Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “Равновесие-Медиа”

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА В ТОРГОВЛЕ. СИСТЕМА “ОБОРОТ+”


Введение

К автоматизации учета можно относится по-разному; спектр мнений так же широк, как и выбор соответствующих программных продуктов. И даже кризис, который ударил по производителям программного обеспечения, ничуть не меньше, чем по их постоянным и потенциальным клиентам, не только не уменьшил количество предлагаемых систем, но даже обострил конкуренцию на этом рынке. Хочу отметить, что, если сегодня владелец или руководитель фирмы решает приобрести тот или иной программный продукт, то есть, по сути, сделать долговременное финансовое вложение, он хочет, и это абсолютно справедливо, не покупать “кота в мешке”, а быть уверенным, что выкладывая деньги, зачастую немалые, он не выкидывает их на ветер, а в конечном итоге сохраняет свои собственные.

Если задавать один и тот же вопрос - для чего нужен компьютер в бухгалтерии или торговом зале - разным людям, можно получить абсолютно разные ответы. Например: “Устал. Главбух каждый квартал говорит, что не успевает один баланс сдать, как уже следующий отчет надо готовить. Просила найти ей помощника, а я подумал, что дешевле ей программу поставить, вот и купил “1С”, вроде больше не пристает, и отчетность в порядке...”. Или такой: “Ничего понять не могу, вроде работаем-работаем, а денег все нет. Куда деваются? Мне посоветовали, говорят, купи себе “Оборот”: вроде и программа несложная, и не “виснет”, и все понятно...”. Или такой: “Надоело из четырех программ данные по кускам вытаскивать, заключили договор с “Галактикой”, вроде дорого, но зато все в одном месте и ничего придумывать не надо”. На самом деле, вместо вышеперечисленных утверждений каждый может подставить то, что ему больше по душе. Но, обобщая, можно сказать, что бывают программы “для бухгалтера”, “для управленца” и интегрированные (корпоративные) решения. В любом случае, решается одна из трех или сразу все три задачи: облегчить рутинный труд специалистов - бухгалтеров, менеджеров, перекладывая часть их работы на “плечи” компьютера; структурировать свои затраты и доходы, установив контроль за деятельностью сотрудников, и построить комплексную автоматизированную систему управления бизнеса в целом.

Классификация систем автоматизации учета

Перед тем как непосредственно приступить к изложению нашего видения решения проблемы автоматизации учета в торговле, того, которое и было в свое время заложено в основы системы “Оборот + “, хочется кратко коснутся терминологии. Хочу сразу оговорится, что объектом автоматизации нашей системы является малое или среднее, до 50–70 человек, предприятие, ведущее торгово-закупочную или простую производственную деятельность, например, сборка и продажа компьютеров, изготовление или сборка мебели из заготовок, издание видеокассет или CD. Итак, с нашей точки зрения, в понятие “автоматизация учета в торговле” заложено сразу несколько компонентов.

  1. Оперативный ввод и накопление первичных данных. Получение быстрого доступа к справочной информации по клиентам, их дебиторским/ кредиторским задолженностям, ценам, товарным остаткам и т.д. Построение отчетов по товарной наценке, текущим денежным оборотам, срокам годности товаров и т.д. Автоматизированное (не автоматическое, потому что такого не бывает) оформление всей сопутствующей первичной документации.
  2.  
    Рис. 1

  3. Последующий анализ информации методом корреспондирующих счетов, то есть методом бухгалтерских проводок. Построение всевозможных справок, выборок и отчетов. Краткосрочное и долгосрочное, насколько это возможно, прогнозирование и анализ (а что произойдет, если…) а также планирование. Понятно, что если Вы не решили пункт 1, то ожидать сколько-нибудь достоверных результатов от пункта 2 не приходится.
  4. Составление утвержденной формы, необходимой для сдачи в контролирующие организации, налоговые органы, фонды, на основе полученных данных и первичных отчетов.

