Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

ЗАО "ЛИМ"

«ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ»: отраслевые решения для производителей хлебобулочной продукции

Информационная система управления предприятием "ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ" представляет собой сетевой интегрированный программный продукт, предназначенный для решения задач оперативного и финансового учета и планирования на крупных и средних промышленных предприятиях, многофилиальных организациях, корпорациях.

Система “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ” – это комплекс специализированных подсистем, реализующих определенные технологии обработки информации. Каждая подсистема отвечает за решение своего круга задач и представляет собой комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ), предназначенных для ввода и обработки информации в единой базе данных.

Доступ к данным реализован по технологии «клиент-сервер». В качестве сервера баз данных применяется MS SQL Server или Sybase Adaptive Server.

В настоящее время разработаны, внедряются и успешно эксплуатируются специализированные решения на базе системы «ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ» для производителей спиртовой, ликероводочной, хлебобулочной продукции. Реализованы проекты комплексной автоматизации полиграфических предприятий, крупных торговых организаций.

В этой статей мы хотим рассказать о решении одной из наиболее сложных задач – построении распределенной информационной системы учета сбыта и реализации хлебобулочной продукции на ЗАО «Тульский хлебокомбинат».

Технология учета сбыта и реализации продукции с информационной системы использованием «ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ» представлена на рис.1

Возможность выполнения товарных и расчетных операций с клиентом определяется на этапе заключения договора. В процессе регистрации договора, заполняется справочник покупателей, содержащий все необходимые реквизиты клиента и справочник договоров, где хранится информация об условиях проведения хозяйственных операций.

Ежемесячно клиенты предоставляют план закупок (заявку) на месяц. Месячный план может регистрироваться как в центре, так и на производствах. Заявка клиента корректируется по мере поступления дополнительной информации. Корректировка заявок выполняется как в центре, так и на производствах.

Информация о заявках должна актуализироваться в рамках комбината ежедневно. Процесс актуализации должен выполняться в два этапа:

• Передача информации о заявках в центр.
• Передача из центра на производства заявок, относящихся к данному производству.

Заявки служат основанием для отгрузки продукции с производств и распределения поступающих денежных средств.

Регистрация оплаты через банк и через кассу выполняется единообразно:

• Идентифицируется клиент.
• Вводится сумму платежа по клиенту.
• Информация о платежах передается в центр.
• В центре выполняется разноска оплаты по заявкам клиентов.
• Информация об оплаченных заявках передается на производства.

Отгрузка продукции выполняется только на производствах. Отгрузку предваряет дополнительная обработка заявок клиентов, которая заключается в следующем:

• Собираются все заявки на текущий день.
• Составляется график отгрузки.

Рисунок 1. Технологическая цепочка автоматизированного учета

• На основании графика отгрузки происходит пересчет заявок отдельных клиентов, которые получают продукцию более одного раза в день.

Сама же отгрузка заключается в подготовке документов для экспедиции и обработке возврата и состоит из следующих операций:

• Контроль оплаты клиента; сумма оплаты складывается из информации, переданной из центра и текущих приходных кассовых операций, выполненных после синхронизации данных.
• Формирование ТТН (и если требуется счетов-фактур).
• Формирование внутренних документов (заказ-отвес, талон отгрузки...)
• Регистрация возврата

Результатом вышеперечисленных технологических операций является структура данных, соответствующая требованиям получения аналитической отчетности.

Структура информационной системы представлена на рис. 2. Система состоит из четырех подсистем:

• «Сбыт»
• «Бухгалтерия»
• «ИВЦ»
• «Производство»

Подсистема “Сбыт” представляет собой один или несколько АРМов (под АРМом подразумевается компьютер, подключенный к локальной сети, имеющий доступ к базе данных предприятия, на котором установлено одно или несколько приложений), реализующих задачи соответствующего отдела и имеющие доступ к оперативной информации, поступающей с производств.

