Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “Columbus IT Partner”

“КОНКОРД”: составление, контроль
и анализ исполнения бюджетов финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Рациональное планирование финансовых и товарно-материальных ресурсов — необходимый элемент эффективного управления предприятием. Важным компонентом такого планирования является составление бюджетов, позволяющих концентрировать ресурсы на наиболее важных направлениях деятельности. Многообразие ресурсов приводит к необходимости составлять несколько взаимоувязанных бюджетов. Все процветающие западные компании уделяют планированию и бюджетированию самое пристальное внимание. При формировании бюджета “вручную” приходиться ограничиваться лишь самыми общими показателями, что не всегда дает приемлемые результаты. Целесообразно использовать автоматизированные системы управления, основанные на современных компьютерных технологиях.

Можно без преувеличения сказать, что на российском рынке программного обеспечения для ведения бухгалтерского и оперативно-технического учета представлены учетные программы на любой вкус и цвет. Однако функции планирования и бюджетирования существуют лишь в ограниченном числе разработок, да и то нередко в весьма урезанном виде. В этой связи особый интерес представляет система “КОНКОРД” фирмы Columbus IT Partner. Являясь одной из наиболее гибких и адаптированных к особенностям российского учета разработок, “КОНКОРД” предлагает пользователю обширные возможности по ведению бюджетов и смет разнородных ресурсов.

Бюджеты счетов Главной книги

Под моделью бюджета счетов Главной книги в системе понимается совокупность показателей, комплексно характеризующих состояние финансовых средств предприятия. Формирование значений этих показателей (модель бюджета) зависит от прогнозируемых изменений макро— и микроэкономических факторов, значимо влияющих на функционирование предприятия, и/или от целей управления (годовой бюджет, прогнозы и т. д.). “КОНКОРД” поддерживает возможность составления и одновременного ведения неограниченного числа бюджетов, что весьма важно в условиях неустойчивой экономической ситуации. Так, исходя из различных сценариев развития макроэкономических параметров, можно сформировать наиболее вероятный, пессимистический и оптимистический бюджеты.

Бюджетные суммы вводятся в систему непосредственно в разрезе бухгалтерских счетов. Пользователь может привязывать эти суммы к конкретным датам, определять периодически повторяющиеся расходы и доходы. Формируя бюджет, пользователь может опираться на данные сальдо счетов за предшествующие периоды, что актуально, если производство и сбыт подвержены сезонным и/или циклическим колебаниям.

В системе весьма развиты функции манипулирования бюджетными данными. Специальный механизм “Распределение бюджетов” дает возможность на основе готовых бюджетов для какого-либо счета создавать бюджеты для других счетов. Это удобно применительно к таким счетам, бюджеты по которым находятся в определенной зависимости от бюджета другого счета. Пример, иллюстрирующий такую зависимость:— задание бюджета на рекламу в процентном отношении к объему продаж. Можно одну бюджетную модель скопировать в другую, сдвинуть даты, к которым привязаны бюджетные данные и т. д. Особо подчеркнем, что в большинстве российских и западных систем автоматизации подобные возможности отсутствуют или имеют существенные ограничения.

Товарные бюджеты

“КОНКОРД” позволяет выполнять бюджетирование не только денежных средств, но и товарно-материальных ценностей, вплоть до планирования движения каждой отдельной номенклатурной единицы (Рис. 1).

Ограничений на число создаваемых товарных бюджетов (планов) нет. Их можно формировать “с нуля” или строить на основе уже имеющихся. В первом случае задается код модели бюджета (плана), выбирается наименование товара, при необходимости указываются параметры аналитического учета, характеризующие группу дебиторов, далее определяются параметры поступления и отгрузки товара по периодам, цены и скидки. По этим данным система рассчитывает результирующую стоимость единицы товара. При создании строки плана продаж указывается их периодичность. Во втором случае осуществляется копирование или перенос модели уже имеющегося бюджета, задаются параметры, используемые при конструировании новой модели бюджета на основе имеющейся (Рис. 2).

Рис. 1. Планирование движения конкретного вида товара

Порядок формирования взаимосвязанных бюджетов

В системе имеется специальная процедура переноса товарных бюджетов в бюджеты счетов Главной книги. Таким образом можно, например, по складскому бюджету продаж автоматически сформировать (сгенерировать) в Главной книге бюджет реализации, включающий бюджеты прихода денежных средств. При необходимости бюджетирование осуществляется с применением кодов аналитики и указанием конкретных поставщиков/покупателей товаров и потребителей материальных ресурсов. Столь детализированные бюджетные данные можно далее использовать для анализа и повышения эффективности партнерских отношений.