Каждый этап имеет свои особенности и свои нерешенные проблемы, и каждая система, в зависимости от истории ее создания, решает в той или иной мере одну, две или сразу все три задачи. Понятно, что чем больше задач продукт может в принципе решать, тем он дороже. Проблема в том, что одновременное решение всех трех задач в рамках одной системы возможно лишь в том случае, если в основу программы заложено использование достаточно дорогостоящих СУБД (Oracle, Informix, Progress...), использующих SQL-технологии. Действительно, представьте, что Вам необходимо выполнить комплексную автоматизацию фирмы с 15–20-тью рабочими местами в торговом зале, плюс бухгалтерия, плюс управление — итого около 30 автоматизированных рабочих мест. Решение задачи по автоматизации деятельности в торговом отделе требует простоты и удобства, большой скорости работы, надежности и устойчивости к сбоям. Однозначные требования к автоматизации бухгалтерии — гибкость, настраиваемость, возможность создания форм и запросов по желанию пользователя. Понятно, что чем более настраиваемая программа, тем больше база данных требует связей, ключей и “неоднозначности” в толковании полей, что, в свою очередь, приводит к замедлению всех алгоритмов, увеличению времени каждой транзакции, и, следовательно, к повышению “фактора риска”, то есть, к повышению вероятности возникновения ошибки внутри одной транзакции. Третий этап, автоматизация деятельности по управлению, в свою очередь требует обработки больших массивов разнородной информации с большим количеством критериев отбора и преобразования ее к стандартному виду. Следовательно, при работе в сети на программе основанной на файл-серверной технологии, Вы имеете принципиальное ограничение — некое “соотношение неопределенностей” для систем автоматизации учета: произведение гибкости системы на ее надежность есть величина постоянная. При росте объема БД или количества рабочих мест наступает момент, когда запрос или отчет одного из “аналитиков” приводит к полному параличу всех остальных участников компьютерного документооборота. А клиенты, как известно, ждать не любят.

Как уже говорилось выше, все эти, казалось бы, несовместимые задачи решаются при использовании SQL-технологий и мощных СУБД. И если вы готовы отдать от $30 000 только за программу, и еще столько же за оборудование, и точно знаете чего хотите, то, пожалуй, дочитывать эту статью до конца смысла нет. Скорее находите толковых исполнителей, подписывайте техническое задание - и вперед! Если же это не так, то продолжим и перейдем к основной части статьи.

“Оборот+”— история создания

Итак, как было замечено в предыдущем разделе, системы автоматизации учета в торговле можно условно разделить на “бухгалтерские”, “оперативно-управленческие”, и комплексные (интегрированные). Можно добавить еще один тип — “универсальные”, но, как мне кажется, универсальность сочетает в себе достоинства и недостатки всех остальных вместе взятых.

“Оборот+” (точнее, его прародитель) начинал создаваться в 1995 г. как универсальная система для комплексной автоматизации розничных магазинов. Это была попытка создать при помощи относительно дешевых средств разработки (хотя и в среде MS-Windows) систему, в которой были бы все элементы — от POS-терминала до АРМ’а главного бухгалтера. Идея потерпела фиаско, так и не переродившись в коммерческий проект. Датой второго “рождения” “Оборот+” стал 1997 г., когда в компьютерных магазинах Москвы появился достаточно невзрачный CD-ROM со странным названием “Оборот+, версия 2.09 CD”. Это была первая “сверхлегкая” версия продукта, сочетавшая в себе необычайную простоту и высочайшую надежность. Идея состояла в том, чтобы дать неподготовленному пользователю (то есть не бухгалтеру) инструмент для быстрого и оперативного учета своего склада и первоначальной оценки в простых терминах прибыльности или убыточности своего предприятия. Успех программы во многом был связан с документо-ориентированной идеологией программы — формируя первичные документы, пользователь автоматически менял состояние склада, резервировал товар, изменял денежные остатки и балансы своих контрагентов. А также с удачным подбором средств разработки в качестве языка программирования мы выбрали Delphi, в качестве генератора отчетов — Seagate Crystal Report, в качестве базы данных — Btrive (Pervasive Technology). О базе данных следует сказать особо: до последнего времени она была, по нашему мнению, незаслуженно обойдена вниманием наших программистов. Сейчас ее использует и “RS-Bank” и, в последнее время, “Парус”. Оно и понятно, ведь до появления Oracle на основе этой СУБД выполнялись, и до сих пор выполняются, большинство американских и европейских средних банковских и торговых систем. Btrive сочетает в себе непритязательность к аппаратным средствам, высокую надежность и большую скорость работы. Кстати, система транзакций Novell Netware базируется именно на Btrive.

