Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Корпорация “СБС”

“Симфония” — система управления товародвижением для супермаркетов

Корпорация СБС представляет систему управления товародвижением нового поколения — результат пятилетней работы компании на рынке систем автоматизации торговой деятельности. При разработке системы использовался весь накопленный опыт, приобретенный при установке систем более чем у 50 клиентов в 15 городах России и ближнего зарубежья.

Система управления товародвижением “Симфония” изначально проектировалась как одно из звеньев комплексной автоматизации торгового предприятия. Сама система предназначена для учета товародвижения и управления товарооборотом предприятия. В задачи системы не входит решение проблем финансового и бухгалтерского учета, но имеется модуль стыковки с наиболее распространенными финансовыми и бухгалтерскими программами. Причина узкой специализации — обеспечение наиболее качественного управления на участке товародвижения.

Зачем магазинам подобные системы?

Проблема учета товародвижения в современном торговом предприятии распадается на две части — повышение прибыли за счет лучшей управляемости потоком товаров и уменьшение потерь путем предотвращения хищений.

В соответствии с экспертными оценками, качественное управление потоком товаров и ценовой политикой предприятия с помощью систем комплексной автоматизации позволяет повысить прибыль на 50–70 %. Повышение прибыли происходит за счет следующих факторов:

• снижения необходимого товарного запаса, что избавляет магазин от затоваривания и способствует высвобождению оборотных средств;
• повышения эффективности закупок за счет выделения товаров и групп товаров, имеющих наибольшую рентабельность;
• увеличения скорости прохождения товара в цепочке Поставщик — Склад — Зал — Покупатель;
• сокращения потерь, связанных с вынужденными простоями при инвентаризации в связи с повышением скорости ее проведения.

Конечно, подобных результатов можно достигнуть только при соответствии системы общей схеме работы магазина.

По статистике, магазин, работающий по схеме “Супермаркет”, имеет оборот на 30–50 % выше, чем магазин, торгующий товаром с прилавков. Происходит это за счет свободного доступа покупателей к товарам. Однако при этом хищения в магазине возрастают на 20–30 %. Причем основная часть хищений совершается не покупателями, а персоналом магазина. По оценкам экспертов, доля персонала в общей сумме хищений колеблется от 50 до 70 %. Система позволяет предотвратить подобные потери за счет авторизации действий в системе и увеличения частоты проведения инвентаризаций.

В чем отличие “Симфонии”
от уже существующих систем?

При создании системы Корпорация СБС стремилась учесть все наиболее перспективные черты существующих программ и различные аспекты пожеланий потребителей. Помимо стандартных операций товародвижения и отчетности, система имеет следующие особенности.

• Высокая скорость обработки данных достигается за счет применения трехуровневой технологии “Клиент-сервер”. Все вычисления проводятся на сервере системы.
• Платформа MS SQL обеспечивает полное резервирование данных системы
• Кассовые модули работают в режиме квази “On-line”. Это позволяет проводить просмотр остатков в режиме реального времени и сохраняет автономность кассового модуля при сбоях в сети.
• АРМ кассира можно использовать при проведении инвентаризации в зале. Время проведения инвентаризации сокращается при этом в 1,5-2 раза за счет максимального использования рабочих мест.
• Наличие в системе таких документов, как акты комплектации-разукомплектации, позволяет магазину вести собственное производство и кулинарию.
• Встраивание в систему неограниченного количества собственных отчетов и редактирование существующих может производиться без обращения к фирме-разработчику.
• Ведение сертификатов на товар позволяет получить данные об истечении сроков годности сертификата.
• В систему встроена возможность изменения документов задним числом, что дает возможность исправление ошибок, допущенных персоналом.
• Два метода учета — FIFO и MIFO могут быть введены для различных групп товаров.
• Введение в систему понятия “Смена” и привязка к сменам всех документов позволяет построить правильный алгоритм расчета цен проданных товаров при проведении переоценки и расчета себестоимости при использовании метода учета FIFO.
• Автоматическая генерация актов переоценки и печать ценников при изменении цен во время ввода поставки, печать штрих-кодовых этикеток по накладной, а так же другие “приятные” мелочи значительно упрощают работу персонала с системой.

