Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

НТЦ “Гектор”

Автоматизация управления и учета автомобильного транспорта и строительных машин

Актуальность и значимость такой отрасли хозяйства, как автотранспорт, не вызывает сомнения. Именно автомобилями перевозится большая часть всех грузов (например, в строительстве — 80 %).

Существуют две основные организационные формы использования автотранспорта — автомобили специализированных автотранспортных организаций (автобазы, автокомбинаты…) и собственный транспорт других предприятий и организаций. И в том, и в другом случае перед организациями встают задачи организации парка машин, управления и контроля перевозок, работы водителей, эксплуатации техники и т.д. Может быть, предприятия, имеющие на балансе пару-тройку машин, и не сталкиваются с проблемами управления, но если парк насчитывает десятки и сотни легковых и грузовых машин, автобусов, спецтехники — без специальных служб не обойтись.

В таких организациях работает отдельный аппарат:

• диспетчерская (отдел эксплуатации) — контроль выхода машин на линию, выписка путевых листов;

• группа учета и анализа перевозок (группа обработки путевых листов) — учет выполнения работ по заказчикам, учет работы водителей, учет пробегов и моточасов, учет горюче-смазочных материалов (ГСМ);

• технический отдел — планирование работ по техническому обслуживанию машин, контроль за ремонтом, нормирование расхода ГСМ;

• складское хозяйство — учет движения автошин, запчастей и агрегатов, выдача ГСМ;

• бухгалтерия — выписка счетов заказчикам, расчеты с клиентами, расчет заработной платы водителей и ремонтных рабочих, расчеты с подотчетными лицами (в том числе с водителями), учет и амортизация основных фондов.

Современные информационные технологии могут в значительной степени облегчить работу служб эксплуатации и управления автохозяйством. Упрощенная схема документооборота (схема основных информационных потоков), основанная на использовании “абстрактной” системы автоматизации управления и учета транспортных средств, представлена на рис.1.

Рис.1. Схема основных информационных потоков при управлении автотранспортом

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в настоящее время на рынке программного обеспечения. Существует ряд фирм-разработчиков программ, предлагающих свою продукцию в этой области: “1С-Рарус” (г. Москва) — “1С:Рарус-Автотранспорт”, НТЦ “Гектор” (г. Москва) — “Гектор:Путевые листы”, фирма “Звезда Софт” (г. Москва) — подсистема “Путевые листы”, Ининг Бизнес Софт (г. Москва) — “Ининг-Автопарк”, Интегпрог-сервис (г. Москва), Инфин (г. Москва) — “Автотранспорт”, Информавто (г. Москва), фирма “Форт Диалог” (г. Набережные Челны).

К сожалению, автору статьи не удалось познакомиться с разработкой фирмы “Форт Диалог”. Уважаемый “Инфин” в настоящее время (сентябрь 1999 г.) временно снял с производства свою программу “Автотранспорт”. Краткие характеристики и возможности остальных систем представлены в таблице № 1.

Остановимся на основных возможностях, которые могут быть реализованы системами автоматизации управления и учета автотранспорта.

Как правило, все эти системы ориентированы на обработку путевых листов. В соответствии с планом перевозок на каждый автомобиль выписывается путевой лист установленной формы, который является основным первичным документом для учета работы и, одновременно, документом, удостоверяющим право перевозки груза. Существует много различных форм путевых листов: для легкового автомобиля (форма №3), для легкового такси (форма №4), для специального автомобиля (форма №3 спец.), для грузового автомобиля повременно (форма №4-П), для грузового автомобиля сдельно (форма №4-С), для автобуса (форма №6) и др. Многие программы имеют возможность распечатки путевых листов по разным формам. Необходимо отметить, что с практической точки зрения такая возможность может потребоваться только в организациях с небольшим количеством машин. Если автомобилей, выходящих на линию, много — диспетчерская служба просто не в состоянии в течение получаса напечатать все путевые листы. Поэтому информация вписывается в подготовленные бланки путевых листов, а в дальнейшем вводится в ЭВМ.

Одной из возможностей, предоставляемых автоматизированной системой, должно являться накопление и хранение разнообразной информации по каждому автомобилю (технический паспорт, “история” изменений — установка и снятие компонентов, прохождение техосмотров, аварии, ремонт и техническое обслуживание…).

Непростой задачей является и учет ГСМ. Планирование расхода горючего до недавнего времени проводилось на основе нормативов по автомобильному транспорту, утвержденных Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ 26.08.93. В настоящее время во многих организациях используют другие ведомственные и свои производственные нормы. Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального оборудования, нормы расхода летней и зимней нормы расхода горючего и др.

Если в организации есть свой склад ГСМ, то водители могут заправляться непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им могут выделяться деньги, талоны, иные средства платежа для приобретения топлива. Возникает необходимость проведения расчетов и списания этих средств. Ситуация осложняется из-за постоянных изменений цен на автозаправочных станциях.

Расчеты с заказчиками (клиентами). В зависимости от вида работ, перевозимого груза, тары, расстояния и даже от конкретного клиента или объекта на автопредприятиях могут использовать различные расценки на выполняемые услуги. Программное обеспечение должно легко настраиваться на любой алгоритм расчета стоимости выполняемых работ. Выписка счетов клиентам, ведение реестров по ним, отслеживание оплат, взаиморасчеты с заказчиками — все это система автоматизации управления автотранспортом должна выполнять самостоятельно или формировать соответствующие данные для передачи в универсальную бухгалтерскую программу.

После прохождения машиной определенного пробега (выработки агрегатом определенного количества моточасов) по условиям правильной эксплуатации необходимо проведение так называемых плановых работ — проведение технического обслуживания, капитальный ремонт, замена агрегата. Технический отдел (отдел эксплуатации, техническая служба) обычно составляет специальные графики проведения таких работ и следит за их фактическим выполнением. Функции составления графиков и контроля за проведением работ также могут быть возложены на автоматизированную систему.

Таблица № 1

Сравнительные характеристики существующего ПО

 Одно из главных требований к программам — расчеты и передача данных о заработной плате водителей, износе транспортных средств и др. в автоматизированные бухгалтерские системы. Разумеется, такой подход легче реализовать фирмам-разработчикам, имеющим собственную полноценную бухгалтерию (1С, Гектор, Инфин).

Возможность работы в сетевом режиме является весьма желательной. Это позволяет на базе локальной вычислительной сети организовать одновременный доступ к данным для нескольких сотрудников.

Основным недостаткам существующих программных комплексов можно назвать ориентацию на автоматизацию отдельных служб, а не всего аппарата управления автотранспортной организации. Достаточно проблематичной во многих разработках выглядит и связь с бухгалтерскими системами.

В настоящее время Научно-технический центр “Гектор” заканчивает разработку принципиально нового программного комплекса автоматизации управления автотранспортом. Используя большой опыт, накопленный в процессе внедрения и эксплуатации программы “Гектор: Путевые листы” в различных организациях, мы создаем программное обеспечение, использующее интерфейсные возможности современных 32-разрядных сетевых Windows-приложений. Эта система обеспечит гибкую настройку расхода любых ресурсов, алгоритмов расчета за счет возможности ввода формул самим пользователем. Генератор отчетов позволит легко формировать любые необходимые бумажные документы (путевые листы по различным формам, реестры по ним …). За счет подобной гибкости и универсальности могут быть преодолены многие недостатки существующих программ.

Каган П.Б., к.т.н., гл. специалист НТЦ “Гектор”

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"