Рис. 2

На сегодняшний день мы выпускаем как локальные, так и сетевые версии “Оборот+”, причем для корпоративных клиентов (более 5 пользователей) предлагается клиент-серверный вариант программы, поддерживающий как IPX/SPX, так и TCP/IP — протоколы, что делает возможным удаленный доступ к базе данных посредством модема или через выделенную линию по сети интернет (см рис.2).

“Оборот +”— это модульная система для ведения оперативного учета, обеспечивающая бухгалтерскую систему абсолютно достоверной и надежной информацией для последующего анализа. Наш клиент — это небольшое или среднее торговое предприятия, для которого важно иметь быструю и надежную систему оперативного учета в ценовом диапазоне от $500 до $5 000, работающую на “приземленных” аппаратных средствах — серверах класса Pentium, PentiumPro или, в лучшем случае, Pentium-II, под Novell Netware, Windows NT или в одноранговой сети Win-95/98 (без выделенного сервера). Таким образом, суммарная стоимость проекта (вместе с аппаратными средствами) должна укладываться в диапазон $2 000 — $15 000 (в случае применения POS-оборудования - несколько дороже).

Структура программы “Оборот+”

Как я уже говорил, “Оборот+” является модульной системой. Он состоит из главного модуля (ядра системы), модуля администрирования (модуль распределения полномочий пользователей); модуля экспорта/импорта (система объединения данных, поступающих с территориально — распределенных узлов в одной коалиционной базе), модуля формирования бухгалтерских проводок и модуля работы с периферийным оборудованием. Мы специально не выделяли каждый АРМ (автоматизированное рабочее место) сотрудников и не дробили программу на подмодули, так как гибкая система полномочий дает возможность конфигурировать рабочие места непосредственно для каждого заказчика, основываясь на тех бизнес-процессах, которые уже устоялись в предприятии.

В логику основного модуля программы заложены практически все стандартные процессы, имеющие место в торговле. Это поставка товара на различных условиях оплаты, перемещение товаров между складами фирмы или разными подразделениями одного холдинга, инвентаризация, локальная корректировка остатков (пересортица). Продажа товара: передача на реализацию (на условиях ответственного хранения с правом реализации), отсрочка платежа, возвраты и т.д.

В задачу модуля администрирования входит определение логики и последовательности событий, которые происходят при совершении товарно-денежных операций, контроль за деятельностью персонала (ведется полный протокол событий в системе).

О модуле экспорта/импорта следует сказать особо. Рассмотрим стандартную ситуацию. Фирма имеет несколько филиалов территориально отдаленных друг от друга (магазины, дилеры, региональные партнеры или просто отделы фирмы). Каждый филиал может получать товары, как централизованным образом, так и непосредственно работая с поставщиками. Передвижения товара и финансовые операции между филиалами также имеют место. И, естественно, руководство фирмы хочет в достаточной степени оперативно видеть общую “картину мира”, то есть объединить все данные в одной базе. При наложении некоторых ограничений эта проблема решается при помощи модуля экспорта/импорта. В него входит как пакетная обработка (день работаем, передаем исходные данные в центр; потом получаем модифицированные данные), так и возможность передачи “электронных” документов вместе с товаром. В такой ситуации “общая картина мира” становится видимой сразу после завершения операции обмена данными.

