Система "ИНИНГ-АВТОПАРК" предназначена для использования на предприятиях, имеющих парк автотранспортных средств и других механизмов. Она поставляется в виде отдельных взаимосвязанных модулей. Система предназначена для работы в среде MS Windows 95/98/NT на одном рабочем месте или в локальной сети.

Система имеет глубоко продуманное логическое построение, при ее создании был использован опыт западных технологий, которые адаптированы под реалии российской экономики. В системе реализован механизм гибкого взаимодействия товарного и финансового учета. При этом обеспечивается единое информационное пространство для всех специалистов компании, которая может иметь как сложную структуру (холдинг с группой независимых фирм и единой системой поставок, корпорация с головным предприятием и независимыми, но стабильными партнерами и т.д.), так и простую. Это позволит существенно сэкономить рабочее время, исключить несогласованность персонала. Система направлена на повышение эффективности работы предприятия за счет повышения качества обслуживания (увеличение ассортимента, скорости и надежности обслуживания, продуманная ценовая политика), управление ресурсами — парком, расстановкой парка, подвижного состава и механизмов, оптимизация всей системы материально-технического обеспечения, технического обслуживания и ремонта.

Система "ИНИНГ-АВТОПАРК" позволяет решать следующие задачи.

1. Организация учета транспортных средств, машин и механизмов, установленных на них узлов, агрегатов, автошин, их замена, вторичное использование и списание.
2. Оперативная расстановка техники и подготовка путевых листов; обработка путевых листов: учет выполненных работ по клиентам, учет работы водителей, учет пробегов и моточасов.
3. Учет ГСМ: нормы расхода ГСМ, цены на ГСМ, расчеты с заправочными станциями по договору и по факту, выдача водителям средств на оплату горючего (талоны, электронный ключ, карточка, деньги), получение и списание.
4. Учет движения запчастей: приход, хранение, установка и снятие с транспортных средств, списание.
5. Регистрация установки на машины и механизмы резины, аккумуляторов, других специально учитываемых узлов и агрегатов, их износа и списания, подготовка соответствующих отчетов.
6. Учет пробега транспортных средств и моточасов работы механизмов, автоматический расчет износа.
7. Ежемесячное планирование, печать и контроль выполнения графиков ТО-1, ТО-2, ремонта и других регламентных работ; планирование подготовки техники к летнему и зимнему сезонам, к ежегодному техническому осмотру; оформление соответствующих документов.
8. Имеется возможность выгрузки выходных форм в формат MS Word, MS Excel, MS Access и др.

Компьютерная система "ИНИНГ-АВТОПАРК" состоит из четырех основных функциональных модулей и сервисного модуля (см.рис.1).

• Модуль УЧЕТ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ отвечает за процесс планирования регламентных работ, учет пробегов (наработки) машин и механизмов, учет износа узлов и агрегатов.
• Модуль СКЛАДСКОЙ УЧЕТ осуществляет приход, расход, межскладскую передачу. Этот модуль тесно связан с модулем “УЧЕТ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ”.
• Модуль ДИСПЕТЧЕРСКАЯ обеспечивает расстановку транспортных средств в соответствии с заявками, выписку и обработку путевых листов, учет расхода ГСМ, учет работы водителей, учет предоставленных услуг по заказчикам.
• Модуль РАСЧЕТЫ С ЗАКАЗЧИКАМИ описывает расчеты с клиентами, заказчиками.

СЛУЖЕБНЫЕ ПРОГРАММЫ: создание резервных копий данных и восстановление их взаимосвязей, настройка прав доступа различных пользователей и паролей, обновление данных при смене версий.

Система "ИНИНГ-АВТОПАРК" поставляется с Руководством, краткими инструкциями (оперативные справочники) с изложением порядка действий пользователя как на этапе освоения системы, так и в процессе ежедневной работы. Эти инструкции особенно полезны на первых шагах освоения системы. Специально для региональных партнеров подготовлено Методическое руководство по обучению персонала, пользователей и запуску Системы в эксплуатацию.

Система "ИНИНГ-АВТОПАРК" взаимодействует и с другими системами, которые были разработаны ЗАО ИНИНГ БИЗНЕС СОФТ: ПЕРСОНАЛ, ЗАРПЛАТА, БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ.

ЗАО ИНИНГ БИЗНЕС СОФТ постоянно работает над улучшением системы "ИНИНГ-АВТОПАРК", на основе анализа работы клиентов разрабатывает новые модули.