Можно ли использовать на одном предприятии различные методы расчета себестоимости товара?

По российскому законодательству это разрешено с лета 1998 года.

Каковы технические показатели работы системы
во время реальной эксплуатации?

Вот некоторые характеристики, полученные в результате эксплуатации программы в сети ряда московских магазинов:

Как система стыкуется
с бухгалтерской программой?

Встроенный в систему модуль стыковки реально отработан для программ “1Сбухгалтерия” и “Парус”. Эти программы имеют механизм импорта текстовых файлов определенного формата. Данные из системы экспортируются в текстовой файл по запросу оператора. Структура текстового файла и условия экспорта проводок определяются планом счетов предприятия и другими условиями, налагаемыми пользователем (настраиваемыми администратором системы).

Отсутствие прямого взаимодействия между системами (при котором данные помещаются непосредственно в тело базы данных бухгалтерской программы) увеличивает надежность механизма передачи данных и дает возможность проведения “интеллектуального” экспорта.

Подобный механизм несомненно повышает коммерческую привлекательность системы и имеет очевидные преимущества перед едиными корпоративными системами, совмещающими в себе товароведение и бухгалтерию.

Что делать, если предприятие использует другую бухгалтерскую программу?

При необходимости система может быть состыкована с любой бухгалтерской или финансовой программой, имеющий механизм экспорта-импорта.

Каковы особенности работы кассового модуля системы?

Кассовый модуль (АРМ кассира — операциониста)¹ является составной частью системы и может работать как на специализированном POS терминале, таки на обычном компьютере, к которому подключен фискальный принтер. Кассовый модуль (рис.1) имеет графический интерфейс, что выгодно отличает его от подавляющего большинства подобных систем, представленных на российском рынке.

Высокая функциональность кассового модуля определяется тем, что во время работы кассир-операционист может ограничиться использованием клавиши “ВВОД” для вызова меню и выбора пункта меню и цифровыми клавишами или стрелками для перемещения внутри меню. Функциональные клавиши используются только для откладывания чеков и аналогичных редко встречающихся операций. После завершения работы с чеком касса готова к введению следующего без дополнительных нажатий клавиши “ВВОД”.

Сокращение числа необходимых для работы клавиш позволяет получить максимальную скорость заполнения чека — в среднем 1,3 -1,5 сек. на строку (товарную или финансовую) при использовании сканера штрих-кода.

Кассовый модуль в системе работает в режиме квази “On-line”, то есть обновление ассортимента на кассе и получение кассовых отчетов производится по запросу с сервера. В течение всего дня касса работает с локальной базой данных (для хранения данных на кассе используется СУБД PARADOX версии 4.0), не перегружая сеть.

Рис.1. Интерфейс АРМ кассира-операциониста

Запись кассовых транзакций осуществляется в файлы, формируемые посуточно, чем обеспечивается надежность хранения данных и высокая скорость поиска чеков для возврата при большом объеме продаж. Обновление ассортимента и получение кассовых отчетов сервером проводится в фоновом режиме и не оказывает влияние на работу кассира-операциониста.

Настройка скидок, ассортимента, видов оплат, допусков осуществляется администратором системы с использованием АРМ Администратора. Получение детальных отчетов по возврату, сторнированию и т.п. осуществляется старшим кассиром со специально сконфигурированного АРМ Товароведа.

Для определения прав доступа в АРМ Администратора используются три роли: “КАССИР-ОПЕРАТОР”, “СТАРШИЙ КАССИР”, “АДМИНИСТРАТОР”. Определение прав происходит по паролю. Ролевые права могут совмещаться. Каждая роль имеет свой набор действий, определяемый через меню.

Кассовый модуль полностью защищен от недобросовестных действий рядового персонала на кассе. Например, мошенничество может совершаться при возврате товара или в том случае, когда покупатель уходит, не требуя чек. Модуль можно настроить таким образом, что кассир-операционист не только не сможет провести несанкционированный возврат товара, но и изменить количество товара в чеке или удалить последнюю строку. При выключении кассы во время печати чека сумма не сбрасывается, так как запись данных в фискальную память и журнал кассовых транзакций не привязана непосредственно к печати и занимает всего 0.25 сек. Даже при выключении кассы в момент записи данных информация о чеке не теряется, и при включении чек остается на экране.

