Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

НТЦ “Гектор”

Автоматизация управления персоналом


Введение

В настоящее время словосочетание “управление персоналом” становится все более и более привычным в повседневной работе многих фирм. В таких организациях уже имеются специалисты, которых называют менеджерами по управлению персоналом. Этот заимствованный из английского языка термин означает, что основным направлением деятельности таких специалистов является подбор и управление так называемой “проектной командой”. Под “проектом” при этом понимается инвестиционный проект, когда осуществляются финансовые вложения в какую-то конкретную область деятельности. Для осуществления данного замысла набирается коллектив специалистов необходимой квалификации, называемый “проектной командой”.

Программное обеспечение по автоматизации управления персоналом может включать в себя средства, способные помочь в подборе кадров, в создании подразделения, способного осуществить конкретную задачу. При этом могут использоваться различные методы оценки возможных кандидатов по их деловым и личностным качествам, а также психологической совместимости друг с другом. Программные продукты могут осуществлять помощь не только в традиционном тестировании, но и при составлении различных гороскопов и астрологических прогнозов.

Но специалисты по работе с персоналом — и современные менеджеры, работники традиционных отделов кадров и ОТиЗ (отдел труда и заработной платы), чаще всего сталкиваются с задачами по учету, составлению различных отчетов и справок для руководства, ведению личных карточек и т.д. В данной работе основной потребностью является наличие простых и эффективных “электронных картотек”, способных облегчить их повседневную работу. Такие средства чаще всего называют программами по автоматизации кадровой деятельности.

Основные задачи, решаемые программами учета и управления персоналом

Попробуем перечислить основные требования, предъявляемые к программному обеспечению по автоматизации учета персонала.

Программы по автоматизации учета персонала в первую очередь должны предусматривать ведение личных карточек сотрудников. С использованием личных карточек обычно ведется полный учет данных о сотрудниках, включая переводы и назначения, отпуска, командировки, больничные листы, поощрения, взыскания, льготы, данные об образовании, профессии, сведения о детях, дате и месте рождения, семейном положении и др. Программы должны предусматривать возможность фиксировать как можно больший набор различных данных (в том числе, например, возможность хранения и просмотра фотографий сотрудников). В конкретной организации сотрудник отдела кадров или менеджер может вводить и в дальнейшем использовать не всю совокупность признаков, а только те данные, которые необходимы в работе. Личные карточки уволенных сотрудников должны передаваться в архив с возможностью их дальнейшего поиска и просмотра.

Одной из важных задач является ведение штатного расписания организации. Программное обеспечение должно предусматривать гибкую настройку на структуру подразделений фирмы. Ограничением по выбору программного комплекса для крупных организаций может послужить отсутствие необходимого количества уровней иерархии (подчиненности) подразделений. Должны фиксироваться сведения о штатных должностях, окладах, надбавках и т.д. Нелишней возможностью является быстрый пересчет штатного расписания всего подразделения или организации, например, возможность умножить все оклады на какой-либо поправочный коэффициент.

Следующим вопросом является ведение приказов по кадрам, в том числе их формирование, учет, перенос приказов в штатное расписание. Должны быть учтены особенности всей совокупности разнообразных приказов, в том числе о приеме на работу, об отпусках, командировках, перемещениях, увольнениях, поощрениях, взысканиях и др.

Средства системы должны иметь возможность получения справочной информации в любых разрезах за любой период времени или на любой момент времени, в том числе статистических данных, справок по установленным формам, справок по произвольным формам.

Возможности по обмену данными с другими системами позволят экспортировать информацию, например в программу расчета заработной платы, или передать анкетные данные в Пенсионный фонд.

Если несколько специалистов одновременно должны работать с общей информацией по сотрудникам, средства программы должны предусматривать возможность такого режима эксплуатации с использованием сети персональных компьютеров.

В настоящее время к любой автоматизированной системе предъявляются требования, связанные с возможностью ее настройки при печати сформированных документов, в том числе приказов, штатного расписания, справок, личных карточек и т.д. Программы должны обладать достаточной гибкостью и возможностью адаптации к формам выходных документов, принятым в конкретной организации.