В основе системы "ИНИНГ-АВТОПАРК_тм" лежит база данных, в которой собрана вся информация об используемых транспортных средствах, компонентах, плановых регламентных работах, а также о структуре предприятия. Поэтому прежде чем приступить к работе по ведению учета транспортных средств, учету узлов и агрегатов, необходимо настроить компьютерную систему, то есть произвести заполнение и редактирование справочников. Все справочники, включенные в систему, разбиты на пять групп:

• общие данные;
• транспортные средства;
• ГСМ;
• выполнение работ;
• дополнительные справочники.

В первой группе объединены справочники, общие для всех модулей. Вторая группа должна содержать данные о парке транспортных средств, машин и механизмов. В третьей группе объединены данные по топливу. В четвёртую группу входят дополнительные справочники. Одно из основных требований при редактировании справочников: после начала работы с другими модулями (например, модулем "Учет транспортных средств", модулем "Складской учет"), справочники можно только пополнять. Таким образом, качество настройки системы "ИНИНГ-АВТОПАРК_тм" будет влиять на эффективность всей дальнейшей работы с системой. Данные, которые введены в справочниках, будут использоваться практически всеми модулями системы.

Общие данные объединяют в себе три справочника:

• предприятия;
• водители;
• глобальные настройки.

Справочники заполняются перед началом ежедневной работы.

"Транспортные средства" описываются через шесть справочников:

• типы транспортных средств;
• модели транспортных средств;
• транспортные средства;
• группы компонентов;
• компоненты (узлы, агрегаты, специально учитываемые запчасти);
• плановые работы (услуги).

Часть справочников уже заполнена, и они должны быть лишь отредактированы и дополнены. Для наглядности - ТИПЫ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ, МОДЕЛИ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ, ГРУППЫ КОМПОНЕНТОВ. В заполненной базе данных, которая поставляется с системой, приведены значения норм расхода топлива согласно нормативно-методическому материалу Министерства транспорта Российской Федерации от 18 февраля 1997 года (Р3112194-0366-97). Пользователи всегда могут ввести свои нормы расхода топлива.

Подраздел меню "ГСМ" содержит в себе пять справочников:

• виды топлива;
• виды норм расхода топлива;
• нормы расхода топлива для автомобиля;
• транспортные средства (диспетчерская);
• способы расчета за горючее.

Часть справочников уже заполнена, и они должны быть только отредактированы и дополнены. Перед тем, как начать работу обязательно следует заполнить справочники ВИДЫ ТОПЛИВА, СПОСОБЫ РАСЧЕТА ЗА ГОРЮЧЕЕ. Они используются при выписке и обработке путевых листов. Остальные справочники используются для облегчения заполнения путевых листов и учитывают специфику работы предприятия.

"Выполнение работ" задается с помощью четырех справочников:

• виды выполняемых работ;
• виды рабочего времени;
• объекты работ;
• партнеры.

Справочники используются для заполнения путевых листов и проведения расчетов с клиентами, подготовки данных для расчета зарплаты водителей. Справочники заполняются каждым предприятием самостоятельно с учетом специфики работы.

Виды рабочего времени: основное рабочее время, сверхурочные часы, выходные дни; полная ставка, полуторная ставка, двойная ставка. Один из видов можно выбрать в качестве основного, он будет появляться в путевых листах по умолчанию. В программе СТАВКИ ОПЛАТЫ РАБОТЫ ВОДИТЕЛЕЙ можно задать ставку не только в зависимости от вида рабочего времени, но и от класса водителя, вида работ. На основе путевых листов автоматически подготавливаются данные для расчетов с водителями, которые можно вывести на печатающее устройство в виде отчетов; ОТРАБОТАННОЕ ВОДИТЕЛЯМИ ВРЕМЯ, ОТЧЕТ ПО ЗАРПЛАТЕ ВОДИТЕЛЕЙ.

Все объекты, на которых работают машины и механизмы, вносятся в справочник ОБЪЕКТЫ РАБОТ. Система позволяет приписать объекты к заказчикам (партнерам). Для расчетов с клиентами используется справочник ПАРТНЕРЫ, а для выписки путевых листов — ОБЪЕКТЫ.

Подраздел меню "Дополнительные справочники" содержит в себе три раздела и семнадцать справочников:

• общие данные —
• валюта,
• государства,
• регионы,
• финансовые периоды,
• сотрудники,
• счетчики документов,
• расписание счетчиков,
• глобальные настройки,
• структура фирмы —
• организационные уровни,
• организационные единицы,
• склады,
• товароведение —
• налоги,
• единицы меры,
• товарные группы,
• товары,
• причины изменения запасов товара,
• ассортимент склада.

