Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Интеллект-Сервис”

Программная система “БЭСТ-ПРО”:
решения для управления торговлей

Читатели журнала “Компьютер в бухгалтерском учете и аудите” уже познакомились с основными возможностями новой программной системы “БЭСТ-ПРО”, выпущенной компанией “Интеллект-Сервис”. Сегодня мы продолжим начатую беседу и расскажем Вам о версии данного программного комплекса, разработанной для предприятий торговли.

Данная разработка наследует все лучшие качества популярных программных продуктов серии “БЭСТ”, созданных компанией “Интеллект-Сервис” для управления торговлей и складом в период с 1990 по 1998 годы.

Система “БЭСТ-ПРО” имеет модульную структуру. В распоряжение торгового предприятия предоставлены модули управления товарными запасами, закупками и сбытом, контроля договорных обязательств, финансов, взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Кроме того, в состав данного программного комплекса входят функциональные блоки учета кадров, заработной платы, основных средств, бухгалтерского и налогового учета (ведение книги покупок и книги продаж) (см. рис. 1). Программа гибко настраивается на специфику конкретной компании и отличается высокой скоростью обработки больших информационных массивов. Главными единицами хранения информации и основой учета являются первичные документы. Независимое ведение оперативного и бухгалтерского учета существенно облегчает адаптируемость системы к любым изменениям в экономике и действующем законодательстве.

Одним из наиболее трудоемких участков учета любой торговой организации, вне всяких сомнений, является склад. Это не просто место, где хранятся товары, но и источник важнейшей информации об эффективности работы компании и перспективности тех или иных направлений ее бизнеса. Именно поэтому в подсистеме “Складской учет” (См. рис. 2) предусмотрен широкий набор сервисных средств по учету наличия и движения товарных запасов.

Рис. 1 Структурный состав системы "БЭСТ-ПРО"

Рис. 2 Картотека складского учета и реестр документов движения товаров

В основные возможности подсистемы складского учета входят:

Номенклатурный справочник, поддерживаемый системой “БЭСТ-ПРО”, имеет 6 уровней вложенности. Он предназначен для хранения информации по товарно-материальным ценностям и услугам. Кроме того, классификация номенклатурных позиций может вестись и по атрибутам, задаваемым по усмотрению пользователя – цвету, размеру, сорту, материалу и прочим характеристикам (См. рис. 3). При этом по каждой из отличающихся позиций будет заведена отдельная учетная карточка и предоставлена необходимая отчетная информация о наличии и движении данного вида товара.

В условиях системы “БЭСТ-ПРО” схема хранения материальных запасов может быть описана как с применением сортовой, так и партионной модели.

При использовании сортовой модели учета характеристиками объекта хранения являются номенклатурная группа и идентифицирующий артикул.

В случае применения партионного метода к этим характеристикам добавляется принадлежность объекта учета к определенной партии товарно-материальных запасов. Партионный способ учета удобен для контроля движения одинакового товара, поступающего от разных поставщиков и/или по разным ценам. Привязка номенклатурной позиции к конкретной товарной партии осуществляется на стадии оприходования.

Рис. 3 Атрибутная классификация ТМЦ

Критерии группировки позиций в товарные партии могут быть полностью произвольными. В одну и ту же товарную партию может включаться номенклатура, имеющая разные артикулы. Характеристиками партии товарных запасов являются уникальный номер, название, наименование фирмы-производителя, страна изготовления, номер сертификата, даты выпуска и прибытия на склад предприятия, а также предельный срок реализации. Еще одним важным характеристическим атрибутом партии является наименование ее собственника. Это дает возможность “отличать” купленные товары от взятых на консигнацию. На основании первичных документов движения формируется картотека партий товаров. Таким образом, система “БЭСТ-ПРО” позволяет держать под контролем движение каждой поставки товарной позиции. (См. рис. 4)

Суммовой учет товарных запасов может вестись в учетных и фактических ценах. При учете по фактическим ценам для расчета себестоимости поддерживаются методики ФИФО, ЛИФО и средних цен.