Кроме прямых функций, кассовый модуль рекомендуется использовать для проведения инвентаризации в зале. Для этого на кассах вызывается специальный диалог, через который заносятся данные инвентаризации. Внесение происходит в режиме “On-line”. Образцы товаров после пересчета на тележках подвозятся к кассам и вносятся в отчет с использованием кассовых сканеров штрих-кода. После окончания инвентаризации кассовые отчеты обрабатываются сервером системы. Скорость проведения инвентаризации в зале при такой схеме повышается в 1,5-2 раза за счет полного использования всех рабочих мест, что позволяет значительно сократить потери от простоя.

Как кассовый модуль работает с весовым товаром?

При прохождении через кассу весового товара система считывает его артикул и то количество, которое напечатано на штрих-кодовой этикетке.

Что представляет собой рабочее место товароведа?

Интерфейс рабочего места товароведа (рис.2) выполнен в стандарте WINDOWS в стиле BROWSER. Сверху располагается меню, содержащее полный перечень операций в системе. Рабочее поле разделено на две части: слева размещены “ярлычки” открытых окон, справа — содержимое активной окна. При открытии нового окна операции или отчета в окно слева добавится его “ярлычок”. Количество одновременно открытых окон не ограничивается.

Для удобства работы товароведа внешний вид окон максимально стандартизирован. Параметры документа просматриваются в верхней части окна, элементы редактирования находятся внизу. При переходе в режим редактирования активные элементы выделяются цветом.

Переход между окнами, работа с меню, перемещение внутри элементов редактирования могут выполнятся в том числе только с помощью клавиатуры без участия “мыши”. Это особенно удобно для товароведа, использующего для ввода товара сканер штрих-кода или работающего параллельно с бумажными документами.

Права доступа к пунктам меню и отчетам настраиваются администратором системы для каждого пользователя индивидуально и определяются паролем. Эти настройки хранятся на сервере и воспроизводятся при входе в систему вне зависимости от расположения рабочей станции.

Рабочие места товароведа работают в режиме “On-line”. Все изменения, происходящие в системе, мгновенно передаются другим пользователям без дополнительных запросов.

Какая информация хранится в классификаторах системы?

Для удобства ввода информации в документы и выполнения ряда других функций наиболее часто встречающаяся информация о товарах и поставщиках объединена в классификаторы. Это помогает сэкономить время и избежать ошибок при вводе. В систему встроены следующие классификаторы:

• классификатор групп клиентов;
• классификатор клиентов (поставщиков и оптовых покупателей);
• классификатор собственных подразделений;
• классификатор типов оплаты (включает в себя классификатор валют и справочники курсов ЦБ и розничного курса магазина);
• классификатор мер, применяемых в системе;
• классификатор скидок;
• классификатор типов товаров — для определения товаров в ассортименте, комплексных товаров, возвратной тары — то есть для определения правила обработки товара;
• классификатор товарных групп.

Классификатор товарных групп является наиболее сложным из всех классификаторов системы. В отличие от большинства систем, использующих в качестве структуры классификатора бинарное дерево (иерархические справочники), в системе использован более прогрессивный 2-х уровневый табличный классификатор. Главное отличие табличного классификатора от иерархического состоит в том, что в табличном классификаторе товар может одновременно принадлежать к различным группам, поскольку группы существуют независимо и не связаны друг с другом. Таким образом можно определить, например, уровень НДС для каждого товара с параллельной группировкой по заводу-производителю.

Предусматривает ли система возможность изменение налогового законодательства?

Да, в классификаторе товарных групп предусмотрен не только НДС, но и три дополнительных акциза, сочетание которых дает любые комбинации налогов.

Каким способом можно описать товар в системе?

При заведении нового товара в системе необходимо заполнить карточку товара (рис.3).

Заполнение карточки начинается с определения артикула товара. Собственный штрих-код также может служить артикулом. Если штрих-код отсутствует или не читается, можно определить внутренний штрих-код, предварительно выбрав группу, к которой принадлежит товар. Если товар не подлежит штриховому кодированию, то система определит для него внутренний артикул самостоятельно. В случае весового товара система создаст для него специализированный штрих-код.