Технология работы с автоматизированной системой учета персонала

Рассмотрим технологию работы с автоматизированной системой учета персонала на примере программного комплекса “Гектор:Штаты-Кадры”.

Программа “Гектор:Штаты-кадры” предназначена для автоматизации учета, анализа и управления кадрами предприятия или организации любого вида деятельности и любой формы собственности. Использование данной системы приносит эффект за счет:

Программа “Штаты-Кадры” прошла государственную регистрацию и имеет сертификат соответствия. В составе комплексной системы “Гектор-бухгалтер” награждена золотой медалью ВВЦ (ВДНХ).

Как и у почти любой информационной системы, общая технология работы с программой “Гектор: Штаты-кадры” включает, три основных этапа: первоначальный ввод информации, собственно работа с системой, получение выходных документов. Разумеется, границы между этими этапами весьма условны.

На первом этапе рекомендуется заполнить справочник подразделений и справочник должностей. Кроме того, необходимо ввести общую информацию по организации. Необходимо отметить, что ввод информации в справочники может осуществляться и непосредственно в процессе работы с системой. В этом случае вначале следует лишь продумать структуру подчиненности подразделений организации и систему кодирования информации (назначение различных кодов отдельным записям в справочниках), а в дальнейшем придерживаться принятой системы. При заполнении справочника подразделений пользователь должен ввести информацию о структуре собственной организации. При этом необходимо ввести в справочник названия и структуру подчиненности лишь тех подразделений (отделов, секторов, бригад и т.д.), по которым в дальнейшем в формируемых отчетных документах может понадобиться получить какую-либо сводную информацию. Например, если в выходных документах требуется получать данные с точностью до бригад, то вводить информацию о звеньях, видимо, нецелесообразно.

Кроме перечисленных выше справочников должностей и подразделений, программа поддерживает большое количество других дополнительных справочников: категорий работников, специальностей, учебных заведений, воинских званий и т.д. Для использования мощных средств отбора/поиска/сортировки и отсутствия дублирования информации многие данные должны вводиться как ссылки на соответствующие записи справочников.

Для работы с системой необходимо ввести условно-постоянные данные об организации пользователя. Эти данные будут в дальнейшем использоваться в выходных документах, формируемых системой и в некоторых других режимах. Произвести такую настройку рекомендуется перед началом работы с системой. Корректировка этих данных в процессе эксплуатации осуществляется, как правило, достаточно редко.

Режим “Настройка на организацию пользователя” включает следующие разделы:

Рис.1

Прокомментируем некоторые из этих пунктов. В процессе ввода видов подразделений необходимо задать структуру подчиненности подразделений (иерархию подразделений). Максимально можно использовать 5 уровней подчиненности. Кодирование подразделений при заполнении справочника подразделений осуществляется в соответствии с принятой структурой подчиненности подразделений. Личные данные — это те признаки, которые необходимо контролировать у сотрудников организации, например, членство в профсоюзе, является ли он молодым специалистом и т.п. Виды надбавок — раздел позволяет задать те надбавки, которые в дальнейшем можно задавать и контролировать у сотрудников фирмы. Возможно использование до 5 надбавок у каждого сотрудника. Внешний вид приказов и справок — вся информация, введенная пользователем в этом режиме, будет в дальнейшем использоваться при распечатке выходных форм.

Далее начинается заполнение личных карточек сотрудников. Вводятся следующие сведения:

По каждому сотруднику может храниться списочная информация: льготы сотрудника, сведения о детях, сведения о владении иностранными языками, сведения о болезнях, дополнительные сведения.

Если в организации есть хотя бы ручной сканер, легко отсканировать фотографии сотрудников и запомнить их, используя средства программы “Штаты-Кадры”. Следует отметить, что хранение фотографий предъявляет повышенные требования к дисковой памяти.

При работе с личной карточкой на экране высвечиваются пересчитанные на текущий день возраст, стаж работы в данной организации, общий и непрерывный стаж работы (рис. 2.).

Рис. 2

Кроме того, в личной карточке ведутся списки приказов по данному сотруднику. Система поддерживает 7 видов основных приказов: о приеме на работу, об увольнении, о переводе/назначении, о командировках, о поощрениях и взысканиях.

