Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Columbus IT Partner

Автоматизация планирования закупок

Эффективность управления предприятием оптовой торговли во многом зависит от умения правильно распорядиться ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях продолжающегося экономического кризиса. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.

К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

В этой связи определенный интерес представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей.

В качестве примера комплексного решения задач логистики рассмотрим систему “КОНКОРД” (Concord XAL), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

При проведении оценки потребностей система позволяет учитывать, следует ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный пользователем период, нужно ли формировать отдельные предложения по каждому зарегистрированному в системе заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товара, выбирать срок иницииации закупки и т.д.

Следует отметить, что “КОНКОРД” позволяет готовить предложения организационного характера. Например, система может порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить объем уже сделанных закупок вместо создания дополнительных и пр. При ряде условий могут быть сформированы предложения по корректировке поставок и производственных планов, а также указания на целесообразность поиска других поставщиков товарно-материальных ценностей.

Этапы планирования закупок

Задача автоматического расчета потребностей в системе “КОНКОРД” предполагает выполнение следующих основных этапов:

Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки, а способы расчета регулируются параметрами управления автоматического расчета потребностей, устанавливаемых в подсистеме автоматизации складского учета. На результате обработки этих данных с помощью специальных функций расчета потребностей для одного или группы товаров модуля “Склад” автоматически формируются предложения на закупку товаров и большой набор экранных форм и отчетов по результатам расчёта потребностей. В результате их анализа пользователь принимает решение одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

Основной информационной базой для выполнения расчетов является набор параметров, сопоставляемых с каждой номенклатурной единицей. В соответствии с ними система рассчитывает потребности в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов. Оценивая потребность в товаре (сырье, комплектующих и т. д.), система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемого потребления в качестве производственного компонента и т. п.

Схемы планирования и способы их регулирования

“КОНКОРД” допускает применение нескольких различных схем планирования, позволяющих оптимизировать процесс закупок в соответствии с интересующими пользователя критериями.

Можно выделить следующие основные схемы управления планированием формирования предложений на закупку:

  1. по потребностям;
  2. сводное по периодам;
  3. минимум/максимум;
  4. по потребностям с учетом минимума закупки;
  5. по потребностям с учетом минимума числа предложений.

Метод управления по потребностям обеспечивает автоматическое формирование предложений на закупку товаров в точной зависимости от предполагаемой динамики изменения складских запасов в результате запланированных отгрузок товара покупателям. Здесь регулирование производится в зависимости от минимального и максимального уровня запаса каждого вида товара на складе, изменений запасов в результате отгрузки по заключенным контрактам и сроков поставки. Данный метод обычно применяется в тех случаях, когда товар является относительно дорогостоящим или стоимость складирования высока — так как этот метод позволяет минимизировать количество товара на складе. Достаточно важным условием эффективности использования данного подхода является не очень большое и легко прогнозируемое время поставки — в противном случае значительно возрастает риск нарушения сроков поставок клиентом.

Для демонстрации порядка применения различных схем планирования закупок рассмотрим следующий пример.

Пусть на складе имеется некоторый товар, минимально допустимый уровень запаса которого — 30 штук, а на 15.02.99 на складе имеется всего 20 штук. Кроме того, клиентом сделан заказ на поставку 10 штук этого товара 15.03.99.

После расчета методом “По потребностям” система создаст два предложения на закупку: оба на 10 штук, но первое с датой поставки 15/02/1999, а второе — 15/03/99.

Первая закупка доводит уровень запасов на складе до минимума, определённого в карточке товара, а вторая призвана обеспечить минимальный уровень запасов на дату отгрузки по заказу.

Метод управления расчётом потребностей “По периодам” используется для планирования периодических закупок. Оно проводится путем объединения предложений на начало каждого периода. Длительность периода объединения предложений можно регулировать. В результате применения этого метода система создает “сводное” предложение на закупку, покрывая потребности в товаре на весь определённый для расчёта период. Данный метод часто применяется при работе с зарубежными поставщиками — когда стоимость расходов на доставку значительна и может быть снижена путем закупки более крупных партий, а также при наличии значительных скидок у поставщика при закупке крупных партий. Этот метод более эффективен, если стоимость товара и стоимость его хранения не очень высоки по сравнению с экономией на доставке и скидках по более крупной партии.