Дополнительные справочники поставляются предварительно заполненными и содержат основополагающие сведения для начала работы с пакетом. К дополнительным справочникам относятся справочники по действующим ставкам налогообложения, единицам измерения, условиям оплаты и т.д.

Модуль УЧЕТ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ компьютерной системы "ИНИНГ-АВТОПАРК_тм" позволяет осуществить учет транспортных средств (машин и механизмов) и компонентов, планирование работ по ремонту и техническому обслуживанию. Модуль содержит отчеты и девять программ:

• пробег транспортного средства (и наработка);
• установка и снятие компонента;
• отпуск запчастей со склада;
• возврат запчастей на склад;
• списание запчастей;
• выполнение плановых работ;
• ввод запроса на выполнение плановых работ;
• импорт пробегов из путевых листов;
• ввод в действие норм расхода топлива.

Программа предназначена для ведения учета пробега или наработки транспортных средств. Заполнение данных о пробеге (наработке) дает возможность учитывать не только степень износа автотранспортного средства, но и пробег (наработку) специально учитываемых узлов и агрегатов. Если на автотранспортное средство устанавливается несколько компонентов с различными измерителями учета ресурса (например, если одни агрегаты, установленные на машину, учитываются по наработке, другие по пробегу), то следует учитывать это транспортное средство как по моточасам, так и по пробегу. Программа ИМПОРТ ПРОБЕГОВ ИЗ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ позволяет автоматически заполнять данные о пробеге транспортного средства в этой программе для учета износа автомобиля и его узлов и агрегатов.

Программа предназначена для учета установки на машины и механизмы резины, аккумуляторов, других (номерных и неномерных) специально учитываемых узлов и агрегатов (компонентов), их износа и списания, подготовки соответствующих актов. Кроме того, в этой программе регистрируется снятие компонентов с транспортных средств.

При использовании модуля "Складской учет" программа используется для задания исходного состояния. Перед началом работы с Системой "ИНИНГ-АВТОПАРК" здесь вводятся сведения по всем специально учитываемым компонентам (узлам и агрегатам), которые уже установлены на автотранспортном средстве. Для узлов, износ которых учитывается по времени (например, аккумуляторы), достаточно ввести дату установки. Для остальных узлов и агрегатов вносится износ на дату начала работы с системой.

При отсутствии модуля складского учета запчастей в программу регулярно вносится информация об установке специально учитываемых компонентов (аккумуляторов, покрышек и т.д.).

Программа предназначена для учета установки на машины и механизмы резины, аккумуляторов, других (номерных и неномерных) специально учитываемых узлов и агрегатов (компонентов) при работе со складом. Программа позволяет устанавливать только те компоненты, которые имеются в наличии на складе. После установки компонентов формируется "бумажный" документ — расходная накладная. После установки специально учитываемых узлов и агрегатов для них автоматически рассчитывается износ. При этом можно задать исходную наработку или пробег. Наличие на автотранспортном средстве остальных узлов и агрегатов просто фиксируется.

Программа предназначена для регистрации снятия резины, аккумуляторов, других (номерных и неномерных) специально учитываемых узлов и агрегатов (компонентов) при работе со складом. После снятия все запчасти автоматически возвращаются на склад. Программа позволяет снимать только те компоненты, которые имеются в наличии на автомобиле. После снятия компонентов формируется документ — накладная на возврат запчастей. После снятия специально учитываемых узлов и агрегатов для них расчет износа прекращается (кроме узлов и агрегатов, которые учитываются по времени (аккумуляторов), номерных компонентов).

Программа предназначена не только для контроля за сроками и периодичностью выполнения работ по техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств, но и для планирования этих работ.

В программе производится планирование по всем работам. Система позволяет приписывать к каждой модели свои виды работ.

Программа предназначена для контроля за выполнением плановых работ. Кроме этого, на основе данных, которые введены в справочник МОДЕЛИ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ, программа сама предлагает провести тот или иной вид технического обслуживания. В этой программе вводятся данные о фактически выполненных работах.

Программа предназначена для стыковки модулей "Учет транспортных средств" и "Диспетчерская". Она автоматически суммирует пробег (наработку) транспортного средства на основе путевых листов и передает конечный результат в программу ПРОБЕГ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА.

Эта программа используется при наличии нескольких видов норм расхода топлива (летние и зимние). Она позволяет глобально отслеживать увеличение линейных норм расхода топлива в зимнее время.