По какому стандарту формируется создаваемый штрих-код?

Для обычного товара используется стандарт EA № 13, для весового — EA № 13 или UPSA, зависимости от того, под какие весы настроена система.

После внесения артикула определяется тип товара — простой, групповой (в ассортименте) и так далее Далее определяется принадлежность к различным группам по табличному классификатору, мера, в которой будет производиться внутренний учет, цена и валюта, объем (учитывается для жидких товаров) и период инвентаризации.

По умолчанию для расчета себестоимости в системе используется метод МИФО (расчет по средневзвешенной). При необходимости на определенные товары может распространяться метод ФИФО (партионный учет, при котором списание выполняется из наиболее удаленной по времени поставки).

Новый товар может быть произведен непосредственно на предприятии. В этом случае он отмечается как поступивший из производства. Два свободных атрибута зарезервированы для описания любых параметров. Атрибуты товара могут быть впоследствии использованы в отчетах.

Можно ли менять метод учета введенного товара задним числом?

Можно — при переходе с ФИФО на МИФО. При обратном переходе возможны ошибки вычисления суммы при наличии частично списанных поставок. Однако для всех товаров в системе есть отчеты по ФИФО.

Рис.2. Интерфейс АРМ товароведа

Таблица № 1

Какие операции товароведения описаны в системе?

Под системный документом понимается экранная форма, под генерируемым — ее бумажный эквивалент, соответствующий нормам товароведения (табл. № 1).

Можно — ли встроить в систему новый системный документ?

Нет, так как все системные документы описаны в функциональной части сервера системы. Но можно встроить собственный генерируемый документ и привязать его к системному с помощью АРМ Администратора

С какой целью в систему введено понятие “Смена” ?

Все документы в системе, возникающие при проведении операций поставки, списания, переоценки — накладные, акты и так далее, привязываются к определенной смене. Расписание смен работы магазина находится в ведении администратора системы. Привязка документов к смене позволяет избежать типичных ошибок, возникающих из-за несоответствия системных данных и реального количества товаров в подразделениях.

Причиной такого несоответствия может служить продажа товара в зал “с колес”, с последующим вводом поставки в систему. В этом случае при нулевых системных остатках (поскольку поставка еще не занесена в систему) при продаже первого товара на кассе в подразделении возникнут отрицательные остатки и, кроме того, товар будет списан по неверной себестоимости. Последующее оприходование поставки исправит отрицательные остатки, но не повлияет на себестоимость списанного товара.

Чтобы избежать подобной ситуации, приводящей к ошибкам в расчете себестоимости и суммовом учете, при закрытии смены документы будут построены в определенном порядке, исключающем появление ошибок в расчете себестоимости.

По какой себестоимости спишется товар во время продажи его в подразделении с нулевым остатком?

В зависимости от метода учета, принятого для данного товара — по последней средневзвешенной для МИФО или по последней закупочной для ФИФО. Эта себестоимость является примерной и именно она будет показана при запросе реальных остатков по подразделениям в режиме “On-line”.

Можно ли в течение дня проводить переоценку товаров?

Можно. При закрытии смены происходит расчет реальных остатков для каждой переоценки. В большинстве систем, не имеющих подобного механизма пересчета, ошибки, возникающие при переоценке, отнесены к “особенностям работы системы”, и их исправление выносится в раздел платного обслуживания.

Закрытие смены — наиболее длительная операция, могущая занимать до 10–15 минут, поэтому ее рекомендуется проводить в конце рабочего дня. При закрытии смены приходуются все не оприходованные (отложенные) документы и рассчитывается правильная себестоимость товаров.

Можно ли изменить или ввести документ задним числом?

Можно. Задним числом меняются или вводятся все документы, за исключением переоценки. При оприходовании или изменении документа задним числом система последовательно перезакроет все смены, рассчитав правильную себестоимость. Однако необходимо помнить, что изменение себестоимостей приведет к расхождению сумм с бухгалтерскими отчетами, если данные за этот период уже передавались в бухгалтерию.

Каков механизм ценообразования в системе ?