Подсистема «Бухгалтерия» представляет собой три АРМа:

• «Касса хлебокомбината», регистрирующая поступление наличных денежных средств от покупателей и из касс производств;
• «Учет банковских операций», который предназначен для регистрации поступлений на расчетные счета хлебокомбината;
• «Сектор учета реализации», который консолидирует информацию об операциях, связанных с реализацией продукции и подготовкой аналитической бухгалтерской отчетности.

Рисунок 2. Структура информационной системы

Подсистема «ИВЦ» предназначена для организации технического обеспечения функционирования корпоративной сети. В ее состав входят:

• «Сервер баз данных» – компьютер, на котором установлено системное программное обеспечение локальной сети, программное обеспечение сервера баз данных и средства администрирования системы;
• «Сервер электронной почты» – компьютер, обеспечивающий работу распределенной сети на базе электронной почты и репликацию баз данных.
• «Модем» – устройство обмена информацией с удаленным абонентом через линии связи.

Подсистема «Производство» представляет собой один или несколько АРМов, на которых установлены приложения:

• «Касса», где регистрируются все операции движения наличных денежных средств на производстве;
• «Экспедиция» - приложение, регистрирующее операции движения готовой продукции на производстве.

Кроме того, на производстве устанавливается модем, подключенный к телефонной сети.

Локальная сеть на производстве (если она есть), реализуется как одноранговая. Один из компьютеров в сети, помимо реализации функций АРМа, используется как сервер базы данных и как устройство удаленного доступа к центральной базе данных.

Методика обработки информации, заложенная в систему предполагает «позаказный» учет хозяйственных операций.

Бизнес-процесс учета сбыта и реализации продукции рассматривается как последовательность событий, регистрируемых информационной системой, относящихся к некому заказу.

Предлагается в качестве заказа рассматривать заявку покупателя на единичную поставку продукции. В терминах отдела сбыта – это набор информации, определяющий поставку некоторого ассортимента продукции в указанном количестве и по определенной цене, конкретному покупателю – именно то, что определено в графике отгрузки производства.

Бизнес-процесс учета прохождения заказа включает в себя следующие события:

• Формирование заказа.
• Регистрация отгрузки.
• Регистрация оплаты.
• Актуализация информации в системе.
• Корректировка расчета задолженностей с учетом возврата и пр.
• Закрытие заказа.

Формирование заказа, с точки зрения обработки информации, представляет собой следующую последовательность операций:

• Регистрация покупателя в системе. Если покупатель уже зарегистрирован, этот этап опускается.
• Регистрация договора поставки. Если договор есть, этот этап опускается.
• Регистрация заявки на период. В этот момент формируются заказы, представляющие собой заявку покупателя в разрезе ассортимента на определенную дату. Последовательность заявок на сутки является заявкой на период.
• Формирование заявки на сутки. Фактически это либо ввод новой заявки, либо корректировка данных на определенную дату, полученных из заявки на период.
• Формирование графика отгрузки. Это процесс уточнения набора реквизитов заявки указанием времени отгрузки. Если покупатель получает продукцию несколько раз в день, заявка на сутки разбивается на несколько заказов, в соответствии с графиком отгрузки.

Регистрация покупателя в системе

Регистрация покупателя в системе выполняется в отделе сбыта и включает в себя следующие операции:

Контроль входной информации. Сотрудник отдела сбыта проверяет регистрационные документы клиента и наличие соответствующих наименований в его ассортиментном перечне.

Ввод основной информации. В справочник контрагентов системы вводятся регистрационные данные клиента:

• ИНН
• Полное наименование
• Идентификатор
• Адрес
• ОКОНХ
• ОКПО
• Банковские реквизиты

Ввод дополнительных реквизитов. Эти реквизиты используются для группировки контрагентов при получении отчетности:

• Страна, регион;
• Город, район;

Привязка к классификаторам.

Классификаторы справочника контрагентов должны соответствовать структуре отчетности предприятия по сбыту и реализации:

• Классификатор районов;
• Классификатор юридических статусов;
• Классификатор по привязке к производствам.

