Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Формоза-Софт”

Как получить эффект от автоматизации бизнеса?


Что означает выражение “эффективное управление бизнесом”?

Одно из определений эффективного управления может звучать так — достижение поставленных целей с минимальными затратами ресурсов на заданном промежутке времени.

Последний параметр, а именно ресурсы, несомненно, важен, т.к. для разных объектов управления он может быть существенно различным.

Так, например, если объектом управления является ракета, то это время от запуска до поражения цели, если это бизнес — время существования субъекта (предприятие, холдинг, компания и т.д.) его ведущего.

Здесь и далее мы будем рассматривать только бизнес, рассчитанный на более-менее долгосрочное существование.

Под ресурсами бизнеса следует понимать всю совокупность ресурсов компании. Как учат умные книжки по менеджменту, это и время, и деньги, и трудозатраты, и покупательский спрос, и деловые качества руководства, и здоровье коллектива (моральное и физическое), и информация, и многое, многое другое.

Цели бизнеса записаны в уставе любого коммерческого предприятия — это получение прибыли и иные цели, не противоречащие этому.

Следовательно, эффективное управление бизнесом подразумевает получение максимальной прибыли за минимальное время, с минимальными трудозатратами, с минимальным вредом для здоровья и так далее на длительном этапе его существования.

Причем здесь автоматизация?

Итак, цель предпринимателя — заработать доход с минимальными издержками, чтобы получить больше прибыли. Автоматизация для него, вообще говоря, один из видов затрат (издержек).

Следовательно, автоматизация (как и любые другие затраты) имеет смысл только либо обеспечивая более высокий доход, превышающий эти затраты, либо уменьшая другие издержки.

Давайте посмотрим, какие расходы (затраты ресурсов) можно уменьшить, и какие доходы (создание ресурсов) увеличить посредством хорошей автоматизации.

Информация. Организация оптимальных ввода, хранения и обработки данных может существенно повысить качество информации по учету и анализу, а, следовательно, и качество принимаемых тактических и стратегических решений.

Время. При грамотной автоматизации можно существенно ускорить прохождение на предприятии бизнес-процессов различного уровня — от проведения первичных документов до принятия важных стратегических решений. Одновременно выявляя неэффективные (или даже лишние) бизнес-процессы, можно попытаться их оптимизировать, хотя на это, опять же, потребуются затраты времени.

Таким образом, наличие качественной управленческой информации позволяет эффективно управлять бизнесом, экономить время (сотрудников, топ-менеджеров, клиентов), что, в свою очередь, позволяет в высвободившееся время заработать еще или сэкономить какой-нибудь другой ресурс (например, здоровье — пойти поиграть в теннис).

За все отвечает собственник

Принять решение о том, заниматься автоматизацией на предприятии или нет, сколько потратить на это денег, купить существующую КИС или разработать самим, если купить — то какую, какой, в конечном счете, от этого ожидается эффект — должны собственники предприятия.

И если такой системы нет или она не позволяет определить основные параметры настоящего бизнеса — тем сложнее затем будет определить эффект от грядущей автоматизации. Попросту не с чем сравнивать!

Более того, если нет эффекта от автоматизации, это еще не значит, что ИС плохая. Возможно, не хватает других ресурсов для этого — денег, покупательского спроса, стабильности экономики, наконец, квалификации людей, принимающих решения.

Пример удачной и своевременной автоматизации

Оригинально сформулировал эффект, полученный от использования КИС, один из наших клиентов:

“Она лишила нас иллюзий относительно успешности бизнеса! Раньше прикидки эффективности были примерно следующими — закладываем профит на продаже товара 20 %, смотрим, чтобы расход денег не превышал этого порога, и вкалываем по 14 часов в сутки. Когда конкуренты прижимают, приходится снижать цены — вроде торгуем не в убыток, чтобы сохранить оборот, тешим себя мыслью — конкуренты скоро загнутся! Однако через несколько лет такой работы смотрим, а активов-то только-только, чтобы закрыть долги. Вот тебе и подсчет. Когда удалось, наконец, поставить интегрированную систему учета стало ясно, что статей убытков гораздо больше, чем нам казалось, более трезво и взвешенно стали принимать решения об открытии новых филиалов, направлений бизнеса, или другом “закапывании” ликвидных активов”.

Выводы

ИС (информационная система) не принимает решения, а создает ресурс — качественную управленческую информацию. Причем управленческая информация - это не только первичные документы и финансовые отчеты. Это и информация о структуре фирмы и бизнес-процессах происходящих на ней, распределении обязанностей и ответственности за принятие решений, целях бизнеса, в общем, обо всем, что может повлиять на бизнес.

Тактические решения принимают менеджеры различных уровней (какой товар предложить клиенту, купить или не купить, какую поставить розничную цену и т.д.), стратегические решения — топ-менеджеры и собственники (поменять сетку штатного расписания, перестроить бизнес-процесс, прикупить новый заводик и т.д.).

