Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'3

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Интеллект-Сервис”

Оптимизация учета и анализа закупок ТМЦ средствами программного комплекса БЭСТ - ПРО

Новая разработка компании “Интеллект-Сервис”—система управления предприятием “БЭСТ-ПРО” - обеспечивает независимое ведение оперативного и бухгалтерского учета на основе одних и тех же первичных документов. Система включает целый ряд уникальных возможностей. Среди них: ведение договоров и управление взаиморасчетами, наличие модуля управления персоналом, контроль учетных данных и анализ доходов и расходов, гибкая и простая настройка.

Для эффективного ведения учета и анализа деятельности предприятия средствами БЭСТ-ПРО следует ознакомиться с технологией использования комплекса. Рассмотреть в рамках одной статьи технологию использования всего комплекса БЭСТ-ПРО невозможно ввиду колоссального количества функций, заложенных в нем. Остановимся на описании оптимальной технологии учета и анализа закупок ТМЦ. При учете закупок ТМЦ средствами БЭСТ-ПРО следует придерживаться определенной последовательности действий, которая обеспечит не только эффективный учет, но и анализ закупок ТМЦ.

Разумеется, в каждом конкретном случае, ввиду специфики учета закупок на конкретном предприятии, возможна модификация приведенной ниже технологии работы с комплексом БЭСТ-ПРО.

Технология работы для учета закупок ТМЦ

Формирование договора на закупку

Формирование договоров на закупку, а также дальнейшая работа с ними - весьма ответственная задача. Это существенно влияет на успешную деятельность подразделений предприятия, отвечающих за поставки ТМЦ. Для формирования договоров в системе БЭСТ-ПРО предназначен специальный модуль “Ведение договоров”. Описание конкретного договора происходит в режиме “Картотека договоров”.

Система БЭСТ-ПРО поддерживает большое количество готовых форм договоров. В то же время режим настройки шаблонов позволяет создать договор под любой вид деятельности. Шаблон договора может включать в себя текст договора, набор типовых операций, наименование сторон и вид движения средств по договору.

Для создания договора на закупку ТМЦ в меню шаблонов договоров необходимо выбрать пункт “купля-продажа”. На каждый оформляемый договор заводится специальная карточка. С целью только сбора информации по платежам и закупкам для сведения расчетов по договору достаточно создать “Простую” карточку.

Если помимо учета операций необходимо вести договоры в обычной текстовой форме, составить смету договора, календарный план-график выполнения этапов договора, рассчитать штрафные санкции за нарушение договорных обязательств, то необходимо формировать “Структурную” карточку (рис.1).

Для дальнейшего использования сформированного договора необходимо изменить его статус “Черновик” на статус “Утвержден”. Статус “Черновик” присваивается сформированному договору автоматически и означает, что договор находится в стадии обсуждения. Статус договора “Утвержден” пользователь комплекса устанавливает сам, когда достигнуто соглашение по всем условиям договора и договор подписан. Договор со статусом “Утвержден” становится доступным в других модулях системы.

В ходе дальнейшей работы можно на основании договора формировать счета, накладные, заказы и некоторые другие документы. Схема привязки документов при этом следующая: счета от поставщиков и заказы формируются на основании договоров, а накладные и платежи могут “привязываться” как к счетам и заказам, так и напрямую к договору. Возможно также формирование заказа на закупку на основании счета поставщиков и обратно (рис.2).

Таким образом, ведение договоров средствами комплекса БЭСТ-ПРО позволит пользователю вести учет договорной деятельности, осуществлять контроль выполнения договоров и предоставит возможность быстрого формирования целого ряда документов на их основе, что обеспечит эффективную работу по закупкам ТМЦ в целом.

Регистрация счетов поставщиков

Регистрация счетов оплаты поставщиков ведется в модуле “Учет закупок” и осуществляется достаточно быстро, поскольку для создания счета может быть использован созданный ранее договор или заказ на закупку. Регистрация счетов поставщиков не является обязательной. Тем не менее, пользователь комплекса БЭСТ-ПРО при ведении реестра счетов поставщиков будет располагать определенным сервисными функциями, которые обеспечат эффективность его работы. Так, на основании зарегистрированных в системе счетов поставщиков пользователь может получить оперативную информацию о предстоящих платежах и спланировать очередность оплаты счетов. Плановые платежи определяются по срокам оплаты, указанным в счете поставщика. Для получения информации о предстоящих платежах в модуле “Денежные средства” предусмотрен специальный режим “Плановые платежи” (рис.3.).

Достаточно удобно для пользователя комплекса то, что в режиме “Плановые платежи” система автоматически отслеживает частичную оплату счета поставщика, показывая неоплаченную сумму.

Режимы “Счета поставщиков” и “Плановые платежи” позволяют пользователю комплекса БЭСТ-ПРО управлять потоками денежных средств. Они обеспечивают его информацией, которая позволяет полностью контролировать ситуацию: не оплачивать счета раньше срока и в то же время не допускать просроченных платежей, а значит и штрафных выплат.