Регистрация договора поставки

Набор допустимых типов договоров и состав учетных реквизитов для каждого типа определяется предварительной настройкой. Требуется подготовить два типа договоров:

• на поставку;
• на самовывоз.

Регистрация договора поставки выполняется в отделе сбыта и включает в себя следующие операции:

Входной контроль. Определяется, по договору какого типа будет поставляться продукция покупателю.

Подготовка текста договора и его утверждение.

Регистрация учетных реквизитов договора в справочнике договоров системы. На основании утвержденного документа вводятся базовые реквизиты, такие как номер, дата заключения, дата окончания, условия поставки, и т.д.

 Регистрация заявки на период

Регистрация заявки на период может выполняться как в центре, так и на производствах.

Регистрация заявки базируется на трех справочниках системы:

• справочнике контрагентов,
• справочнике подразделений (производств)
• справочнике продукции данного производства.

Процесс регистрации представляет собой заполнение таблицы следующего содержания (рис.3):

Рисунок 3. Ввод заявки за период

Заполнение заявки на период приводит к формированию набора заказов по клиенту – один заказ на сутки.

Регистрация заявки на сутки

Процесс регистрации заявки на сутки представляет собой редактирование заявки на конкретную дату и может быть реализован одним из следующих способов:

• редактирование столбца таблицы «Заявка на период»;
• копирование данных за прошлые сутки в столбец таблицы «Заявка на период»;
• деление одной заявки на несколько (в соответствии со временем поставки).

Любое изменение в таблице приводит к изменению заказа.

Предлагаемая форма ввода информации о заявке на сутки представлена на рис.4.

Рисунок 4 . Заявка на сутки

Формирование графика отгрузки готовой продукции

 Исходными данными для формирования графика отгрузки служат:

• заявки покупателей на сутки;
• территориальное расположение грузополучателей;
• наличие автотранспортных средств, доставляющих продукцию.

График отгрузки продукции формируется на основании заявки на сутки путем добавления дополнительного реквизита «Время отправления» и привязки заявок к транспортным средства.. Если покупатель получает продукцию более одного раза в сутки, заявка на сутки делится в соответствии с количеством операций отгрузки и одновременно изменяется состояние заказов.

Форма ввода информации имеет следующий вид, представленный на рис.5. В правой части таблицы расположены данные о не отгруженных заявках. Процесс формирования графика отгрузки заключается в выборе автомобиля и перемещению заявок из правой части таблицы в левую. Одновременно выполняется автоматический подсчет количества лотков к погрузке и контроль наличия продукции на складе.

Рисунок 5. Интерфейс формирования графика отгрузки

В случае если покупатель вывозит продукцию самостоятельно, заказ регистрируется по факту инициирования процесса отгрузки партии продукции. Процедура описана ниже.

 Модель потоков данных операции отгрузки

 Для полноценного учета движения готовой продукции требуется регистрировать не только операции отгрузки, но и операции поступления готовой продукции из производства. Таким образом, следует реализовать следующий набор операций обработки информации:

• Регистрация поступления готовой продукции.
• Регистрация отгрузки продукции.
• Регистрация приемки продукции покупателем.
• Регистрация возврата продукции.

Особенности учета хлебобулочных изделий предполагает наличие следующих дополнительных реквизитов номенклатуры:

• вес единицы продукции;
• количество в лотке.

 Регистрация поступления готовой продукции

Регистрация поступления готовой продукции реализуется посредством ввода в систему документа «Приемо-сдаточная накладная» (Форма № П-2 Хлеб).

Результатом регистрации документа является увеличение остатка готовой продукции на складе производства

Регистрация отгрузки готовой продукции

Как уже упоминалось выше, в процессе обработки, от заявки на период до графика отгрузки, формируется заказ. Регистрация отгрузки производится на основании заказа покупателя, отображаемого в графике отгрузки (рис.5).

Для оперативного изменения информации о заказе и ввода дополнительных заказов на условиях самовывоза, предлагается использовать экранную форму (рис.6).