Менеджеры и топ-менеджеры со своими навыками, опытом, профессионализмом в свою очередь тоже являются ресурсом. От качества этих двух ресурсов в первую очередь зависит ожидаемый эффект при автоматизации бизнеса.

КИС МОНОПОЛИЯ — система управления бизнесом.

Управление или учет?

В нашем коллективе возникли разногласия — как позиционировать наше главное детище — систему МОНОПОЛИЯ. Одни предлагали назвать ее системой управленческого учета, мотивируя такую классификацию тем, что для грамотного управления нужен в первую очередь грамотный учет. Другие ни в коем случае с этим не соглашались, поскольку в словосочетании “управленческий учет” существительное “учет” “давит” прилагательное “управленческий”, и это коренным образом умаляет достоинства КИС и цели, для которых она создавалась. А словосочетание “учетное управление” и вовсе выглядит нелепо. Остановились на звучном “КИС МОНОПОЛИЯ — система управления бизнесом!”. Давайте попробуем разобраться, что же на самом деле есть наша система.

Для начала все же учет, хотя и управленческий.

Одна из основных целей, которой руководствовались разработчики системы — дать наиболее честное, полное и своевременное представление о финансово-хозяйственном состоянии компании и его динамике ее владельцам. При этом ответственность за принимаемые на основе этой информации решения уже несет сам собственник или его представители, управляющие бизнесом.

Собственно, термины “управленческий учет”, “финансовый учет”, “бухгалтерский учет” и т.д. достаточно широко обсуждались в прессе, специальной литературе и в Интернет.

Поэтому ограничимся одной из возможных трактовок: “Управленческий учет — это система сбора, регистрации и обобщения учетных данных, направленная на решение конкретной управленческой задачи”.

Например, решение балансового уравнения К=А-П (или другими словами капитал, это часть активов, на которые может рассчитывать собственник, когда рассчитается с долгами), которое является основой финансового учета. В нашей системе это уравнение решается как интегральная сумма элементарных приращений капитала, обусловленных приращениями активов и пассивов при фиксации каждой хозяйственной операции. Более подробно с организацией такого учета можно ознакомиться в статье о методике настройки хозяйственных операций. Собственно, данная методика является ни чем иным, как трансформацией классического учета “по системе двойной записи” и позволяет наладить учет в реальном времени при помощи вычислительной техники. Точнее, обе эти методики следуют из балансового уравнения. Правила двойной записи также применяются в МОНОПОЛИИ, но данная система учета является уже надстройкой над реально зарегистрированными хозяйственными операциями на основе первичных документов. Это позволяет разнести проводки по различным планам счетов в соответствии их целями и настройкой “Бухгалтерский план счетов”, “План счетов акционеров”, “План счетов для инвестора” и т.д., при необходимости произвести коррекцию не затрагивая первичных учетных данных.

Здесь мы затронули организацию финансового учета, который является одной из составляющих управленческого учета.

Управление, основанное на всестороннем учете.

Давайте разберемся, что же такое управление. Обычно выделяют пять тесно связанных между собой функций управления:

Не случайно функцию учета ставят на первое место, согласитесь, без нее весьма затруднительно выполнение остальных функций, если такое вообще возможно. Что это за учет? Конечно, в первую очередь учет всех первичных документов о движении материально-финансовых средств, скажете вы. Несомненно. Однако первичные документы не могут появиться сами по себе, их кто-то должен зарегистрировать. Причем этот “кто-то” должен сделать это по определенным правилам, например, сначала принять деньги в кассу по ордеру, а затем отгрузить товар со склада по накладной. Если таких людей на предприятии более 10, а реальные процессы несколько сложнее вышеописанного (например, выписать счет, принять залог, зарезервировать товар, отгрузить часть товара, принять в оплату несколько платежек от разных фирм на разные счета, вернуть залог, отгрузить остаток товара, оформить счет-фактуру и т.д.), должны существовать четкие инструкции — кто что должен делать и имеет право делать в каком случае. Это означает, что функции контроля и регулирования (принятия оперативных решений) должны быть прописаны в информационной системе предприятия и храниться наряду с данными первичных документов. Более того, они должны быть определены до того, как появится хоть один первичный документ. Дальше — больше. На нормально работающем и развивающемся предприятии оптимизация организационной структуры и бизнес-процессов должны происходить непрерывно.

А это означает, что надо не просто хранить раз и навсегда прописанную логику и структуру, а уметь ее изменять и управлять ею, причем без помощи программистов, в терминах и объектах понятных топ-менеджерам компании.

Понятное дело, менять не просто так, как на ум взбрело, а на основе анализа свершившихся фактов. На основе этого анализа можно заниматься планированием и дальнейшим регулированием (принятием стратегических решений). Таким образом, и достоверный управленческий учет невозможен без обеспечения всех функций управления.

В КИС МОНОПОЛИЯ задействованы все эти функции управления. Причем управленческий учет, организованный в системе ценен не сам по себе, а как средство для достижения основной цели — эффективного управления бизнесом.

Ясинский А. П.



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"