Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Корпорация “R-style”

Организация и ведение бухгалтерского учета
в “Универсальной бухгалтерии”

Пусть не говорят, что я не сказал ничего нового…
Когда играют в лапту, пользуются одним и тем же мячом,
но один бьет лучше другого.
Блез Паскаль

Технология ведения бухгалтерского учета на предприятии, осуществляющем разностороннюю финансово-хозяйственную деятельность, предполагает на начальном этапе формирование Плана синтетических счетов (субсчетов) (с учетом специфики данного предприятия); организацию аналитического учета; формирование оптимальной учетной политики. При отражении в бухгалтерии операций текущего характера, как правило, выполняются такие основные процедуры, как оформление и регистрация первичных документов; формирование проводок на основании зарегистрированных первичных и других бухгалтерских документов; обобщение данных, полученных за определенный период (обычно за один месяц или нарастающим итогом с начала года за целое число месяцев) на синтетических счетах и в регистрах бухгалтерского учета. На заключительном этапе обычно производится реформация баланса и подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности для налоговых органов и внебюджетных фондов.

Рассмотрим, как описанная технология реализована в новом программном продукте компании “R-Style Software Lab.” для малых и средних предприятий — “Универсальной бухгалтерии”.

В эту программу входят следующие компоненты:

ведущий специалист Аналитического отдела
компании “R-Style Software Lab.”
Сергей Каплун

Организация синтетического и аналитического учета

Бухгалтерский учет в “Универсальной бухгалтерии” ведется на основе синтетических счетов, структура которых определяется Планом счетов бухгалтерского учета, рекомендованным Минфином РФ. При этом синтетические счета могут иметь неограниченное количество субсчетов, так же как и субсчета — неограниченное количество субсубсчетов (субсчетов более низкого порядка). Таким образом, программа обеспечивает иерархическую структуру синтетических счетов с неограниченным количеством уровней иерархии (Рис. 1).

Каждый синтетический счет характеризуют следующие реквизиты: код и наименование; вид (“активный”, “пассивный”, “активно-пассивный”, “без ограничений”); группа (“балансовый”, “забалансовый”); валюта. Поясним назначение некоторых из них.

Вид счета определяет тип сальдо, которое образуется на этом счете в отчетах “Универсальной бухгалтерии” и контролируется при выполнении проводок. Вид и группа счета автоматически наследуются субсчетами. Признак валюты, отличный от “RUR”, означает, что данные по этому счету представляются как в рублях, так и в валюте, вид которой пользователь указывает в Справочнике видов валют. Добавим также, что вид иностранной валюты может быть задан только на субсчетах, что позволяет вести мультивалютный учет на субсчетах одного и того же синтетического счета.

“Универсальная бухгалтерия” предоставляет пользователю весьма богатые возможности, связанные с организацией аналитического учета. Он строится посредством указания на синтетических счетах объектов аналитического учета. По сути объекты учета этих видов представляют собой аналитические счета бухгалтерского учета.

Рис.1. Пример организации учета на Счете 41

Для ведения аналитического учета на синтетических счетах указываются виды объектов учета в описании синтетических счетов и определяется набор атрибутов объектов учета в описании вида этих объектов (Рис. 2).

Свойства объектов аналитического учета в “Универсальной бухгалтерии” наглядно демонстрирует схема Рис. 3. Как мы видим, аналитический учет объектов одного и того же вида можно вести на любом количестве синтетических счетов (на Рис. 3 — объекты учета вида C на синтетических счетах 1, 2). Точно так же любое количество видов объектов учета может быть определено на одном и том же синтетическом счете (объекты учета вида A, B и C на счете 1 и объекты учета вида C и D — на счете 2). При этом, если аналитический учет ведется на каком-либо синтетическом счете или его субсчете, это не значит, что пользователь обязан вести аналитический учет и на других субсчетах этого счета, что на практике существенно сокращает число необходимых субсчетов и объектов учета. Единственное ограничение связано с правилом наследования видов объектов: если на синтетическом счете заданы объекты учета, то вид этих объектов распространяется на все субсчета данного счета. Таким образом, когда на субсчетах одного синтетического счета нужно определить разные виды объектов учета, следует соблюдать строгую последовательность, “двигаясь” снизу вверх по “иерархической лестнице” субсчетов. Отметим, что правило наследования распространяется также на редактирование и удаление видов объектов учета.