Рис. 1. Структурная карточка договора

Рис. 2. Взаимосвязь документов

Рис.3. Плановые платежи

Кроме того, сформированный в модуле “Учет закупок” счет поставщика облегчит пользователю работу с зарегистрированными в модуле “Денежные средства” банковскими выписками, поскольку БЭСТ-ПРО дает возможность разнесения суммы платежа по расчетным документам. И, наконец, зарегистрированный счет поставщика может служить основанием для создания товарной накладной, что обеспечит скорость создания документа.

Действительно, из перечисленного выше следует, что ведение реестра счетов поставщиков хотя и не является обязательным, однако позволяет пользователю комплекса БЭСТ-ПРО эффективно организовать дальнейший ход работы.

Формирование заказов поставщикам

Для формирования заказов поставщикам в модуле “Учет закупок” предназначен специальный режим “Заказы поставщикам”. С помощью этого режима пользователь комплекса может не только оформлять заказы поставщику, но и вести контроль отгрузки поставщиками ТМЦ согласно заказу. На основании заказа можно сформировать счет поставщика, который, в свою очередь, автоматически пропишется в реестре счетов поставщика и в модуле “Денежные средства” в разделе “Плановые платежи”.

Из изложенного следует, что оптимальной технологией работы пользователя на подготовительном этапе может быть следующая последовательность формирования документов: Договор, Заказ, Счет поставщика.

Оприходование товара на склад

Для оприходования товара на склад можно использовать модули “Учет закупок” и “Складской учет”. Каждый модуль предлагает целый спектр возможностей, зная которые, пользователь может выбрать оптимальную для себя технологию работы по учету закупок ТМЦ.

Рассмотрим сначала технологию оприходования товара средствами модуля “Учет закупок”. Этот модуль позволяет автоматизировать весь цикл работы по ведению закупок. Он содержит мощные средства, позволяющие пользователю выбрать оптимальную для него технологию оприходования закупок ТМЦ. Следуя общепринятому на предприятиях порядку учета ТМЦ, разработчики комплекса БЭСТ-ПРО создали в модуле “Учет закупок” два самостоятельных режима: “Товарные накладные” и “Счета-накладные”. Оба режима предназначены для регистрации первичных документов поставщиков и оприходования товара на склад. Пользователю комплекса предоставляется возможность выбора режима в зависимости от имеющегося у него первичного документа. Поясним: режим “Счета-накладные” используется в том случае, когда товарный документ от поставщика является одновременно и счетом на оплату. Зарегистрированный в этом режиме счет-накладная порождает запись в модуле “Денежные средства” в разделе “Плановые платежи” аналогично описанному выше счету поставщика. На этом примере мы еще раз убеждаемся в тесной интеграции модулей комплекса БЭСТ-ПРО и видим глубоко продуманные сервисные функции.

Пользователь может осуществлять оприходование ТМЦ на склад двумя способами: либо за один шаг работы, либо за два этапа. В первом случае оприходование осуществляется системой автоматически по факту регистрации товарного документа. Во втором пользователь сначала регистрирует накладную(счет-накладную), затем путем определенных действий осуществляет оприходование товара на склад.

Предложенный разработчиками метод оприходования ТМЦ в два этапа обеспечит эффективность учета закупок для предприятий с большим потоком товара и значительным количеством складов. Действительно, в подобных случаях менеджер по закупкам может затрудняться в выборе склада для оприходования товара. Но предложенные в комплексе БЭСТ-ПРО механизмы решают эти проблемы, обеспечивая возможность оперативной регистрации документа на оприходование ТМЦ и давая отсрочку для выбора склада.

Рассмотрим те действия, которые необходимо выполнить пользователю для оприходования товара. После того как товарный документ уже зарегистрирован, пользователю необходимо сформировать складской ордер. Складской ордер создается непосредственно из режима формирования товарного документа автоматически после активизации команд меню “Документ”, “Сформировать”, “Складской ордер”. Система предлагает пользователю выбрать склад, после чего автоматически производит записи в картотеку складского учета (рис 4).

Как видим, процесс создания складского ордера прост и почти не занимает времени, но эффект работы многих предприятий по такой схеме очевиден.

Кроме того, оприходование товара можно осуществлять по отдельным позициям накладной. Это обеспечит оприходование товара, указанного в одной накладной, на разные склады. Согласитесь, это очень удобно для предприятий с разветвленной структурой складов.

Модуль “Учет закупок” содержит еще и такую полезную функцию, как контроль за оприходованием товара. Функция контроля за оприходованием вызывается с закладки “Спецификация” товарного документа.

Одновременно с формированием товарной накладной или счета-накладной пользователь БЭСТ-ПРО может создать и счет-фактуру. При этом счет-фактура автоматически пропишется в реестре счетов - фактур на покупку в модуле “Налоговый учет”.

Таким образом, модуль “Учет закупок” комплекса БЭСТ-ПРО позволяет полностью оптимизировать процесс обработки закупок.