При формировании классификатора групп продуктов, а именно Главной группы (рис.4) определяются рекомендуемые наценки для группы товаров.

Эти наценки будут предлагаться по умолчанию для товаров, относящихся к этой группе. Принадлежность к группе определяется при заполнении карточки товара.

Изменить цену на весь товар в системе можно двумя способами: при вводе накладной поставки (рис.5) и при создании акта переоценки.

По умолчанию в накладной предлагаются рекомендуемые наценки. Если оператор вносит какие-либо изменения в розничные цены, то при обработке документа система самостоятельно создаст акты переоценки (рис.6), привязанные к этой накладной поставки.

Изменять розничные цены на товар при вводе накладной допускается, только если накладная относится к сегодняшней смене.

Кроме того, часть товара может быть уценена. При уценке существующего товара (рис.7) создается уцененный с другим артикулом (штрих-кодом). При этом изменить цену товара можно как в большую, так и в меньшую сторону.

При оптовой и розничной продаже оператор может предоставить покупателю скидку только из набора, заведенного в классификаторе скидок.

Может ли оператор (имеющий права на подобную операцию) предоставить скидку покупателю по своему усмотрению ?

Рис. 4.Фрагмент экрана классификатора “Главные группы”

Рис. 5.Фрагмент накладной поставки

Рис.6.Фрагмент акта переоценки

Как в системе проводится операция инвентаризации?

Инвентаризация — наиболее ответственная и трудоемкая операция, особенно при большом ассортименте товаров, характерном для супермаркета. Для облегчения работы в систему встроен “Мастер инвентаризации”. Пошаговое проведение с использованием “Мастера” выглядит следующим образом.

• Шаг 1. Определяется тип инвентаризации — полная или частичная: по товару, по группе товаров, по поставке, по поставщику. Определяется подразделение, в котором проходит инвентаризация. Формируется обязательный список товаров, участвующих в инвентаризации.
• Шаг 2. Непосредственный ввод найденного количества. Может вводиться вручную с АРМ Товароведа или АРМ Кассира-операциониста или с использованием скан-терминала.
• Шаг 3. Получение предварительных результатов. На этом этапе полученные результаты по расхождению и невведенным товарам могут корректироваться накладными поставок, актами пересортицы и так далее
• Шаг 4. Окончательная обработка результатов инвентаризации.

Необходимо помнить, что при перестановке документов во время закрытия смены инвентаризация ставится последней и ее результаты должны учитывать продажи магазина за смену, к которой привязана инвентаризация. Для избежания ошибок рабочий день разбивается на две смены: до и после инвентаризации.

Можно ли вводить данные в одну инвентаризацию с различных рабочих мест ?

Да. Инвентаризация — единственный документ в системе, редактируемый в многопользовательском режиме. Во время проведения инвентаризации для ввода могут быть задействованы все рабочие места товароведов и кассиров одновременно.

Какие печатные формы и отчеты встроены в систему?

Все экранные формы операций товароведения имеют свои генерируемые документы или “бумажные” аналоги. Для их формирования используется встроенный элемент такого редактора отчетов, как Crystal Reports O . Фактически все печатные формы или отчеты представляют собой включенные в систему файлы этого редактора (рис.8).

Файлы Crystal Reports опираются на запросы (stored процедуры) серверной части системы. Поскольку эта часть полностью открыта администратору, он может встроить свой запрос для формирования нового отчета.

Все существующие в системе файлы отчетов открыты для редактирования. Для создания собственной печатной формы или отчета достаточно создать файл требуемого вида в Crystal Reports и включить его в систему, используя возможности АРМ Администратора.

На каждую печатную форму или отчет можно задать права доступа. Аналитические отчеты в системе расположены в виде древовидной структуры, облегчающей поиск в специальном “Окне отчетов”. Наиболее часто используемые включаются в верхнее меню АРМ Товароведа.

Система комплектуется базовым набором печатных форм и аналитических отчетов, полностью охватывающих потребности типичного магазина. Кроме того, при покупке системы клиент заказывает определенное количество собственных отчетов, поставляемых бесплатно.

Рис. 8. Пример отчета в системе. Внизу — панель инструментов Crystal Reports

Какими возможностями обладает АРМ Администратора?