Кроме того, на Рис. 3 показано, что объекты учета вида E попарно связаны с объектами учета вида B (например, объект E1 — с объектом B1). “Связанные” объекты предназначены для хранения дополнительной информации, которая касается свойств “первичных” объектов. Она представляется в виде значений атрибутов объектов учета. Проводки по “связанным” объектам не выполняются, поэтому такие объекты можно интерпретировать как особый вид справочников, атрибуты которых дополняют список атрибутов “первичных” объектов учета.

“Универсальная бухгалтерия” позволяет объединять объекты учета в группы, состав которых определяет специфика деятельности предприятия (Рис. 4). Проводки при этом выполняются только по конечным объектам группы.

Кроме того, имеется возможность задавать на объектах основные единицы измерения, а также указывать коэффициент пересчета в дополнительные единицы для ведения количественного учета.

Из всей совокупности объектов учета, которые применяются в “Универсальной бухгалтерии”, можно выделить:

Журналы первичных документов и хозяйственных операций

Работа с “Универсальной бухгалтерией” предполагает ведение стандартного Журнала первичных документов и стандартного Журнала хозяйственных операций, которые существуют в системе независимо от действий пользователя. В то же время, сделав выборку по заданным критериям из стандартных журналов, в программе можно создавать специальные журналы первичных документов и хозяйственных операций.

Журналы первичных документов представляют собой реестры бухгалтерских документов (Рис. 5). С их помощью все первичные документы, зарегистрированные в учете, можно группировать по какому-либо признаку: по разделам учета, характеру хозяйственных операций, структурным подразделениям предприятия и т.д. Например, для группировки первичных документов, которые имеют отношение к кассе предприятия, целесообразно ввести Журнал кассовых документов.

База данных дистрибутива “Универсальной бухгалтерии” содержит набор рекомендованных к использованию специальных Журналов первичных документов. Для удобства пользователей здесь существуют следующие правила:

Если пользователь не нуждается в специальных Журналах первичных документов, то обработка первичных документов осуществляется только в стандартном Журнале первичных документов.

Рис. 2. Ведение аналитического учета на синтетических счетах

Рис. 3. Взаимосвязь синтетического и аналитического учета в “Универсальной бухгалтерии”

Рис.4. Объединение объектов в группы

Рис. 5. Окно Журнала первичных документов

Рис. 6. Окно Журнала хозяйственных операций

Журналы хозяйственных операций — это реестры проводок, выполненных при обработке первичных документов в Журналах первичных документов (Рис. 6). По аналогии с Журналами первичных документов, в системе предусмотрен стандартный Журнал хозяйственных операций, а также по усмотрению пользователя можно создавать и вести специальные Журналы хозяйственных операций.

Технология работы с журналами первичных документов и хозяйственных операций предполагает следующую последовательность действий:

  1. регистрация документа в Журнале первичных документов.
  2. подготовка проводок, отражающих операции по этому документу.
  3. “проведение” документа, то есть регистрация подготовленных проводок в Журнале хозяйственных операций.

Следует уточнить, что в регистрах бухгалтерского учета “Универсальной бухгалтерии” отражаются операции только по проведенным документам.

Бухгалтерские проводки и стандартные операции

Первоначально подготовка проводок в “Универсальной бухгалтерии” осуществляется в окне “Данные первичного документа” Журнала первичных документов (стандартного или специального), которое открывают из соответствующего пункта раздела “Операции” главного меню. Рассмотрим особенности построения проводок на примере оптовой реализации товара (Рис. 7).

Структуру проводок задают синтетический (см. Рис. 7) и аналитический блоки. В синтетическом блоке указываются: корреспонденции синтетических счетов, суммы проводок, содержание проводок; в Аналитическом: виды объектов учета, по которым ведется аналитический учет на соответствующих счетах синтетического блока, коды и наименования этих объектов учета, их количество и единицы измерения (при необходимости).