При проведении инвентаризации ассортимента в случае выявления расхождений система автоматически сформирует необходимые документы по списанию недостач и оприходованию излишков. Проводя переоценку запасов на предприятии, новые цены можно рассчитывать как по коэффициентам от старых, так и по произвольно составленным формулам.

Система располагает широким набором отчетных форм, характеризующих наличие и движение запасов на предприятии. Кроме того, имеется встроенный генератор отчетов, позволяющий создавать произвольные отчетные формы в соответствии с пожеланиями конкретного пользователя.

Для подготовки бухгалтерских проводок по документам складского учета используется механизм типовых операций. Типовая операция представляет собой набор шаблонов проводок, содержащих алгоритмы расчета их сумм, вычисляемых в соответствии с общей суммой хозяйственной операции. По каждому из видов товародвижения можно составить шаблоны проводок, т.е. подготовить типовые операции. Для генерации проводок по конкретному документу система запросит код типовой операции, после чего рассчитает суммы по всем относящимся к ней проводкам. Что именно и когда именно проводить через бухгалтерию – определяется по усмотрению пользователя.

Подсистема “Складской учет” интегрируется с подсистемой “Учет закупок”. В функции подсистемы учета закупок входят:

По данным заказа поставщику можно зарегистрировать первичные документы на получение товара, счета на оплату, а также акты об оприходовании работ и услуг. В программе организован контроль оприходования товара, заявленного в заказе. Первичными документами, подтверждающими получение товара от контрагента, в условиях системы “БЭСТ-ПРО” могут быть товарная накладная или счет-накладная. При этом счет-накладная является также и требованием на оплату отгруженного товара. На основании спецификации товарной накладной или счета-накладной можно сформировать приходные ордера для склада.

Рис. 4 Структура картотеки партий

Рис. 5 Счет поставщика и информация по отгрузкам и платежам

По каждому из счетов в режиме “on-line” доступна подробная информация о получении или оплате товара, а также выводится текущий остаток задолженности по данному документу. (См. рис. 5)

В спецификации документов, помимо номенклатуры, могут быть включены и сопутствующие позиции, предназначенные для отражения накладных расходов, скидок и т.д. В их числе:

Система позволяет контролировать движение товара, принятого на консигнацию, формировать отчеты по реализованному товару и контролировать расчеты с консигнантами.

Программа “БЭСТ-ПРО” формирует отчеты по закупкам товара в различных разрезах – на заданные интервалы дат, по счетам, договорам, поставщикам, диапазонам сумм, номенклатуре, партиям и т.д.

Как уже рассказывалось в № 4 за 1998 год, в составе системы “БЭСТ-ПРО” имеется мощная подсистема “Ведение договоров”, в которой поддерживаются все виды договорных обязательств, актуальные для торгового предприятия – купли-продажи, консигнации, возрождающегося в условиях кризисной экономики бартера, а также оказания услуг, аренды помещений, автотранспорта и т.д. По каждому исполняемому договору можно получать детальную информацию о состоянии связанных с ним расчетов, формировать счета к получению и оплате с контролем задолженности по каждому счету, регистрировать заказы на получение и оплату товара. Программа предусматривает начисление и учет финансовых санкций за нарушение договорных обязательств как со стороны контрагентов, так и самого предприятия. Возможные способы начисления финансовых санкций – процент неустойки от суммы сделки, фиксированная сумма, а также пеня, взимаемая за каждый из дней просрочки.

С помощью системы “БЭСТ-ПРО” можно управлять торговлей по предоплате, в кредит, учитывать бартерные и консигнационные сделки. В совокупность задач, решаемых в модуле “Продажи. Управление сбытом” входят:

Система “БЭСТ-ПРО” позволяет вести любое количество прейскурантов в рублях и валюте, как по складам, так и по предприятию в целом. По усмотрению пользователя отпускные цены товаров можно вводить вручную или рассчитывать по собственным алгоритмам. Изменения цен продажи сохраняются в специальном архиве.

Пользователь может вводить скидки/наценки к стоимости товаров или услуг. Кроме того, для любой из товарных позиций могут быть настроены шкалы скидок, назначаемых в зависимости от отпускаемого количества.