Модуль формирования бухгалтерских проводок работает в пакетном режиме. Информация о плане счетов и кодах аналитического учета может быть либо введена вручную, либо экспортирована из внешнего источника. Далее производится начальная настройка проводок при помощи встроенного построителя выражений. Построитель учитывает более 20 признаков документов и может обрабатывать как документы построчно, так и “сворачивая” документ (если это возможно, в одну проводку). На выходе модуля пользователь получает готовый журнал хозяйственных операций. В стандартной поставке поддерживается совместимость с продуктами 1С (6.хх и 7.хх) и “Инфо-Бухгалтер”. По желанию заказчика может быть произведена настройка на другие типы программ.

Модуль работы с периферийным оборудованием поддерживает работу активных (ABS-POS) и пассивных (ОКА-2000Ф; Элвис+, Штрих-850Ф, АМС-100Ф) кассовых аппаратов, поддержку этикет-принтеров, сканеров штрих-кода и весов. Таким образом, на основе системы “Оборот+” можно выстроить как систему автоматизации оптовой фирмы, так и розничного магазина (супермаркета).

Примеры установки системы “Оборот+”

Постараюсь кратко описать, как все работает, на реальных примерах.

Пример 1. Фирма “А” (выполнение проекта — с ноября 1998 г. по январь 1999 г.) занимается оптовой и розничной торговлей автозапчастями. Имеет оптовый склад и розничный магазин. Номенклатура товара около 5 000 позиций. Количество контрагентов - около 300. Количество рабочих мест — восемь. Программно-аппаратная платформа — сервер Novell Netware 3.12 на Pentium 133/ 32RAM/2*1.6 IDE, рабочие станции - от DX4–100/16 до P-166/32 (все в одной 10 Mbit ЛВС). Основные решаемые задачи: учет в реальном времени складских остатков, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, контроль за продажами в магазине, назначение и изменение розничных цен в магазине. Установлена клиент-серверная версия системы, модуль бухгалтерских проводок, модуль администрирования. Учет товара ведется по партиям, что позволяет четко отслеживать кредиторские задолженности по принятому на реализацию товару (программа сама меняет содержимое карточек товаров, принятых на реализацию товаров по каждому контрагенту по мере продаж соответствующего товара). Ввиду отсутствия штрих-кода на многих типах товаров применяется внутренний (короткий 4-х символьный) код для идентификации товара.

Рис. 3

Продажа товара в магазине осуществляется через компьютер и подключенный к нему кассовый аппарат в режиме фискального регистратора (кассовый аппарат работает как принтер чеков). В данном случае при продаже товара через кассу автоматически происходит списание товара и соответствующая сумма заносится в приход, автоматически отражаясь в кассовой книге. Каждый виртуальный склад (определенный в программе) соответствует своему реальному. Соответственно менеджеры имеют доступ только к той части базы данных, с которой они работают. Розничные цены назначаются руководством, и продавец магазина имеет право отпускать товары только по тем ценам, которые числятся в базе.

При такой организации учета каждая единица проданного товара имеет жесткую связь с соответствующим приходом денег. Благодаря этому отпадает необходимость в ежемесячных тотальных инвентаризациях - можно ограничиваться выборочными проверками без остановки работы. По окончании дня в системе проводятся специальные документы — акты продажи товаров через кассовые аппараты. Эти акты “сжимают” информацию по каждому пробитому чеку в один документ и перекладывают чеки в архив. В базе остается, соответственно, один суммарный документ, что позволяет существенно экономить дисковое пространство. Тем не менее в течение дня мониторинг продаж можно осуществлять непрерывно без какого-либо замедления работы системы, так как фактически “пробитые” чеки хранятся в отдельной базе, слабо связанной с основной (см. рис. 3). Такая организация дает возможность существенно уменьшить загрузку основной базы, сети в целом, а следовательно - уменьшить время доступа. Характерное время поиска товара по коду в приведенном примере составляет менее 0,1 сек.