Предприятия с небольшим количеством закупок, возможно, предпочтут другую технологию оприходования ТМЦ. Перейдем к ее рассмотрению. Оприходование закупок ТМЦ можно осуществить из модуля “Складской учет” в режиме “Документы движения”. В этом режиме формируется приходный ордер, после сохранения которого осуществляется запись ТМЦ в картотеку складского учета. Удобно то, что, с одной стороны, в этом режиме доступен справочник товарных накладных, созданных, но не оприходованных в модуле “Учет закупок”. С другой стороны, пользователь имеет возможность сформировать тут же приходный ордер вручную. В этом случае технология работы пользователя комплекса такова. Сначала следует выбрать склад, используя пункт меню “Вид”, затем сформировать приходный ордер либо на основании ранее созданной накладной, либо вручную. При сохранении приходного ордера созданные записи по ТМЦ система перенесет в картотеку складского учета.

Из изложенного выше следует, что комплекс БЭСТ-ПРО предлагает гибкую технологию оприходования закупок ТМЦ, обеспечивая оптимальную работу самым различным предприятиям.

Рис.4. Оприходование ТМЦ и выбор места хранения

Основные принципы ведения картотеки складского учета

Комплекс БЭСТ-ПРО предлагает пользователю широкий спектр возможностей ведения картотеки складского учета. Процесс формирования картотеки полностью автоматизирован. В картотеку складского учета вручную вводятся только начальные остатки. Для удобства работы пользователя предусмотрено два способа просмотра картотеки: в разрезе отдельного склада и по запасам предприятия в целом.

Рис.5. Карточка складского учета

Для обеспечения эффективной работы пользователю следует продумать, по каким признакам ему удобно формировать отдельную карточку, и выбрать соответствующую технологию работы. Рассмотрим основные принципы ведения картотеки складского учета. Учет запасов ведется на специальных карточках по характеристикам номенклатуры: артикулам, атрибутам (цвет, марка, сорт, размер и т.п.), партиям, местам хранения, поставщикам. На каждый артикул (наименование номенклатуры) в системе создается отдельная карточка складского учета. Возможно и другое. На один и тот же артикул система будет автоматически создавать разные карточки в том случае, если другие характеристики номенклатуры будут отличаться (рис.5).

Кроме того, отдельная карточка создается в зависимости от учетной цены, если для данной номенклатуры запасов установлена методика учета “по себестоимости каждой единицы”. Для товаров, принятых на консигнацию или ответственное хранение, отдельные карточки оформляются также для каждого владельца товара, определяемого как поставщик по документу поставки. Количественная оценка состояния запасов производится в основной единице измерения, определенной для конкретной номенклатуры. Стоимостная оценка запасов производится в двух независимых ценах: учетной - в единицах национальной валюты, и базовой - в единицах любой (в том числе иностранной) валюты. Карточка складского учета содержит сведения о движении ТМЦ и резерве ТМЦ для конкретного покупателя.

Пользователю эффективную работу с картотекой также обеспечат разнообразные сервисные функции: поиск, сортировка, фильтры, возможность отображения цен в основной и базовой валютах.

Гибкость и высокая степень автоматизации ведения картотеки, большое количество сервисных функций делают работу с картотекой доступной каждому пользователю и обеспечивают оптимальную работу широкому кругу предприятий.

Анализ закупок

Комплекс БЭСТ-ПРО предоставляет пользователю инструменты для анализа поступлений ТМЦ. Можно получить разнообразные отчеты в разрезе контрагентов, складов, групп, партий. Отчеты формируются в подсистеме “Складской учет”.

Более того, отчет “Анализ запасов” можно сформировать из модуля Оборотные активы системы Управленческий анализ (рис.6).

Рис.6. Структура закупок по контрагентам

В отчете, помимо количества и стоимости, приводятся данные по дефициту, среднему сроку хранения и оборачиваемости по каждой позиции запасов. Другой отчет “Анализ ликвидности запасов”, формируемый из этой же подсистемы, выводит данные по позициям запасов с очень большим сроком хранения (неликвиды).

Бухгалтерский учет закупок ТМЦ

Одним из достоинств комплекса БЭСТ-ПРО является возможность независимого ведения оперативного и бухгалтерского учета на базе одних и тех же документов. Выше была изложена технология оперативного учета закупок ТМЦ, на базе которой бухгалтерский учет займет у пользователя комплекса минимальное время.

В БЭСТ-ПРО есть два способа формирования проводок: по документу и в пакетном режиме.

Формирование проводок первым способом осуществляется в момент регистрации документа.

Второй способ предполагает, что формирование проводок по документу будет выполнено позже, в специальном разделе “Бухгалтерский учет закупок” (рис.7).

Рис.7. Формирование проводок в пакетном режиме

Доступ к проводкам непосредственно из документов при таком варианте закрыт. Для контировки большого количества однотипных документов существует режим групповой обработки. Бухгалтерские проводки по команде “Документ провести” автоматически пропишутся в Главной Книге. Развитые средства контроля предупреждают появление ошибок и неточностей. Программа сигнализирует об ошибке и не допускает попадания неправильной проводки в Главную Книгу.

Технические решения комплекса БЭСТ-ПРО позволят пользователю выбирать технологию работы, отвечающую желаниям и возможностям предприятия.

Продолжение следует…

Денищенко Галина