Если в условиях нашего примера задать период управления (планирования) равный 30 дням, то “Конкорд” составит только одно предложение на закупку — сразу на 20 единиц товара, покрывая потребности в нем на весь период расчёта.

Метод управления “Минимум/Максимум” целесообразно применять при необходимости пополнять запасы каждого вида товаров до их предельно допустимого уровня. В результате формируются предложения на закупку, которые позволяют пополнять складские запасы до максимального уровня при их понижении ниже минимального. Данный метод часто применяют для недорогих расходных материалов и сырья, которые используются в больших объемах и расходование которых обычно прогнозируется достаточно просто. Например, вы можете использовать такой метод для бумаги — определив, что для того, чтобы не слишком часто тратить время на заказ бумаги и не использовать слишком много места на ее хранение, установить максимум в 120 пачек. Зная, что мы расходуем 2 пачки бумаги в день и что от момента заказа до момента поставки проходит максимум 10 дней, мы устанавливаем минимум (страховой запас) в 20 пачек. При этом методе система, обнаружив, что запасы упали до минимума (20 пачек), предложит разместить заказ на приобретение 100 пачек.

Если в условиях ранее рассмотренного примера максимально допустимый запас товара составляет 39 штук, то система составит два предложения на закупку, доводящие уровень запаса до этого значения при понижении уровня запасов ниже минимального.

Метод планирования по критерию “Минимум закупки” является вариантом метода расчета “По потребностям”. Однако при его осуществлении для товаров задаются нижние границы эффективной (например, допускающей скидки на сам товар и его доставку) величины объема поставок. В результате расчёта потребностей создаются предложения на закупку, покрывающие потребность в товарах и минимизирующие расходы, связанные с закупками. Этот метод планирования эффективен тогда, когда дополнительные расходы по закупке не зависят от количества закупаемого товара вплоть до определённого минимума.

Если в нашем примере минимум закупки определен в 15 штук, то будут созданы два предложения на закупку по 15 штук, поскольку именно так может быть покрыта потребность в данном товаре при эффективном размере партии.

При стратегии “Минимизировать число предложений” система создает предложения на закупку исходя из того, что минимальный уровень запасов, определяемый в карточке товара, может быть временно уменьшен, если уже запланирована закупка, восстанавливающая необходимый минимум запаса на складе. В результате формируется такой график закупок, при котором товарные запасы по отдельным позициям временно могут падать ниже минимальной границы, определенной соответствующим нормативом, но предусматривающий возможность их своевременного пополнения. Данный метод позволяет оптимально использовать минимальный уровень запаса товара на складе для удовлетворения текущих потребностей и позволяет избежать дублирования закупок и связанных с этим расходов.

Если в рассматриваемом примере мы уже запланировали закупку количеством 10 штук с датой поставки 20/03/1999, то “Конкорд” создаст только одно предложение на закупку на 10 штук 15/02/1999. Эта закупка поднимает уровень запасов до минимального значения, определённого в карточке товара. При этом предложение на закупку, восстанавливающую уровень запасов после отгрузки 10 штук по заказу от 15/03/1999, создаваться не будет. В данном случае система позволяет понизить уровень запасов на складе до 20 штук, поскольку он будет восстановлен закупкой 10 штук от 20/03/1999.

Параметризация расчетов

Схемы планирования определяются с помощью набора большого числа параметров, позволяющих тонко управлять порядком расчета. Основными регуляторами являются:

К примеру, параметр “страховой запас в днях” позволяет застраховаться от несоблюдения сроков поставки в случае, если имеется опасность не получить товар от поставщиков вовремя. В этом случая график предложений на закупку по всем или отдельным товарам будет сдвинут на величину страхового временного периода. За счет этого можно обеспечить соблюдение контрактных сроков, позволяя, помимо прочего, избегать пени за несоблюдение сроков поставки.

