отражения хозяйственных операций в учете различных подразделений хозяйственного образования.

Кроме того, приведенный блок проводок на практике выглядит гораздо сложнее. Он может закрывать, например, кредиторскую задолженность в разделе компании D и соответствующую ей дебиторскую задолженность в разделе компании B. При этом, учитывая то, что в расчетах B и D могут использоваться договорные курсы, возникает суммовая разница. Эта суммовая разница, отражается, в зависимости от знака разницы, как прибыль от суммовой разницы в учете одной компании (B или D) и как убыток в учете другой.

Бюджетирование, подходы к реализации управленческого учета

В вышеизложенном материале показана роль учетной системы как интегрирующего звена при решении задач структуризации, упорядочивании и оптимизации деятельности сложных хозяйственных образований за счет обеспечения своевременного и непротиворечивого учета внутренних операций и операций по поручению.

Другим важнейшим инструментом в улучшении внутрихозяйственных механизмов является применение краткосрочного (год или менее) и долгосрочного планирования. Это позволяет определить цель функционирования образования и доведение этой цели до каждого его субъекта, подразделения субъекта и ответственного центра субъекта. Данное обстоятельство имеет огромное значение для соблюдения принципа корпоративности за счет координации производственных и обслуживающих структур в единое целое.

Бюджет — количественное выражение плана, инструмент координации и контроля за его выполнением.

Бюджетный цикл в сложных и хорошо управляемых организациях включает следующие этапы:

• планирование деятельности холдинга в целом, по его структурным образованиям и внутренним подразделениям этих образований, суммирование коллективных проектных предложений;
• разработка бюджета;
• просчет вариантов плана, внесение корректив;
• окончательное планирование, проектирование обратной связи и учет изменяющихся условий.

Рис. 8. Структура основного годового бюджета

Данный цикл иллюстрирует важнейшее значение процесса бюджетирования, реализующееся через сопутствующие коммуникации внутри образования. Согласуя, например, планы сбыта, производства и снабжения, персонал холдинга взаимодействует между собой, как для согласования единой технологической цепочки по “горизонтали” (то есть в смежных подразделениях, структурах), так и для установления количественных показателей по “вертикали” (согласование объема командировок с руководством подразделения). Данное обстоятельство помогает в решении проблемы борьбы с “островным” мышлением, неструктурированностью, сопротивлением “убыточных” подразделений, описанным в начале статьи.

Другим важнейшим аспектом при применении планирования является реализация принципа обратной зависимости. Уже на этапе формирования модели ведения хозяйственных процессов предусматриваются принципы контроля и управления по отклонениям в отношении внутренних подразделений в зависимости от их статуса (центр инвестиций, продаж, прибыли или затрат). Важнейшим итогом внедрения системы бюджетирования является продумывание и использование системы учета ответственности, которая измеряет (оценивает) планы и действия по каждому центру ответственности.

Бюджеты — это модель деятельности организации на предстоящий период. Схематично структура основного годового бюджета представлена на рисунке 8. Большую часть схемы занимают элементы оперативного бюджетирования, которые фокусируются в проектном отчете о финансовом результате. Другая часть основного бюджета отведена для финансового управления. Она включает в себя бюджет капитала, денежный бюджет, проект баланса и проект бюджета денежного потока.

Главный инструмент Алеф.Бухгалтерии, используемый при реализации планирования — это раздел и набор разделов. Предположим, что у нас производственное предприятие, производящее несколько видов продукции в разных цехах. При составлении основного бюджета на следующий год необходимо запланировать объем продаж и привести в соответствие с этим объем закупаемых и потребляемых материалов. Пусть продажей произведенной продукции занимаются разные структурные подразделения. Используя данные прошлых периодов, информацию из отдела маркетинга, ответственные сотрудники формируют проводки по будущей реализации в раздел “Планируемые продажи по отделу”. При этом аналитика на счете “Реализация” (см. рисунок 9, правая колонка) указывает на определенный продукт и определенный отдел. С другой стороны, руководство предприятия, составляя проект укрупненного бюджета, запланировало другой объем продаж по одному из видов продукции, сформировав проводки по счету “Реализация” в раздел “Планируемые продажи” (см рисунок 9, левая колонка). Тогда, сравнивая кредитовые обороты по счету “Реализация” в разрезах продукта и подразделения из разных разделов, руководство может определить, по какому продукту идет рассогласование и как оно формируется по структурным подразделениям. Эта информация может служить основанием для проведения совещания с каждым подразделением, выяснением причин рассогласования, утверждения действительно выполнимого объема продаж. В результате получается, что формируются укрупненный и детализированный бюджеты продаж. Укрупненный бюджет продаж используется для составления проекта бюджета прибыли и проекта баланса, а детализированные бюджеты используются для контроля исполнения запланированных показателей (то есть для сопоставления с фактическими данными) по соответствующим центрам ответственности (подразделения). На этом примере видно, как планирование помогает согласовать действия казалось бы разрозненных подразделений исходя из целей деятельности предприятия в целом.