В приведенном примере телевизоры фирмы “Sony” в количестве 10 шт. на сумму 30 000,00 руб. были списаны со склада (проводка № 1) и реализованы покупателю — ООО “Альфа”— на сумму 48 000,00 руб. (проводка № 2). Суммы 2 000,00 руб. и 6 000,00 руб. начислены к уплате за НДС в местный бюджет и бюджет РФ (проводки №№ 3 и 4 соответственно).

№ п/п

Дебет

Кредит

Сумма

Примечание

1

46.01.01 41.01 30000.00

Списана себестоимость товаров в средних ценах списания

2

62.01 46.01.01 48000.00

Учтена выручка от оптовой реализации товаров

3

46.01.01 68.02.00 2000.00

Начислен НДС к уплате в местный бюджет

4

46.01.01 68.02.00 6000.00

Начислен НДС к уплате в бюджет РФ

 

Д/К

Вид

Объект

Наименование

Кол-во

ЕИ

Кр

ТОВ

БТ1

Телевизор “Sony”

10

шт.

Дб

КЛНТ

ПКП1

ООО “Альфа”

Кр

КЛНТ

НДС_М

НДС: местный бюджет

Кр

КЛНТ

НДС_Ф

НДС: бюджет РФ

Рис. 7. Построение проводок в “Универсальной бухгалтерии”

Для того, чтобы проводки были зафиксированы в Журнале хозяйственных операций, необходимо обеспечить выполнение следующих требований:

Проводки по регулярно повторяющимся операциям удобно формировать, используя стандартные операции, хранящиеся в “Справочнике стандартных операций”. Структура этого справочника соответствует структуре разделов Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Минфином РФ, а принцип кодировки стандартных операций, использованный в дистрибутиве “Универсальной бухгалтерии”, аналогичен принципу кодировки специальных Журналов первичных документов. В режиме стандартных операций корреспонденция счетов в проводках вводится автоматически при заполнении данных по первичному документу.

Счета I и II порядка в стандартных операциях, как правило, заданы без указания кодов (номеров) конечных счетов и объектов учета, и в этих случаях пользователь должен редактировать проводки, то есть заменять предложенные счета необходимыми, добавлять субсчета, вводить аналитические данные. Если подобные ситуации регулярно повторяются, можно отредактировать имеющуюся стандартную операцию или создать новую в справочнике “Стандартные операции”.

При выполнении проводок производится автоматический контроль за соответствием характера текущего сальдо (дебетовое/кредитовое) по счетам, указанным в проводках, виду этих счетов (активный/пассивный).

Обработка первичных документов и отражение хозяйственных операций

Известно, что основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете является первичный документ. С точки зрения технологии обработки, все первичныt документы, участвующие в документообороте предприятия, можно условно разделить на три класса:

  1. входящие первичные документы — поступают “извне” (например: счет-фактура поставщика, выписка с расчетного счета и т.д.);
  2. исходящие первичные документы — формируются для внешних по отношению к данному предприятию корреспондентов (например: расходная накладная покупателю, счет-фактура покупателю, квитанция к приходному кассовому ордеру при оплате товара наличными непосредственно в кассу предприятия и т.д.);
  3. внутренние первичные документы — формируются в процессе проведения “внутренних” хозяйственных операций предприятия (например: накладная внутреннего перемещения, расходный кассовый ордер на выдачу подотчетной суммы, авансовый отчет подотчетного лица и т.д.).

Среди исходящих и внутренних первичных документов следует выделить стандартные первичные документы, формирование “твердых копий” которых обеспечивается системой. Порядок обработки первичных документов и отражения хозяйственных операций в среде “Универсальной бухгалтерии” представлен на схеме (Рис. 8).

Для обработки входящих и нестандартных документов используется Процедура 1, в результате чего в Журналах первичных документов формируются соответствующие записи и проводки. Последние затем регистрируются в Журналах хозяйственных операций. При работе со стандартными первичными документами для заполнения Журналов первичных документов применяется Процедура 2, за выполнением которой следует формирование проводок в Журналах хозяйственных операций.