Наиболее сложным вариантом приказов являются приказы о назначении/перемещении/приеме на работу. Программный комплекс позволяет при подготовке нового штатного расписания вводить проекты таких приказов, а затем одним движением переносить их в действующее штатное расписание, изменяя его.

Средства передачи информации в другие системы, например, в программу расчета заработной платы “Гектор:Зарплата”, позволяют экспортировать приказы о переводах/назначениях списком за какой-то период или, используя специальную настройку, автоматически добавлять каждый введенный приказ в специальный файл обмена данными. Кроме того, для первоначальной загрузки информации может быть использован вариант экспорта всех приказов о приеме на работу.

Приказы, введенные в разных личных карточках, можно просмотреть в режиме “Все приказы по кадрам”. На экране появляется список всех приказов по всем сотрудникам, упорядоченный по датам/номерам приказов. Можно вводить и приказы, которые не относятся к какому-то сотруднику, например, приказы об изменении штата.

На основании информации, формально введенной в соответствии с конкретным вариантом приказа (номер приказа, тип, дата…) программа позволяет автоматически получить вариант текста для печати. В дальнейшем такой текст может быть легко откорректирован. Если пользователь ввел несколько приказов с одним номером и датой, то система при печати может объединять такие приказы в один общий документ (например, п.1. Иванова И.И. уволить…, п.2. Петрова П.П. принять…).

В автоматизированной системе “Штаты-Кадры” реализована идеология соответствия штатных единиц и сотрудников. Не может существовать “абстрактный” работающий. При вводе любого сотрудника ему должны быть назначены должность и подразделение. Штатные единицы (вакантные должности) также должны входить в какое-либо подразделение. Вакансии отличаются от сотрудников только наличием табельного номера или фамилии. Основной режим работы с программным комплексом строится как операции со списком сотрудников — штатных единиц (“работа со штатно-должностной книгой организации”). На экране высвечивается список сотрудников и вакансий (в начале работы и в некоторых режимах “отбора” список может быть пуст). В этом списке указываются: сокращенное наименование подразделения; фамилия и инициалы работника; табельный номер работника; наименование должности; оклад — смотри рис.3. Для вакантных должностей фамилия и табельный номер остаются пустыми. Пользователю предоставляются широкие возможности работы с таким списком. Можно произвести отбор записей по различным признакам и работать в дальнейшем с отобранной совокупностью записей.

Рис. 3

При входе в систему все записи отсортированы по подразделениям, а внутри подразделений по должностям. Возможны и другие способы упорядочивания записей списка. Информация о текущем режиме сортировки и текущем типе отбора выводится в верхних строках экрана. Если пользователю необходимо получать информацию по кадровому составу на какую-либо дату (или за период), то следует все действия, связанные с перемещением сотрудников фиксировать в виде приказов о переводах и назначениях.

По отобранному и отсортированному списку возможно получение сводных выходных документов (штатное расписание, информация по кадровому составу, справки...). Поддерживается большое количество стандартных выходных форм. Например, на рис. 4 представлен фрагмент штатно-должностной книги организации.

Рис. 4

Если в личных карточках сотрудников вводилась дополнительная информация (списочные сведения, приказы), то можно получить любую выборку таких данных за любой период (рис. 5.). Например, на рисунке 6 представлен фрагмент списка информации по детям сотрудников.

Рис. 5

Рис. 6

Таким образом, программа “Штаты-Кадры” обеспечивает полную автоматизацию всех операций, осуществляемых кадровой службой организации. Пользователю предоставляются возможности по корректировке штатного расписания и осуществлению полного цикла действий по сопровождению работающих:

Во всех функциональных режимах реализован “дружеский” интерфейс, обеспечивающий пользователя информацией об используемых клавишах и имеющихся сервисных функциях.

Каган П.Б.

Литература

Алтунджи В.С. Гинзбург А.В. Каган П.Б. Компьютеризация производственно-управленческой деятельности строительных организаций. / Компьютер в бухгалтерском учете и аудите, 1997 № 3, c. 77–92.



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"