Посредством заполнения указанной формы, в систему могут быть введены дополнительные реквизиты операции:

• водитель автомашины покупателя;
• регистрационный номер машины покупателя;
• номер путевого листа машины покупателя.



Рисунок 6. Форма ввода информации о заказе

Кроме того, форма (рис.6) отображает текущее состояние взаиморасчетов хлебокомбината и покупателя и задолженность покупателя по оборотной таре.

После редактирование графика отгрузки посредством формы ввода информации по заказу (рис.6), объем информации становится достаточным для формирования набора отгрузочных и внутренних документов

По факту комплектации груза, выполняется процесс формирования следующих документов:

• .Набор товарно-транспортных накладных;
• Талон отгрузки (в случае необходимости);
• Заказ-отвес;
• Пропуск на выезд автомашины.

Документы распечатываются и передаются экспедитору.

В момент формирования документов в системе генерируется событие «Отгружено», которое привязывается к обработанным заказам.

 Регистрация приемки продукции покупателем и возврата продукции

Операция выполняется по факту возврата ТТН, отмеченных покупателем, в экспедицию.

Результатом операции является регистрация фактической передачи продукции, возврата тары и возврата продукции.

Алгоритм выполнения операции представлен на рис 7.



Рисунок 7. Алгоритм обработки ТТН

Для реализации алгоритма предлагается использовать форму графика отгрузки (рис.5), как базовую.

По возврату товарных документов, оператор выполняет следующие действия:

Если товар получен полностью, регистрирует количество возращенной оборотной тары. Событие «отгружено» по своим количественным реквизитам совпадает с событием «заказано».

Если продукция принята не полностью, регистрирует количество возвращенных лотков, затем, осуществляется дополнительный ввод данных по фактической отгрузке (рис.8). Событие «Отгружен» будет зарегистрировано с фактически введенными количественными реквизитами.

Долг покупателя

-1287 руб

0 лотков

Дата

15 Июня 1999

Время доставки

14-00

Отправитель

Хлебозавод №2 Кондитерский цех

Получатель

ООО Машторг

Условия вывоза Самовывоз

Водитель: Иванов

№ автомобиля 35-76 ТЛА

№ путевого лиса 165

Продукция

Цена

Лотков

Шт.

Принято шт.

Возврат

Сумма

Торт Белая роза

120.00

0

1

1

0

120.00

Пирожн. Сластена

3.00

2

160

155

5

465.00

Итого

2

585.00

Причина возврата/отказа

Потеря товарного вида

Рисунок 8. Регистрация фактической отгрузки

Если продукция покупателем не принята, а передана другому покупателю, оператор помечает соответствующую запись в форме (рис.5.) как переданную другому покупателю с указанием причины и регистрирует отгрузку другому покупатель посредством формы фактической отгрузки (рис.8).

Если продукция покупателем не принята и возвращена на предприятие, оператор помечает соответствующую запись в форме (рис.5.) как не отгруженную с указанием причины. При этом автоматически формируется акт на ввоз готовой продукции.

 

Модель потоков данных регистрации оплаты

Особенности процесса регистрации оплаты продукции следующие:

Оплата наличными производится либо в кассе производства, либо в кассе комбината;

Оплата и получение товара могут выполняться на разных производствах;

Оплата может выполняться безналичным путем в порядке плановых платежей;

В качестве оплаты может выступать поставка покупателем сырья и материалов и оказание услуг (бартер);

Покупатель оплачивает не только продукцию, но и:

• амортизацию лотков;
• тару (короба);
• транспортные услуги;
• штрафы.

Исходя из вышеизложенного, в модель потоков данных процесса оплаты включает в себя следующие операции:

• Регистрацию поступления наличных денежных средств;
• Регистрация расходования денежных средств из кассы;
• Регистрация поступления безналичных денежных средств;
• Регистрация поступления по бартерным операциям.

 

Регистрация поступления наличных денежных средств

Регистрация поступления наличных денежных средств в кассу производства реализуется через АРМ «Касса» путем заполнения приходного кассового ордера КО-1 (рис.9).