АРМ Администратора (рис. 9)— наиболее ответственное рабочее место в системе. Системный администратор имеет доступ ко всем объектам базы данных и обладает правами на их редактирование.

Администратор имеет возможность:

• встроить новый отчет или печатную форму;
• добавить группу операторов, оператора, изменить права у операторов;
• добавить новую роль² в систему или изменить существующую;
• посмотреть журнал входов и выходов, журнал транзакций и ошибок, фиксирующий изменения или попытку изменений, вызвавших ошибку;
• изменить внутренние настройки системы;
• создать новую базу данных и управлять резервированием (ручным и автоматическим) базы данных.

Как администратор может получить доступ к данным системы ?

Это можно сделать с помощью Enterprise Manager MS SQL или используя файл MS Access 97, содержащий связанные таблицы. Этот файл поставляется вместе с системой и включает описание структуры базы данных.

Другие вопросы

Как можно напечатать ценники и штрих-кодовые этикетки ?

Для этого в системе предусмотрены два окна — “Печать ценников” и “Печать штрих-кодовых этикеток”. Ценники можно распечатать из выбранного списка, который формируется по акту переоценки, или на один товар из всего списка товаров. Штрих-кодовые этикетки — из всего списка или из конкретной поставки.

Можно ли в системе изменить внешний вид ценника, штрих — кодовой этикетки?

Ценник является точно таким же файлом Crystal Reports, как и остальные отчеты. Для улучшения дизайна в этот файл можно встраивать графические объекты. Редактирование штрих-кодовой этикетки производится с использованием АРМ Администратора.

Можно ли передать данные отчета в MS Word или MS Excel ?

Да. Для этого используется стандартный механизм Crystal Reports. Вызвать его можно, используя панель инструментов в окне отчетов.

Можно ли догружать данные в электронные весы в процессе работы ?

Если это позволяет сделать конструкция весов. Некоторые (например весы LP — серии)— требуют отсутствия взвешиваемого товара на платформе весов при загрузке ассортимента. Сделать это можно с любого АРМ Товароведа, к которому они подключены.

Предусмотрена ли в системе привязка товара к поставщику ?

При заполнении накладной поставки товар заносится с артикулом поставщика. Если такого артикула от этого поставщика нет в системе, то открывается классификатор “Товары от поставщика” и внешний артикул привязывается к внутреннему.

Как в системе делается возврат товара поставщику?

Каждая строка накладной возврата привязывается к строке накладной поставки.

Нельзя вернуть поставщику товара больше, чем было в этой строке поставки. Аналогично производится возврат с оптовой продажи.

Ведутся ли в системе таблицы естественной убыли по товару?

Нет. Необходимость ведения норм естественной убыли отменена летом 1998 г. Сейчас вся убыль товаров идет за счет прибыли предприятия.

В какой валюте система хранит данные о себестоимости товаров?

Данные по себестоимости хранятся в двух валютах — основной и вспомогательной. Только таким образом можно учесть курсовую разницу и показать в отчетах реальную прибыль в двух валютах.

Какова погрешность округления при расчете и хранении данных?

Данные в системе хранятся с точностью до 4-го знака, показываются в формах и отчетах до 2-го. Однако точность хранения и показа данных настраивается с помощью АРМ Администратора системы.

Каковы перспективы развития системы?

Корпорация СБС, не собираясь останавливаться на достигнутом, планирует включение в систему следующих возможностей.

• Планирование распродаж. При этом составление графика проведения распродажи с установлением определенных скидок различных типов можно будет планировать на неограниченное время вперед.
• Встраивание в систему модуля заказов. Получение и импорт ценовых листов клиента, составление заказа, его передача. Приходование товара с составлением актов недоукомплектации. Слежение за сроками исполнения заказов.
• Полнофункциональный модуль производства. Формирование более сложных типов документов, чем акт комплектации — разукомплектации.
• Модуль финансового анализа, решающий такие проблемы, как оптимизация товарных остатков.
• Отслеживание оплат поставок поставщикам.

Несмотря на свою новизну (версия 2.11 системы прошла первую установку в декабре 1998 г.), система “Симфония” уже установлена в нескольких супермаркетах и пользуется большим спросом.