Параметр “Пополнять минимальные запасы только при расходе” позволяет создавать предложения на закупку таким образом, что пополнение минимальных запасов происходит совместно с закупкой товара, покрывающей дефицит, образующийся в результате отгрузки со склада. За счет этого можно отодвинуть создание предложения на момент понижения уровня запаса данного товара ниже минимально допустимого.

Если в нашем примере установить значение данного параметра, то будет создано единственное предложение на поставку 20 штук товара к дате его отгрузки клиенту — 15/03/1999, что позволяет отложить закупки до того момента, когда уровень запаса упадет ниже минимальной границы.

Ряд параметров, регулирующих порядок формирования предложений на закупку, определяют общие правила осуществления расчетов. В частности, можно указать системе на необходимость ограничения срока действий по оптимизации движения товара по рассмотренным выше критериям. Ведь вполне очевидно, что степень детализации планирования для различных периодов должна быть различной. На краткосрочный период можно составлять детальный план, поскольку уже сформирован портфель заказов и следует постараться так или иначе оптимизировать под него план закупок. Для более длительного периода детальная оптимизация нецелесообразна, ввиду того, что в портфель заказов могут быть внесены существенные коррективы, например, из-за изменения макроэкономической ситуации.

В качестве примера подобного рода ограничений можно привести так называемое ограничение “по горизонту действий”, позволяющее избежать преждевременного планирования товародвижения в далеко отстоящих периодах. Также можно указать системе на то, чтобы формирование предложения на закупку происходило лишь в результате реального движения товара, зафиксированного расходным документом, а не исходя из плановой поставки по заказу.

Автоматический расчёт потребностей и формирование предложений на закупку

На основании выбранной схемы планирования и уточняющих ее параметров в системе “КОНКОРД” производится автоматический расчёт потребностей в товарах. Эта функция реализована как на уровне отдельного товара, так и в качестве периодической операции для диапазона товаров и дат. Благодаря этому можно гибко регулировать порядок формирования предложений на закупку для каждого конкретного случая.

Применение периодической функции автоматического расчёта целесообразно при необходимости рассчитать потребность в номенклатуре товара, отгружаемой со склада единовременно, например, при запуске производственного заказа. Расчёт потребностей отдельно по каждому товару удобно использовать в случаях индивидуальных заказов и закупок. В этом случае результаты расчёта отражаются в специальной форме “Чистая потребность”, на основе информации которой можно спланировать необходимые действия, независимо от потребностей в других товарах.

“КОНКОРД” позволяет использовать и хранить в базе данных несколько различных версий оценки потребностей, выполненных при различных начальных условиях и в соответствии с различными критериями оптимизации. Благодаря этому можно сравнивать последствия принятия различных решений и выбирать оптимальную стратегию действий.

На основе автоматически сформированных и далее, при необходимости, уточненных вручную предложений на закупку с помощью специальной функции можно сформировать заказы на поставку, покрывающие потребность в заказанном товаре. При этом автоматически или вручную производится их привязка к тем или иным поставщикам. Эти заказы фиксируются в системе и, в зависимости от статуса их подтверждения и исполнения, учитываются ею при выполнении последующих циклов планирования закупок.

Анализ результатов планирования

Для просмотра и анализа результатов планирования в системе “КОНКОРД” предусмотрен большой набор специализированных форм и отчётов, представляющих информацию для различных аспектов планирования.

Формы позволяют просматривать на экране компьютера по отдельности различные версии сформированных предложений. Они снабжены фильтрами, позволяющими отображать строки, отобранные по необходимым пользователю критериям.

Форма “Действия” сводит обзорный список закупок, предложений и производств, по которым предложены какие-либо действия при последнем расчете потребностей. В ней указываются код и наменование товара, тип движения, предлагаемые системой действия по формированию предложений на закупку, включая даты оформления заказов поставщикам и предполагаемых сроков поставки с указанием объемных характеристик заказа, а также ссылки на заказы покупателей, в соответствии с которыми запланирована закупка.