Для выполнения операции достаточно ввести следующие реквизиты:

• Плательщик («Принято от»);
• Операция (реквизит определяет, относится операция к оплате продукции или это что-то еще);
• Сумма.

 



Рисунок 9. Регистрация поступления наличных денежных средств

Аналогично выполняется регистрация поступления наличных в кассу комбината, при этом реквизит «Подразделение» содержит значение «Комбинат».

Регистрация расходования денежных средств из кассы

Расход денежных средств из кассы может выполняться в следующих случаях:

• передача наличных в кассу комбината;
• передача наличных на инкассацию;
• передача наличных для выплаты зарплаты.

Для регистрации операций, связанных с расходованием денежных средств из кассы, используется расходный кассовый ордер КО-2 (рис. 10).

Заполняются следующие реквизиты:

• получатель («Выдать»);
• операция;
• сумма.



Рисунок 10. Регистрация расходования наличных денежных средств.

 Регистрация поступления безналичных денежных средств

Регистрация поступления безналичных денежных средств реализуется с помощью АРМа банк путем ввода информации с банковской выписки через документ «Поступление рублевых средств» (рис.11).

Требуется ввод следующих реквизитов:

• Банк (идентифицирует расчетный счет, выписка с которого обрабатывается);
• Корреспондент (идентифицирует плательщика);
• Операция (идентифицирует статью доходов). В систему учета реализации должны попадать только операции, связанные оплатой продукции.



Рисунок 11. Регистрация поступления рублевых средств.

 Регистрация поступления по бартерным операциям

Для регистрации поступления по бартерным операциям предлагается использовать так называемый «Универсальный документ» (Рис.12). В рамках системы учета реализации выполняется регистрация только денежного эквивалента поставленных материальных ценностей (услуг и пр.).

Требуется ввод следующих реквизитов:

• Операция (предполагается, что операция будет называться «Бартер»);
• Тип операции (всегда «Приход»);
• Вид актива (как правило, ТМЦ);
• Контрагент;
• Сумма (денежный эквивалент поставки).



Рисунок 12. Регистрация поставок по бартеру

 Актуализация информации в системе

Система должна обеспечивать актуализацию следующих информационных потоков:

• Выработка продукции
• Остатки на складе готовой продукции
• Отгрузка продукции
• Заявки покупателей.
• Оплата продукции

Актуализация информации о выработке готовой продукции

Регистрация информации о выработке готовой продукции осуществляется только на производствах. Потребность в консолидированной информации существует только в центре. Таким образом актуализация информации происходит по схеме «Снизу-вверх» (рис. 13)



Рисунок 13. Актуализация информации "Снизу-вверх"

В центральной базе данных выработка на производствах рассматривается как приход на один из складов готовой продукции комбината.

Актуализация информации об остатках готовой продукции

Информации об остатках готовой продукции присутствует только на производствах. Потребность в консолидированной информации существует только в центре. Таким образом актуализация информации происходит по схеме «Снизу-вверх» (рис. 13).

В центральной базе данных остатки готовой продукции в производственных подразделениях рассматриваются как остатки на складах готовой продукции комбината.

Актуализация информации об отгрузке готовой продукции

Информации об отгрузке готовой продукции регистрируется только на производствах. Потребность в консолидированной информации существует только в центре. Таким образом, актуализация информации происходит по схеме «Снизу-вверх» (рис. 13).

В центральной базе данных информация об отгрузке готовой продукции в производственных подразделениях рассматривается как расход со складов готовой продукции комбината.

Следует отметить, что информация об отгрузке не ограничивается регистрацией расхода продукции. Учитываются также операции возврата, переадресации, оборот тары, пробег автотранспорта.

Актуализация информации о заявках покупателей.

Заявки покупателей регистрируются как на производствах, так и в центре. Потребность в консолидированной информации существует только в центре.