Блок ОТЧЕТЫ модуля "Учет транспортных средств" позволяет создать и распечатать практически всю первичную и итоговую документацию по учету транспортных средств, узлов и агрегатов, которая подготавливается технической службой предприятия. Модуль содержит 12 отчетов:

• карточка транспортного средства,
• акт о списании компонента,
• пробег компонента на дату,
• пробег транспортного средства на дату,
• пробег транспортного средства за период,
• оборот по компоненту,
• наличие транспортных средств,
• перечень механизмов,
• акт технического осмотра,
• техталон,
• план-график выполнения работ,
• нормы расхода ГСМ.

Перед подготовкой любого отчета можно установить Фильтр на выходные данные.

Модуль СКЛАДСКОЙ УЧЕТ осуществляет динамический контроль уровня запасов на складах. В комбинации с другими модулями пакета возможно осуществлять следующие операции:

• прием товара (запчастей) на склад;
• коррекцию склада;
• возврат товара поставщику;
• отпуск запчастей на ремонт автомобиля;
• возврат товара на склад.

Для анализа состояния склада система предоставляет большой набор запросов и отчетов. Модуль содержит четыре программы:

• приход товара;
• возврат товара;
• межскладская передача;
• коррекция состояния склада.

Главное требование перед началом работы с модулем — заполнение справочников. Для работы с программами надо заполнить справочники ПАРТНЕРЫ, СКЛАДЫ, КОМПОНЕНТЫ. Справочники ЕДИНИЦЫ МЕРЫ, ПРИЧИНЫ ИЗМЕНЕНИЯ ЗАПАСОВ ТОВАРА, НАЛОГИ, поставляются заполненными, но должны быть отредактированы перед началом работы. Все данные, которые вводятся в модуле, будут отражаться в отчетах.

Если на предприятии имеется несколько складов, система "ИНИНГ-АВТОПАРК" позволяет осуществлять передачу запчастей и материалов между складами. Перенос возможен только между складами, принадлежащими одному предприятию.

Программа дает возможность изменения текущего состояния склада. Положительная коррекция увеличивает имеющееся на складе количество товара, отрицательная — уменьшает.

Блок программ ОТЧЕТЫ модуля "Складской учет" предоставляет большой выбор отчетов о состоянии товарных запасов. Отчеты, которые представлены в системе "ИНИНГ-АВТОПАРК", позволяют осуществлять контроль товарных запасов на складах. Отчеты помогут сформировать оптимальную политику закупок. Наиболее универсальными являются отчеты:

• оборот по складу;
• товарные остатки - предназначен, в первую очередь, для оценки товарных запасов запчастей (название, количество, себестоимость, общая сумма), кроме того, можно оценить количество одноименного товара с разделением товара на серии. Отчет формируется для склада на данный момент времени. В отчете приводится не только общая сумма, но и суммы по товарным группам. Для получения отчета достаточно заполнить поле Склад из списка возможных значений. По умолчанию поле содержит склад, для которого отчет выдавался последним. Можно задать товарные группы или товары, для которых будет распечатан отчет. В случае номерных агрегатов возможно получить информацию по каждому номеру агрегата на складе. Флажок "Не включать зарезервированный товар" позволяет исключить то количество товара (запчастей), которое зарезервировано под наряд-заказы;
• журнал складских операций.

Для каждого вида отчетов существует несколько модификаций. При наличии нескольких складов и создании их иерархической структуры возможно обобщение информации по нескольким складам.

Модуль ДИСПЕТЧЕРСКАЯ компьютерной системы "ИНИНГ-АВТОПАРК_тм" позволяет осуществлять выписку и (или) обработку путевых листов. Предусматривается несколько технологий работы: выписка путевых листов на основе предварительной расстановки автотранспорта, выписка путевых листов без расстановки, обработка путевых листов. В системе используются новые формы путевых листов для легкового автомобиля, специального автомобиля, грузового автомобиля, автобуса необщего пользования, строительной машины.

Если Вы выписываете путевые листы вручную, то пакет позволяет обработать другие формы путевых листов, за исключением автобуса, легкового такси (из-за их специфики). На основе путевых листов возможно подготовить данные для расчетов с клиентами, начисления зарплаты водителям, учета пробегов и моточасов. Проводится полный учет ГСМ от получения до расходования и списания на основе путевых листов в соответствии с нормами. Подготавливаются различные отчеты. Модуль содержит шесть программ:

• расстановка автотранспорта;
• путевой лист;
• выдача водителям средств на покупку горючего;
• стоимость средств оплаты горючего;
• остатки горючего в баках;
• ставки оплаты работы водителей.

Основное требование перед началом работы с модулем — заполнение справочников. Все данные, которые вводятся в модуле, будут отражаться в отчетах.