“Сервис хранения документов”
и формирование стандартных документов

“Сервис хранения документов”— это автономная программа, которая в системе “Универсальной бухгалтерии” обеспечивает:

В дистрибутиве “Универсальной бухгалтерии” шаблоны хранятся в архиве, код которого — “BASE”, а документы — в архивах с кодами Главных книг. Количество архивов Главных книг (как и самих Главных книг) в программе не ограничено, архив же шаблонов должен быть только один. В случае, когда какой-либо шаблон используется достаточно часто, удобно будет создать на него ссылку, разместив ее в одной из папок архивов Главных книг (точно так же создаются ярлыки программ в среде Windows). Структура (состав папок) архива “BASE” (Рис. 9) формируется автоматически при запуске “Сервиса хранения документов”, а структура архива Главной книги (Рис. 10) — в момент сохранения первого документа в этом архиве. В процессе дальнейшей работы пользователь имеет возможность создавать новые дополнительные папки хранения документов.

Рис. 8. Порядок обработки первичных документов и отражения хозяйственных операций

Рис. 9. Структура архива шаблонов "BASE"

Рис. 10. Фрагмент структуры архива Главной книги

Процедура формирования стандартных первичных документов состоит из следующих этапов:

Выбор из архива “BASE” и инициализация шаблона необходимого документа. Шаблон может быть инициализирован и непосредственно при активизации меню “Операции”\”Новый документ по стандартной форме”, если Справочник стандартных операций содержит операцию, в которой указан путь к данному шаблону.

  1. Заполнение полей шаблона документа.
  2. Формирование проводок по операции, которую отражает выбранный документ.
  3. Запись экземпляра документа в соответствующую папку архива Главной книги и — соответственно — в Журнал первичных документов этой Главной книги (другими словами, отображение сохраненного в архиве Главной книги документа в Журнал первичных документов).
  4. Печать документа.

Процедура отображения в Журнале первичных документов стандартного первичного документа, сохраненного в архиве Главной книги, имеет ряд особенностей, а именно:

Архитектура

Сегодня ни у кого нет сомнений в целесообразности применения вычислительной техники в практическом ведении бухгалтерского учета на предприятии. Первые широкомасштабные разработки в этой области на базе персональных компьютеров относятся к началу 80-х годов. С тех пор программно-аппаратное обеспечение быстро совершенствовалось. Появление и повсеместное распространение компьютеров на основе 32-разрядных процессоров класса Pentium, работающих под управлением операционных систем Windows95/NT, существенно повлияло на развитие профессиональных бухгалтерских программ. Такая платформа позволяет реализовать удобный пользовательский интерфейс, добиться высокой производительности, обеспечить необходимую устойчивость при одновременной работе нескольких приложений.

“Универсальная бухгалтерия” является примером высокоэффективной современной программы бухгалтерского учета. Она представляет собой 32-разрядное приложение, которое функционирует в операционной среде Windows95/NT и реализовано в трехуровневой архитектуре “клиент-сервер”, первый уровень которой — клиентские приложения — обеспечивает формирование данных — документов, проводок, отчетов; второй уровень — прикладной процесс-сервер — выполняет обработку сформированных данных; третий уровень — системный сервер базы данных — управляет базами данных на основе менеджера записей Pervasive SQL. Такое построение гарантирует надежную работу с большими массивами информации при практически неограниченном количестве клиентских рабочих мест (их может быть до 32 767).

Если подводить итог всему сказанному выше, можно отметить следующие преимущества “Универсальной бухгалтерии”:

Надеемся, пользователи оценят все это по достоинству.


1 При этом под шаблоном документа понимается программный модуль, генерирующий в режиме диалога с пользователем экземпляры документов — электронные копии бухгалтерских документов. Как шаблоны, так и документы имеют удобный пользовательский интерфейс, выводятся на печать и позволяют выполнять проводки по операции, которую отражает данный документ. (Прим. авт.)

2 Архив “Сервиса хранения документов”, как и в операционной системе Windows, подобен корневой папке, в которой содержатся другие папки с объектами хранения — шаблонами, ссылками на шаблоны и документами. (Прим. авт.)

Сергей Каплун


Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"