На основании зарегистрированных заказов клиентов можно сформировать первичные документы на отгрузку товара (расходные товарные накладные или счета-накладные) и подготовить счета на оплату. По каждому из заказов автоматически контролируется ход его исполнения. Если в заказе также присутствуют работы или услуги, по данным позициям можно составить акты выполненных работ. Товары, перечисленные в заказе, резервируются на складах предприятия на указанный в нем срок.

По каждому из счетов, выставленных в адрес клиентов, ведется оперативный контроль отгрузок и платежей, и автоматически вычисляется текущая сумма задолженности. Кроме того, предусмотрена выписка товарно-транспортных накладных.

Если же предприятие практикует передачу товара на консигнацию, то с помощью системы “БЭСТ-ПРО” оно сможет оформлять накладные отгрузки, регистрировать отчеты консигнаторов и оперативно контролировать их задолженность. (См. рис. 6)

В системе представлен широкий набор отчетов, отражающих итоги продаж в различных аспектах – по клиентуре, номенклатуре, периодам и т.д.

Для налогового учета закупочно-сбытовых операций в системе “БЭСТ-ПРО” формируются реестры счетов-фактур, книга покупок и книга продаж. Предусмотрена поддержка обеих учетных политик – “по отгрузке” и “по оплате”.

Модули управления торгово-закупочной деятельностью и договорами интегрируются с модулем “Денежные средства”, который предназначен для учета наличия и движения финансов в кассах и на банковских счетах предприятия, а также для учета расчетов с дебиторами, кредиторами и подотчетными лицами. Данная подсистема поддерживает ведение банковских операций по рублевым, валютным и транзитным счетам. В ней регистрируются различные платежные документы, ведутся журналы по финансовым операциям, формируется календарный план платежей. Благодаря интеграции с другими функциональными блоками, здесь можно проводить привязку оплат к счетам, договорам и прочим видам документов-оснований. Последовательность проведения кассовых и банковских документов через бухгалтерию определяется по усмотрению пользователя. В программе ведется анализ структуры платежей и поступлений. Аналитические разрезы, в которых необходимо исследовать финансовые потоки, также определяются предприятием-пользователем.

Рис. 6 Карточка консигнатора

Рис. 7 Картотека взаиморасчетов с контрагентами

Подробная информация о состоянии расчетов с бизнес-партнерами предоставляется в подсистеме “Расчеты с контрагентами” в режиме “on-line”. (См. рис. 7). При этом каждая сумма задолженности детализируется по документам оперативного учета..

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности может вестись в любой из валют, что актуально в условиях нестабильности национальной денежной единицы. С помощью функционального режима “Инвентаризация расчетов”, входящего в данную подсистему, пользователь получает возможности:

Подсистема “Управленческий анализ” позволяет оценить эффективность коммерческой деятельности и принять обоснованные решения по управлению бизнесом. С помощью данного модуля можно провести всесторонний анализ оборотных активов и товарно-финансовых потоков.

В рамках анализа оборотных активов исследуется состояние денежных средств, товарных запасов и дебиторской задолженности. Анализ товарных запасов поможет выявить дефицитные и избыточные позиции, а также степень ликвидности продаваемого ассортимента. На основании результатов анализа дебиторской задолженности можно оценить надежность клиентов с точки зрения полноты и своевременности оплат, определить оптимальные размеры авансовых платежей и сроки кредитования.

Рис. 8 Анализ структуры продаж
по номенклатуре

Предметами анализа товарно-финансовых потоков является движение наличных и безналичных денежных средств, исследуемое в разрезе статей прихода и расхода, а также динамика и структурный состав продаж и закупок. Данная информация доступна в режиме “on-line”; для большей наглядности результаты анализа можно представить в графическом виде. (См. рис. 8)

К сожалению, рамки одной статьи не позволяют охватить весь спектр функциональных возможностей системы “БЭСТ-ПРО”, и мы непременно продолжим цикл начатых публикаций.

ЮЛИЯ БАНИНА

Адрес: Москва, Гончарная улица, дом 27
Телефоны: 915-6179, 915-6180
Internet: www.bestnet.ru
E-mail: taganka@bestnet.ru

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"