Оптовый отдел: благодаря развитой иерархической структуре групп товаров и использованию в прайс-листах короткого кода время обслуживания каждого клиента сведено к минимуму. Для оформления накладной на отпуск покупатель просто называет оператору короткий код и требуемое количество. При этом программа сама выбирает допустимую для данного контрагента скидку (определенную ранее старшим менеджером) на выбранный им товар. После заполнения накладной остальные сопроводительные документы оформляются путем трансформации (копирования).

Составление бухгалтерской отчетности ведется на программе “1С” с использованием модуля формирования бухгалтерских проводок (см. выше). Замечу, что при экспорте информации в бухгалтерию переносятся данные не только синтетического учета, но и аналитики. Сразу замечу, что глубина вложенности аналитик ограничена только Вашей фантазией. Причем программа поддерживает как принцип составления аналитик, принятый в “1С”, так и принцип, используемый в “Инфо-Бухгалтере”. Естественно, что структура групп товаров в основном модуле может не иметь совершенно ничего общего с группами аналитик, используемых в бухгалтерии. Важно, что при обработке документов из основного модуля Вы не меняете начальных данных в основной базе, а можете “экспериментировать” с их “дублями” для построения наиболее адекватных моделей. При настроенных типовых операциях процедура “перекачки” информации за месяц работы занимает от 20 мин. до 4-х часов, в зависимости от сложности формул и быстродействия рабочей станции.

Внедрение программы позволило сократить одно рабочее место в бухгалтерии и два рабочих места на складе. За квартал расхождение учетного “базового” и фактического состояния склада по результатам инвентаризации составило 1,5 %. И было вызвано лишь пересортицей в магазине.

Пример 2. Фирма “П” (внедрение системы— с февраля 1998 по май 1998 г.). Мелкий опт и розничная продажа бытовой техники. “Оборот+” был установлен сразу при открытии магазина. Технические характеристики: сеть Novell NetWare 3.12, сервер Pentium-200/64Mb RAM/2*SCSI-2 по 3Gb с зеркалом (SFT-2). Рабочие станции не ниже P-166/32, использованы АККМ ABS-POS и оборудование для нанесения штрих-кода (этикет-принтер EZ-2). Система полностью ориентирована на работу с бар-кодом (все товары либо имели код, либо он присваивался). Три отдела — розница (мелкоштучный товар), отдел продаж по образцам, опт. Всего 14 рабочих мест.

Хотелось бы остановиться отдельно на работе отдела продаж по образцам, так как остальные отделы работают по принципиально схожей схеме. Под продажей по образцам понимается процесс продаж, при котором клиент выбирает товар в торговом зале, а сам товар доставляется ему на дом или выдается со склада. Ситуация осложнялась двумя обстоятельствами: необходимо было обеспечить большую оперативность работы (1), то есть, за то время, пока клиент осуществлял платеж в кассе, склад должен был приготовить товар к выдаче или отгрузке. Кроме того, не всегда покупатель выбирал товар, количество которого в свободной продаже было достаточно (2). Первая проблема была решена совмещением двух функций на одном рабочем месте, а именно: непосредственно на кассовый аппарат установили два программных модуля (POS-терминал работал под управлением OS Windows 95). Один — собственно кассовый, который производил, кроме оплаты товаров (как в классическом супермаркете), и формирование отгрузочных документов, а также привязку оплаты к документам. Соответственно, в то время пока производился пересчет денег, на складе уже распечатывалась накладная с необходимым товаром. Вторая проблема была решена введением в систему нового понятия — “Ожидаемые или плановые поставки”. “Плановая поставка” в терминологии “Оборот+”— это товар, который “как бы” есть на складе, то есть, его можно резервировать под клиента, назначать на него цену, скидки и т.д., но на самом деле отпустить его можно только тогда, когда он реально появится на складе. Строя отчет по резервам ожидаемых поставок, менеджер автоматически получал список товаров, которые необходимо допоставить. Совпадение инвентаризационной ведомости по базе с реальным состоянием склада было практически 100 %. Полная инвентаризация магазина проводилась раз в год, и этого было достаточно!