Программа позволяет предварительно распределить автотранспортные средства по заказчикам и объектам. Использование предварительной расстановки не только позволит оптимально распределить рабочее время автомашин, но и существенно облегчит выписку путевых листов. Задания для водителя и автомашины автоматически передаются в путевой лист при его формировании. После завершения расстановки можно её распечатать.

Программа служит для формирования и предварительной обработки путевых листов. Программа позволяет ввести все необходимые сведения из путевых листов для проведения дальнейшей обработки (расчета износа автомобилей и запчастей, формирования начислений для зарплаты, проведения расчетов с заказчиками и учету горючего).

В системе используются новые формы путевых листов, которые утверждены постановлением госкомстата России от 28.11.97 № 78. Система позволяет сформировать и распечатать следующие виды путевых листов:

• легкового автомобиля,
• специального автомобиля,
• грузового автомобиля (форма 4-С),
• грузового автомобиля (форма 4-П),
• автобуса необщего пользования,
• строительной машины.

Программа позволяет учитывать различные варианты выдачи водителям средств на покупку горючего (талонов, денег и т.д.). Поля, обязательные для заполнения, — Дата выдачи (по умолчанию, системная дата), Средство платежа (из списка возможных значений), Водитель (материально ответственный), Выдано (количество талонов, рублей). Списание горючего (талонов, рублей) производится на основании путевых листов. Обобщить сведения о получении и списании горючего можно в отчете ЗАКУПКА ТОПЛИВА ВОДИТЕЛЯМИ.

Программа используется при заключении договора с АЗС на заправку автотранспортных средств горючим. В программе задается цена для каждого вида горючего и дата начала действия этой цены. При изменении цены создается одна или несколько новых записей (для каждого вида топлива). Аналогично поступают в случае электронного ключа или карточки. Сведения можно просмотреть в отчете ОБОРОТ ПО ТОПЛИВУ.

Программа предназначена для ввода и редактирования ставок оплаты работы водителей при расчете начислений по зарплате. Программа позволяет задавать исходные данные не только в рублях, но и в валюте с последующим пересчетом по курсу. Ставки привязаны к определенному промежутку времени. При вводе новых ставок программа учитывает начисления на основе новых данных, если дата путевого листа более поздняя, чем дата начала действия новых ставок. Расчет начислений производится на основе путевых листов (учитываются только те путевые листы, которые имеют статус закрытых). Ставки оплаты зависят от класса водителя, вида работы, вида рабочего времени.

Модуль РАСЧЕТЫ С ЗАКАЗЧИКАМИ компьютерной системы "ИНИНГ-АВТОПАРК_тм" позволяет осуществлять расчеты с клиентами. Вся информация для расчетов берется из путевых листов (для обработки используются только "закрытые" путевые листы). Модуль содержит программу ТАРИФЫ НА ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ и три отчета.

Основное требование перед началом работы с модулем — заполнение справочников. Для расчетов с клиентами используется справочник ПАРТНЕРЫ, к каждому партнеру может быть приписано несколько объектов (они используются также при выписке путевых листов). Модуль может работать только вместе с модулем ДИСПЕТЧЕРСКАЯ.

Программа предназначена для ввода и редактирования тарифов на транспортные услуги. Тарифы могут зависеть от нескольких параметров (отработанного времени, пробега, ездок, перевезенного груза). Все эти параметры задаются в программе ВИДЫ ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТ. Программа позволяет задавать исходные данные не только в рублях, но и в валюте с последующим пересчетом по курсу. Тарифы привязаны к определенному промежутку времени. При вводе новых тарифов программа формирует счет на основе новых данных, если дата путевого листа более поздняя, чем дата начала действия новых тарифов. Расчет производится на основе путевых листов (учитываются только те путевые листы, которые имеют статус закрытых). Ставки оплаты зависят от вида работы, вида рабочего времени.

Блок ОТЧЕТЫ модуля РАСЧЕТЫ С ЗАКАЗЧИКАМИ позволяет обобщить и распечатать итоговую отчетность:

• выполненные работы;
• оказанные транспортные услуги - позволяет получить не только итоговые суммы, но и расписать, какие составляющие вошли в эту сумму по работам и объектам. Тарифы можно задавать в валюте или условных единицах с последующим пересчетом по курсу. Можно сформировать отчет для отдельных участков либо для определенного клиента;
• тарифы на транспортные услуги на дату.

Опыт внедрения системы "ИНИНГ-АВТОПАРК" в ряде предприятий Москвы и Подмосковья позволил отработать технологию ее запуска в промышленную эксплуатацию. Для дилеров подготовлены инструкции для начала работы с Системой, детальный план-график обучения персонала, демонстрационный ролик, включающий 12 сюжетов с пошаговой демонстрацией решения типовых практических задач.