Форма “Фьючерсы” позволяет просмотреть список движений товаров, по которым сформированы фьючерсы. Данные могут быть получены в разрезе различных категорий состояния и движения товаров и позволяют просмотреть уровень их запасов и необходимых закупок, объемы собственного производства, строки заказов на товар и их проектов, уровень прихода и расхода в соответствии с бюджетом и т.д. При ее построении можно задать самую раннюю и наиболее вероятную даты движения, оценку запаздывания движения, а также версию расчета предложения на закупку.

Форма “Критический уровень запасов” предназначена для просмотра критического уровня запасов, который выявлен в результате проведения расчёта потребностей. В ней приводятся сведения о товарах, уровень запасов которых в результате сформированных предложений упал ниже минимума, определённого в карточке товара. Данные формы могут быть необходимым образом отфильтрованы и сгруппированы. Сведения приводятся по товару в целом, но могут быть представлены и в разрезе складов.

Помимо указанных форм в системе поддерживаются и другие, позволяющие проводить многоаспектный анализ товародвижения.

Отчеты предназначены для подготовки печатных копий, отражающих необходимым образом отфильтрованные и отсортированные результаты расчетов по формированию предложений на закупку.

В частности, отчет “Предложения” предназначен для распечатки предложений системы по закупкам и производству, созданных после расчета потребностей. Он включает код, тип и название товара, количественные и временные характеристики предложения на закупку, а также код и название поставщика. Отчет “Обзорный список действий” служит для распечатки действий, предлагаемых системой в результате расчета потребностей. Отчет “Список фьючерсов” предназначен для печати списка фьючерсов, создаваемого системой в при расчете потребностей в товарах. Отчет “Чистая потребность” включает всю информацию, использованную и полученную системой в результате текущего расчета чистой потребности. Отчет “Производные материальные потребности” позволяет оценить потребности в материальных ресурсах, необходимых для выполнения заказов на производство и комплектование спецификаций в соответствии с имеющимися заказами. Отчет “Критический уровень запасов” показывает список товаров, имеющих критический уровень запасов, согласно последнему расчету потребностей.

Для получения итоговых значений чистых потребностей в товарах, рассчитанных системой, может быть использован отчет “Суммарная чистая потребность”. При его формировании задается временной промежуток, по которому производится суммирование, уровень запасов, приход, расход, бюджет и предложение. Отчет включает код и имя товара, а также его характеристики, влияющие на расчет потребностей: метод управления, время поставки и т.д. В качестве периода суммирования может быть выбран день, неделя, 14 дней, месяц, квартал, полугодие и год.

Адаптация системы при нестандартной организации бизнес-процессов

Как следует из приведенного выше материала, в системе “КОНКОРД” реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий организовать многовариантые схемы расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Однако важной и весьма привлекательной чертой системы “КОНКОРД” является наличие в ней развитых инструментальных средств, включая встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, благодаря которым она может быть адаптирована к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства.

В частности, карточки дебиторов и кредиторов, товарно-материальных ценностей и пр. могут быть настроены для каждого пользователя отдельно. Можно переместить, модифицировать или удалить те или иные из имеющихся полей, добавить новые поля, подключить к полям новые справочники и функции обработки. К примеру, карточку можно настроить таким образом, что рядовой бухгалтер будет видеть в ней только адрес и банковские реквизиты поставщика, а главный бухгалтер сможет редактировать данные, использовать функции анализа и обработки кредиторских операций.

Сказав о гибкости и настраиваемости системы нельзя не отметить и реализованный в ней удобный пользовательский интерфейс. Благодаря ему непосредственно при работе с картотеками можно получать самые разнообразные справочные данные. К примеру, находясь в карточке кредитора, пользователь может мгновенно получить информацию об открытых и закрытых кредиторских операциях, накладных, зарегистрированных счетах-фактурах и т. д., а также данные по операциям, отраженным в других модулях, например, по складским движениям или бухгалтерским проводкам.

Евгений Шуремов,
д. э. н., Финансовая Академия при Правительстве РФ

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"