Пример 3. Компания “К” (выполнение проекта— июнь 1999 г. - сентябрь 1999 г.)

На этом примере хотелось бы продемонстрировать, как применяется удаленный доступ к базе данных. Кто не встречался с проблемой, когда офис находится на таком удалении от склада, что ни о какой связи, кроме телефонной, речи быть не может? Схема работы в этом случае достаточно стандартная: клиент в офисе фирмы выписывает товар, который ему нужен и есть, а может уже и закончился, на удаленном складе. Или другая беда — складской работник или менеджер, отпускающий с удаленного склада, к которому пришел постоянный клиент, не знает, сколько товара он может отпустить этому клиенту, чтобы не обидеть других, не менее постоянных клиентов. Сколько накладок и проблем создается из-за этого!

Вот тут-то и выручает модем и клиент-серверные технологии. Основное преимущество клиент-серверного доступа, как уже говорилось выше, заключается в том, что основные операции выполняет сервер, а не рабочая станция. Конечно, на классическом клиент-сервере не основные, а просто все операции выполняет сервер, но это, как говорилось Выше, не для тех, кто дочитал статью до этого места. Так вот, установив клиент-серверный Btrive на сервер Windows NT (Pentium-II 300/128RAM) и воспользовавшись доступом посредством TCP/IP с удаленного рабочего места, мы получили следующий результат: на скорости 2400 бит/сек документ из 300 (!) строк — товарных позиций проводился в системе за 2 мин. 32 сек. Согласитесь, столь плохая связь встречается сейчас примерно так же редко, как и возникает необходимость в проводке трехсотстрочных документов.

Заключение

Я, конечно, не хочу сказать, что система “Оборот+” является самой-самой-самой лучшей на сегодняшний день системой оперативного учета в “средней весовой категории”. Так как, выражение “самое лучшее”— во-первых, уже набило оскомину, и, во-вторых, требует продолжения: из чего?, для кого?, для чего? и т.д. Хочется лишь сказать, что это одна из лучших систем для большого класса задач, а для некоторых все же самая лучшая, как следует из вышеописанных примеров.

Если же говорить серьезно, то наиболее эффективно, с точки зрения соотношения “цена— производительность”, внедрение системы “Оборот +” усилит торговые фирмы/сбытовые подразделения, в технологии работы которых соблюдаются следующие важные условия.

В системе отражается реальное состояние действительности и желательно без отставания по времени.

Товар учитывается, по возможности, в партиях (товар в партии имеет общего поставщика, общую цену поставки и общую цену реализации; для скоропортящихся продуктов - еще и срок годности).

Применяется кодирование товара (не обязательно штрих-кодирование, но оно предпочтительнее).

Вы четко знаете, в какой из валют считается Ваша прибыль (казалось бы это один из постулатов бухгалтерской науки, но...?)

Вы знаете, что, работая на ненадежной компьютерной технике и нелицензионном ПО, наносите непоправимый вред себе и окружающим.

Если Вы хотите подробнее ознакомиться с системой “Оборот +”, свяжитесь с нами.

Заместитель директора
ООО “Равновесие-Медиа”,
Раводин Михаил Евгеньевич
E-mail автора: michael@arbt.ru

Телефон: (095)973–4440,
978–4992, 9784923,
e-mail: oborot@arbt.ru,
Internet: http://www.arbt.ru

 

 



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"