Конкретное производство должно получать консолидированную информацию о своих заявках. Предлагается придерживаться правила, по которому заявка регистрируется либо в центре, либо на том производстве, к которому она относится.

Таким образом, реализуется двухфазный процесс актуализации информации (рис.14)



Рисунок 14. Актуализация информации о заявках

 

Актуализация информации об оплате

Процесс актуализации информации об оплате наиболее сложен. Источниками информации являются:

• кассы производственных подразделений,
• центральная касса,
• участок регистрации банковских операций;
• участок регистрации поставок по бартеру.

Потребность в консолидированной информации существует как в центре, так и на участках реализации по покупателям, относящимся к данному участку. Модель информационных потоков подсистемы учета оплаты представлена на рис.15.



Рисунок 15. Актуализация информации об оплате

Следует отметить, что в процессе учета оплаты принимаются во внимания счета, выставляемые покупателю за транспортные услуги, амортизацию лотков, тару, штрафные санкции. Все счета вводятся в систему аналогично заявкам, как «заказы», находящиеся в состоянии ожидания оплаты.

Процесс актуализации информации об оплате является двухфазным:

Консолидация информации о поступлении денежных средств

Актуализация информации о закрытых заявках и текущем сальдо взаиморасчетов.

Как говорилось выше, оплата (наличная и безналичная) регистрируется как следующий минимальный набор реквизитов:

• контрагент;
• участок регистрации;
• сумма.

Именно в таком разрезе информация собирается в центральной базе данных.

Далее выполняется процесс автоматической разноски оплаты по заказам. В процессе разноски участвуют те заявки (и счета), по которым отгрузка (оказание услуг) была выполнена. Суммы оплаты перераспределяются по неоплаченным заказам и заказы получают статус «Закрыт». Если сумма оплаты превышает сумму отгрузки, остаток сохраняется не привязанным к конкретному заказу.

После разноски оплаты, информация возвращается обратно в локальную базу производственного подразделения.

Таким образом, в результате этих операций имеется следующая информация:

• Неоплаченные товары и услуги;
• Оплаченные товары и услуги;
• Предварительная оплата, не привязанная к конкретным товарам и услугам.

Актуальность информации о расчетах с покупателями в рамках корпоративной системы зависит от частоты выполнения операции обмена информацией.

 Регистрация операций розничной торговой сети

В рамках данного проекта не предусматривается охват корпоративной сетью розничной торговой сети хлебокомбината, но для полноценного решения задачи учета сбыта и реализации продукции имеет смысл регистрировать торговые операции централизованно.

В качестве входной информации используется товарный отчет магазина. Расходная и приходная части товарного отчета вводятся посредством формы рис.16.

Учет ведется только в денежном выражении. Заполняются реквизиты:

• Номер документа;
• Дата;
• Подразделение;
• Операция;
• Сумма.



Рисунок 16. Ввод товарных отчетов

В перспективе, можно рассматривать вопрос регистрации операций непосредственно в магазинах и передачи информации в центр с использованием средств телекоммуникации.

 Перспективы развития системы

Представленный в статье программно-технический комплекс представляет собой первый шаг в построении корпоративной системы управления предприятием. Дальнейшее развитие системы предполагает три основных направления:

• ввод в эксплуатацию в полном объеме подсистемы бухгалтерского учета системы «ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ»;
• ввод в эксплуатацию подсистемы производственного учета, включающую в себя участки оперативного планирования производства, технической подготовки и оперативного производственного учета;
• охват информационной системой розничной торговой сети предприятия.

Следует отметить, что проекты подобного масштаба могут быть успешно реализованы только при активном участии и заинтересованности руководителей и специалистов предприятия.

Автор: Носов Вадим Александрович, зам. ген. директора ЗАО «ЛИМ».

ЗАО «ЛИМ» («Тульская лаборатория информационных и математических технологий»).

Тел.: (0872) 36-20-28, 31-28-40, 31-17-85, 36-75-64

Факс: (0872) 36-20-28

e-mail: org@lim.ru

 

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"