Очень важно отметить, что планирование ведется с помощью проводок. Эта самая адекватная форма представления модели хозяйственной деятельности. Если сформированный бюджет разбалансирован и невыполним, то это сразу же становится ясно из оборотно-сальдового баланса, который покажет наличие отрицательных остатков на счетах материальных запасов или готовой продукции. Алеф. Бухгалтерия позволяет сформировать наборы разделов, обеспечивающие доступ только к определенным участкам планирования и(или) исполнения бюджета, при этом гибко настраиваемый интерфейс документов позволит организовать процесс бюджетирования на всех службах предприятия.

Рис. 9. Реализация планирования закупок с помощью средств “Алеф.Бухгалтерии”

Другим наглядным примером использования Алеф.Бухгалтерии для реализации задач финансового планирования может служить возможность ведения нескольких видов оценки запасов одновременно. В современной практике все больше и больше внимания уделяется маржинальному подходу, суть которого состоит в том, что запасоемкими являются только переменные затраты. Использование такого способа калькулирования позволяет иметь правильное представление о себестоимости продукта для целей принятия решения о размещении дополнительных заказов на производство и проведения CVP анализа. С другой стороны нельзя не учитывать, что отсутствие постоянных общепроизводственных расходов в себестоимости продукции не позволяет управлять данным видом затрат, что может привести к неконтролируемому падению операционной прибыли и появлению незапланированных убытков.

Иными словами, принято различать две цели учета: контроль и калькулирование. Для целей калькулирования принято использовать директ-костинг, а для целей контроля — абзорпшен-костинг.

Как же совместить два вида себестоимости в одной учетной системе предприятия? Ответ на этот вопрос также кроется в использовании механизма разделов. Принципиальная схема двух систем калькулирования показана в таблице№ 1.

Как видно из таблицы № 1, сальдо на счете 46-продукт показывает себестоимость реализованной продукции и в случае директ-костинга содержит только переменные расходы, в то время как другой метод абсорбирует все общепроизводственные расходы (отсюда и название “абзорпшен”) в себестоимости произведенной и проданной продукции. В том и другом случае получается, что часть проводок остается неизменной (реализация, “покупка” и “списание” прямых расходов) от метода к методу, а часть изменяется (распределение ОПР или списание ОПР на реализацию). Далее, если систематизировать разделы по участкам учета и объектам учета, то можно получить следующие наборы разделов (таблица № 2)

Далее, установив в Алеф.Бухгалтерии набор разделов “Директ-костинг”, можно получить маржинальную отчетность, используя “Отчет о прибылях и убытках”. Дело, конечно, не в самом отчете, а в величине себестоимости продукции, на основании которой можно проанализировать предложение от покупателя.

Алеф. Бухгалтерия позволяет, таким образом, иметь две пересекающиеся системы учета (при изменении стоимости купленных основных материалов изменятся данные о себестоимости в двух системах одновременно) для разных целей и разных пользователей (доступ на уровне разделов и счетов разделен).

Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что компания “Алеф Консалтинг энд Софт” уже в течение пяти лет самостоятельно проводит внедрение системы в сложных хозяйственных образованиях. За это время, и программное обеспечение и технология внедрения претерпели значительные изменения и оптимизированы с точки зрения быстрой настройки блоков проводок, состава документов и справочников с учетом специфики деятельности заказчика, его организационной структуры и технологии документооборота.

Кроме того, особо хотелось бы отметить технологию встраивания Алеф Бухгалтерии в информационное поле заказчика. Этому посвящены многие опубликованные статьи. В практически осуществленных нами проектах Алеф. Бухгалтерия работает совместно с приложениями следующих классов:

• системы клиент-банк;
• системы учета персонала;
• системы расчета заработной платы персонала;
• системы размещения и планирования;
• биллинговые системы;
• системы автоматизации документооборота;
• технологические системы;
• системы обеспечения продаж и контроля товарных запасов.

В различных проектах нами и нашими партнерами решены задачи автоматизации учета:

• финансово-расчетных центров, ведущих учет большого количества производственных предприятий в единой базе данных;
• холдингов с обеспечением одновременности отражения операций в учете компаний — участников и консолидации на уровне проводок в соответствии с международными стандартами;
• брокерских компаний с автоматическим контролем документооборота, который осуществляется внешним приложением. Данное решение было выполнено в соответствии с рекомендациями НОУФОР и методикой, предложенной компанией Андерсен Консалтинг;
• предприятий различных форм собственности, работающих в таких отраслях, как авиация и транспортные перевозки, телевидение и реклама, поставки оборудования и продуктов питания, издательская и исследовательская деятельность и т.д.

Накопленный опыт позволяет нам быть уверенными, что мы сможем решить самые сложные проблемы, возникающие при автоматизации учета в сложных хозяйственных образованиях.

¹ Убыточность и прибыльность подразделений является результатом некоторой учетной политики. Изменение учетной политики может изменить и финансовый результат подразделения. Поэтому в данном контексте “прибыльный” и “убыточный” необходимо понимать с достаточной степенью относительности.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"