Рассмотрим пример. Необходимо, основываясь на бюджете продаж двух товаров 010003 — Кастрюля “Барабан” и 010004 — Сковорода “Молодежная”, автоматически сгенерировать бюджет реализации в Главной книге, составить бюджет прихода денежных средств и общий бюджет 3-х филиалов компании на рекламу в виде процента от бюджета продаж. Далее общий бюджет на рекламу нужно детализировать по отдельным статьям (реклама на ТВ, наружная реклама и т. д.) в разрезе филиалов.

Начнем с создания наиболее вероятной модели бюджета. Предположим, что уже сформирован план производства упомянутых товаров, определяющий в числе прочего объемы продаж на 8 месяцев с января по август 1998 года. Выберем в этом плане интересующие нас строки (см. Рис. 3).

Активизируем функцию формирования в Главной книге бюджета реализации на базе складского бюджета. Для этого укажем ряд параметров, в том числе номер бюджетной модели, в которую осуществляется перенос данных. В нашем примере это модель “Наиболее вероятный бюджет”. В результате получаем бюджет на счете реализации 46100 — Реализация и себестоимость продукции (Рис. 4).

Бюджеты прихода денежных средств и расходов на рекламу по филиалам генерируются в соответствии с настройками распределения, установленными в данной модели бюджета для счета 46100 (Рис. 5).

Рис. 3. Выбор складского бюджета товара как основы составления бюджета реализации

Рис. 4. Сгенерированный на основе складского бюджета бюджет реализации

Рис. 5. Параметры модели наиболее вероятного бюджета по счету реализации

В нашем примере бюджет по приходу денежных средств формируется как полное (100 %) отражение бюджета реализации.

Предположим, что общий бюджет на рекламу составляет 18 % от бюджета реализации и распределяется следующим образом:

• 5 % от реализации на филиал 01 — Филиал в Санкт-Петербурге;
• 6 % от реализации на филиал 02 — Филиал в Саратове;
• 7 % от реализации на филиал 03 — Филиал в Киеве.

Проценты следует указать с отрицательным знаком (см. Активизируем функцию формирования в Главной книге бюджета реализации на базе складского бюджета. Для этого укажем ряд параметров, в том числе номер бюджетной модели, в которую осуществляется перенос данных. В нашем примере это модель “Наиболее вероятный бюджет”. В результате получаем бюджет на счете реализации 46100 — Реализация и себестоимость продукции (Рис. 4).

Бюджеты прихода денежных средств и расходов на рекламу по филиалам генерируются в соответствии с настройками распределения, установленными в данной модели бюджета для счета 46100 (Рис. 5), поскольку бюджетные суммы по кредиту счета реализации должны формировать суммы по дебету расходных и денежных счетов. Дальнейшая детализация общего рекламного бюджета производится путем задания параметров распределения счета 43799 — Итого: расходы на рекламу — по конкретным статьям (Рис. 6).

Активизируем функцию распределения. В результате формируется Бюджет реализации, Бюджет на рекламу общий, Бюджет прихода денежных средств, Бюджет по статьям общего бюджета на рекламу. Это бюджеты по счетам: 58999 — Итого: денежные средства, 43799 — Итого: расходы на рекламу, 43710 — Реклама на ТВ, 43720 — Наружная реклама и т. д.

Построенные бюджеты детализированы по периодам времени и филиалам. На рис. 7 показан бюджет по счету 43710 — Реклама на ТВ — во временном разрезе.

На основе одних бюджетов могут составляться другие. Для этого в системе “КОНКОРД” предусмотрена функция Операции с данными. В специальной форме выбирается базисный бюджет и определяются правила преобразования его показателей в показатели производного бюджета (Рис. 8).

На рис. 8 показана форма, при помощи которой можно построить оптимистичный бюджет путем копирования данных наиболее вероятного бюджета с коэффициентом увеличения 1.3.

Рис.6. Распределение общих затрат на рекламу по конкретным статьям

Рис. 7. Детализация бюджета счета затрат на рекламу на ТВ по периодам времени

Прогнозирование наличия и потребностей в денежных
и товарно-материальных ресурсах

Система взаимосвязанных финансовых и товарных бюджетов составляет основу прогнозирования деятельности предприятия. “КОНКОРД” содержит средства, позволяющие прогнозировать движение денежных средств на основании зарегистрированных в системе заказов и/или счетов-фактур, выставленных покупателям или полученных от поставщиков. Анализируя заказы покупателей, система оценивает возможность их своевременного выполнения и автоматически создает предложения на закупку товара и предлагает внести изменения в существующие заказы (увеличить, уменьшить, ускорить, отложить закупку).

Построение прогноза потребности может быть произведено как с использованием, так и без использования товарных бюджетов. Потребность в товарах прогнозируется и в целом по комплектам и с учетом отдельных единиц. Баланс потребностей составляется как специальный отчет, на базе которого могут быть сформированы заявки поставщикам.

“КОНКОРД” дает пользователю развернутую статистику, необходимую для анализа продаж, закупок, уровня запасов и управления себестоимостью. Так, в частности, система может предоставить сравнительные данные по оборотам, брутто-прибыли и проценту прибыли за разные периоды, оценить скорость оборота складских запасов по их учтенной стоимости на выбранную дату и за последние 12 месяцев. Это позволяет своевременно выявлять “мертвые” товары и материалы, бороться со сверхнормативными запасами.

Статистика может быть получена как в сводной, так и в детализированной форме. В последнем случае возможно использование карточки товара, где представлена полная информация о движении конкретной номенклатурной единицы, ее себестоимости, оборачиваемости, уровне запасов, фактическом наличии, резерве под поставки по договорам, заключенным с покупателями, величине партий, заказанных у поставщиков, и т. д. Из карточек дебиторов и кредиторов пользователь берет сведения о взаимоотношениях с конкретными партнерами. Предусмотрены специальные отчеты для получения информации, в том числе и в графической форме.

“КОНКОРД” позволяет анализировать ликвидность товарно-материальных ресурсов по каждой составленной бюджетной модели и сравнивать данные этих моделей с фактическими. При этом может быть сделано разграничение по “обязательной” и “вероятной” ликвидности.

На основе запланированных расходов и поступлений готовится прогноз потребностей в денежных средствах (рис. 9).

И, наконец, “КОНКОРД” содержит развитые возможности графического отображения аналитической информации. Практически все показатели движения денежных средств и товарных запасов могут быть представлены в наглядном графическом виде.

Справка о системе “КОНКОРД”

Международная автоматизированная система управления предприятием “КОНКОРД” включает модули: Главная книга, Дебиторы, Кредиторы, Заработная плата, Основные фонды. Заказы, Закупки, Склад, Управление материальным производством, Проекты. Общее число инсталляций системы в мире превышает 8,5 тыс. Систему используют: в торговле— 40 % клиентов, в промышленности — 34 %, в сфере услуг — 17 %, в государственных учреждениях — 9 %.

“КОНКОРД” обеспечивает на базе одноразового ввода данных подготовку налоговой, финансовой и управленческой отчетности (до 12 кодов аналитического учета). Содержит средства двойного учета и формирования отчетности в соответствии со стандартами GAAP, IAS и др. Поддерживает стандарты планирования производства MRP I и MRP II. Относится к классу полнофункциональных систем среднего ценового уровня со встроенными средствами разработки. Имеются версии системы со встроенной СУБД (для небольших предприятий), а также версии системы на СУБД MS SQL Server (до 200 одновременно работающих пользователей) и на Oracle (до 400 пользователей).

Рис. 9. Прогноз потребностей в денежных средствах, составленный по бюджетным данным

Рис. 10. Графическое представление информации показателя плановой реализации товаров

Конкурентные преимущества “КОНКОРД”:

• широкие функциональные возможности в сочетании с умеренными ценами;
• высокая интегрированность всех модулей системы, создающая основу для формирования согласованной управленческой информации;
• возможность безопасного развития, обеспечиваемая архитектурой системы. В ходе внедрения системы встроенного языка XAL выполняется доработка и модификация системы. Программный код бизнес-фукциональности системы передается заказчику. Специалисты заказчика далее могут самостоятельно развивать систему средствами XAL.

Широкий диапазон функциональности системы, ее интегрированный характер в сочетании с возможностью ее безопасного развития позволяют создавать на базе “КОНКОРД” решения, удовлетворяющие требованиям заказчика на 100 %.

Российское представительство компания Columbus IT Partner, созданное в январе 1997 года, сегодня насчитывает 37 сотрудников. В течение двух лет проводились работы по созданию локализованной версии системы, которая сегодня полностью соответствует требованиям российских налоговых органов, в том числе обеспечивает ведение книг продаж и покупок, обработку НДС по предоплатам и др. Общее число проданных в России лицензий — 36. В числе пользователей “КОНКОРД” в России: Douwe Egberts Coffee and Tea (дистрибуция чая и кофе), Danfoss (производство и дистрибуция промышленного оборудования для тепловодопередачи), Schueko International (производство алюминиевых конструкций), Avon Cosmetics (дистрибуция косметических товаров), Tefal Санкт-Петербург (производство товаров народного потребления), Henkel Ecolab (дистрибуция химических продуктов различного профиля), инвестиционная компания Sputnik Funds (Ренессанс Капитал), благотворительный Фонд Сороса, Northern Telecom (телекоммуникационное оборудование), Conoco (нефте- и газодобыча), Брасс (производство строительных материалов), Ворон-Алмаз (дистрибуция продуктов питания), Andrews Consulting (туристический бизнес).

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"